Możliwość przechowywania paragonów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwo stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 marca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 marca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości przechowywania paragonów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 10 maja 2022 r. (wpływ 10 maja 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca) jest podmiotem mającym siedzibę na terytorium Polski zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zajmuje się sprzedażą m.in. suplementów diety, kosmetyków, akcesoriów dla domu oraz produktów higieny osobistej.

Wskazana powyżej sprzedaż prowadzona jest m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (dalej: Konsumenci). Ze względu na jej charakter spełnia ona przesłanki opisane w punkcie 36 załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: Rozporządzenie), a więc:

‒stanowi dostawę towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi),

‒gdzie dostawca towaru otrzymuje w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),

‒a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Niemniej jednak, Wnioskodawca w ramach swojej działalności gospodarczej zajmuje się m.in. dostawą perfum. Z tego względu, na mocy § 4 ust. 1 pkt 1 lit. o) Rozporządzenia nie jest On uprawniony do zastosowania zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących mimo dokonywania dostaw opisanych w punkcie 36 załącznika do Rozporządzenia.

Biorąc pod uwagę powyższe, transakcje dokonywane na rzecz Konsumentów dokumentowane są paragonami fiskalnymi przy użyciu kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii. Paragony fiskalne są drukowane i przechowywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej. Jednocześnie, paragony fiskalne są również zapisywane w formie elektronicznej na informatycznych nośnikach danych - kartach MicroSD. Zgodnie z homologacją drukarki fiskalnej, dostęp do kopii elektronicznej realizowany jest za pomocą oprogramowania dołączonego do drukarki fiskalnej „ej viewer” - z zastosowaniem tego oprogramowania w każdym momencie możliwy jest odczyt danych z kopii elektronicznej paragonu, czy wydrukowanie jego papierowej kopii.

Wnioskodawca informuje, że kasy rejestrujące posiadane przez Wnioskodawcę spełniają wymagania techniczne dla kas rejestrujących wynikające z Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących lub wcześniejszych przepisów w tym zakresie (w przypadku gdy potwierdzenia dla kas rejestrujących zostały wydane przed wejściem w życie powyższego rozporządzenia).

Ponadto, do każdej transakcji zawartej z Konsumentem oprócz paragonu fiskalnego wystawiana jest również faktura w formie elektronicznej, która jest dostępna do pobrania przez Konsumentów (nabywców towarów) na platformie internetowej udostępnianej do tego celu przez Wnioskodawcę.

Wnioskodawca planuje w przyszłości zmienić zasady przechowywania dokumentacji związanej z powyższymi transakcjami. W szczególności, Wnioskodawca planuje zaniechać przechowywania paragonów fiskalnych w wersji papierowej. Podczas gdy paragony będą wciąż drukowane w wersji papierowej, Wnioskodawca będzie zlecać ich dematerializację i zachowanie jedynie ich elektronicznej wersji. W konsekwencji, w ramach dokumentacji posiadanej w stosunku do transakcji zawieranych z Konsumentami Wnioskodawca będzie przechowywał przez okres wymagany przepisami prawa paragon fiskalny (w formie zapisu elektronicznego) oraz fakturę w wersji elektronicznej. W przypadku faktur przechowywane one będą w systemach Wnioskodawcy oraz na dyskach. Paragony fiskalne będą z kolei archiwizowane na kartach MicroSD. Sposób przechowywania powyższych dokumentów oraz dane zawarte w ich treści będą umożliwiały wyszukanie paragonów fiskalnych oraz faktur wystawianych do poszczególnych transakcji oraz ścisłe powiązanie paragonów z fakturami. W szczególności, zarówno faktura jak i paragon fiskalny wystawione do danej transakcji będą zawierać wspólny numer zamówienia, dzięki czemu możliwe będzie powiązanie ze sobą obu dokumentów. Co więcej, w ramach posiadanego oprogramowania do obsługi kas fiskalnych Wnioskodawca będzie miał możliwość wyszukiwania paragonów fiskalnych na podstawie danych na nich zawartych, takich jak numer zamówienia, nazwa kontrahenta itp. Oprogramowanie oraz sprzęt użyty do wystawiania powyższych dokumentów zapewni ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podsumowując wskazać należy, że:

‒zgodnie z rozważanym przez Wnioskodawcę procesem wszystkie transakcje na rzecz Konsumentów ewidencjonowane będą za pomocą kas rejestrujących - drukowane będą paragony w formie papierowej (które będą następnie zdematerializowane), przy czym treść paragonu zapisywana będzie również w formie elektronicznej,

‒transakcje dokumentowane będą dodatkowo fakturami VAT, które udostępniane będą Konsumentom w formie elektronicznej,

‒egzemplarze faktur przeznaczone dla Wnioskodawcy przechowywane będą w formie elektronicznej, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność,

‒stosowany przez Wnioskodawcę system oznaczania dokumentów pozwalał będzie na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję oraz powiązanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję,

‒przechowywanie treści paragonów w postaci elektronicznych zapisów gwarantować będzie łatwe ich odszukanie, dostęp oraz możliwość ich odczytu i wydrukowania w dowolnym momencie,

‒podobnie jak w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również treści paragonów zapisane w formie elektronicznej przechowywane będą w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność treści rozumiane jako pewność, że zostały one wystawione przez Wnioskodawcę, a dane zawarte w dokumentach nie zostały zmienione.

Pytanie

Czy zasady przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych w ramach transakcji zawieranych z Konsumentami przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego (obejmujące w szczególności przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej) spełniają wymogi wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności zawarte w art. 106h ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm., dalej: ustawa o VAT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, zasady przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych w ramach transakcji zawieranych z Konsumentami przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego (obejmujące w szczególności przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej) spełniają wymogi wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności zawarte w art. 106h ustawy o VAT.

UZASADNIENIE

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są, co do zasady, obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W myśl ust. 3a pkt 1 powyższego artykułu w ramach prowadzonej ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących podatnicy są zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. Niezależnie od powyższego, na mocy ust. 3a pkt 8 powyższego artykułu, dokumenty wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących powinny być co do zasady drukowane.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2021 r. poz. 1625 ze zm., dalej: rozporządzenie w sprawie kas).

Zgodnie z powyższymi przepisami przez paragon fiskalny albo fakturę rozumie się dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży (§ 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas).

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Niemniej jednak, zgodnie z ust. 3 pkt 1 cytowanego artykułu, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4.

Fakturą, w myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Na podstawie pkt 32 cytowanego artykułu przez fakturę elektroniczną rozumie się z kolei fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, pod pojęciem sprzedaży rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy o VAT - w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy o VAT).

Art. 112 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Z powyższych przepisów wynika więc, że w przypadku podatników prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej konieczność zapewnienia klientowi prawa do otrzymania dowodu nabycia towaru może zostać zrealizowana na dwa sposoby - kontrahent może otrzymać:

‒paragon fiskalny lub

‒fakturę VAT w formie papierowej lub elektronicznej - w tym wypadku klient otrzymuje wyłącznie fakturę, bez otrzymywania paragonu (który pozostaje u sprzedawcy).

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, w przypadku Wnioskodawcy w ramach transakcji zawieranych z Konsumentami otrzymywać oni będą faktury VAT w formie elektronicznej (spełniające wymogi autentyczności, integralności i czytelności).

Jednocześnie zwrócić należy uwagę, że kwestię archiwizowania paragonów fiskalnych przez podatników, w sytuacji gdy w ramach transakcji wystawiona została również faktura, reguluje przede wszystkim art. 106h ustawy o VAT. Przytoczony przepis przewiduje dwie procedury archiwizowania paragonów fiskalnych tj.:

‒w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (ust. 1);

‒w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (ust. 3).

Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić należy, że do Wnioskodawcy (wystawiającego w ramach transakcji z Konsumentami faktury w formie elektronicznej) zastosowanie mieć będzie procedura opisana w art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, w związku z faktem, że dokumentując sprzedaż na rzecz Konsumentów Wnioskodawca wystawia faktury elektroniczne.

Porównując brzmienie obu przepisów przytoczonych powyżej stwierdzić należy więc, że w przypadku faktury wystawionej w formie:

‒papierowej - na podatnika został nałożony obowiązek dołączenia do tak wystawionego egzemplarza faktury (pozostającego u niego) również paragonu dokumentującego tę sprzedaż (którego nie otrzymuje nabywca);

‒elektronicznej - na podatnika został nałożony obowiązek pozostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

W takiej sytuacji, w myśl art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, paragon fiskalny odnoszący się do danej transakcji powinien być „zostawiony w dokumentacji”. Użycie tego sformułowania zamiast „dołączenia” (użytego w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT) oznacza, że zakres obowiązków dokumentacyjnych dla transakcji dokumentowanych fakturami elektronicznymi jest, w ocenie Wnioskodawcy, odmienny.

W szczególności, zdaniem Wnioskodawcy w przypadku art. 106h ust. 3 ustawy o VAT nie ma obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych w formie papierowej. Wynika to m.in. z językowego brzmienia sformułowania „zostawić w dokumentacji”, które nie precyzuje, czy paragony fiskalne mają być pozostawione w dokumentacji w formie papierowej czy też elektronicznej. Nie wskazuje również na to użycie pojęcia „dokumentacji”, które co prawda nie jest zdefiniowane w ustawie o VAT, jednak zgodnie z powszechnym jego rozumieniem może obejmować zarówno dokumentację prowadzoną w formie papierowej, jak również elektronicznej. Przykładowo, Słownik Języka Polskiego PWN definiuje dokumentację jako 1. «zbiór dokumentów mających wartość dowodową, informacyjną lub opisową», 2. «gromadzenie lub tworzenie takich dokumentów». Dokumentem jest z kolei 1. «pismo urzędowe», 2. «dowód stwierdzający czyjąś tożsamość», 3. «materiał w postaci tekstu, fotografii lub jakikolwiek przedmiot, mający wartość dowodową lub informacyjną», 4. «plik komputerowy zawierający informacje zapisane w odpowiednim formacie», 5. «film dokumentalny».

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że jego pogląd znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych w analogicznych stanach faktycznych / zdarzeniach przyszłych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

‒z 21 czerwca 2018 r. (znak: 0111-KDIB3-2.4012.255.2018.2.ASZ) - „(...) odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.”;

‒z 23 lutego 2018 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.13.2018.1), w której za prawidłowe uznano stanowisko podatnika zgodnie, z którym przechowywanie treści paragonów wyłącznie w formie elektronicznej w przypadku gdy doszło do wystawienia i otrzymania przez nabywcę faktury w formie elektronicznej (tj. w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych) jest zgodne z unormowaniem art. 106h ust. 3 ustany o VAT, bowiem spełniona jest dyspozycja wskazanego przepisu, zgodnie z którą podatnik „zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.”;

‒z 20 maja 2020 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.209.2020.1.JG), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiadając na pytanie podatnika dotyczące możliwości niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, do której wystawiona zostanie faktura VAT przechowywana w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przy jednoczesnym zachowaniu kopii paragonu fiskalnego w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej podatnika dokonującego sprzedaży uznał, że zniszczenie paragonu spełnia warunki przewidziane w art. 106h Ustawy VAT;

‒z 26 marca 2021 r. (znak: 0111-KDIB3-2.4012.66.2021.1.AZ) - „(...) należy zgodzić się z wnioskodawcą, że art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, umożliwia Wnioskodawcy zniszczenie paragonu fiskalnego w sytuacji, w której:

1.sprzedaż będzie zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej,

2.w pamięci kasy rejestrującej zapisana będzie kopia paragonu fiskalnego dotyczącego sprzedaży, zawierająca dane identyfikujące fakturę VAT,

3.egzemplarz, faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy będzie miał formę elektroniczną.”

Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że przechowywanie paragonów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej zapewni należytą jakość posiadanej dokumentacji oraz odpowiedni dostęp do niej, co sprawi, że posiadana dokumentacja będzie spełniała wymogi wynikające z ustawy o VAT. Jak bowiem wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, paragony fiskalne są trwale zapisywane na kartach MicroSD. Dostęp do nich jest możliwy w każdej chwili za pomocą oprogramowania dołączonego do drukarki fiskalnej i w razie potrzeby mogą być również wydrukowane. Łatwy dostęp do paragonów fiskalnych jest również zapewniony dzięki wyszukiwarce paragonów fiskalnych umożliwiających ich odnalezienie na podstawie danych na nich zawartych takich jak numer zamówienia, nazwa kontrahenta itp., co oznacza, że będzie możliwość jednoznacznego powiązania paragonu z fakturą.

Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy możliwość odtworzenia zawartości paragonu zapisanego na karcie MicroSD będzie prosta i możliwa na każde żądanie organu podatkowego. Ponadto, tak zarchiwizowany paragon fiskalny będzie również zawierał dane (w szczególności numer zamówienia) identyfikujące fakturę wystawioną do danej transakcji.

Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę na dwa dodatkowe aspekty związane z przechowywaniem paragonów w formie papierowej, które jego zdaniem sprawiają, że przechowywanie paragonów w wersji elektronicznej będzie bardziej ekonomiczne i lepsze funkcjonalnie tj.:

‒wysokie koszty przechowywania paragonów w wersji papierowej;

‒szybkie blaknięcie paragonów w wersji papierowej, co w konsekwencji skutkuje niemożliwością ich odczytu po relatywnie krótkim czasie, co jest istotne z punktu widzenia wymaganego okresu przechowywania paragonów fiskalnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy art. 106h ust. 3 ustawy o VAT (w przeciwieństwie do ust. 1 cytowanego przepisu) umożliwia w przypadku wystawienia w ramach transakcji faktury elektronicznej przechowywanie przez podatników paragonu fiskalnego odnoszącego się do transakcji również w formie elektronicznej. Mając na uwadze powyższe, zawarty w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania paragonów fiskalnych planowany przez Wnioskodawcę (tj. zlecenie ich dematerializacji oraz przechowywanie wyłącznie w postaci elektronicznej) jest jego zdaniem zgodny z przepisami ustawy o VAT, biorąc pod uwagę m.in. fakt, że zdaniem Wnioskodawcy zapewni on spełnienie wymogów dotyczących integralności treści, czytelności oraz autentyczności pochodzenia dokumentów posiadanych przez Wnioskodawcę.

Wnioskodawca wskazuje, że w analogicznym opisie zdarzenia przyszłego stanowisko zbieżne ze stanowiskiem Wnioskodawcy wyraził również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 8 lipca 2021 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.280.2021.2.KP), gdzie organ interpretacyjny wskazał, że „(...) Wnioskodawca będzie miał możliwość przechowywania paragonów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych. Zatem, nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie paragonów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków. Tym samym należy się zgodzić z Wnioskodawcą, że wskazany w opisie zdarzenia przyszłego proces, w ramach którego Wnioskodawca przechowywał będzie wyłącznie treści paragonów zapisanych formie elektronicznej (zapis na karcie MicroSD) dematerializując/niszcząc wydrukowane paragony (tzw. oryginały dla klienta) stanowił będzie realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ustawy VAT i zgodny będzie z wymogami zdefiniowanymi w ustawie o VAT.”

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy zasady przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych w ramach transakcji zawieranych z Konsumentami przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego (obejmujące w szczególności przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej) spełniają wymogi wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności zawarte w art. 106h ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z treścią art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931) zwanej dalej ustawą:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy:

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców tj. osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolników ryczałtowych.

Zatem obowiązek stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących zależy od statusu podmiotu, który nabywa świadczenia od podatnika. Jeżeli usługę lub towar nabywa podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy, to podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Tym samym obowiązek ten nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz firm, przedsiębiorstw, organizacji.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a)w postaci papierowej lub

b)za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217).

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

‒wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12;

‒przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp.

W myśl art. 73 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.):

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Z kolei zgodnie z § 29 w zw. z § 22 ust. 4 rozporządzenia:

Podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 22 ust. 4 stosuje się.

Fiskalizacja jest potwierdzana wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego jest dołączany do książki kasy.

Na podstawie art. 2 pkt 31 i 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

‒fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

‒fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy:

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a)czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b)czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a)przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,

b)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2)sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Jak wynika z przywołanych przepisów podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Natomiast na żądanie nabywcy, niebędącego podatnikiem podatku VAT, wyrażone w odpowiednim czasie podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę.

Wszystkie elementy, jakie powinna zawierać faktura określa art. 106e ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać: w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Zgodnie z art. 106h ustawy:

1.W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

2.Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

3.W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

4.Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania paragonów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej.

Z wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi sprzedaż m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej tj. Konsumentów. Wnioskodawca ewidencjonuje sprzedaż m.in. suplementów diety, kosmetyków, akcesoriów dla domu oraz produktów higieny osobistej za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii. Paragony fiskalne są drukowane i przechowywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej jak również zapisywane są w formie elektronicznej na informatycznych nośnikach danych – karty MicroSD. Ponadto do każdej transakcji oprócz paragonu fiskalnego wystawiana jest faktura w formie elektronicznej dostępna do pobrania przez Konsumentów na udostępnionej przez Wnioskodawcę, do tego celu, platformie.

Wnioskodawca planuje w przyszłości przechowywać paragony fiskalne wyłącznie w formie elektronicznej. Paragony wciąż będa drukowane lecz Wnioskodawca będzie zlecać ich dematerializację. Faktury wystawiane do ww. paragonów przechowywane będą w systemach Wnioskodawcy i na dyskach. Paragony fiskalne natomiast będą przechowywane i archiwizowane na kartach MicroSD, w sposób umożliwiający ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób przechowywania paragonów zapewni do nich dostęp oraz możliwość odczytu i ich wydrukowania w dowolnym momencie. System oznaczania dokumentów będzie pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję oraz ich powiązanie.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Skoro Wnioskodawca dokonaną sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, to stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 29 rozporządzenia Wnioskodawca ma obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży. Wnioskodawca – w myśl § 29 rozporządzenia - nie będzie miał natomiast obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych (karta pamięci).

Jak wynika z opisu sprawy, paragony zapisywane przez Wnioskodawcę na elektronicznym nośniku danych – karcie MicroSD – przechowywane będą w sposób zapewniający do nich dostęp oraz możliwość odczytu i ich wydrukowania w dowolnym momencie. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność paragonów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, stosowany przez Wnioskodawcę system oznaczania dokumentów będzie pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję oraz ich powiązanie.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że przechowywanie paragonów fiskalnych wystawionych w ramach transakcji zawieranych z Konsumentami na zasadach opisanych we wniosku spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy i będzie zgodne z wymogami zdefiniowanymi w ustawie o podatku od towarów i usług.

Dodatkowo trzeba wskazać, że Wnioskodawca wystawiając fakturę na rzecz Konsumenta powinien mieć na względzie cytowany powyżej przepis art. 106b ust. 5 pkt 3 ustawy odnoszący się do tzw. faktur uproszczonych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).