Możliwość przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną (kasę on-line) dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności ... - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 04.02.2020, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.573.2019.2.ISK, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Temat interpretacji

Możliwość przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną (kasę on-line) dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności ich wydrukowania.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 listopada 2019 r. (data wpływu 27 listopada 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 27 stycznia 2020 r. (data wpływu 27 stycznia 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 17 stycznia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.573.2019.1.ISK (doręczone Stronie w dniu 20 stycznia 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności ich wydrukowania - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 listopada 2019 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 27 stycznia 2020 r. (data wpływu 27 stycznia 2020 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 17 stycznia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.573.2019.1.ISK (skutecznie doręczonym w dniu 20 stycznia 2020 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności ich wydrukowania.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki, będącej czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, jest sprzedaż detaliczna paliw do pojazdów silnikowych oraz innych towarów i usług na stacjach benzynowych. Sprzedaż dokonywana jest zarówno na rzecz podmiotów gospodarczych prowadzących działalność gospodarczą, jak i na rzecz osób fizycznych nieprowadzących takiej działalności.

W ostatnim czasie Spółka rozpoczęła proces wdrażania nowego systemu kasowego na stacjach, który usprawnić ma proces archiwizacji dokumentów sprzedaży. Jedną z aplikacji stosowanych w ramach wdrażanego systemu jest aplikacja stanowiąca elektroniczne archiwum dokumentów (dalej: Aplikacja), która pozwala na zapisanie elektroniczne każdego dokumentu wyemitowanego z drukarki fiskalnej, w szczególności faktury (w tym faktury wystawionej na podstawie paragonu), paragonu, raportu dobowego fiskalnego.

Obecnie, wszystkie dokumenty potwierdzające dokonywaną przez Spółkę sprzedaż przechowywane są w formie papierowej. Z uwagi na charakter działalności gospodarczej Wnioskodawcy, liczba dowodów sprzedaży wystawianych każdego miesiąca jest bardzo wysoka, co wiąże się z wysokimi kosztami ich wydruku i archiwizacji. Na podstawie przedmiotowych dowodów sprzedaży Spółka dokonuje rozliczeń podatku od towarów i usług.

Z uwagi na wysokość kosztów wydruku dowodów sprzedaży, jak i trudności związane z ich przechowywaniem, Spółka rozważa rezygnację z fizycznego przechowywania papierowych wydruków dokumentów na rzecz ich elektronicznej archiwizacji w Aplikacji. Spółka drukować więc będzie wyłącznie oryginały dowodów sprzedaży, i przekazywać je nabywcom w formie papierowej natomiast ich kopie zostaną zapisane w formie elektronicznej w Aplikacji. W razie potrzeby, np. na wezwanie organu skarbowego, kopie zostaną wydrukowane z Aplikacji.

Elektroniczny format, w którym przechowywane będą dokumenty, pozwala na odtworzenie wszystkich koniecznych, wynikających z przepisów prawa, elementów danego dowodu sprzedaży. W odniesieniu do faktur, opisywany elektroniczny format pozwoli na zachowanie pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Dane faktur przechowywanych w formacie elektronicznym pozostaną niezmienne i będą identyczne z fakturą wydaną nabywcy. Proces tworzenia dowodu sprzedaży będzie odbywał się więc w formie elektronicznej, a następnie operator kasy fiskalnej będzie miał możliwość wydrukowania dokumentu. Warto również wspomnieć, że Spółka przechowywać będzie dowody sprzedaży w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Należy zaznaczyć, że choć kopia zapisana w Aplikacji uwzględniać będzie wszystkie informacje uzewnętrznione na oryginale dokumentu, to jednak wydruk z Aplikacji wizualnie różnić się będzie od wydruku z drukarki fiskalnej.

Reasumując, w chwili obecnej Spółka drukuje zarówno oryginały jak i kopie wszystkich wystawianych dowodów sprzedaży. Równolegle, wszystkie wystawiane dokumenty VAT zapisywane są także w formie elektronicznej w systemie informatycznym Spółki. System ten jest na tyle zaawansowany technicznie, iż gwarantuje całkowite bezpieczeństwo zawartych w nim danych, jednocześnie uniemożliwiając jakąkolwiek ich modyfikację. System informatyczny zapewnia także bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji, w każdej chwili. Zamiarem Spółki jest zastąpienie tego schematu poprzez wprowadzenie elektronicznej archiwizacji dokumentów, które nie są wydawane klientom (tzn. egzemplarzy pozostających w Spółce). Przy czym oryginał dokumentu sprzedaży nadal będzie drukowany i przekazywany nabywcy w formie papierowej.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 27 stycznia 2020 r. wskazano, że Spółka używa wyłącznie kas on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o podatku od towarów i usług.

Wnioskodawca będzie przechowywał w Aplikacji kopie opisanych we wniosku faktur wyemitowanych przez drukarkę fiskalną, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrole opierać się będą na poniższych założeniach:

dostawcą Aplikacji do przechowywania dokumentów jest producent drukarki fiskalnej;

dokumenty wyemitowane przez drukarkę fiskalną (tj. raporty fiskalne dobowe, paragony, faktury fiskalne, faktury do paragonu) będą zapisywane automatycznie w Aplikacji w formacie, który jest formatem uniemożliwiającym edytowanie;

autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur będzie weryfikowana każdorazowo w momencie odbierania dokumentów z drukarki fiskalnej poprzez sumę kontrolną. Przesyłanie dokumentów do bazy odbywa się w sposób szyfrowany;

dostęp do Aplikacji będą mieć jedynie upoważnione osoby poprzez swój indywidualny login i hasło.

Wnioskodawca przechowując w Aplikacji kopie opisanych we wniosku faktur wyemitowanych przez drukarkę fiskalną zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do kopii faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym może on przechowywać w Aplikacji kopie wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów (w szczególności faktur, paragonów, dobowych raportów fiskalnych) w elektronicznej formie bez konieczności ich wydrukowania?

Zdaniem Wnioskodawcy, może on przechowywać w Aplikacji kopie wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów (w szczególności faktur, paragonów, dobowych raportów fiskalnych) w elektronicznej formie bez konieczności ich wydrukowania.

Uzasadnienie

Zasady dotyczące przechowywania dokumentów ujętych w ewidencji zostały wskazane w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Jak stanowi pierwszy z wymienionych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z treścią art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania zarówno wystawionych przez siebie (lub w swoim imieniu) faktur, jak i faktur otrzymanych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Z kolei zgodnie z ust. 3 pkt 1 cytowanego przepisu, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl ust. 4 cytowanego przepisu, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy zatem zauważyć, że w powołanych przepisach nie jest wprost wyrażony obowiązek wystawiania i przechowywania faktur w postaci papierowej. Zawarte jest natomiast postanowienie, iż faktury, faktury korygujące mają zostać wystawione w dwóch egzemplarzach, bez szczegółowego wskazania w jakiej formie oba egzemplarze mają zostać wystawione i przechowywane. Należy zatem uznać, że dopuszczają one możliwość wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie ma jednocześnie powodów do stwierdzenia, że przepisy ustawy stoją na przeszkodzie wystawieniu jednego egzemplarza w wersji papierowej, a drugiego w wersji elektronicznej.

Co więcej, ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu ich przechowywania. Sposób ten, w myśl powołanych przepisów, musi zapewniać jedynie:

przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

łatwość ich odszukania,

autentyczność ich pochodzenia,

integralność treści faktur,

czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują natomiast w jaki sposób powyższe warunki mają być spełnione - ustawodawca zostawił podatnikom w tym zakresie pewną swobodę. Zgodnie bowiem z treścią art. 106m ust. 1 to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Kolejne ustępy cytowanego przepisu definiują natomiast jak należy interpretować wymienione powyżej wymogi. Mianowicie, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Z kolei warunek czytelności należy interpretować w ten sposób, że możliwe do odczytania są dane zawarte na fakturze.

Ustawa stawia zatem podatnikom wymagania co do tożsamości danych zawartych na fakturze, nie wskazując jednocześnie, że przechowywana faktura musi zapewniać tożsamość wizualną z wystawioną przez podatnika fakturą. Zdaniem Spółki oznacza to, że przepisy ustawy o VAT pozwalają na przechowywanie faktur w formie elektronicznej w Aplikacji, nawet gdy wydruk z tego programu nie będzie tożsamy wizualnie z egzemplarzem faktury papierowej otrzymanej przez nabywcę, o ile obie wersje faktury zawierać będą te same dane.

Również w przypadku paragonów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych ustawodawca nie przewidział szczególnych regulacji dotyczących sposobu ich przechowywania. Jak zostało wskazane w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z kolei zgodnie z art. 111 ust. 1b ustawy o VAT, w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Zgodnie z treścią art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398. 650 i 1629). Wskazać jednak należy, że również ustawa o rachunkowości nie zawiera regulacji zobowiązujących podatnika do przechowywania dokumentów kasowych w formie papierowej.

W tym miejscu Spółka pragnie zwrócić uwagę na art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W tym miejscu niezbędne jest jednak zastrzeżenie, że przepis ten był nowelizowany ustawą z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2013 poz. 35). W stanie prawnym przed wejściem w życie nowelizacji, przepis ten brzmiał: podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym. Intencją ustawodawcy przyświecającą wskazanej nowelizacji było więc zniesienie obowiązku dokonywania wydruku dokumentów emitowanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym. Zgodnie z zasadami wykładni przepisu prawnego oznacza to, że ustawodawca dopuścił tym samym wydruk, który nie byłby wydrukiem na nośniku papierowym. Biorąc pod uwagę panujące realia gospodarcze, należy zatem uznać, że dopuszczony został wydruk do postaci elektronicznego pliku.

Całokształt regulacji dotyczących wystawiania paragonów fiskalnych dopełnia Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (dalej jako: Rozporządzenie w sprawie Kas Rejestrujących), którego § 6 pkt 7 stanowi, że podatnicy, prowadząc ewidencję przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), i zapewniają do nich dostęp.

Jednocześnie stosownie do § 6 pkt 1, 3 i 4 podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12, wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).

Żaden z powyższych przepisów nie wprowadza wymogu przechowywania wspomnianych dokumentów w formie papierowej, co zdaniem Spółki oznacza, że nie ma przeszkód, aby faktury oraz inne emitowane przez drukarkę fiskalną dokumenty (paragony, dobowe raporty fiskalne) przechowywane były w formie zapisu elektronicznego. Spółka stoi również na stanowisku, że przechowywane w formie zapisu elektronicznego dokumenty nie muszą odzwierciedlać struktury wizualnej oryginalnych dokumentów, o ile zawarta w nich treść będzie tożsama z tą odzwierciedloną na dokumencie oryginalnym.

W konsekwencji, opisany w zdarzeniu przyszłym system przechowywania dokumentów, polegający na ich elektronicznej archiwizacji w Aplikacji spełnia wymagania w zakresie przechowywania tych dokumentów przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

wprowadzone przez Spółkę rozwiązanie ułatwi przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych i ich przechowywanie w podziale na takie okresy;

planowany sposób przechowywania dokumentów zapewni w każdym momencie możliwość ich wydrukowania na nośnik papierowy lub zapisania na innym nośniku danych, a także niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów na żądanie upoważnionego organu (w tym również możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych). Ze względu na przypisanie poszczególnych dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz wprowadzenie podstawowych danych w nich zawartych do systemu zagwarantowana zostanie łatwość ich odszukiwania;

planowany sposób archiwizacji dokumentów umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - zachowana zostanie zatem ich autentyczność;

dostęp do wprowadzonych do systemu dokumentów będzie ograniczony do odpowiednich osób z określonych działów Spółki, a ustawienia systemowe będą uniemożliwiać ich usunięcie. Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliw i również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych dokumentów - tym samym zapewniona zostanie integralność dokumentów.

Co ponownie warte podkreślenia, dokumenty zapisane elektronicznie w Aplikacji posiadać będą identyczne dane co oryginalnie wydany dokument. Jedyną różnicą będzie układ graficzny dokumentu, fakt ten jest jednak irrelewantny z punktu widzenia obowiązków podatkowych Spółki.

Możliwość przechowywania dowodów sprzedaży w formie elektronicznej była wielokrotnie potwierdzana przez organy podatkowe. W tym miejscu Spółka pragnie przytoczyć indywidualną interpretację z 7 listopada 2016 roku (sygn. 1462-IPPP2.4512.664.2016.1.AO), w której Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że Wnioskodawca ma możliwość przechowywania faktur sprzedażowych wystawianych za pomocą posiadanych przez Wnioskodawcę kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii w formie elektronicznej w związku z wypełnieniem przepisów w zakresie przechowywania dokumentów. Wnioskodawca zabezpiecza treść wystawionej faktury przy jednoczesnym zapewnieniu dostępu do jej treści dla kontrolujących. Jak wynika z wniosku kopie faktur wystawianych za pomocą posiadanych przez Wnioskodawcę kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii przechowywane są w pamięci kasy rejestrującej lub zgrane są na odpowiedni nośnik. Ponadto - jak wskazał Wnioskodawca - faktury te przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie i odszukanie oraz zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Podobne wnioski wynikają również z indywidualnej interpretacji z 12 września 2018 roku (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.491.2018.1.PR), gdzie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej orzekł, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych w formie papierowej - w sposób opisany przez Spółkę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Do analogicznych wniosków doszedł:

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji z 22 grudnia 2015 r. (sygn. IPPP2/4512-1029/15-2/BH);

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji z 7 listopada 2016 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.824.2016.1.AO);

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z 6 października 2017 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.753.2018.2.ALN);

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z 14 grudnia 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.320.2019.2.KS);

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z 1 kwietnia 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.53.2019.2.ISK);

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z 3 września 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.320.2019.2.KS);

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z 30 września 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.329.20I9.4.RMA).

Biorąc zatem pod uwagę wszystkie przytoczone powyżej przepisy ustawy o VAT oraz ich wykładnię prezentowaną przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, a także ogólne zasady dokumentowania transakcji przewidziane w Ordynacji podatkowej, należy uznać, iż przedstawiony przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży art. 106 g ust. 1 ustawy.

Na mocy art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1 - jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Zgodnie z art. 106h ust. 2 ustawy przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Stosownie do treści art. 106h ust. 3 ustawy w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 (art. 106h ust. 4 ustawy).

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (art. 109 ust. 3 ustawy).

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wskazać należy, że od dnia 1 maja 2019 r. obowiązuje ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach (Dz. U. z 2019 r. poz. 675), dalej ustawa zmieniająca, wprowadzająca zmiany w zakresie przepisów dotyczących kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650 i 1629).

Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Wskazać tym miejscu należy, że ww. ustawa Prawo o miarach wprowadzająca do ustawy o podatku od towarów i usług zmiany w zakresie kas rejestrujących zakłada m.in. możliwość, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach - obowiązek stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących (kas on-line) w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Kasy on-line wyposażone są w nowe funkcjonalności umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

Stosownie do art. 111 ust. 3c ustawy, do prowadzenia ewidencji sprzedaży mogą być stosowane wyłącznie kasy rejestrujące, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy, kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Natomiast mając na uwadze art. 111 ust. 6b i 6c ustawy, producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących. Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6b, wydaje się na czas określony. Potwierdzenie to może być cofnięte w przypadku wprowadzenia do obrotu kas rejestrujących:

niespełniających funkcji wymienionych w ust. 6a lub wymagań technicznych dla kas rejestrujących, lub
niezgodnych z egzemplarzem wzorcowym kasy rejestrującej lub dokumentami dołączanymi do wniosku o wydanie tego potwierdzenia.

W myśl art. 111a ust. 3 ustawy, kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
1. związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
2. obejmujących określenie:
  - sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
  - sposobu pracy kasy rejestrującej,
3. zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia, przez dokument fiskalny rozumie się wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy - w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny.

Przez dokument w postaci elektronicznej rozumie się utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej oraz przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (§ 2 pkt 3 rozporządzenia).

Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 14 rozporządzenia).

Natomiast przez pamięć operacyjną zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia - rozumie się pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.

Program archiwizujący zgodnie z § 2 pkt 25 rozporządzenia to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Zgodnie z § 2 pkt 27 rozporządzenia przez raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, raport fiskalny rozliczeniowy, łączny raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i łączny raport fiskalny rozliczeniowy - rozumie się odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję:

wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12 (§ 6 ust. 1 pkt 1);

wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym (§ 6 ust. 1 pkt 3);

wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) (§ 6 ust. 1 pkt 4);

przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), i zapewniają do nich dostęp (§ 6 ust. 1 pkt 7).

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r., poz. 351) dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy (§ 13 ust. 1 rozporządzenia).

Stosownie do § 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia, podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych. Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają:

paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12,
faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,
raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,
dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej

- zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca będący czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej paliw pojazdów silnikowych oraz innych towarów i usług na stacjach benzynowych. Sprzedaż dokonywana jest zarówno na rzecz podmiotów gospodarczych prowadzących działalność gospodarcza, jak i na rzecz osób fizycznych nieprowadzących takiej działalności.

Spółka używa wyłącznie kas on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o podatku od towarów i usług.

W ostatnim czasie Spółka rozpoczęła proces wdrażania nowego systemu kasowego na stacjach, który usprawnić ma proces archiwizacji dokumentów sprzedaży. Jedną z aplikacji stosowanych w ramach wdrażanego systemu jest aplikacja stanowiąca elektroniczne archiwum dokumentów, która pozwala na zapisanie elektroniczne każdego dokumentu wyemitowanego z drukarki fiskalnej, w szczególności faktury (w tym faktury wystawionej na podstawie paragonu), paragonu, raportu dobowego fiskalnego.

Obecnie, wszystkie dokumenty potwierdzające dokonywaną przez Spółkę sprzedaż przechowywane są w formie papierowej. Na podstawie przedmiotowych dowodów sprzedaży Spółka dokonuje rozliczeń podatku od towarów i usług.

Elektroniczny format, w którym przechowywane będą dokumenty, pozwala na odtworzenie wszystkich koniecznych, wynikających z przepisów prawa, elementów danego dowodu sprzedaży. W odniesieniu do faktur, opisywany elektroniczny format pozwoli na zachowanie pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Dane faktur przechowywanych w formacie elektronicznym pozostaną niezmienione i będą identyczne z fakturą wydaną nabywcy. Proces tworzenia dowodu sprzedaży będzie odbywał się więc w formie elektronicznej, a następnie operator kasy fiskalnej będzie miał możliwość wydrukowania dokumentu. Spółka przechowywać będzie dowody sprzedaży w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

W chwili obecnej Spółka drukuje zarówno oryginały jak i kopie wszystkich wystawianych dowodów sprzedaży. Równolegle, wszystkie wystawiane dokumenty VAT zapisywane są także w formie elektronicznej w systemie informatycznym Spółki. System ten jest na tyle zaawansowany technicznie, iż gwarantuje całkowite bezpieczeństwo zawartych w nim danych, jednocześnie uniemożliwiając jakąkolwiek ich modyfikację. System informatyczny zapewnia także bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji, w każdej chwili. Zamiarem Spółki jest zastąpienie tego schematu poprzez wprowadzenie elektronicznej archiwizacji dokumentów, które nie są wydawane klientom (tzn. egzemplarzy pozostających w Spółce). Przy czym oryginał dokumentu sprzedaży nadal będzie drukowany i przekazywany nabywcy w formie papierowej.

dostawcą Aplikacji do przechowywania dokumentów jest producent drukarki fiskalnej;

dokumenty wyemitowane przez drukarkę fiskalną (tj. raporty fiskalne dobowe, paragony, faktury fiskalne, faktury do paragonu) będą zapisywane automatycznie w Aplikacji w formacie, który jest formatem uniemożliwiającym edytowanie;

autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur będzie weryfikowana każdorazowo w momencie odbierania dokumentów z drukarki fiskalnej poprzez sumę kontrolną. Przesyłanie dokumentów do bazy odbywa się w sposób szyfrowany;

dostęp do Aplikacji będą mieć jedynie upoważnione osoby poprzez swój indywidualny login i hasło.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów (w szczególności faktur, paragonów, dobowych raportów fiskalnych) w elektronicznej formie bez konieczności ich wydrukowania.

Wskazać w tym miejscu należy, że wprowadzone od 1 maja 2019 r. kasy on-line umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten odbiera i gromadzi dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji. Wprowadzenie kas on-line miało na celu m.in. zmniejszenie zakresu obowiązków podatników w zakresie drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy on-line zapewniają klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Mając powyższe na uwadze uznać należy, że skoro Wnioskodawca używa do ewidencjonowania sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych wyłącznie kas on-line, to nie ma On obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych (faktur, paragonów, dobowych raportów fiskalnych) wystawionych za jej pośrednictwem.

Mając na uwadze wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej wystawionych przez Wnioskodawcę klientom faktur należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania drugich egzemplarzy wystawionych faktur w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Wskazać w tym miejscu należy, że jak wskazał Wnioskodawca będzie przechowywał w Aplikacji kopie opisanych we wniosku faktur wyemitowanych przez drukarkę fiskalną, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ponadto Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Opisywany elektroniczny format pozwoli na zachowanie pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Dane faktur przechowywanych w formacie elektronicznym pozostaną niezmienione i będą identyczne z fakturą wydaną nabywcy. Ponadto Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do kopii faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższego wynika, że sposób przechowywania przez Wnioskodawcę wskazanych we wniosku dokumentów będzie również gwarantował ich autentyczność, rozumianą w tym przypadku, jako pewność, że dany dokument został wystawiony przez Wnioskodawcę oraz integralność treści, pewność, że dane zawarte w dokumentach nie zostały (oraz nie zostaną) zmienione.

Zatem przechowywanie drugich egzemplarzy wystawionych faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich kopii w formie papierowej) w sposób opisany przez Wnioskodawcę, do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej za pośrednictwem dodatkowej Aplikacji kopii wyemitowanych przez kasę on-line paragonów oraz dobowych raportów fiskalnych należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania przez Wnioskodawcę tego rodzaju dokumentów w sposób wskazany we wniosku.

Reasumując, za prawidłowe należy uznać postępowanie Wnioskodawcy polegające na nie drukowaniu kopii wyemitowanych przez kasę on-line dokumentów (w szczególności faktur, paragonów, dobowych raportów fiskalnych) oraz ich przechowywaniu w Aplikacji w sposób opisany we wniosku.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie