Prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Dokumentach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 31.01.2020, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.565.2019.3.AKS, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Temat interpretacji

Prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Dokumentach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 listopada 2019 r. (data wpływu 20 listopada 2019 r.), uzupełnionym pismem z dnia 17 stycznia 2020 r. (data wpływu 23 stycznia 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 20 listopada 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 17 stycznia 2020 r. (data wpływu 23 stycznia 2020 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z o.o. z siedzibą w Polsce (dalej: Spółka lub Wnioskodawca), prowadzi działalność w zakresie zarządzania portalami internetowymi. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. 2019, poz. 2174, dalej: Ustawa o VAT) i prowadzi działalność opodatkowaną VAT oraz podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. 2019, poz. 865 ze zm, dalej: Ustawa o PDOP).

W ramach prowadzonej działalności, większość faktur VAT jest otrzymywana, wystawiana i wysyłana w formie elektronicznej. Jednocześnie Wnioskodawca:

wystawia i wysyła faktury VAT w wersji papierowej,
otrzymuje faktury VAT w wersji papierowej,
otrzymuje lub sporządza w formie papierowej inne dokumenty związane z ponoszonymi kosztami (w tym m.in. paragony, rachunki, dokumenty delegacji, ewidencje przebiegu pojazdów i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych).

W chwili obecnej wszystkie dokumenty otrzymywane w formie papierowej przechowywane są w formie papierowej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast dokumenty dotyczące sprzedaży (wysyłane przez Wnioskodawcę zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej), są przez Wnioskodawcę przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, przy czym dokumenty wysyłane w formie papierowej mogą w razie potrzeby być w każdej chwili wydrukowane np. celem okazania organom podatkowym (dokumenty znajdujące się w obiegu Wnioskodawcy łącznie zwane dalej: Dokumenty).

Celem minimalizacji kosztów oraz ograniczenia miejsca potrzebnego do ich przechowywania, a także usprawnienia obiegu i dostępu do Dokumentów, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej Dokumentów otrzymywanych, wysyłanych lub sporządzanych w formie papierowej (dalej: Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów). Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów będzie odpowiednio spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy. Wnioskodawca nie wyklucza, iż wdrożenie Procedury będzie miało miejsce w okresie po otrzymaniu interpretacji indywidualnej.

W przypadku faktur wysyłanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej oraz otrzymywanych w formie papierowej faktur, rachunków i innych dokumentów dokumentujących poniesiony koszt (niebędących podstawą do zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy), procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów będzie następująca:

faktury wystawiane przez Wnioskodawcę będą bezpośrednio zapisywane w formie PDF (drukowany będzie jedynie egzemplarz wysyłany do nabywcy). Faktury (rachunki i inne odpowiednie dokumenty) otrzymane w wersji papierowej będą skanowane przez pracowników Wnioskodawcy. Plik powstały w wyniku skanowania będzie przechowywany w formie PDF (ewentualnie TIF, JPG, JPEG, PNG);
faktury wystawiane przez Wnioskodawcę są wystawiane i zapisywane wyłącznie przez osoby do tego uprawnione zgodnie z procedurami Wnioskodawcy albo przez system informatyczny;
zeskanowane faktury (rachunki i inne odpowiednie dokumenty) będą podlegały weryfikacji merytorycznej (będą aprobowane) przez uprawnionych pracowników zgodnie z procedurami Wnioskodawcy, co będzie odpowiednio odzwierciedlone w systemie Wnioskodawcy. Zakres weryfikacji merytorycznej obejmować będzie w szczególności tożsamość dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
zarówno w przypadku zapisanych jak i zeskanowanych dokumentów plik będzie miał odpowiednią jakość umożliwiającą odczytanie wszystkich danych oraz będzie obejmować całą i niezmienioną treść dokumentu, wraz ze wszystkimi załącznikami (umożliwiającymi dokonanie weryfikacji merytorycznej danego dokumentu), jeśli takie wystąpią. W przypadku skanowanych dokumentów, odpowiadać za to będzie skanujący pracownik. Będzie to również potwierdzone przez osobę weryfikującą (aprobującą) merytorycznie dany dokument;
zarówno dokumenty wystawione przez Wnioskodawcę, jak i powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów pliki będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (jako załącznik pod konkretnym rekordem dotyczącym transakcji w systemie finansowo-księgowym);
ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie zarchiwizowanych plików;
pliki będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym w systemie finansowo-księgowym lub po numerze wskazanym przez wystawcę dokumentu;
w każdej chwili będzie również istniała możliwość wydruku zapisanych lub zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej;
dostęp do zarchiwizowanych dokumentów będzie ograniczony do upoważnionych pracowników z działu księgowości/finansów/kontrolingu oraz w zależności od potrzeby innych osób z określonych działów Wnioskodawcy;
po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej otrzymane dokumenty papierowe będą niszczone po utrwaleniu ich w formie elektronicznej.

W przypadku otrzymywanych lub sporządzanych w formie papierowej dokumentów będących podstawą do zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy (w tym m.in. faktur VAT, paragonów, rachunków, dokumentów delegacji, ewidencji przebiegu pojazdów i innych dokumentów dokumentujących poniesione przez pracownika wydatki) Procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów będzie następująca:

dokumenty otrzymane lub sporządzone w wersji papierowej będą skanowane, a plik powstały w wyniku zeskanowania będzie przechowywany w formacie PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG;
plik powstały w wyniku skanowania dokumentów będzie załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o rozliczenie poniesionych wydatków w momencie raportowania wydatków w systemie wewnętrznym Wnioskodawcy;
wniosek, wraz ze zeskanowanymi dokumentami podlegać będzie weryfikacji i rozpatrzeniu przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za akceptację wydatków;
plik powstały w wyniku zeskanowania dokumentów będzie miał odpowiednią jakość umożliwiającą odczytanie wszystkich danych oraz będzie obejmować całą i niezmienioną treść dokumentów, wraz ze wszystkimi załącznikami (umożliwiającymi dokonanie weryfikacji merytorycznej danego dokumentu), jeśli takie wystąpią. Odpowiadać będzie za to (a w przypadku faktur VAT także za weryfikację tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury) pracownik rozliczający koszt. Będzie to również potwierdzone przez osobę weryfikującą zwrot kosztów;
pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (jako załączniki do elektronicznego wniosku o rozliczenie podniesionych przez pracownika wydatków) w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie plików po zaaprobowaniu wydatków;
pliki będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym lub w odpowiednim okresie księgowym, a także w systemie rozliczeń pracowniczych we wnioskach odpowiedniego pracownika;
w każdej chwili będzie również istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej;
dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do pracowników rozliczających wydatki, osób mogących aprobować wydatki oraz w zależności od potrzeby innych osób z określonych działów Wnioskodawcy;
po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej i aprobaty zwrotu kosztów dokumenty papierowe (w tym faktury) będą w odpowiednich terminach niszczone.

Procedura archiwizacji i przechowywania dokumentów nie naruszy właściwych przepisów i zasad dotyczących rachunkowości Wnioskodawcy, w szczególności w zakresie dowodów księgowych, ewidencji rachunkowej i obowiązku przechowywania dokumentów.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że Dokumenty będą przez Spółkę przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie zapewniała naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (zgodnie z opisaną Procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT, w szczególności Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów, w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie Dokumentu przechowywanego w formie papierowej? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest jego stanowisko, zgodnie z którym archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (zgodnie z opisaną Procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT, w szczególności Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów, w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie Dokumentu przechowywanego w formie papierowej.

Zgodnie z ustawą o VAT przez fakturę należy uważać każdy dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31).

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 (art. 86 ust. 1). Prawo to przysługuje z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88, 90 oraz 91.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (art. 106g ust. 1).

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1).

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4).

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 2 (art. 112).

Podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, powinny być przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a).

Zdaniem Wnioskodawcy, wprowadzając opisaną w zdarzeniu przyszłym Procedurę archiwizowania i przechowywania Dokumentów, wypełni on wszystkie wskazane w ustawie o VAT (oraz w innych mających zastosowanie przepisach) warunki zarówno dotyczące samych faktur jak ich przechowywania w szczególności:

Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia faktur (tzn. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury) poprzez właściwą weryfikację merytoryczną faktur obejmującą w szczególności tożsamość dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
Wnioskodawca zapewni integralność treści faktury (tzn. że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura) poprzez (i) zapis faktur (bezpośredni w przypadku wystawianych faktur lub po zeskanowaniu w przypadku faktur otrzymanych) w postaci plików PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, (ii) weryfikację kompletności i zgodności treści zeskanowanej lub zapisanej faktury, (iii) właściwe ustawienia systemowe uniemożliwiające usunięcie lub modyfikowanie zarchiwizowanych plików oraz (vi) ograniczony tylko do upoważnionych pracowników dostęp do zarchiwizowanych dokumentów;
Wnioskodawca zapewni czytelność faktury poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości plików umożliwiającej odczytanie wszystkich danych;
poprzez spisanie i przekazanie właściwym pracownikom Procedury archiwizowania i przechowywania Dokumentów, Wnioskodawca również jasno określi sposób zapewnienia powyżej wskazanej autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur;
Wnioskodawca ustali wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług poprzez metody biznesowej kontroli i weryfikacji obejmującej w szczególności (i) weryfikację merytoryczną i aprobatę faktur przez uprawnionych pracowników (co będzie odpowiednio odzwierciedlone w systemie Wnioskodawcy), (ii) wystawianie i zapisywanie faktur wyłącznie przez osoby do tego uprawnione (lub pracowników ponoszących dany koszt w przypadku wydatków poniesionych bezpośrednio przez pracowników), (iii) weryfikację czytelności, kompletności oraz zgodności treści faktur przez odpowiednie osoby oraz (iv) właściwe spisanie i przekazanie procedury właściwym pracownikom;
Wnioskodawca zapewni również elektroniczne przechowywanie (i) w podziale na okresy rozliczeniowe, (ii) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (w tym wyszukiwanie po numerze referencyjnym) oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do archiwizowanych faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w tym w szczególności bezzwłoczny ich pobór (w formie wydruku lub zapisania na nośniku danych) i przetwarzanie danych w nich zawartych;
faktury wysyłane w wersji papierowej będą wystawiane przez Wnioskodawcę co najmniej w dwóch egzemplarzach, jeden egzemplarz (wydrukowany) będzie wysyłany do nabywcy, natomiast drugi (bezpośrednio zapisywany w formie PDF) będzie zachowany w dokumentacji Wnioskodawcy;
zniszczenie Dokumentów (w tym faktur) po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej nie wpłynie na zdolność Wnioskodawcy do wypełnienia powyższych warunków.

Konkludując, zdaniem Wnioskodawcy, zarchiwizowanie i przechowywanie Dokumentów w formie elektronicznej zgodnie z opisaną w zdarzeniu przyszłym Procedurą archiwizowania i przechowywania Dokumentów (w tym zniszczenie Dokumentów papierowych po zakończeniu procesu archiwizacji) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT (w szczególności z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88, 90 oraz 91).

Dlatego też w szczególności, wprowadzenie Procedury archiwizowania i przechowywania Dokumentów nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego i w konsekwencji Wnioskodawcy przysługiwało będzie prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego w tych Dokumentach w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie Dokumentu przechowywanego w formie papierowej.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydanych przez organy podatkowe, w szczególności:

w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 sierpnia 2018 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.312.2018.1.JF, w której organ interpretacyjny zgodził się ze stanowiskiem, że nie ma żadnych normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego (archiwizacji elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej), a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści. Taki sposób archiwizacji jest zgodny z warunkami archiwizacji w art. 112 i 112a ustawy, a Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeśli wydatki są związane z jego działalnością gospodarczą;
w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 stycznia 2018 r., znak 0111-KDIB3-1.4012.845.2017.1.IK, zgodnie z którą: Wobec tego należy stwierdzić, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy. Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej;
w interpretacji Dyrektora IS w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., znak IPPP3/4512-560/15-2/KP, zgodnie z którą: faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych;
w interpretacji Dyrektora IS w Katowicach z dnia 10 lipca 2015 r., znak IBPP3/4512-328/15/AŚ, zgodnie z którą: Wobec tego, w niniejszej sprawie stwierdzić należy, że w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania dokumentów (faktur oraz rachunków, paragonów i innych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej. W stosunku do tych dokumentów (faktur) Wnioskodawca zachowa prawo obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach);
w interpretacji Dyrektora IS w Warszawie z dnia 29 czerwca 2015 r., znak IPPP1/4512-338/15-2/AKo, zgodnie z którą: Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w tradycyjnej formie, w formie obrazów elektronicznych w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury są przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami, Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej;
w interpretacji Dyrektora IS w Warszawie z dnia 26 czerwca 2015 r., znak IPPP1/4512-376/15-2/MK, w którym organ podatkowy uznał za prawidłowe w pełnym zakresie stanowisko, zgodnie, z którym: Mając na uwadze powyższe, zdaniem Banku, planowany przez Bank sposób przechowywania Dokumentów, w szczególności, uwzględniający digitalizację dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej i przechowywanie ich jedynie w formie elektronicznej (przy równoczesnym zniszczeniu ich postaci papierowej), będzie w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT (...). W konsekwencji, biorąc pod uwagę zapewnienie przez Bank autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności otrzymywanych faktur (zarówno elektronicznych, jak i zdigitalizowanych) co zostało wykazane powyżej Bank będzie uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim Dokumenty będą odnosić się do zakupów towarów/usług wykorzystywanych przez Bank do wykonywania czynności opodatkowanych VAT;
w interpretacji Dyrektora IS w Poznaniu z dnia 1 września 2014 r., znak ILPP4/443-295/14-4/BA, w którym organ podatkowy uznał za prawidłowe w pełnym zakresie stanowisko, zgodnie, z którym: W konsekwencji Spółka stoi również na stanowisku, że przechowywane w formie obrazów elektronicznych zapisy otrzymanych przez Spółkę oryginałów faktur i innych dokumentów wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy o VAT będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem terminów wskazanych w tym art. 86, definiujących moment powstania takiego prawa.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106) zwanej dalej ustawą podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy faktura powinna zawierać:

datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem;
w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
wyrazy metoda kasowa;
w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 wyraz samofakturowanie;
w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi wyrazy odwrotne obciążenie;

18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy wyrazy mechanizm podzielonej płatności;

w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 wskazanie:
1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
w przypadku, o którym mowa w art. 106c nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
1. przebieg pojazdu w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) dane określone w art. 136;
w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Stosownie do art. 106e ust. 5 ustawy faktura może nie zawierać:

w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a danych określonych w ust. 1 pkt 10 i 12-14;
w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. b danych określonych w ust. 1 pkt 5 i 12-14;
w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność w zakresie zarządzania portalami internetowymi. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług i prowadzi działalność opodatkowaną VAT.

W ramach prowadzonej działalności, większość faktur VAT jest otrzymywana, wystawiana i wysyłana w formie elektronicznej. Jednocześnie Wnioskodawca:

wystawia i wysyła faktury VAT w wersji papierowej,
otrzymuje faktury VAT w wersji papierowej,
otrzymuje lub sporządza w formie papierowej inne dokumenty związane z ponoszonymi kosztami (w tym m.in. paragony, rachunki, dokumenty delegacji, ewidencje przebiegu pojazdów i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych).

Celem minimalizacji kosztów oraz ograniczenia miejsca potrzebnego do ich przechowywania, a także usprawnienia obiegu i dostępu do Dokumentów, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej Dokumentów otrzymywanych, wysyłanych lub sporządzanych w formie papierowej. Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów będzie odpowiednio spisana i przekazana właściwym pracownikom. Wnioskodawca nie wyklucza, iż wdrożenie Procedury będzie miało miejsce w okresie po otrzymaniu interpretacji indywidualnej.

faktury wystawiane przez Wnioskodawcę będą bezpośrednio zapisywane w formie PDF (drukowany będzie jedynie egzemplarz wysyłany do nabywcy). Faktury (rachunki i inne odpowiednie dokumenty) otrzymane w wersji papierowej będą skanowane przez pracowników Wnioskodawcy. Plik powstały w wyniku skanowania będzie przechowywany w formie PDF (ewentualnie TIF, JPG, JPEG, PNG);
faktury wystawiane przez Wnioskodawcę są wystawiane i zapisywane wyłącznie przez osoby do tego uprawnione zgodnie z procedurami Wnioskodawcy albo przez system informatyczny;
zeskanowane faktury (rachunki i inne odpowiednie dokumenty) będą podlegały weryfikacji merytorycznej (będą aprobowane) przez uprawnionych pracowników zgodnie z procedurami Wnioskodawcy, co będzie odpowiednio odzwierciedlone w systemie Wnioskodawcy. Zakres weryfikacji merytorycznej obejmować będzie w szczególności tożsamość dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
zarówno w przypadku zapisanych jak i zeskanowanych dokumentów plik będzie miał odpowiednią jakość umożliwiającą odczytanie wszystkich danych oraz będzie obejmować całą i niezmienioną treść dokumentu, wraz ze wszystkimi załącznikami (umożliwiającymi dokonanie weryfikacji merytorycznej danego dokumentu), jeśli takie wystąpią. W przypadku skanowanych dokumentów, odpowiadać za to będzie skanujący pracownik. Będzie to również potwierdzone przez osobę weryfikującą (aprobującą) merytorycznie dany dokument;
zarówno dokumenty wystawione przez Wnioskodawcę, jaki i powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów pliki będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (jako załącznik pod konkretnym rekordem dotyczącym transakcji w systemie finansowo-księgowym);
ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie zarchiwizowanych plików;
pliki będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym w systemie finansowo-księgowym lub po numerze wskazanym przez wystawcę dokumentu;
w każdej chwili będzie również istniała możliwość wydruku zapisanych lub zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej;
dostęp do zarchiwizowanych dokumentów będzie ograniczony do upoważnionych pracowników z działu księgowości/finansów/kontrolingu oraz w zależności od potrzeby innych osób z określonych działów Wnioskodawcy;
po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej otrzymane dokumenty papierowe będą niszczone po utrwaleniu ich w formie elektronicznej.

dokumenty otrzymane lub sporządzone w wersji papierowej będą skanowane, a plik powstały w wyniku zeskanowania będzie przechowywany w formacie PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG;
plik powstały w wyniku skanowania dokumentów będzie załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o rozliczenie poniesionych wydatków w momencie raportowania wydatków w systemie wewnętrznym Wnioskodawcy;
wniosek, wraz ze zeskanowanymi dokumentami podlegać będzie weryfikacji i rozpatrzeniu przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za akceptację wydatków;
plik powstały w wyniku zeskanowania dokumentów będzie miał odpowiednią jakość umożliwiającą odczytanie wszystkich danych oraz będzie obejmować całą i niezmienioną treść dokumentów, wraz ze wszystkimi załącznikami (umożliwiającymi dokonanie weryfikacji merytorycznej danego dokumentu), jeśli takie wystąpią. Odpowiadać będzie za to (a w przypadku faktur VAT także za weryfikację tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury) pracownik rozliczający koszt. Będzie to również potwierdzone przez osobę weryfikującą zwrot kosztów;
pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (jako załączniki do elektronicznego wniosku o rozliczenie podniesionych przez pracownika wydatków) w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie plików po zaaprobowaniu wydatków;
pliki będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym lub w odpowiednim okresie księgowym, a także w systemie rozliczeń pracowniczych we wnioskach odpowiedniego pracownika;
w każdej chwili będzie również istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej;
dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do pracowników rozliczających wydatki, osób mogących aprobować wydatki oraz w zależności od potrzeby innych osób z określonych działów Wnioskodawcy;
po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej i aprobaty zwrotu kosztów dokumenty papierowe (w tym faktury) będą w odpowiednich terminach niszczone.

Dokumenty będą przez Spółkę przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie zapewniała naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania takich dokumentów.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powołanych przepisów art. 86 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione łącznie określone warunki:

odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego),
faktura zakupowa wystawiona na rzecz podatnika dokumentuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług na terytorium Polski, czyli została na niej wskazana kwota podatku od towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 4 ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Jeżeli więc spełnione zostaną warunki dające Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku naliczonego i nie wystąpią przesłanki wyłączające to prawo, to fakt że faktury dokumentujące nabycie przez niego towarów i usług będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku od towarów i usług, tak długo jak przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do nich na żądanie odpowiednim organom. Tym samym, Wnioskodawca zachowa prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na dotychczasowych zasadach, mimo zmiany formy przechowywania dokumentów źródłowych.

Odpowiadając zatem na pytanie Wnioskodawcy należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (zgodnie z opisaną Procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT, w szczególności Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów, w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie Dokumentu przechowywanego w formie papierowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Tutejszy organ informuje, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz Ordynacji podatkowej wniosek został rozpatrzony odrębnym pismem.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie