Temat interpretacji

Prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, w przypadku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, gdy spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r., poz. 900, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 14 kwietnia 2020 r. (data wpływu 17 kwietnia 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego, zawartego na dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, w przypadku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, gdy spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 kwietnia 2020 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego, zawartego na dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, w przypadku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, gdy spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka posiada kilka placówek zamiejscowych zlokalizowanych w Polsce. Spółka specjalizuje się w świadczeniu usług transportowych na rynkach zagranicznych. Spółka zatrudnia:

• pracowników różnego szczebla, odpowiedzialnych za utrzymywanie relacji z obecnymi kontrahentami i pozyskiwanie nowych partnerów do współpracy (dalej jako: pracownicy biura).

Fakt, że Spółka świadczy usługi na rynkach zagranicznych skutkuje tym, iż jej pracownicy często wyjeżdżają w podróże służbowe. W przypadku pracowników biura wyjazdy służbowe wymagane są przede wszystkim w sytuacji, gdy prowadzone są negocjacje biznesowa z kontrahentami lub potencjalnymi nowymi firmami współpracującymi. Każdy krajowy i zagraniczny wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi.

Spółka w całości pokrywa koszty związane z realizacją opisanych powyżej obowiązków służbowych przez jej pracowników. Do kosztów ponoszonych na rzecz pracowników (procesowanych w ramach rozliczeń pracowniczych i pokrywanych przez Wnioskodawcę poprzez wypłacanie pracownikom zaliczek lub zwrotów wydatków) zaliczają się głównie rozliczenia wyjazdów służbowych oraz szkolenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podroży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji), Spółka wdrożyła elektroniczny system do rozliczania dokumentów (dalej jako: System). Wdrożony zintegrowany System, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczanie delegacji w Systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety dalej jako: Dokumenty). Pracownik skanuje wszystkie Dokumenty do Systemu oraz zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. zeskanowane Dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały Dokumentów w wersji papierowej. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych Dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych Dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Spółki. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych Dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie Dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Spółka planuje przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania Dokumentów. Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji Dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1. Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).
2. Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika, w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.
3. Obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w systemie, iż złożone przez niego Dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.
4. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej, każdy delegowany pracownik, zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego Dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję Dokumentu źródłowego (Dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność Dokumentów. Format zapisu Dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.
5. Utworzony przez pracownika w Systemie, w wersji elektronicznej, raport wraz z załączonymi skanami Dokumentów trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.
6. Po akceptacji przez przełożonego raport wraz z załączonymi Dokumentami zostanie przesłany w Systemie do działu księgowości, w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych Dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków.
7. W przypadku zastrzeżeń raport zostanie odesłany do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do przełożonego, celem jego akceptacji, a po akceptacji trafi do działu księgowości.
8. Po procesie autoryzacji, raport wraz z Dokumentami zostanie zaksięgowany i rozliczony w systemie finansowo-księgowym. Po przesłaniu do systemu finansowo-księgowego Dokumenty nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści raportu, dołączenie lub usunięcie Dokumentów).
9. Wykaz wydatków (raport), wraz z Dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywany na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski, w dwóch certyfikowanych centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa.
10. Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła.
11. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
12. Przechowywanie Dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT, zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, zawartego na fakturach oraz innych dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego przy założeniu, że spełnione będą zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, elektroniczne kopie (skany) dokumentów zakupowych przechowywa-nych przez Spółkę, będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Uzasadnienie

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej a przepisy Ordynacji Podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzania ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem jest zatem obowiązkiem Spółki, przy czym Ordynacja podatkowa w żadnym przepisie nie wskazuje na sposób przechowywania takiej dokumentacji. W szczególności, zdaniem Spółki, żaden przepis Ordynacji podatkowej nie wskazuje, że taka dokumentacja powinna być przechowywana wyłącznie w wersji papierowej.

W odniesieniu do powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, podatnik ma dowolność jeśli chodzi o wybór sposobu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. W ocenie Spółki konieczne jest jedynie zapewnienie omawianej dokumentacji warunków gwarantujących jej wystarczającą trwałość i pozostanie w stanie niezmienionym do czasu upływu okresu przedawnienia. Natomiast wdrożony przez Spółkę System elektronicznego obiegu i archiwizacji Dokumentów, w tym faktur pozwoli na lepsze, niż w przypadku dokumentacji papierowej, zabezpieczenie jej przed ryzykiem utraty lub uszkodzenia.

Takie stanowisko potwierdzono przykładowo w interpretacji indywidualnej, wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, z dnia 12 czerwca 2015 r., znak: IPTPB3/4518-8/15-3/GG.

Spółka stoi zatem na stanowisku, że przyjęty sposób postępowania, o jakim mowa w stanie przyszłym, w szczególności niszczenie papierowych wersji faktur zakupowych, które zostały zeskanowane i następnie przeprocesowane w ramach opisanego Systemu elektronicznego obiegu Dokumentów, jest zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej w zakresie w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Przechowywanie Dokumentów w wersji elektronicznej a prawo do odliczenia naliczonego VAT

Kwestię przechowywania faktur, na gruncie ustawy o VAT [ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.], reguluje art. 112a tejże ustawy. Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury (w tym ich duplikaty) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

1. w podziale na okresy rozliczeniowe,
2. w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Ponadto, na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, iż podatnicy zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka wskazuje, iż definicje pojęć takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT.

Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Zgodnie z zapisami art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, o integralności treści faktury można mówić wtedy, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Mając to na uwadze należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Ponadto Wnioskodawca zauważa, że ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże jego zdaniem, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zaznaczyć, że w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jednakże przedmiotowe pojęcia kontroli biznesowych oraz wiarygodnej ścieżki audytu, które zostały powołane w cytowanym przepisie, nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Organy podatkowe również zajmowały swoje stanowisko w powyższej kwestii. Wyrażony m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 roku (znak: 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN) termin kontrola biznesowa należy interpretować jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia transakcją. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności oraz rodzaju podatnika, a także powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

1. podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu otrzymania i uwzględnienia w systemie w formie elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją nią udokumentowaną;
2. faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie;
3. podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo paragony, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. Konieczne jest jedynie, aby dokumenty związane z rozliczeniami VAT przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji zdaniem Spółki, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe Dokumenty dotyczące podróży służbowych otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie przepisów ustawy o VAT nie istnieją przeciwwskazania do przechowywania w postaci elektronicznej faktur zakupowych, otrzymanych w formie papierowej. Takie stanowisko potwierdza przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 roku (znak: IBBP3/443-1391/14/JP), a także interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r., (znak: IPPP2/4512-1052/15-4/AO), w której stwierdzono m.in., że wobec przywoła-nych przypisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku Wnioskodawca będzie uprawniony do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej.

Podsumowując, w przypadku gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia otrzymywanych Dokumentów, dzięki zastosowaniu Systemu elektronicznego ich obiegu, Spółka będzie w stanie w każdym przypadku zapewnić, że informacje wymienione na fakturach i innych Dokumentach dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. W szczególności możliwe będzie jednoznaczne przypisanie faktury do innych dokumentów (takich jak zamówienie lub umowa), potwierdzających faktyczny przebieg transakcji. Dokumenty będą podlegać sprawdzeniu jako dokument zarówno pod względem biznesowym, jak i księgowym, a dostęp do nich będzie ograniczony jedynie do wskazanych pracowników Spółki i tylko oni będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane. W celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności otrzymywanych Dokumentów, Spółka zastosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych w nich zawartych. Otrzymane przez Spółkę Dokumenty w formie papierowej będą przekształcane na postać pliku cyfrowego, którego zawartość od momentu wygenerowania będzie niezmienna i bez możliwości poddania go modyfikacjom. Plik zostanie zablokowany przed możliwością wprowadzania zmian na poziomie formatu PDF. W każdej chwili będzie możliwość wydrukowania Dokumentów, jednak bez możliwości wprowadzania do nich zmian.

Wdrożony przez Spółkę System elektronicznego obiegu Dokumentów umożliwi łatwe odszukanie Dokumentów oraz, bezzwłoczny dostęp do nich, a także ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w tych Dokumentach danych. Dzięki Systemowi możliwy będzie pełny i bezzwłoczny dostęp do wszystkich dokumentów księgowych od momentu ich otrzymania przez Spółkę, aż do momentu upływu terminu zobowiązania podatkowego.

W ocenie Spółki, przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej nie pozbawi jej prawa do odliczenia VAT.

Podsumowanie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Spółki fakt, iż Dokumenty będą archiwizowane przez nią wyłącznie w formie elektronicznej nie wpłynie negatywnie na możliwość odliczenia VAT tak długo, jak zapewniona zostanie integralność, czytelność i niezmienność dowodu źródłowego. W ocenie Spółki, wdrożony przez mą System takie warunki zapewnia, stąd Wnioskodawca powinien zachować prawo do odliczenia VAT na dotychczasowych zasadach, mimo zmiany formy przechowywania dokumentów źródłowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.; dalej jako: ustawa lub ustawa o VAT), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę doku-mentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży - art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
   
   1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ustawy o VAT:

1. Podatnicy przechowują:
   
   1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
   • w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów, potwierdzających wydatki poniesione podczas podróży służbowych (np. rachunki, paragony lub bilety), to wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. W celu optymalizacji procesu rozliczania kosztów podróży służbowych Spółka wdrożyła system elektroniczny. Spółka planuje przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania dokumentów. Wszystkie dokumenty dotyczące poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji będą przez pracowników skanowane lub fotografowane i zapisywane w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał ich drukowanie, ale niemożliwa będzie ich modyfikacja. Pracownik działu księgowości będzie weryfikował poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów. Wykaz wydatków wraz z dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywany na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski, w dwóch centrach danych posiadających certyfikaty bezpieczeństwa. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca umożliwi organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego, zawartego na dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, w przypadku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, gdy spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał, że wszystkie dokumenty, potwierdzające poniesione wydatki służbowe oraz rozliczenia delegacji, zamierza zapisywać i przechowywać w formacie elektronicznym, w podziale na okresy rozliczeniowe. Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje zatem, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie łatwe odszukiwanie; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały umożliwiony dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej i możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Wnioskodawca stwierdził również, że wykaz wydatków wraz z dokumentami rozliczeniowymi będą przechowywane na serwerach w dwóch centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa. Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony przez podanie zindywidualizowanego loginu pracownika i hasła. Zatem tak postępując, jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, podatnik wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych, wymienionych przez Wnioskodawcę, innych dokumentów księgowych (np. rachunków, paragonów lub biletów), tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie o VAT. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1. (uchylona),
2. nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów dokumenty potwierdzające zakupy towarów i usług związanych z wydatkami służbowymi (faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami), przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach wdrożonego systemu przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą dawały Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

Tym samym, w zakresie zadanego pytania odnoszącego się do prawa do odliczenia podatku VAT, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidulane nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej