Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Biorąc pod uwagę opisane w przedmiotowym wniosku zdarzenie przyszłe, w opinii Wnioskodawcy, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT) zawartego w fakturach, dotyczących wydatków poniesionych przez Pracowników, jeżeli przedmiotowe faktury i inne dokumenty będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.
2. Biorąc pod uwagę opisane w przedmiotowym wniosku zdarzenie przyszłe, w opinii Wnioskodawcy, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT) zawartego w fakturach, dotyczących wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jeżeli przedmiotowe faktury i inne dokumenty będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie w zakresie pytań nr 1 i 2

1. Posiadanie faktury jako jedna z przesłanek warunkujących prawo do odliczenia podatku naliczonego

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) Ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego m.in. w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 tego artykułu (tj. wówczas, gdy kwota podatku wynika z faktury dokumentującej zakup towarów i usług na terytorium kraju bądź dokonania przedpłaty), powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Pojęcie faktury zostało wprost zdefiniowane w Ustawie o VAT. Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, przez fakturę należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W oparciu o przytoczone regulacje należy wskazać, że w przypadku lokalnych zakupów towarów/usług, realizowanych przez czynnego podatnika VAT, prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje zasadniczo pod warunkiem spełnienia następujących przesłanek:

• odliczenie dokonywane jest przez podatnika w rozumieniu Ustawy o VAT;

• nabywane towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych;

• w odniesieniu do danej transakcji powstał, po stronie dostawcy towarów lub usług, obowiązek podatkowy;

• podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów/usług.

Zgodnie z powyższym, przepisy Ustawy o VAT nie uzależniają prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego ani od formy, w której są przechowywane faktury (faktury papierowe czy elektroniczne), ani od sposobu ich archiwizowania. W związku z tym, zdaniem Spółki, faktury elektroniczne oraz faktury papierowe powinny być traktowane w taki sam sposób. Tym samym, faktury dokumentujące Wydatki pracownicze oraz wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę powinny być wystarczające do powstania prawa do odliczenia na gruncie art. 86 Ustawy o VAT - zarówno wówczas, gdy będą przechowywane w formie papierowej, jak i wtedy, gdy będą przechowywane w formie elektronicznej, jako zdjęcia/skany otrzymanych dokumentów papierowych, pod warunkiem spełnienia wskazanych wyżej przesłanek.

1. Wymogi dokumentacyjne i archiwizacyjne

Niezależnie od powyższego, należy wskazać, że w Ustawie o VAT określono pewne wymogi dokumentacyjne i archiwizacyjne dotyczące faktur VAT, na podstawie których podatnik dokonuje odliczenia podatku naliczonego.

1. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury

Stosownie do art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W myśl art. 106m ust. 2 Ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Z kolei zgodnie z art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Jak wskazuje art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ustawa o VAT nie zawiera definicji kontroli biznesowych oraz wiarygodnej ścieżki audytu, o których mowa w powołanym powyżej art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT. Zatem warto w tym względzie odwołać się do Broszury Informacyjnej Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. Zmiany w zakresie fakturowania, zgodnie z którą:

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. (...) Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą.

(...)

Ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną w przypadku, gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. (...) Dla celów podatku VAT ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, pozostawia się uznaniu podatnika.

Analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane także w licznych interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 12 sierpnia 2019 r., nr 0115-KDIT1-3.4012.403.2019.1.AP, interpretacji indywidualnej z dnia 6 marca 2019 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP, interpretacji indywidualnej z dnia 22 lutego 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.776.2018.3.KB.

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy, w ocenie Spółki zarówno procedura rejestrowania i akceptowania Wydatków pracowniczych, jak i wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę będą stanowić odpowiednią kontrolę biznesową, która zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur archiwizowanych w formie elektronicznej oraz pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między daną fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług. Szczegółową argumentację w tym zakresie przedstawiono poniżej.

Ad. 1

Odnosząc się do Wydatków pracowniczych należy po pierwsze zauważyć, że szeroki zakres gromadzonych i poddawanych weryfikacji danych dotyczących Wydatków pracowniczych, a także częściowa automatyzacja tego procesu z wykorzystaniem Aplikacji - zapewnią autentyczność pochodzenia faktur, tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Raporty tworzone przez Pracowników będą bowiem zawierać szereg informacji na temat dokonanych transakcji, m.in. kategorię wydatku, opis lub uzasadnienie poniesionego wydatku, datę wystawienia faktury lub innego dokumentu - określając przykładowo, jakie towary/usługi zostały nabyte, kiedy wystawiono fakturę dokumentującą dany zakup. Dodatkowo, każdy Wydatek pracowniczy będzie podlegał dwuetapowemu procesowi weryfikacji i akceptacji, tj.:

1. w pierwszej kolejności Wydatek pracowniczy będzie kontrolowany i zatwierdzany przez osobę upoważnioną do jego weryfikacji (co do zasady, kierownika danej komórki), co pozwoli na merytoryczną weryfikację zasadności i okoliczności poniesienia danego Wydatku pracowniczego, a także autentyczności dokumentującej go faktury;
2. następnie zaakceptowany raport wraz z załącznikiem będzie podlegał weryfikacji przez dział księgowości, który w szczególności porówna dane zawarte w raporcie z informacjami wynikającymi ze skanu/zdjęcia faktury.

Co istotne, dokument załączony do danego raportu zostanie zaksięgowany przez dział księgowości dopiero wówczas, gdy dwuetapowy proces weryfikacji i akceptacji przebiegnie pomyślnie, a wszelkie ewentualne wątpliwości zostaną wyjaśnione.

Opisany w niniejszym wniosku sposób postępowania zapewni także integralność treści faktur dokumentujących Wydatki pracownicze, którą należy rozumieć jako brak możliwości zmiany danych widniejących na tej fakturze. Wynika to z faktu, że skany/zdjęcia faktur będą wprowadzane, a następnie archiwizowane na serwerach Spółki w nieedytowalnej formie (tj. w formacie PDF lub JPG), która wyklucza możliwość modyfikowania zawartych w nich danych. Również raporty, po zaksięgowaniu wynikających z nich Wydatków pracowniczych, nie będą mogły być w żaden sposób modyfikowane.

Należy także wskazać, że skany/zdjęcia dokumentów (w tym faktur) załączane do raportów, a następnie przechowywane na serwerach Spółki, będą dobrej jakości, pozwalającej na odczytanie i weryfikację w dowolnym czasie, wszelkich zawartych w nich danych. Tym samym faktury dokumentujące Wydatki, które będą archiwizowane w formie skanów/zdjęć, spełnią wymóg czytelności faktury. Odpowiednia jakość dokumentów jest przy tym dodatkowo zapewniona poprzez procedurę dwuetapowej weryfikacji i akceptacji Wydatków pracowniczych, w tym kontrolę faktur i innych dokumentów, które będą do nich załączane, stanowiąc ich integralną część.

Zatem powyższe jednoznacznie wskazuje, że procedura wewnętrzna, którą planuje wdrożyć Spółka, korzystająca zarówno z automatyzacji pewnych procesów, jak i wprowadzająca kontrolę każdego Wydatku pracowniczego przez uprawnione do tego osoby, zapewni autentyczność, integralność i czytelność faktur dokumentujących te wydatki, stanowiąc odpowiednią i wystarczająca kontrolę biznesową. Za pomocą tej procedury, w każdym przypadku możliwe będzie określenie tożsamości sprzedawcy/usługodawcy i stwierdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miała miejsce i była związana z dokonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi, ustalając w ten sposób wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Tym samym, w ocenie Spółki, stosowana procedura rejestrowania i akceptowania Wydatków pracowniczych realizowana z wykorzystaniem Aplikacji, będzie stanowić odpowiednią i wystarczającą kontrolę biznesową, która każdorazowo pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług, jak również zapewni czytelność, integralność i autentyczność faktur archiwizowanych na serwerach Spółki.

Ad. 2

Odnosząc się do wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę, także w tym przypadku autentyczność pochodzenia faktur, rozumiana jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zapewniona jest poprzez proces weryfikacji oraz akceptacji danych zawartych na dokumentach. Należy zwrócić uwagę, że co do zasady, weryfikacja dokumentu będzie przebiegała następująco:

1. po pierwsze, pracownicy wykonujący skan faktury papierowej będą zobowiązani do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu,
2. następnie, skan/zdjęcie faktury zostanie przekazany (poprzez system służący do obiegu dokumentów w ramach Spółki) osobie upoważnionej do akceptacji merytorycznej ponoszonego kosztu (z reguły - do kierownika danej komórki), a także do dostawcy OCR w celu automatycznego odczytania danych z faktury. W tym miejscu Spółka podkreśla, że OCR jest powszechnie stosowanym rozwiązaniem, w szczególności w przypadku dużego wolumenu dokumentów, które to rozwiązanie zapewnia rozpoznanie znaków i wierne odzwierciedlenie danych z dokumentu źródłowego (np. skanu faktury) i przeniesienie ich na format elektroniczny,
3. w dalszej kolejności, dane z OCR zostaną wstępnie wprowadzone do Systemu księgowego, co da pewność, że wszystkie wymagane dane wskazane na dokumencie znajdą się w Systemie księgowym,
4. następnie, dokument zostanie wysłany do działu księgowości, gdzie upoważniony pracownik Spółki zweryfikuje skan dokumentu pod kątem księgowym, w szczególności porówna dane wskazane na dokumencie elektronicznym z danymi otrzymanymi od dostawcy OCR, czyli nastąpi dodatkowa weryfikacja dokumentu elektronicznego, a następnie zostanie on zaksięgowany w Systemie księgowym Spółki przez upoważnionego pracownika.

Co prawda, w niektórych sytuacjach faktury będą księgowane automatycznie, tj. na podstawie danych od dostawcy OCR z pominięciem weryfikacji przez pracownika księgowości, jednak nastąpi to po wykonaniu zautomatyzowanych czynności kontrolnych, np. porównaniu kwoty z faktury do kwoty z umowy z dostawcą lub do kwoty z zamówienia złożonego przez Spółkę. Co więcej, będzie to dotyczyło tylko wydatków, w przypadku których dodatkowa weryfikacja wykonywana przez pracownika nie jest uzasadniona ze względu na małe ryzyko błędu (dotyczy to np. faktur z tytułu najmu, w przypadku których Spółka co miesiąc otrzymuje faktury na takie same kwoty od tych samych dostawców). Dodatkowo, sporadycznie (np. w celu pilnego zaksięgowania dokumentu) może się zdarzyć, że faktury nie będą podlegały OCR i upoważniony pracownik działu księgowości samodzielnie wprowadzi dane z faktury do Systemu księgowego. Wnioskodawca chciałby jednak podkreślić, że w zdecydowanej większości przypadków dokumenty będą podlegały OCR, a ponadto nawet kiedy tak nie będzie, każdy dokument zostanie zweryfikowany przez upoważnionego pracownika Spółki. Zatem, w ocenie Spółki, w każdym przypadku (także w tych sporadycznych przypadkach, w których faktury nie podlegają OCR) zostanie zachowana autentyczność pochodzenia faktur.

Co istotne, dana faktura zostanie zaksięgowana przez dział księgowości dopiero wówczas, gdy proces weryfikacji i akceptacji przebiegnie pomyślnie, a wszelkie ewentualne wątpliwości zostaną wyjaśnione. Ponadto wraz z fakturą zostanie zarchiwizowana także towarzysząca jej dokumentacja potwierdzająca tożsamość dostawcy (jeśli taka dokumentacja będzie występowała).

Opisany w niniejszym wniosku sposób działania zapewnia także integralność treści faktur dokumentujących wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę, którą należy rozumieć jako brak możliwości zmiany danych widniejących na tej fakturze. Wynika to z faktu, że skany faktur będą wprowadzane, a następnie archiwizowane na serwerach Spółki w nieedytowalnej formie (tj. w formacie PDF lub JPG), która wyklucza możliwość modyfikowania zawartych w nich danych.

Ponadto skan danej faktury będzie można każdorazowo porównać z dokumentami uzupełniającymi, które pośrednio bądź bezpośrednio są z nią związane - na przykład z umową zawartą z określonym dostawcą lub/i potwierdzeniem dokonania przelewu bankowego za zakupy dokumentowane konkretną fakturą. W konsekwencji, także na podstawie dokumentów uzupełniających w każdym przypadku będzie można zapewnić ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać dostawę towarów lub świadczenie usługi, z fakturą lub jej skanem/zdjęciem.

W końcu należy zauważyć, że skany faktur dokumentujących wydatki poniesione bezpośrednio przez Spółkę będą miały wysoką jakość, dzięki której możliwe będzie odczytanie i weryfikacja, w dowolnym czasie, wszelkich zawartych w nich danych. Odpowiednia jakość dokumentów zostanie zapewniona poprzez zobowiązanie pracownika dokonującego skanowania do sprawdzenia czytelności skanu, a następnie poprzez opisaną procedurę weryfikacji i akceptacji faktur przez innych pracowników Spółki. Dodatkowo możliwość skorzystania z usług dostawcy OCR świadczy o czytelności faktur, gdyż nie ma możliwości automatycznego odczytu faktur na podstawie niewyraźnych dokumentów. Zatem także w przypadku wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę zostanie spełniony wymóg czytelności faktury.

Konkludując, również procedura wewnętrzna dotycząca obiegu dokumentów oraz rejestrowania i akceptowania wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę zapewnieni autentyczność, integralność i czytelność faktur dokumentujących te wydatki, stanowiąc odpowiednią kontrolę biznesową. Za pomocą tej procedury, w każdym przypadku możliwe będzie określenie tożsamości sprzedawcy/usługodawcy i skontrolowanie związku pomiędzy fakturą a dostawcą towarów lub świadczącym usługę, i tym samym ustalenie, że faktura rzeczywiście odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce i było związane z dokonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi. W ten sposób ustalona będzie wiarygodna ścieżka audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Spółki, stosowana procedura rejestrowania i akceptowania wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę, będzie stanowić odpowiednią i wystarczającą kontrolę biznesową, która każdorazowo pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług, jak również zapewni czytelność, integralność i autentyczność faktur archiwizowanych na serwerach Spółki.

1. Archiwizacja faktur

Zgodnie z art. 112 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Art. 112a ust. 2 stanowi, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Wymóg ten jednak, zgodnie z ust. 3 powołanego przepisu, nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z powołanych przepisów, w Ustawie o VAT określono następujące wymogi dotyczące archiwizacji przez podatnika faktur dokumentujących nabycie przez niego towarów lub usług na potrzeby prowadzonej działalności:

• faktury powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

• faktury należy archiwizować w podziale na okresy rozliczeniowe,

• przechowywanie faktur powinno odbywać się w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność,

• faktury przechowywane w formie elektronicznej powinny być archiwizowane w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp do tych faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych; w takim przypadku faktury archiwizowane elektronicznie mogą być przechowywane zarówno w Polsce, jak i poza terytorium kraju.

W świetle omawianych regulacji należy wskazać, że skoro w żadnym z powołanych przepisów nie przewidziano obowiązku archiwizowania faktur wyłącznie w formie papierowej to Ustawa o VAT dopuszcza archiwizację faktur w formie elektronicznej. Co więcej, do elektronicznej formy przechowywania faktur wprost odwołuje się art. 112a ust. 3-4 Ustawy o VAT.

Dopuszczalność elektronicznego przechowywania faktur na gruncie polskich przepisów VAT potwierdzają również pośrednio regulacje Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy przewiduje bowiem możliwość wprowadzenia przez dane państwo członkowskie wymogu przechowywania faktur w określonej formie - z którego to rozwiązania każdy kraj Unii Europejskiej może, jednak nie jest zobligowany, skorzystać. W myśl powołanego przepisu, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Tym samym, skoro polski ustawodawca nie zawarł w przepisach VAT wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, a wręcz odniósł się wprost do elektronicznej formy archiwizowania faktur - nie powinno być wątpliwości, że w świetle Ustawy o VAT podatnik jest uprawniony przechowywać faktury w tej formie, i to zarówno w przypadku, gdy były one otrzymane jako faktury elektroniczne, jak również wówczas, gdy podatnik otrzymał faktury w formie papierowej, a następnie archiwizuje ich skany czy zdjęcia.

Powyższe zostało też potwierdzone we wspominanej już Broszurze Informacyjnej Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. Zmiany w zakresie fakturowania, zgodnie z którą: Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej.

Przenosząc powyższe na grunt przedmiotowej sprawy należy wskazać, że opisany w niniejszym wniosku sposób archiwizacji faktur spełnia wymogi wynikające z art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT. Skany/zdjęcia faktur przechowywane będą na serwerach Spółki w podziale na odpowiednie, z perspektywy podatkowej, okresy rozliczeniowe co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W razie potrzeby, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów, a także ich natychmiastowy pobór oraz odczyt danych

w nich zawartych. Co więcej, skany/zdjęcia będą mogły zostać przeniesione na elektroniczne nośniki danych oraz możliwy będzie ich wydruk. Ponadto, jak już wcześniej wspominano, skany/zdjęcia będą przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność, integralność i czytelność.

Jak wskazywano, zgodnie z zamierzeniami Spółki, wersje papierowe dokumentów będą niszczone. W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że zniszczenie wersji papierowej dokumentów nie spowoduje, że faktura w sensie materialnym zostanie utracona, ponieważ w dalszym ciągu będzie przechowywana w formie elektronicznej, a zatem w formie zgodnej z przepisami Ustawy o VAT. Jednocześnie jak już wyjaśniano, w razie potrzeby, np. na żądanie organu podatkowego, Spółka w każdym momencie będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych na jej serwerach, jak również przekazać odpowiednie faktury organom podatkowym zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej (po ich wydrukowaniu). Co istotne, każdy skan/zdjęcie/wydruk faktury będzie w swojej treści dokumentem identycznym jak oryginalna faktura papierowa, zawierającym dokładnie takie same dane.

Tym samym przedstawiony w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur dokumentujących zarówno Wydatki pracownicze, jak i wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę, spełnia wymogi wynikające z art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT.

1. Podsumowanie

W świetle przedstawionych powyżej okoliczności i regulacji prawnych, w szczególności, mając na uwadze, że:

• faktury elektroniczne dokumentujące Wydatki pracownicze oraz wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę są wystarczające dla powstania prawa do odliczenia na gruncie art. 86 Ustawy o VAT, pod warunkiem spełnienia pozostałych określonych wymogów przewidzianych w Ustawie o VAT,

• stosowana przez Spółkę procedura dotycząca obiegu dokumentów, a także rejestrowania i akceptowania zarówno Wydatków pracowniczych, jak i wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę stanowić będzie odpowiednią kontrolę biznesową (proces), która zapewnieni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur archiwizowanych w formie elektronicznej oraz pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między daną fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług,

• sposób przechowywania faktur dokumentujących Wydatki pracownicze oraz wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę spełnia wymogi wynikające z art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT,

- Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT) zawartego na fakturach dokumentujących Wydatki pracownicze oraz wydatki poniesienie bezpośrednio przez Spółkę, jeżeli przedmiotowe faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w okolicznościach i zgodnie z procedurami przedstawionymi w niniejszym wniosku.

Należy przy tym podkreślić, że stanowisko, zgodnie z którym faktury przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej uprawniają podatników do odliczenia podatku naliczonego, znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wydawanych w analogicznych bądź podobnych stanach faktycznych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 8 stycznia 2019 r., nr 0113-KDIPT1- 2.4012.800.2018.2.KW wnioskodawca wskazał m.in., co następuje:

Obecnie (...) archiwizuje otrzymane w formie papierowej dokumenty, zarówno papierowo (tj. przechowując w archiwum otrzymane egzemplarze), jak i elektronicznie. W celu minimalizacji kosztów administracyjnych Spółka rozważa rezygnację z papierowej formy archiwizacji dokumentów na rzecz wyłącznie archiwizacji elektronicznej. Procedura związana z archiwizacją, weryfikacją i księgowaniem otrzymywanych dokumentów będzie wyglądać w sposób następujący:

1. Skanowanie dokumentu: każdy dokument, wpływający do Spółki w formie papierowej jest skanowany i zapisywany w formacie pdf.
2. Weryfikacja formalna: zeskanowany dokument podlega weryfikacji formalnej, tj. sprawdzane są nazwa dostawcy i odbiorcy, numery identyfikacji podatkowej, rachunek bankowy dostawcy, podział na kwoty netto, brutto i VAT oraz inne wymagane elementy.
3. Weryfikacja merytoryczna: dokument, który przeszedł weryfikację formalną jest umieszczany w systemie księgowym Spółki, tj. są w nim umieszczane dane zawarte na tym dokumencie jak również jego cyfrowy obraz, który pozostaje w pełni czytelny dla człowieka. Dokument ten jest następnie przesyłany do osoby (działu) odpowiedzialnej za zakup w celu weryfikacji rzeczowej dokumentu: osoba ta sprawdza zasadność wydatku, zgodność z zamówieniem (cena, ilość), określenie zlecenia, miejsca powstawania kosztów itp., po czym wydatek jest zatwierdzany przez kierownika komórki organizacyjnej lub inną osobę uprawnioną przez zarząd Spółki do zatwierdzania dokumentów. W odniesieniu do niektórych nabywanych materiałów, weryfikacja rzeczowa opisana w zdaniu poprzednim może zostać pominięta, jeśli w systemie istnieje już prawidłowo sporządzony dowód przyjęcia materiałów, tj. dowód zgodny z zatwierdzonym zamówieniem w kontekście ceny, ilości itp.
4. Księgowanie: Po zakończeniu weryfikacji merytorycznej w systemie Spółki generowany jest dokument księgowy, w którym określane jest konto księgowe, termin płatności, rozpoznawane są prawa: do odliczenia podatku naliczonego (w przypadku faktur) oraz do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Załącznikami do dokumentu księgowego są zawsze: nieedytowalny cyfrowy obraz otrzymanego dokumentu (tj. faktury lub innego dowodu potwierdzającego wydatek), który pozostaje czytelny dla człowieka oraz protokół weryfikacji merytorycznej. Numer dokumentu księgowego ujmowany jest w ewidencji prowadzonej przez Spółkę dla potrzeb podatku VAT (w zakresie w jakim księgowanie podlega ujęciu w tej ewidencji).

W przypadku tzw. wydatków gotówkowych (np. kosztów delegacji służbowych, zakupu drobnych materiałów i usług itp., które w pierwszej kolejności poniósł pracownik i które mają mu być zwrócone przez Spółkę), procedura archiwizacji, weryfikacji i księgowania dokumentów będzie wyglądać w sposób następujący:

1. Pracownik tworzy w systemie księgowym Spółki rozliczenie wydatków gotówkowych, dołącza do niego zeskanowane do formatu pdf dowody ich poniesienia (tj. dokumenty, np. faktury, rachunki, itp.) oraz potwierdza ich zasadność. Następnie, rozliczenie jest przesyłane do przełożonego, który zatwierdza wydatek w systemie.
2. Po zatwierdzeniu rozliczenia przez przełożonego, następuje weryfikacja formalna dokumentu (opisana powyżej) oraz księgowanie, tj. generowany jest dokument księgowy, w którym określane jest konto księgowe, termin płatności (zwrotu wydatków), rozpoznawane są prawa: do odliczenia podatku naliczonego (w przypadku faktur) oraz do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Załącznikami do dokumentu księgowego są zawsze: nieedytowalny cyfrowy obraz dokumentu (tj. faktury lub innego dowodu potwierdzającego wydatek), który pozostaje czytelny dla człowieka oraz rozliczenie/zestawienie wydatków. Numer dokumentu księgowego ujmowany jest w ewidencji prowadzonej przez Spółkę dla potrzeb podatku VAT.

Po zakończeniu procesu księgowania papierowy egzemplarz dokumentu (faktury, faktury korygującej, dokumentu celnego itp.) jest niszczony.

W odniesieniu do tak zarysowanego zdarzenia przyszłego Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził:

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że archiwizowanie przez Wnioskodawcę dokumentów (w tym faktur, faktur korygujących i dokumentów celnych) w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z tak archiwizowanych dokumentów. W przedmiotowej sprawie bowiem - jak wskazał Wnioskodawca - otrzymywane dokumenty dotyczą zakupu towarów i usług, które spełniają warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy, tj. są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT lub warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 8 i 9 ustawy i jednocześnie nie mają do nich zastosowania ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy.

W interpretacji indywidualnej z dnia 6 marca 2019 r., 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP wnioskodawca wskazał:

Spółka obecnie rozważa możliwość usprawnienia procesów związanych z rozliczeniem kosztów delegacji i wydatków pracowniczych. W tym celu, Wnioskodawca planuje wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego służącego do rozliczania delegacji oraz wydatków pracowniczych (dalej: System). System umożliwi pracownikom Spółki raportowanie poniesionych przez nich wydatków służbowych oraz rozliczenie delegacji służbowych w formie elektronicznej. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy pracownik, będzie zobligowany do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego Dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję Dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie pdf, png, jpg, jpeg, pdf, tif lub tiff). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność Dokumentów.

(...) Utworzony raport wydatków będzie składany elektronicznie i przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez właściwy dział, odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych. W dalszej kolejności nastąpi weryfikacja formalna i merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków służbowych wraz z załącznikami, w ramach którego zostanie zweryfikowana czytelność załączników oraz prawidłowość wypełnienia wniosku. Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków służbowych będą gotowe do zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy.

Po zeskanowaniu Dokumentów pracownik Spółki dokona zniszczenia papierowych wersji Dokumentów.

W świetle tak przedstawionego zdarzenia przyszłego Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził:

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób.

(...) Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe,

(...) W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Podobne stanowisko zostało wyrażone także w wielu innych interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, przykładowo w interpretacji:

• z dnia 7 listopada 2019 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.340.2019.l.PJ;

• z dnia 24 października 2019 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.515.2019.l.AM;

• z dnia 22 października 2019 r., 0114-KDIP1-3.4012.359.2019.2.JF;

• z dnia 3 września 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.320.2019.2.KS;

• z dnia 4 czerwca 2019 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.148.2019.l.PK;

• z dnia 22 lutego 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.776.2018.3.KB;

• z dnia 9 listopada 2018 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.686.2018.3.ALN;

• z dnia 25 października 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.455.2018.2.JF;

• z dnia 23 października 2018 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.689.2018.l.RD;

• z dnia 5 września 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.349.2018.2.MK;

• z dnia 4 września 2018 r., sygn. 0115-KDIT1-3.4012.419.2018.l.BJ;

• z dnia 27 czerwca 2018 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.311.2018.2.ASZ;

• z dnia 26 czerwca 2018 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.389.2018.2.JSO;

• z dnia 1 czerwca 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.228.2018.l.AP.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy, ww. przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Stosownie do art. 86 ust. 8 ustawy, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami oraz dostawy towarów, o której mowa w art. 43 zwolnienia podatkowe ust. 1 pkt 16.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, aby Wnioskodawca miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:

1. prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz
2. wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT przez podatnika podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury.

Jak wynika z opisu sprawy () jest spółką kapitałową z siedzibą w Polsce zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT.

Działalność Spółki opiera się na sprzedaży towarów np. telefonów komórkowych a także na świadczeniu usług telekomunikacyjnych głównie w zakresie telefonii komórkowej (mobilnej), usług dostępu do sieci Internet oraz usług dostępu do telewizji zarówno na rzecz klientów biznesowych, jak i indywidualnych.

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje nabycia towarów i usług od polskich i zagranicznych kontrahentów. W większości przypadków, sprzedaż dokumentowana jest za pomocą faktur, które mogą być przesłane do Spółki w wersji elektronicznej lub papierowej. Faktury dokumentują zakup towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych lub opodatkowanych i zwolnionych z VAT (art. 86 ust. 8 ustawy), oraz nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Faktury otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej przekazywane są do działu księgowości i opieczętowywane datą jej otrzymania lub/i datą wpływu do tego działu. Upoważniony pracownik Spółki nakleja na poszczególne faktury kod kreskowy, którego celem jest jednoznaczna identyfikowacja dokumentu w systemach Spółki. Faktura z naklejonym kodem jest skanowana do pliku PDF lub JPG i przekazywana do zarchiwizowania. Wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej (zachowana jest odpowiednia jakość skanu). Pracownicy zobowiązani są do sprawdzenia czy zeskanowany dokument jest czytelny i czy wszystkie strony zostały zeskanowane.

Skan (zdjęcie) faktury - poprzez wykorzystanie systemu służącego do obiegu dokumentów przesłany zostaje do osoby upoważnionej do akceptacji merytorycznej ponoszonego kosztu (z reguły kierownik danej komórki).

Co do zasady skan faktury jest wysyłany do zewnętrznej firmy świadczącej usługi optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Na podstawie danych od dostawcy OCR po sprawdzeniu ich zgodności z danymi na fakturze - dokonywane jest księgowanie dokumentu w Systemie księgowym Spółki. W przypadku faktur dotyczących usług najmu są one księgowane na podstawie danych od dostawcy z OCR bez dodatkowej weryfikacji pracownika. W sytuacji gdy faktura musi być pilnie zaksięgowana pracownik działu księgowości sam wprowadza dane z faktury do Systemu księgowego (bez danych od dostawcy OCR).

Faktury zakupowe po zaksięgowaniu przechowywane są w formacie PDF lub JPG na serwerach Spółki, do których dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby, a skan/obraz danej faktury stanowi z reguły załącznik do dokumentu księgowego. Spółka archiwizuje również dokumenty uzupełniające, które pośrednio bądź bezpośrednio są związane z poszczególnymi fakturami (np. umowy zawarte z określonym dostawcą lub/i potwierdzenia dokonania przelewu bankowego za zakupy dokumentowane konkretną fakturą).

W niektórych przypadkach wydatki ponoszone są bezpośrednio przez Pracowników, którzy działając w imieniu Spółki, nabywają określone towary i usługi na cele służbowe. Do Wydatków pracowniczych należy zaliczyć m.in. koszty noclegu, wydatki na posiłki, bilety kolejowe, paliwo do samochodu. Dokumenty dotyczące Wydatków pracowniczych, w przypadku pracowników Spółki pracujących na co dzień poza siedzibą Spółki, przesyłane są do działu księgowości Spółki pocztą wewnętrzną, lub pocztą zewnętrzną/za pośrednictwem kuriera.

Obecnie, większość dokumentów związanych z Wydatkami pracowniczymi przechowywana jest przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

Spółka rozważa przechowywanie dokumentów zakupowych w formie elektronicznej.

W przypadku Wydatków pracowniczych Spółka planuje wprowadzenie systemu informatycznego służącego do ich rozliczania. Wspomniana Aplikacja umożliwi akceptację, rozliczanie a także archiwizowanie Wydatków pracowniczych oraz związanych z nimi informacji i dokumentów. Pracownik przy użyciu Aplikacji, w dedykowanym dla siebie profilu, będzie tworzył wniosek o rozliczenie wydatków tj. raport zawierający dane dotyczące danego wydatku. Do raportu dołączany będzie skan/zdjęcie potwierdzający poniesiony wydatek. Raport po uzupełnieniu danych zostanie przesłany do weryfikacji merytorycznej oraz akceptacji osoby odpowiedzialnej za dane miejsce powstawania kosztów w Spółce co do zasady kierownika danej komórki. Zaakceptowany raport zostanie przesłany do działu księgowości, gdzie zostanie zweryfikowany pod kątem księgowym, porównany z danymi zawartymi na skanie/zdjęciu faktury oraz zaksięgowany w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Po zaksięgowaniu dokumentu następuje rozliczenie wydatku. Oryginalny dokument nie będzie archiwizowany. Zostanie zniszczony przez Pracownika po wykonaniu skanu/zdjęcia.

W przypadku wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę dokumenty do tej pory archiwizowane w formie papierowej będą niszczone, natomiast w systemie elektronicznym Spółki będzie się znajdował wysokiej jakości skan lub zdjęcie dokumentu. W opisanym zdarzeniu przyszłym faktura w wersji papierowej, podlegająca procesowi archiwizacji opisanemu powyżej, zostanie zniszczona.

Wszystkie dokumenty zakupowe będą przechowywane, co do zasady, na serwerach znajdujących się na terytorium Polski co najmniej do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na odpowiednie okresy rozliczeniowe. Wnioskodawca, w przypadku żądania odpowiednich organów będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie (odczyt) danych w nich zawartych. Dokumenty elektroniczne będą mogły zostać przeniesione na elektroniczne nośniki danych.

Przedstawione procedury zdaniem Spółki, pozwolą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług, zarówno w przypadku faktur dotyczących Wydatków pracowniczych jak i wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę. Opisane kontrole biznesowe, w opinii Wnioskodawcy, są zatem wystarczające aby zapewnić autentyczność pochodzenia (dzięki gromadzeniu szerokiego zakresu danych dotyczących Wydatków pracowniczych, dwuetapowemu procesowi weryfikacji Wydatków pracowniczych oraz dotyczących ich dokumentów załączonych do raportów, a także częściowej automatyzacji ww. czynności), integralności treści (skany/zdjęcia faktur będą wprowadzane, a następnie archiwizowane na serwerach Spółki w nieedytowalnej formie w formacie PDF lub JPG a raporty, po zaksięgowaniu wynikających z nich Wydatków pracowniczych, nie będą mogły być w żaden sposób modyfikowane) oraz czytelności faktur (skany/zdjęcia dokumentów - w tym faktur - załączane do raportów, a następnie przechowywane na serwerach Spółki, będą dobrej jakości) archiwizowanych w formie elektronicznej.

Ad. 1

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na fakturach dotyczących wydatków poniesionych przez Pracowników, działających w imieniu Spółki przechowywanych wraz z innymi dokumentami w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami, która Spółka zamierza zastosować.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zamierza przechowywać i archiwizować Wydatki pracownicze (np. faktury za hotel, bilety lotnicze, paragony za przejazdy autostradą lub postój za parking, paliwo do samochodu, wydatki na posiłki, bilety kolejowe) w formie elektronicznej. Każdy Pracownik w celu rozliczenia - poniesionych bezpośrednio przez nich lecz działających w imieniu Spółki - wydatków korzystać będzie z dedykowanego dla siebie profilu Aplikacji. Pracownicy stworzą raport zawierający szczegółowe informacje dotyczące poniesionego wydatku z dołączonym czytelnym - o wysokiej jakości - skanem lub zdjęciem danego kosztu zapisanym w nieedytowalnych formacie PDF lub JPG. Po wykonaniu skanu/zdjęcia oryginalna faktura zostanie zniszczona. Tak utworzony raport zostanie poddany merytorycznej weryfikacji zasadności poniesienia wydatku oraz autentyczności dokumentującej go faktury przez osobę upoważnioną a następnie zaakceptowany. Zaakceptowany raport wysłany zostanie do działu księgowości, sprawdzony pod kątem księgowym (oraz pod katem zgodności danych raportu z danymi zawartymi na skanie/zdjęciu wykonanym przez Pracownika) i po wyjaśnieniu ewentualnych wątpliwości zaksięgowany w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Zatem Spółka postępując zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego, spełni przesłanki wskazane w art. 106m ust. 1-4 ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur dotyczących Wydatków pracowniczych, które będą przechowywane w formie elektronicznej.

Wnioskodawca będzie przechowywał ww. faktury od momentu ich zeskanowania i przechowywania w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wg opisanych przez Spółkę procedur. Opisane kontrole biznesowe - zdaniem Spółki - pozwolą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między otrzymaną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ponadto należy zauważyć, że Spółka zapewni odpowiednim organom na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie (odczyt) danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie Wydatków pracowniczych w formie elektronicznej według procedury opisanej przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione będą zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy.

Odnośnie zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach dotyczących Wydatków pracowniczych należy wskazać, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy szeroko rozumiane usługi telekomunikacyjne, głównie w zakresie telefonii komórkowej (mobilnej), usług dostępu do telewizji oraz do sieci Internet, zarówno dla klientów indywidualnych jak i biznesowych. Wnioskodawca dokonuje także sprzedaży towarów np. telefonów komórkowych. Faktury dokumentujące nabycie towarów/usług związane z Wydatkami pracowniczymi Spółka wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych lub opodatkowanych i zwolnionych z VAT (np. sytuacje, o których mowa w art. 86 ust. 8 ustawy). Faktury dokumentujące wydatki ponoszone przez Pracowników działających w imieniu Spółki nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że przechowywanie i archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur dotyczących Wydatków pracowniczych w sposób opisany we wniosku pozwoli Spółce na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. W przedmiotowej sprawie bowiem jak wskazał Wnioskodawca otrzymywane dokumenty dotyczyć będą zakupu towarów i usług, które spełnią warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy, tj. będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT lub spełnią warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 8 ustawy i jednocześnie nie będą miały do nich zastosowania ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad. 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą również zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na fakturach dotyczących wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, zgodnie z opisanymi we wniosku procedurami.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca otrzymuje faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Faktury otrzymane w formie papierowej przekazywane są do działu księgowości gdzie opieczętowywane są datą otrzymania i/lub datą wpływu do tego działu. Upoważniony pracownik działu księgowości nakleja na każdą fakturę kod kreskowy umożliwiający jej identyfikację oraz odszukanie w systemach Spółki. Faktura z naklejonym kodem jest skanowana i zapisywana w formacie PDF lub JPG uniemożliwiającym edycję zapisu. Pracownik po wykonaniu skanu będzie zobowiązany do sprawdzenia jego czytelności i kompletności z oryginałem faktury. Skan/zdjęcie zostanie następnie przesłany do osoby odpowiedzialnej za weryfikację merytoryczną, a także (co do zasady) do dostawcy OCR w celu automatycznego odczytania danych z faktury. Dane przesłane od dostawcy OCR wprowadzone zostaną do Systemu po ich porównaniu przez pracownika działu księgowości z danymi zawartymi na fakturze. Po potwierdzeniu zgodności oraz weryfikacji pod kątem księgowym dokument zostanie zaksięgowany i zarchiwizowany wraz z istniejącą dokumentacją towarzyszącą np. umową zawartą z określonym dostawcą lub/i potwierdzeniem dokonania przelewu bankowego za zakupy dokumentowane konkretną fakturą. Należy zatem stwierdzić, że Wnioskodawca spełni przesłanki wskazane w art. 106m ust. 1-4 ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w formie elektronicznej w stosunku do faktur dokumentujących wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę.

Spółka ww. faktury również będzie przechowywała faktury od momentu ich zeskanowania i przechowywania w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zgodnie z ww. procedurami. Opisane kontrole biznesowe w stosunku do tych faktur, zdaniem Wnioskodawcy, pozwolą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między otrzymaną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Spółka zapewni odpowiednim organom na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie (odczyt) danych w nich zawartych.

W konsekwencji należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie faktur dokumentujących nabycie towarów/usług bezpośrednio przez Spółkę, przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Również w tym przypadku spełnione będą przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy.

Faktury dokumentujące nabycie towarów/usług ponoszone bezpośrednio przez Spółkę również wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych lub opodatkowanych i zwolnionych z VAT (np. sytuacje, o których mowa w art. 86 ust. 8 ustawy). Ww. faktury nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

W konsekwencji należy stwierdzić, że w stosunku do faktur dokumentujących nabycie towarów i usług dokonanych bezpośrednio przez Spółkę (przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej zgodnie z procedurami opisanymi we wniosku) również zachowane zostanie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w nich wykazanych. Jak wskazał Wnioskodawca otrzymane faktury dotyczyć będą zakupu towarów i usług, które spełnią warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy, tj. będą wykorzystywane będą przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT lub spełnią warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 8 ustawy i jednocześnie nie będą dotyczyły ograniczenia wynikającego z art. 88 ustawy.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 należało uznać za prawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. Organ pragnie wskazać, że w zakresie pytania nr 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych, wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Ponadto tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej. Inne kwestie przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, które nie zostały objęte przedmiotem interpretacji w sprawie oceny prawnej tego zdarzenia nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej