Temat interpretacji
Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowaniu poprzez skanowanie lub fotografowanie przesłane do Spółki w formie elektronicznej.
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 marca 2020 r. (data wpływu 26 marca 2020 r.) uzupełnionym pismem nadanym w placówce pocztowej dnia 18 maja 2020 r. (data wpływu 20 maja 2020 r.) oraz pismem z dnia 20 maja 2020 r. (data wpływu pocztą elektroniczną ePUAP 20 maja 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 14 maja 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.1.PRM (doręczone Stronie w dniu 15 maja 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowniu - poprzez skanowanie lub fotografowanie - przesłane do Spółki w formie elektronicznej - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 26 marca 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem nadanym w placówce pocztowej dnia 18 maja 2020 r. (data wpływu 20 maja 2020 r.) oraz pismem z dnia 20 maja 2020 r. (data wpływu pocztą elektroniczną ePUAP 20 maja 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 14 maja 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.1.PRM (doręczone Stronie w dniu 15 maja 2020 r.) dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowniu - poprzez skanowanie lub fotografowanie - przesłane do Spółki w formie elektronicznej.
We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:
() Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się świadczeniem usług wsparcia dla podmiotów działających na rynku nieruchomości komercyjnych.
Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.
W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od szeregu podmiotów (dalej: Kontrahenci). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi dokumentowane są przez Kontrahentów poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT. Wnioskodawca otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur i innych dokumentów księgowych np. biletów, paragonów za przejazdy autostradą itp. w wersji papierowej (dalej łącznie zwane: dokumentami księgowymi), Spółka zamierza wdrożyć przechowywanie części dokumentów księgowych wyłącznie w systemie elektronicznym. Na chwilę obecną jest to program () zintegrowany z systemami (), którego funkcjonalność opisana jest poniżej (dalej: System).
Tym samym Spółka podkreśla, że w zdarzeniu przyszłym będącym podstawą wydawania wniosku należy stwierdzić, że Spółka część dokumentów będzie archiwizowała w formie papierowej, a część w formie elektronicznej, tj. wyłącznie w Systemie. Jednocześnie przedmiotem zapytania jest wyłącznie kwestia faktur, które będą przechowywane w formie elektronicznej.
W odniesieniu do tych faktur wykorzystywany przez Spółkę System pozwalać będzie na przechowywanie dokumentów księgowych otrzymywanych w formie elektronicznej.
Spółka wprowadzając dany dokument księgowy do Systemu będzie dokonywać kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwalać będzie na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem księgowym a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.
W konsekwencji, Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dany dokument księgowy oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.
W przypadku użycia systemu wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego. Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób, który umożliwiał będzie dostęp do tych dokumentów zgodnie z przepisami podatkowymi.
System będzie przechowywać dokumenty księgowe z zachowaniem następujących zasad:
- każdy dokument księgowy będzie zapisywany do bazy danych w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia do Systemu oraz powiązanie wprowadzonego dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,
- pliki zawierające dokumenty księgowe, po przeprowadzeniu procesu księgowania dokumentów powstałych na ich podstawie, będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki,
- po zaksięgowaniu plik zawierający dane zeskanowanego dokumentu księgowego lub dokument w formie elektronicznej otrzymany w formie mailowej od Kontrahenta nie będzie udostępniony użytkownikom do edycji i usuwania,
- każdy z użytkowników Systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,
- baza danych zawierająca dane o elektronicznych dokumentach księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.
Dokumenty księgowe w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie), tj. np. w formacie PDF, JPG, GIF, TIFF.
System umożliwiać będzie dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.
Dla usprawnienia kontaktów z Kontrahentami Spółka zamierza wprowadzić również rozwiązanie, w ramach którego dokumenty księgowe wystawione będą przez Kontrahentów w formie papierowej ale będą przez nich przesyłane i odbierane przez Spółkę w formie np. PDF, JPG, GIF, TIFF. W przypadku tym Spółka wyrazi zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej przez Kontrahentów. Tym samym Kontrahent będzie wystawiał fakturę w formie papierowej, następnie faktura będzie dygitalizowana, np. skanowana lub fotografowana do pliku np. PDF, JPG, GIF, TIFF i wysyłana pocztą elektroniczną (e-mail).
Spółka pragnie podkreślić, że w odniesieniu do faktur, które objęte są przedmiotem zapytania, otrzymane dokumenty księgowe w formie elektronicznej nie będą dodatkowo otrzymywane w formie papierowej od Kontrahentów, tj. ww. dokumenty księgowe w formie papierowej nie zostaną wprowadzone do obrotu.
Faktury wystawione przez Kontrahentów w formie elektronicznej będą przechowywane w Spółce wyłącznie w tej formie.
Spółka pragnie zaznaczyć, że zakupione towary i usługi udokumentowane w fakturach i fakturach korygujących będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
W piśmie z dnia 20 maja 2020 r. Wnioskodawca wskazał, że planuje udzielić wybranym dostawcom krajowym i zagranicznym zgodę na wystawianie faktur w formie elektronicznej. Faktury będą przesyłane na wskazany przez Spółkę adres mailowy. Jednocześnie w celu zagwarantowania nadzoru i możliwości zarządzenia procesem zakupów, jak też w celu zapewnienia odpowiedniej kontroli biznesowej, która gwarantować ma wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) a wystawianą fakturą Spółka zamierza wdrożyć i stosować procedury zakupowe, które zaimplementowane zostaną w oparciu o system komputerowy.
Założeniem wdrożonych procedur jest uzyskanie potwierdzenia, że każda otrzymana faktura lub faktura korygująca podlegać będzie sprawdzeniu w procesie księgowym i biznesowym (nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym) i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami związanymi z procesem zakupowym. Procedura w szczególności ma zapewniać, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy otrzymaną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi.
Poniżej Spółka przedstawia bardziej szczegółowe informacje dotyczące procesów, które Wnioskodawca zamierza wdrożyć.
System () wykorzystywany w procesie zakupu
Zdaniem Wnioskodawcy podstawowe znaczenie dla określenia procesów kontroli biznesowej mających gwarantować wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) jest wykorzystanie profesjonalnego programu komputerowego () (dalej: system lub system () lub program ()).
Program ten oparty na formule () dostosowany został dla potrzeb biznesowych Grupy (), do której Wnioskodawca należy. Założeniem wdrożenia tego programu jest co do zasady z jednej strony uwzględnienie specyfiki działalności Grupy () (działalność na rynku nieruchomości komercyjnych) a z drugiej strony zapewnienie możliwości korzystania ze wspólnej platformy księgowej przez wszystkie podmioty zaangażowane w procesie budowy i komercjalizacji nieruchomości (spółki nieruchomościowe, spółki zarządzające i usługowe itp.).
Tym samym, większość procesów i dokumentów generowana będzie przy użyciu profesjonalnego programu (), który zapewnia zgodność, prawidłowość oraz sprawdzalność (możliwość weryfikacji) danych finansowych.
Oprogramowanie do przetwarzania faktur (() system, OCR)
W celu odpowiedniego przetwarzania faktur na potrzeby księgowe oraz archiwizacyjne Wnioskodawca zamierza korzystać ze specjalistycznego oprogramowania w postaci Systemu (), którego zadaniem jest wyodrębnienie dokumentów PDF za pomocą oprogramowania OCR (program do optycznego rozpoznawania znaków), które wyodrębnia zapisy tekstowe z plików graficznych.
Faktura otrzymana w formie mailowej będzie automatycznie przyjmowana w systemie (), a następnie przetwarzana przez oprogramowanie OCR. W wyniku przeprowadzenia tego procesu dojdzie do wyodrębnienia następujących danych z faktury:
- Data otrzymania dokumentu;
- Konto bankowe dostawcy;
- Nazwa podmiotu prawnego ();
- Numer faktury;
- Data wystawienia faktury;
- Kwota brutto;
- Kwota netto;
- Kwota podatku VAT;
- Numer zamówienia (jeśli dotyczy);
- Numer konta dostawcy () (jeśli dotyczy);
- Data usługi do/od (jeśli dotyczy);
- Data zakończenia usługi (jeśli dotyczy).
Powyższy proces będzie umożliwiał wprowadzenie danych wyodrębnionych z faktury bezpośrednio do systemu () z otrzymanego w formie elektronicznej dokumentu (za pomocą systemu OCR).
Kluczowe dokumenty i proces () wykorzystywany w systemie zakupów
- Dokument zapotrzebowania (Purchase order)
Standardowym działaniem związanym z dokumentowaniem procesu zakupu jest przygotowanie dokumentu zapotrzebowania. Dokument ten stanowi sformalizowany dokument elektroniczny określony w procedurze zakupu, który stosowany jest we wszystkich uzasadnionych gospodarczo przypadkach.
Brak zastosowania tego dokumentu będzie odnosił się do sytuacji, gdzie zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu będzie dokonane na podstawie innych dokumentów (np. procedury rozliczania kosztów służbowych) lub będzie związane ze specyfiką procesu rozliczeń (np. incydentalnym zakupem usług lub towarów o niewielkiej wartości, np. usługi gastronomiczne o małej wartości).
Dokument zapotrzebowania zawiera wszystkie istotne informacje, które pozwalają na zindywidualizowanie przedmiotu nabywanego świadczenia. W szczególności zawiera:
- Opis nabywanych usług i towarów;
- Informacje identyfikujące dostawcę;
- Określenie ceny nabywanych towarów i usług;
- Warunki i terminy płatności.
W konsekwencji, dokument zapotrzebowania służy zapewnieniu:
- Możliwości właściwego udokumentowania procesu zakupu;
- Możliwości weryfikacji dokumentów pod względem merytorycznym (czy przedmiot świadczenia został wykonany w sposób właściwy) oraz formalno-prawnym. W szczególności dokumentacja elektroniczna umożliwia zweryfikowanie czy towary będące przedmiotem świadczenia zostały otrzymane (weryfikacja oraz uzgodnienie na odpowiednich kontach księgowych) lub czy usługi zostały wykonane;
- Zapewnieniu odpowiedniej archiwizacji procesu;
- Zapewnieniu właściwej ścieżki audytu.
Reasumując, korzystanie przez Spółkę z dokumentu zapotrzebowania umożliwia usystematyzowanie procesu rozliczeń oraz identyfikację osób odpowiedzialnych za określone etapy procesu zakupu oraz poprzez rozdział funkcji umożliwia wdrożenie określonych procedur kontroli.
Dokument zapotrzebowania wystawiany jest w systemie () (()). Każdy dokument zapotrzebowania wymaga akceptacji na podstawie wewnętrznej procedury akceptowania kosztów.
Wnioskodawca wymaga od kontrahentów aby zamieszczali numer dokumentu zapotrzebowania na fakturach w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy zamówieniem a fakturą zakupu.
- Faktura sprzedaży VAT
Potwierdzeniem nabycia towarów jest faktura wystawiona przez sprzedawcę towarów/usługodawcę. Dane na fakturze sprzedaży (w szczególności dane nabywcy, ilość, rodzaj, nazwa towarów/usług, data sprzedaży, termin płatności) powinny być zgodne z Dokumentem zapotrzebowania (instrukcje kodowania i/lub numer zamówienia zgodny z Dokumentem zapotrzebowania).
W sytuacji, gdyby nastąpiła niezgodność pomiędzy wystawianą fakturą, zamówieniem, faktycznie dostarczonymi towarami, etc. Kontrahenci w celu prawidłowego zobrazowania przebiegu transakcji zobowiązani są do wystawienia faktur korygujących.
Do osób zaangażowanych w proces zakupu w ramach procedury będą należeć:
- Osoba zlecająca zakup - Zlecający odpowiedzialny jest za szczegółowe określenie zapotrzebowania, biznesowe uzasadnienie dokonania zakupu, dostarczenie pełnej specyfikacji dotyczącej przedmiotu zakupu (w szczególności w zakresie usług) oraz informacji o przyznanych/dostępnych zasobach finansowych, sprawdzenie zgodności treści zamówienia z innymi procedurami, współpracy merytorycznej w procesie wyboru dostawcy i tworzenia umów z dostawcami oraz realizacji zamówień, sporządzenie Dokumentu Zapotrzebowania w systemie (). Osoba zlecająca zakup będzie ponosić odpowiedzialność za zgodność transakcji z procedurami firmy ().
- Zatwierdzający zamówienie - osoba akceptująca zamówienie wprowadzone przez Osobę zlecającą zakup zgodnie z wewnętrzną polityką zatwierdzania kosztów.
- Księgowy ds. zobowiązań (AP Accountant) - osoba weryfikująca zgodność Dokumentu zapotrzebowania z Fakturą oraz weryfikująca proces wyodrębnienia faktury przez system OCR. W szczególności będzie odpowiedzialna za weryfikację czy wszystkie wymagane informacje zostały wyodrębnione z faktury elektronicznej przez system OCR, odpowiedzialna za weryfikację instrukcji dotyczących płatności.
- Księgowy odpowiedzialny za akceptację zapisu księgowego - po przetworzeniu dokumentu (faktury) w systemie OCR i wyodrębnieniu odpowiednich danych, system () samodzielnie będzie tworzył wpis do ksiąg rachunkowych Spółki (voucher ID). Każdy voucher ID będzie wymagał akceptacji osoby odpowiedzialnej zgodnie z polityką akceptacji dokumentów. Po akceptacji system () automatycznie utworzy wpis do systemu księgowego oraz zlecenie dokonania płatności.
- Zatwierdzający płatność - Osoba z działu C M, która będzie odpowiedzialna za weryfikację zlecenia dokonania płatności. Zapewni środki finansowe i zrealizuje płatność poprzez wysłanie polecenia dokonania płatności do Banku.
Należy podkreślić, że oprócz podjęcia opisanych powyżej środków mających na celu zapewnienie odpowiedniej kontroli biznesowej, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów, Spółka ma zamiar wdrożyć też odpowiednie procedury bezpieczeństwa związane z realizacją procesu zakupu i otrzymywania faktur.
W szczególności, dostęp do opisanego powyżej modułu zakupu systemu komputerowego będą miały ściśle określone osoby, którym przypisany będzie indywidualny numer identyfikacyjny. Numer ten pozwala na identyfikację osoby dokonującej wpisu, zmiany lub wykreślenia danych z systemu. Jednocześnie, w celu uniknięcia możliwości dokonywania wpisów przez nieuprawnione osoby komputery zabezpieczone będą hasłem, które musi być podawane przy logowaniu do systemu.
Spółka pragnie podkreślić, że planowane wdrożenie przez Spółkę procedur związanych z organizacją procesu zakupu nie tylko umożliwi śledzenie drogi (historii) nabycia produktu od konkretnego nabywcy, począwszy od czynności złożenia zamówienia, poprzez gromadzenie szeregu dokumentów, aż po ostateczne wprowadzenie do systemu Spółki faktur dokumentujących transakcję. Opisany schemat postępowania zagwarantuje też w każdym przypadku archiwizację dokumentów w systemie komputerowym oraz w odniesieniu do wybranych dokumentów zewnętrznych w formie papierowej. Zarówno dokumenty przechowywane w formie papierowej, jak i elektronicznej przechowywane będą przez określony regulacjami podatkowymi okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Jednocześnie wystawiane dokumenty księgowe znajdują odpowiednie odzwierciedlenie w sprawozdaniach finansowych oraz dokumentacji przygotowywanej dla celów podatkowych (rejestry VAT, etc.).
Wnioskodawca zamierza również umożliwić organom podatkowym dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych, a także zapewnić możliwość pobierania tych faktur przez organy podatkowe i przetwarzania zawartych w nich danych oraz, na żądanie organów podatkowych, zapewnić wydruk tych faktur. Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.
Jednocześnie na podstawie art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Przez autentyczność pochodzenia faktury - w myśl art. 106m ust. 2 ustawy o VAT - rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).
Jednocześnie zgodnie z art. 106m ust. 1 oraz ust. 4 ustawy o VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik, przy czym warunki te można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
W świetle powyższego należy zatem stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, który:
- został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur oraz
- co do którego zapewniona została tożsamość wystawcy (sprzedawcy) i nienaruszalność treści i czytelność faktury.
Poniżej Spółka przedstawia analizę dotyczącą spełnienia przedmiotowych warunków
Ad 1
Faktura przesłana drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur
W przedmiotowym zdarzeniu przyszłym nie ulega wątpliwości, że faktury przesyłane przez dostawców będą w formie elektronicznej po uprzedniej akceptacji Spółki (nabywcy) co do takiej formy przesyłania tych dokumentów. Należy podkreślić, że w zdarzeniu przyszłym faktury elektroniczne będą przesyłane wyłącznie przez dostawców, którzy uzyskają zgodę Spółki na ich przesyłanie w tym formacie.
Jednocześnie akceptacja tego sposobu może być dokonywana w dowolnej formie uzgodnionej między stronami.
Ustawa o VAT wprowadza zasadę, że wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest w razie wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.
Ustawodawca nie precyzuje przy tym ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach wykonawczych do niej, w jaki sposób akceptacja odbiorcy faktury (Spółki) powinna być wyrażona.
Powyższe wynika nie tylko z literalnej interpretacji art. 106n ustawy o VAT, ale także z celów wprowadzenia analizowanego przepisu. Zdaniem Wnioskodawcy należy zwrócić uwagę, że możliwość stosowania tzw. dorozumianej zgody na wystawianie faktur elektronicznych wynika wprost z uzasadnienia projektu ustawy, który był podstawą uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 1289), dodającej do ustawy o VAT art. 106n.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w ww. uzasadnieniu, projektowane przepisy miały na celu dalszą liberalizację wymogów co do warunków stosowania faktur elektronicznych:
Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą.
Stanowisko o możliwości uznania za akceptację na otrzymanie faktury elektronicznej zgody dorozumianej jest powszechnie akceptowane także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych.
Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 22 lipca 2014 r. (nr IPTPP2/443-335/14-2/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi powołując się na ugruntowaną praktykę interpretacyjną przywołał pogląd, że:
Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formacie elektronicznym ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, w szczególności czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub też z zastosowaniem elektronicznej wymiany danych EDI, czy też powinno być w formie pisemnej. Wykładnia funkcjonalna przepisów rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu. (...)
Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur biorąc pod uwagę fakt braku określenia przez przepisy prawa podatkowego szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, należy uznać, iż zgoda taka, może być udzielona w dowolnej formie, akceptowalnej przez obie strony transakcji. Dopuszczalne jest zatem wyrażenie zgody poprzez złożenie oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, poprzez informację zawartą w e-mailu lub poprzez zapłacenie faktury wysłanej w formie elektronicznej, jeśli strony tak postanowiły.
W interpretacji indywidualnej z dnia 21 lipca 2016 r. (nr 1061-IPTPP3.4512.280.2016.2.MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi poniższy sposób akceptacji faktury uznał za prawidłowy, tj.:
Spółka będzie akceptować wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy będzie komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.
Ad 2
Zapewnienie tożsamości wystawcy (sprzedawcy) i nienaruszalności treści i czytelności faktury
Zdaniem Spółki, przesyłanie faktur w sposób przedstawiony w zdarzeniu przyszłym na wskazany przez Spółkę adres mailowy w opisanym zdarzeniu przyszłym będzie spełniać warunki określone w art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT. W przedmiotowym przypadku zapewniona zostanie bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.
Pojęcie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury na gruncie regulacji VAT
Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury powinno polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby odbiorca miał pewność, że wystawcą faktury jest ten podmiot, który rzeczywiście winien wystawić fakturę, a nie osoba trzecia.
Odnosząc się z kolei do integralności treści faktury, ustawy wskazują, że pod pojęciem tym należy rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji.
Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury. Szczególnie istotne jest przy tym zagwarantowanie niezmienności danych wymaganych dla danego rodzaju faktury, tj. obowiązkowych elementów faktury.
Wymóg zapewnienia czytelności faktury elektronicznej oznacza z kolei, że faktura taka musi być czytelna dla człowieka, tj. powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji.
Sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej
Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Jednocześnie, na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Tym niemniej, ustawa o VAT nie definiuje terminu kontroli biznesowych oraz wiarygodnej ścieżki audytu.
Natomiast zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2018 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, termin kontroli biznesowej należy intepretować, jako:
() proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.
Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.
Jako przykład kontroli biznesowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24 maja 2018 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF) wskazał:
() posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Określenie wiarygodna ścieżka audytu w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 maja 2018 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT) oznacza natomiast, że:
() związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.
Jednocześnie, na potrzeby podatku VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.
Analizując powyższe definicje i zestawiając je z brzmieniem regulacji ustawy o VAT należy zauważyć, że warunkiem niezbędnym dla umożliwienia fakturowania w formie elektronicznej (zapewnienie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług) jest:
- Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej - wdrożona procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
- Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu) - w celu wystawiania faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych, i na odwrót, mający zapewnić związek między różnymi dokumentami w procesie.
- Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu - ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.
Zdaniem Spółki, nie powinno ulegać wątpliwości, że określone powyżej przesłanki będą spełnione w odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego. Poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska w odniesieniu do powyższych punktów:
- Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT wdrażana procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania, np. poprzez dopasowywanie dokumentów uzupełniających.
Biorąc pod uwagę przedmiotowe zdarzenie przyszłe, zdaniem Spółki powyższe wymogi zostaną spełnione. Wynikiem wdrożonej procedury bowiem będzie zapewnienie, że faktura zakupu (lub faktura korygująca) podlegać będzie sprawdzeniu w procesie księgowym i biznesowym (nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym) i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami generowanymi przez Spółkę.
Stosowana w przyszłości przez Spółkę procedura w szczególności ma zapewnić, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy otrzymaną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi, tj. w szczególności:
- Dokumentem zapotrzebowania;
- Wpisem w księgach rachunkowych i ewidencjach podatkowych;
- Potwierdzeniem dokonania płatności.
- Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu)
W celu umożliwienia rozliczenia podatku VAT wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych, i na odwrót, mający zapewnić związek między różnymi dokumentami w procesie.
Zdaniem Spółki w opisanym zdarzeniu przyszłym nie ulega wątpliwości, że także ta przesłanka będzie spełniona. Wdrożona przez Spółkę procedura związana z organizacją procesu zakupu nie tylko umożliwi śledzenie drogi (historii) nabycia towarów lub usług od konkretnego dostawcy, począwszy od czynności złożenia zamówienia, jak i poprzez gromadzenie szeregu dokumentów, aż po ostateczne wprowadzenie do systemu Spółki faktur zakupu dokumentujących transakcję.
Opisany schemat postępowania zagwarantuje również w każdym przypadku archiwizację dokumentów w systemie komputerowym lub w odniesieniu do wybranych dokumentów zewnętrznych w formie papierowej. Zarówno dokumenty przechowywane w formie papierowej, jak i elektronicznej przechowywane będą przez określony regulacjami podatkowymi okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Jednocześnie, właściwa dokumentacja przebiegu transakcji zapewniona będzie także dzięki wdrożeniu odpowiednich procedur bezpieczeństwa związanych z realizacją procesu sprzedaży i wystawiania faktur. W szczególności, dostęp do opisanego powyżej systemu () będą miały ściśle określone osoby, którym przypisany będzie indywidualny numer identyfikacyjny. Numer ten pozwala na identyfikację osoby, dokonującej wpisu, zmiany lub wykreślenia danych z systemu.
Dodatkowo, w celu uniknięcia możliwości dokonywania wpisów przez nieuprawnione osoby, komputery zabezpieczone będą hasłem, które będzie musiało być podawane przy logowaniu do systemu.
- Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu
Ścieżkę audytu można uznać jako wiarygodną w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.
Zdaniem Spółki w przedmiotowym przypadku ta przesłanka także będzie spełniona. Przede wszystkim dokumenty opisane w zdarzeniu przyszłym w sposób jednoznaczny pozwolą określić przebieg transakcji gospodarczej począwszy od najbardziej ogólnych zarysów (np. zgłoszenie zapotrzebowania na towar lub usługę), przechodząc do bardziej szczegółowych ustaleń (składanie i potwierdzenie zamówień w trakcie współpracy, dokonanie płatności, etc.).
Dodatkowo istotnym elementem procedury będzie możliwość potwierdzenia przebiegu transakcji nie tylko w oparciu o dokumenty wewnętrzne, lecz także dokumenty otrzymane (potwierdzone) przez kontrahenta oraz osoby trzecie (np. bank w przypadku potwierdzenia przelewu).
Dodatkowo należy zauważyć, że opisany przez Wnioskodawcę schemat postępowania będzie zapewniał wysoki poziom bezpieczeństwa poprzez dodatkową akceptację dokumentów na różnych etapach procesu (akceptacja dokumentu zapotrzebowania, akceptacja voucher ID, akceptacja propozycji płatności).
Tym samym w ocenie Spółki, mając na uwadze opisane zdarzenie przyszłe oraz powyższe uzasadnienie, Spółka będzie zapewniać autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. Każdorazowo bowiem otrzymane w formie elektronicznej dokumenty będą weryfikowane pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. Każdorazowo będzie następować weryfikacja czy dana faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Spółki.
Co do zasady, kontrahenci Spółki będą przesyłać faktury elektroniczne na dedykowany adres e-mail Spółki. Po przesłaniu danej faktury na adres e-mail wyznaczeni pracownicy Spółki będą dokonywać weryfikacji pochodzenia danej faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta.
Należy wskazać również, że system () zapewni wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nim przechowywane, odpowiadając standardom międzynarodowej grupy, do której należy Spółka. Dostęp do systemu () posiadać będą wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo-księgowych.
W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Spółka każdorazowo będzie mogła mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymała fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jej Kontrahentem. Tym samym, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych.
W ocenie Spółki zapewni ona także integralność treści dokumentów zakupowych.
Dokumenty zakupowe, które Spółka otrzyma w formie elektronicznej, będą posiadały co do zasady format PDF, JPG, GIF, TIFF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści.
W efekcie z uwagi na przechowywanie faktur, które będą wpływać do Spółki jako dokumenty elektroniczne w nieedytowalnym formacie PDF, JPG, GIF, TIFF, Spółka nie będzie miała możliwości modyfikowania ich treści.
Zdaniem Spółki zapewnia ona również czytelność faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej czytelność faktury weryfikowana będzie przez wyznaczonego pracownika Spółki w momencie otrzymania faktury przez Spółkę.
Biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, procedura opisana w zdarzeniu przyszłym spełniać będzie warunek dotyczący faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.
Powyższe stanowisko, w zakresie uznania zaproponowanych przez Spółkę rozwiązań gwarantujących autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupu potwierdzają również interpretacje indywidualne organów podatkowych, m.in.:
- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
z 8 kwietnia 2019 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.51.2019.1.AP), w której
poniższe stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe:
Ad. c) Przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur
Wnioskodawca pragnie wskazać, że - zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast precyzyjnie, w jaki sposób podatnik winien zagwarantować spełnienie powyższych warunków.
Jednocześnie, definicje pojęć autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Przez integralność treści faktury rozumie się natomiast to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. (...)
Jednocześnie, ustawa o VAT nie definiuje terminu kontroli biznesowych oraz wiarygodnej ścieżki audytu. (...)
Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. (...)
Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.
Przenosząc powyższe przepisy na grunt niniejszej sprawy należy wskazać, że Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur.
Autentyczność pochodzenia faktur
W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych.
Każdorazowo weryfikuje on bowiem Faktury otrzymane w formie papierowej oraz elektronicznej pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.
W przypadku Faktur elektronicznych każdorazowo następuje weryfikacja, czy dana Faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Wnioskodawcy. Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, weryfikacja ta częściowo jest zautomatyzowana, a częściowo odbywa się ręcznie.
Co do zasady, kontrahenci Wnioskodawcy przesyłają bowiem Faktury elektroniczne na Dedykowany adres e-mail. Jednocześnie elektroniczne Faktury przesyłane są z określonego, wybranego przez kontrahenta do tego celu adresu poczty elektronicznej. Takie właśnie, wskazane przez kontrahentów adresy e-mail, identyfikowane są w systemie SAP Wnioskodawcy jako należące do określonych kontrahentów. Po przesłaniu danej Faktury na Dedykowany adres e-mail, o ile została ona wysłana z adresu e-mail zidentyfikowanego w systemie SAP jako należący do określonego kontrahenta, Faktura przekazywana jest automatycznie do Systemu (do tzw. poczekalni). Jeśli natomiast dana Faktura przesłana została przez kontrahenta z adresu poczty elektronicznej, który nie został uprzednio zakomunikowany Wnioskodawcy jako przeznaczony do przekazywania Dokumentów zakupowych i nie został zidentyfikowany w systemie SAP (a więc SAP nie rozpoznaje go jako przypisanego do określonego kontrahenta i od niego pochodzącego), wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy (pracownicy działu finansowego) dokonują ręcznej weryfikacji pochodzenia danej Faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta. Dopiero po pozytywnej weryfikacji w tym zakresie, Faktura przekazywana jest do e-biegu (do tzw. poczekalni).
Należy wskazać również, że System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadając standardom międzynarodowej grupy, do której należy Wnioskodawca. Dostęp do Systemu posiadają wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo -księgowych. Dostęp do Systemu jest również zabezpieczony hasłem.
Faktury papierowe wpływające do Wnioskodawcy podlegają natomiast ręcznej kontroli, dokonywanej przez pracowników działu księgowości, co do ich poprawności formalno-merytorycznej, w tym weryfikacji danych kontrahenta uwidocznionych na każdym dokumencie oraz powiązania Dokumentu zakupowego z zamówieniami składanymi przez Wnioskodawcę/zawartymi przez niego umowami. Powyższe pozwala na weryfikację autentyczności każdego Dokumentu zakupowego otrzymywanego przez Wnioskodawcę w formie papierowej.
W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Wnioskodawca każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymał Fakturę papierową bądź Fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Wnioskodawca zapewnia zatem autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych.
Integralność treści faktur
W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on także integralność treści Dokumentów zakupowych.
Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej są bowiem skanowane, wprowadzane do Systemu i przechowywane jako cyfrowy zapis ich obrazu w formacie PDF. Również Dokumenty zakupowe, które Wnioskodawca otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści.
W efekcie, z uwagi na przechowywanie Faktur - zarówno tych, które wpłynęły do Wnioskodawcy jako dokumenty elektroniczne, jak i tych, które dostarczono mu w formie papierowej - w nieedytowalnym formacie PDF, Wnioskodawca nie ma możliwości modyfikowania ich treści.
Podkreślenia wymaga, że zmiana formatu pliku, w tym zmiana sposobu przechowywania Dokumentu księgowego z formy papierowej na elektroniczną, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowemu wymogowi. Zeskanowanie faktury papierowej i zapisanie jej w formacie PDF w żaden sposób nie zmienia bowiem jej treści.
Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy bez znaczenia dla integralności treści Faktury pozostaje również umieszczanie na niej unikalnego kodu kreskowego, gdyż przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać Faktura, tj. danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Umieszczenie (naklejenie) na Fakturze kodu kreskowego w żaden sposób nie ingeruje w treść danych, o których mowa w powyższym przepisie.
Czytelność faktur
Zdaniem Wnioskodawcy, zapewnia on czytelność Faktur.
Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność elektronicznego obrazu każdej Faktury weryfikowana jest przez pracownika działu księgowości w toku wprowadzania danego dokumentu do e-obiegu. Wnioskodawca zapewnia czytelność Faktur również poprzez używanie skanera o odpowiednich parametrach technicznych, gwarantującego wysoką jakość obrazu skanowanych Faktur, otrzymanych uprzednio w formie papierowej.
W efekcie, biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, Wnioskodawca spełnia zatem warunek dotyczący przechowywania Faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych Faktur. (...)
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe. - interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
12 sierpnia 2019 r. (nr 0115-KDIT1-3.4012.403.2019.1.AP):
Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).
Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:- podpisu elektronicznego lub
- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika. (...)
Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych faktur, Wnioskodawca planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania faktur. W tym celu dowody w formie papierowej Wnioskodawca zamierza skanować do pliku pdf (w rozdzielczości gwarantującej czytelność faktur), a następnie zapisywać i przechowywać w formacie elektronicznym. Faktury w formie elektronicznej przechowywane byłyby w sposób zapewniający:- autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także będzie umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. - interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14
maja 2019 r. (nr 0115-KDIT1-3.4012.159.2019.3.AT):
W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika. (...)
We wniosku wskazano, że Spółka dążąc do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności gospodarczej oraz usprawnienia procesu obiegu dokumentów i ich archiwizacji, wdrożyła system elektronicznej archiwizacji otrzymywanych dokumentów, w tym dokumentów zakupowych, takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty itp. Jednocześnie, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania otrzymywanych dokumentów w formie papierowej. Tym samym, dokumenty zakupowe (w tym faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty) będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka będzie prowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację dokumentów za pomocą dedykowanego systemu zarządzania dokumentacją (dalej: System Zarządzania Dokumentacją, SZD). SZD jest systemem niezależnym od systemu księgowego Spółki, jednak komunikuje się z nim za pomocą interfejsów, w których zapisane są algorytmy zapewniające integralność danych podczas przenoszenia dokumentów z SZD do systemu księgowego.
Zgodnie z przyjętą przez Spółkę polityką, istnieje również możliwość otrzymywania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej (tj. faktur, faktur zakupowych, duplikatów faktur). W takim przypadku kontrahenci Spółki wysyłają faktury w formie elektronicznej z uzgodnionego adresu korespondencyjnego na dedykowane skrzynki mailowe Spółki (tzn. Spółka poinformowała swoich kontrahentów na jaki adres powinni przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur). Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF.
SZD umożliwia dostęp do archiwizowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe poprzez zadanie odpowiednich kryteriów wyszukiwania. Otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę dokumenty są przechowywane w SZD w sposób:- trwały,
- zapewniający ich czytelność,
- zapewniający nieograniczony dostęp oraz możliwość ich wydruku,
- zapewniający integralność danych (modyfikacja plików znajdujących się w SZD nie jest możliwa, w związku z czym będą one posiadały postać identyczną jak pierwotny dokument papierowy; natomiast dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej również są otrzymywane i przechowywane w formatach uniemożliwiających modyfikację, tj. PDF).
Serwery, na których przechowywane są archiwizowane w SZD dokumenty, znajdują się na terenie UE i są chronione zgodnie z polityką bezpieczeństwa dostawcy. Spółka ma nieograniczoną możliwość udostępniania dokumentów przechowywanych w SZD na tych serwerach na żądanie organów podatkowych - zarówno w formie wydruku, jak i dostępu do dokumentu elektronicznego.
Jednocześnie wskazano, że:- sposób przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur
zapewnia autentyczność ich pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości
sprzedawcy/dostawcy faktur.
Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług.
Kontrola ta obejmuje przede wszystkim:- obowiązek odpowiedniego opisywania otrzymywanych faktur od strony merytorycznej przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot wskazanych na fakturze oraz danych (tożsamości) dostawcy, oraz
- obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta - wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT-UE.
- Analogiczne zasady - jak wskazane
w lit. a - zapewnione zostały w odniesieniu do integralności treści
oraz czytelności faktury.
Faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść, tj. w formacie PDF, a w przypadku faktur otrzymywanych w formie papierowej, są one skanowane i zapisywane w takim samym formacie.
Tym samym, nie jest możliwe wprowadzenie żadnych zmian w zakresie danych dotyczących podatku VAT ani innych pozycji, znajdujących się na fakturach otrzymywanych przez Spółkę.
Przyjęty przez Spółkę format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność. (...)
W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe. - interpretacja Ministra Finansów wydana
za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 lipca 2014 r.
(nr IPTPP2/443-335/14-2/AW):
Elektroniczny obieg faktur odbywać się będzie za pomocą systemu SAP. System ten zapewnia integralność danych oraz ich łatwy obieg. Wersja systemu SAP (...) pozwala na zarządzanie procesem przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wyłącznie upoważnieni przez Wnioskodawcę pracownicy będą posiadali dostęp do systemu SAP, i tylko uprawnieni pracownicy będą mogli wprowadzać dane do systemu, dzięki którym będzie dochodziło do automatycznego generowania faktur. Ograniczony dostęp pracowników oraz sama kontrola dostępu pozwolą na wystawianie faktur zgodnie z uprawnieniami, jednocześnie uniemożliwiając dokonanie niepodlegającej kontroli nieuprawnionej zmiany w jakimkolwiek dokumencie sprzedaż; (...). Faktury przesyłane będą w takim formacie, w jakim były wygenerowane przez system SAP, czyli format PDF. Format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. (...) Planowana przez Wnioskodawcę metoda wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniała warunki autentyczności, integralność oraz czytelności faktur. - interpretacja Ministra
Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z
3 lipca 2015 r. (nr IPPP1/443-179/12/15-10/S/PR/EK):
Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF (...). Każdy dokument elektroniczny, wygenerowany w systemie FK Spółki zostanie wyeksportowany na bezpieczną witrynę www, do której dostęp otrzymają wyłącznie uprawnieni przez danego kontrahenta Spółki użytkownicy (...). Zaprezentowany przez Wnioskodawcę sposób wystawiania i udostępniania (...) i przechowywania faktur sprzedaży i faktur korygujących (...) gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność faktur. - interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem
Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r. (sygn.
1061-IPTPP3.4512.278.2016.2.MK):
Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Dodatkowo Wnioskodawca wskazał, że przedmiotowe faktury we wskazanej formie będą przechowywane przez Spółkę na serwerze zagranicznym znajdującym się w Holandii co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie) - tj. np. PDF, JPG, GIF, TIFF. Przechowywane dokumenty księgowe w ramach systemu będą pozwalać także na zapobieganie degradacji dokumentów księgowych poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej. System umożliwiać będzie dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Spółka zapewni dostęp on-line do przedmiotowych faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:
Czy Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej a następnie po ich zdigitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej?
Zdaniem Wnioskodawcy:
Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku faktur, które zostaną wystawione w formie papierowej przez Kontrahentów, a następnie po ich zdigitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.
UZASADNIENIE STANOWISKA SPÓŁKI
Zdaniem Spółki, w przedmiotowym przypadku sporządzanie faktur w formie papierowej przez Kontrahentów, a następnie zdigitalizowanie ich poprzez np. skanowanie lub fotografowanie do pliku PDF, JPG, GIF, TIFF i przesłane do Spółki w formie elektronicznej w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego.
Zdaniem Spółki również wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT nie ma sam sposób archiwizacji otrzymanych od Kontrahentów faktur, tj. np. przechowywanie ich wyłącznie w postaci otrzymanego pliku elektronicznego.
Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przesyłane oraz przechowywane są dokumenty (faktury) dające prawo do odliczenia VAT.
Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Zdaniem Spółki z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Tym samym, zdaniem Spółki, ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a) - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Biorąc powyższe pod uwagę, co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik (Wnioskodawca) posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
Tym samym należy podkreślić, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przepisami, a w szczególności z art. 106m. art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.
Ponadto w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy zdaniem Spółki należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzać będą prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.
Na tle powyższych uwag uznać należy - przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych - że faktury otrzymywane w formie elektronicznej w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.
Zdaniem Spółki prawo do odliczenia VAT jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.
Otrzymywanie faktur w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF, stanowiących załącznik do przesłanego przez Kontrahenta e-mail jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej).
Powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie m.in. w następujących pismach organów podatkowych:
- Interpretacja Dyrektora Krajowej
Informacji Skarbowej z dnia 7 stycznia 2019 r., sygn.
0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT:
Warunkiem do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług związanych z usługami świadczonymi poza terytorium kraju, jest to, aby - hipotetycznie - w przypadku wykonywania tych samych usług w kraju, podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady zatem, usługi świadczone poza terytorium kraju powinny mieć charakter sprzedaży opodatkowanej. Przepisy wymagają ponadto, aby podatnik miał dokumenty, z których wynikać będzie związek odliczonego podatku z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju. Powinny to być przede wszystkim dokumenty potwierdzające dokonanie określonych czynności poza terytorium kraju, które będą jednocześnie opisywać te czynności. Ponadto, co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Odnosząc się do kwestii objętej zakresem postawionego we wniosku pytania należy zauważyć, że skoro przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej, jak wynika z okoliczności sprawy, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Mając zatem na uwadze powyższe uznać należy, że faktury dokumentujące zakupy towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanej wyżej procedury archiwizowania, zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w nich, bowiem - jak wskazał Zainteresowany - nabyte towary i usługi udokumentowane otrzymywanymi fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym VAT na terytorium Polski lub opodatkowanym poza terytorium kraju, wykonywanym przez Wnioskodawcę, tj. czynnościom, w odniesieniu do których Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie. W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe. - Interpretacja Dyrektora
Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 15 lutego 2017 r., sygn.
2461-IBPP2.4512.945.2016.2.EJu:
Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach, które Wnioskodawca otrzymał lub będzie otrzymywał drogą elektroniczną poprzez przesłanie mailowo w formie skanu lub fotografii. Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług. Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Jak wynika z wniosku, Wnioskodawca na podstawie wewnętrznych procedur kontrolnych jest w stanie potwierdzić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych faktur, a także jest w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli bezzwłoczny pobór faktur z systemu do archiwizacji faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że w sytuacji gdy Wnioskodawca na podstawie wewnętrznych procedur kontrolnych jest w stanie potwierdzić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych faktur, a także jest w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli bezzwłoczny pobór faktur z systemu do archiwizacji faktur otrzymywanych w formie elektronicznej to przysługuje/będzie przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach, których dotyczy jego zapytanie, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. - Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12
grudnia 2016 r., sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa:
Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z Zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą. - Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z
dnia 23 czerwca 2014 r., sygn. ITPP3/443-173/14/MD:
Na tym tle Wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji indywidualnej podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Tutejszy organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej. Na tle powyższych uwag uznać należy - przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych - że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-maila jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez Wnioskodawcę faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.
Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.
W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.
Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawca czynny podatnik podatku VAT - w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się świadczeniem usług wsparcia dla podmiotów działających na rynku nieruchomości komercyjnych.
Zakupione przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami i fakturami korygującymi będą służyć czynnościom opodatkowanym oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.
Realizowane dostawy oraz świadczone usługi na rzecz Spółki dokumentowane są przez Kontrahentów poprzez wystawianie np. faktur.
Wnioskodawca otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Spółka planuje wdrożyć przechowywanie i archiwizowanie części dokumentów w formie papierowej, a części w formie elektronicznej, tj. wyłącznie w Systemie.
Spółka wprowadzając dany dokument księgowy do Systemu będzie dokonywać kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta, aby każdorazowo mieć pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dany dokument księgowy, oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja ta pozwalać będzie na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem księgowym a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy dostawą towarów lub świadczeniem usług.
System będzie przechowywać dokumenty księgowe z zachowaniem następujących zasad:
- dany dokument księgowy będzie zapisywany do bazy danych każdy w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia do Systemu oraz powiązanie wprowadzonego dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,
- pliki zawierające dokumenty księgowe, po przeprowadzeniu procesu księgowania dokumentów powstałych na ich podstawie, będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki,
- po zaksięgowaniu plik zawierający dane zeskanowanego dokumentu księgowego lub dokument w formie elektronicznej otrzymany w formie mailowej od Kontrahenta nie będzie udostępniony do edycji ani usuwania,
- użytkownicy Systemu będą posiadali indywidualny identyfikator użytkownika oraz określony zakres uprawnień systemowych,
- wyżej opisana baza danych będzie podlegać procesowi archiwizacji.
W przypadku użycia Systemu wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego. Dokumenty księgowe zarchiwizowane według wyżej opisanych zasad będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób, który umożliwiał będzie dostęp do tych dokumentów zgodnie z przepisami podatkowymi.
System umożliwiać będzie dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.
Spółka zamierza wprowadzić również rozwiązanie, w ramach którego dokumenty księgowe wystawione będą przez Kontrahentów w formie papierowej, a następnie skanowane lub fotografowane i w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) do Spółki. Wnioskodawca zaznaczył, że (w odniesieniu do faktur, które objęte są przedmiotem zapytania), dokumenty księgowe otrzymane od Kontrahentów w formie elektronicznej nie będą wpływały do Spółki w formie papierowej.
Wnioskodawca wskazał, że planuje udzielić wybranym Kontrahentom zgodę na wystawianie faktur w formie elektronicznej. Faktury takie będą przesyłane na wskazany przez Spółkę adres e-mail.
Spółka w celu zagwarantowania nadzoru i możliwości zarządzenia procesem zakupów zamierza wdrożyć i stosować procedury zakupowe, które zaimplementowane zostaną w oparciu o system komputerowy. Założeniem wdrożonych przez Spółkę procedur jest uzyskanie pewności w sposób łatwy do zweryfikowania - co do powiązania pomiędzy otrzymaną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi a także umożliwienie sprawdzenia historii nabycia towaru/usługi od konkretnego Kontrahenta, począwszy od czynności złożenia zamówienia, poprzez gromadzenie szeregu dokumentów, aż po ostateczne wprowadzenie do systemu Spółki faktur dokumentujących transakcję.
We wniosku Spółka wskazała szczegółowe informacje dotyczące ww. procesów, które zamierza wdrożyć:
- System () wykorzystywany w procesie zakupu
Dla określenia procesów kontroli biznesowej mających gwarantować wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) jest wykorzystanie przez Spółkę profesjonalnego programu komputerowego (). Większość procesów i dokumentów generowana będzie przy użyciu profesjonalnego programu (), który zapewnia zgodność, prawidłowość oraz możliwość weryfikacji danych finansowych grupy (), do której Wnioskodawca należy. - Oprogramowanie do przetwarzania faktur (()system, OCR)
System OCR wykorzystywany będzie w celu odpowiedniego przetwarzania faktur na potrzeby księgowe oraz archiwizacyjne. Zadaniem ww. systemu jest wyodrębnienie dokumentów PDF za pomocą oprogramowania OCR (program do optycznego rozpoznawania znaków), które wyodrębnia zapisy tekstowe z plików graficznych. Faktura otrzymana w formie mailowej będzie automatycznie przyjmowana w systemie (), a następnie przetwarzana przez oprogramowanie OCR. W wyniku przeprowadzenia tego procesu z faktury wyodrębnione zostaną: data otrzymania dokumentu, konto bankowe dostawcy, nazwa podmiotu prawnego (), numer faktury, data wystawienia faktury, kwota brutto, kwota netto, kwota podatku VAT, numer zamówienia (jeśli dotyczy), numer konta dostawcy () (jeśli dotyczy), data usługi do/od (jeśli dotyczy), data zakończenia usługi (jeśli dotyczy).
Korzystanie z ww. oprogramowania umożliwi wprowadzenie danych wyodrębnionych z faktur otrzymanych w formie elektronicznej bezpośrednio do systemu (). - Kluczowe dokumenty i proces ()
wykorzystywane w systemie zakupów:
- dokument zapotrzebowania
(Purchase order)
Przygotowanie dokumentu zapotrzebowania związane jest z dokumentowaniem procesu zakupu. Dokument ten stanowi sformalizowany dokument elektroniczny określony w procedurze zakupu. Brak zastosowania tego dokumentu będzie odnosił się do sytuacji, gdzie zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu będzie dokonane na podstawie innych dokumentów (np. procedury rozliczania kosztów służbowych) lub będzie związane ze specyfiką procesu rozliczeń (np. incydentalnym zakupem usług lub towarów o niewielkiej wartości, np. usługi gastronomiczne o małej wartości).
Dokument zapotrzebowania w szczególności zawiera opis nabywanych usług i towarów, informacje identyfikujące dostawcę, określenie ceny nabywanych towarów i usług oraz warunki i terminy płatności.
Głównymi celami dokumentu zapotrzebowania jest:- możliwość właściwego udokumentowania procesu zakupu,
- możliwość weryfikacji dokumentów pod względem merytorycznym (czy przedmiot świadczenia został wykonany w sposób właściwy) oraz formalno-prawnym. W szczególności dokumentacja elektroniczna umożliwia zweryfikowanie czy towary będące przedmiotem świadczenia zostały otrzymane (weryfikacja oraz uzgodnienie na odpowiednich kontach księgowych) lub czy usługi zostały wykonane,
- zapewnienie odpowiedniej archiwizacji procesu,
- zapewnienie właściwej ścieżki audytu.
Każdy dokument zapotrzebowania wystawiany jest w systemie () i wymaga akceptacji na podstawie wewnętrznej procedury akceptowania kosztów. Spółka wymaga od Kontrahentów aby zamieszczali numer dokumentu zapotrzebowania na fakturach w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy zamówieniem a fakturą zakupu. - faktura sprzedaży
VAT
Potwierdzeniem nabycia towarów jest wystawiona faktura. Dane na otrzymanej przez Spółkę faktury powinny być zgodne z Dokumentem zapotrzebowania.
W sytuacji niezgodności pomiędzy wystawianą fakturą, zamówieniem, faktycznie dostarczonymi towarami, etc. Kontrahenci zobowiązani są do wystawienia faktur korygujących.
Do osób zaangażowanych w proces zakupu w ramach procedury będą należeć:- Osoba zlecająca zakup zlecający odpowiedzialny jest za szczegółowe określenie zapotrzebowania przedmiotu zakupu oraz uzyskanie wszelkich informacji potrzebnych do sporządzenie Dokumentu Zapotrzebowania w systemie (). Osoba zlecająca zakup będzie ponosić odpowiedzialność za zgodność transakcji z procedurami firmy ().
- Zatwierdzający zamówienie - osoba akceptująca zamówienie wprowadzone przez Osobę zlecającą zakup zgodnie z wewnętrzną polityką zatwierdzania kosztów.
- Księgowy ds. zobowiązań (AP Accountant) - w szczególności będzie odpowiedzialny za weryfikację czy wszystkie wymagane informacje zostały wyodrębnione z faktury elektronicznej przez system OCR oraz za weryfikację instrukcji dotyczących płatności.
- Księgowy odpowiedzialny za akceptację zapisu księgowego - po przetworzeniu faktury w systemie OCR system () będzie tworzył wpis do ksiąg rachunkowych Spółki tzw. voucher ID, który będzie wymagał akceptacji osoby odpowiedzialnej zgodnie z polityką akceptacji dokumentów. Po akceptacji system () automatycznie utworzy wpis do systemu księgowego oraz zlecenie dokonania płatności.
- Zatwierdzający płatność - Osoba z działu C M, odpowiedzialna za weryfikację zlecenia dokonania płatności, zapewnienie środków finansowych oraz realizację płatności poprzez wysłanie polecenia dokonania płatności do Banku.
- dokument zapotrzebowania
(Purchase order)
Dostęp do opisanego powyżej modułu zakupu systemu komputerowego będą miały wyłącznie określone osoby, którym przypisany będzie indywidualny numer identyfikacyjny pozwalający na identyfikację osoby dokonującej wpisu, zmiany lub wykreślenia danych z Systemu. Dodatkowo komputery zabezpieczone będą hasłem, które musi być podawane przy logowaniu do Systemu.
W analizowanej sprawie faktury elektroniczne będą przesyłane do Spółki wyłącznie przez tych Kontrahentów, którzy uzyskają zgodę Spółki na ich przesyłanie w tym formacie. Jednocześnie akceptacja tego sposobu może być dokonywana w dowolnej formie uzgodnionej między stronami.
Zdaniem Spółki, przesyłanie faktur w sposób przedstawiony powyżej na wskazany przez Spółkę adres mailowy w opisanym zdarzeniu przyszłym będzie spełniać warunki określone w art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT. Wg Spółki zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury za pomocą odpowiedniej kontroli biznesowej, która ustali wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a nabyciem towarów lub usług.
Procedura, którą Spółka zamierza wdrożyć pozwoli na zapewnienie odpowiedniego powiązania otrzymanej faktury z innymi informacjami oraz dokumentami generowanymi przez Spółkę (Dokumentem zapotrzebowania, wpisem w księgach rachunkowych i ewidencjach podatkowych oraz potwierdzeniem dokonania płatności) poprzez sprawdzenie danej faktury w procesie księgowym i biznesowym.
Spółka będzie zapewniać autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. Każdorazowo bowiem otrzymane w formie elektronicznej dokumenty będą weryfikowane pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co jednocześnie pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. Każdorazowo będzie następować weryfikacja czy dana faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Spółki.
Co do zasady, kontrahenci Spółki będą przesyłać faktury elektroniczne na dedykowany adres e-mail Spółki. Po przesłaniu danej faktury na adres e-mail wyznaczeni pracownicy Spółki będą dokonywać weryfikacji pochodzenia danej faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta.
Spółka zapewni integralność treści faktur poprzez przechowywanie dokumentów zakupowych, które otrzyma w formie elektronicznej np. w formacie PDF, JPG, GIF, TIFF. Spółka nie będzie miała możliwości modyfikowania ich treści.
Zdaniem Spółki zapewnia ona również czytelność faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej czytelność faktury weryfikowana będzie przez wyznaczonego pracownika Spółki w momencie otrzymania faktury przez Spółkę.
Spółka przedmiotowe faktury przechowywała będzie na serwerze zagranicznym () co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę. System umożliwiać będzie dostęp on-line do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.
Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych przez Kontrahentów w formie papierowej, a następnie zdigitalizowanych i przesłanych do Spółki w formie elektronicznej.
Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, aby Wnioskodawca miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:
- prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz
- wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT przez podatnika podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka w związku z nabywaniem towarów i usług otrzymuje dużą ilość dokumentów. Wnioskodawca zamierza zatem wdrożyć System umożliwiający elektroniczne przechowywanie i archiwizowanie faktur. Faktury, które będą przechowywane w Systemie, zostaną zapisane do bazy danych - każda w postaci oddzielnego pliku. Dany plik pozwoli na powiązanie wprowadzonej faktury z cyfrowym dokumentem odwzorowanym w księdze głównej i księgach pomocniczych Spółki. Po przeprowadzonym procesie księgowania dany plik chroniony będzie przed edycją i usunięciem. Baza danych, do której dostęp mają uprawnieni użytkownicy posiadający indywidualny identyfikator użytkownika, podlegać będzie procesowi archiwizacji. Spółka zamierza również powyższe zasady zastosować do faktur, które będą wystawiane przez Kontrahentów w formie papierowej, a następnie przez nich skanowane lub fotografowane do pliku np. PDF, JPG, GIF, TIFF i otrzymywane przez Spółkę pocztą elektroniczną (e-mail). W stosunku do ww. Kontrahentów, Wnioskodawca wyrazi zgodę w sposób uzgodniony między stronami na stosowanie faktur elektronicznych. Spółka każdą otrzymaną w formie elektronicznej fakturę będzie weryfikować (m.in. w oparciu o dokumenty wewnętrzne np. dokument zapotrzebowania) pod kątem czytelności treści, prawidłowości danych dostawcy, zgodności specyfikacji towaru/usługi oraz potwierdzenia czy dana faktura została wysłana z adresu email należącego do Kontrahenta Spółki. Dodatkowo należy zaznaczyć, że faktury, które Spółka otrzyma w formie elektronicznej będą zapisane w formacie uniemożliwiającym modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści np. PDF, JPG, GIF, TIFF. W związku, z tak opisanym przez Spółkę Systemem elektronicznym przechowywania faktur spełnione zostaną warunki określone w art. 106m ust.1-4 ustawy.
Jak wynika z opisu sprawy, Spółka będzie przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur poprzez zawarty we wniosku sposób zapewnienia kontroli biznesowych oraz wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub nabyciem usług. Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Informacji Skarbowej dostęp on-line do faktur, które będą przechowywane na serwerze zagranicznym. Wnioskodawca zapewni także pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach ww. organom. Ponadto Spółka będzie dokonywała akceptacji faktur elektronicznych w postaci wyrażenia zgody w sposób dorozumiany, poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).
W związku z powyższym należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu on-line do nich odpowiednim organom jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy, w zw. z art. 106m ustawy oraz art. 106n ustawy.
Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
- nabycia towarów i usług,
- dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
Spółka, jako czynny podatnik podatku VAT w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy usługi wsparcia dla podmiotów działających na rynku nieruchomości komercyjnych. Spółka nabywa towary i usługi, udokumentowane fakturami i fakturami korygującymi, które będą służyć czynnościom opodatkowanym oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.
Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowaniu poprzez skanowanie lub fotografowanie wysłanych do Spółki będzie Wnioskodawcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.
W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.
Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur (w tym również faktur korygujących i duplikatów faktur), które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej a następnie po ich zdigitalizowaniu przesłane do Spółki w formie elektronicznej.
Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
- z zastosowaniem art. 119a;
- w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
- z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).
Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).
Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.
Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.
Stanowisko
prawidłowe
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej