Możliwość stosowania obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej z zachowaniem prawa do odliczenia. - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 29.07.2020, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.328.2020.3.AB, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Temat interpretacji

Możliwość stosowania obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej z zachowaniem prawa do odliczenia.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 21 kwietnia 2020 r. (data wpływu 27 kwietnia 2020 r.) uzupełnionym pismem z 20 lipca 2020 r. (data wpływu 20 lipca 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej z zachowaniem prawa do odliczenia jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 kwietnia 2020 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej z zachowaniem prawa do odliczenia.

Ww. wniosek został uzupełnionym pismem z 20 lipca 2020 r. (data wpływu 20 lipca 2020 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 13 lipca 2020 r. znak: 0111-KDIB3-1.4012.328.2020.2.AB i 0111-KDIB1-1.4010.169.2020.3.MF.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży mebli łazienkowych. W ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami. Wnioskodawca nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium Unii Europejskiej oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, itp. Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, a więc z tytułu swoich czynności również wystawia faktury. Znaczne są również ilości dokumentów gromadzonych przez Wnioskodawcę jako płatnika. W związku z rosnącą liczbą transakcji oraz zwiększaniem się liczby kontrahentów, ilość otrzymywanych i wystawianych w każdym miesiącu dokumentów księgowych (faktur, not, rachunków, etc.), dalej określanych łącznie jako dokumenty, również rośnie.

Obecnie Wnioskodawca przechowuje dokumenty w ich oryginalnej formie. Przykładowo odnośnie faktur zakupowych, obecnie część faktur zakupowych Wnioskodawca otrzymuje w formie papierowej pocztą lub osobiście, część natomiast elektronicznie na podstawie podpisanych porozumień z dostawcami (mailowo na adres dedykowany do otrzymywania faktur elektronicznych). Aktualnie faktury papierowe przechowywane są w segregatorach, natomiast faktury elektroniczne są drukowane i układane w segregatorach.

Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty - ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum, której spółka nie posiada. Ponadto papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Wnioskodawcy z wysokimi kosztami administracyjnymi.

Mając powyższe na uwadze, a także ze względu na ogólnoświatowe trendy w zakresie cyfryzacji stosunków gospodarczych, Wnioskodawca rozważa podjęcie działań mających na celu wdrożenie systemu obiegu i archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. Działania te polegałyby na (i) wyeliminowaniu praktyki przechowywania dokumentów w formie papierowej i (ii) wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów. W tym celu, dokumenty otrzymane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (tj. w formie skanu). Jednocześnie dokumenty odebrane przez Wnioskodawcę elektronicznie (poprzez dedykowany adres e-mail) byłyby przechowywane na skrzynce e-mail oraz w bazach systemu.

Zeskanowany dokument będzie podlegał akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie. Dokumenty będą porównywane w szczególności z zamówieniem towarów lub usług pod kątem zgodności zapotrzebowania Wnioskodawcy. Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdego dokumentu numerem sprawy będzie również przechowywany w elektronicznej bazie danych.

Po dokonaniu wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji dokumentów otrzymanych w postaci papierowej, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich na serwerze/w systemie, Wnioskodawca mając na celu ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej, może dokonać utylizacji dokumentów papierowych.

Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby.

System archiwizacji dokumentów będzie zapewniał elektronizację i automatyzację pracy, gdyż wszystkie dokumenty księgowe będą przechowywane w tym samym systemie w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego lub są oryginalną fakturą elektroniczną. System daje możliwość kontroli między dokumentem a dostawą towarów lub świadczeniem usług, co prowadzi do zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych dokumentów księgowych. Innymi słowy, system pozwala na bezproblemową identyfikację transakcji, przyporządkowanie do tej transakcji faktury, określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości oraz zabezpieczenie integralności treści faktury. Wersja elektroniczna dokumentu księgowego zawiera dokładnie taką samą treść co wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści dokumentu księgowego po wprowadzeniu (zeskanowaniu) w wersji elektronicznej do systemu. Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, ich integralność oraz pełna czytelność, a zatem odnośnie faktur wypełnione będą warunki określone w art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług. Oczywiście przechowywanie w wersji elektronicznej będzie obejmowało okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Format w jakim będą przechowywane dokumenty to nieedytowalny format PDF, JPG lub BMP. Dokumenty przechowywane będą w bazie danych MSSQL jako pliki binarne. Backup baz robiony będzie codziennie i przechowywany na oddzielnych macierzach dyskowych w oddzielnych lokalizacjach poza główną serwerownią. Dostęp do baz danych oraz do backupów mają tylko osoby uprawnione.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania praktycznie w każdym momencie możliwy będzie dostęp on-line do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również możliwość obejrzenia skanu tego dokumentu oraz jego wydrukowanie. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Dokumenty będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie

(ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu z 20 lipca 2020 r.):
Czy w świetle przepisów podatkowych (Ordynacji podatkowej i ustawy o podatku od towarów i usług) dopuszczalnym jest by obieg i przechowywanie dokumentów odbywał się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego z zachowaniem praw należnych Wnioskodawcy, tj. prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług? (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Stanowisko Wnioskodawcy (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 20 lipca 2020 r.):

W ocenie Wnioskodawcy, w świetle przepisów podatkowych (Ordynacji podatkowej i ustawy o podatku od towarów i usług) dopuszczalnym jest by obieg i przechowywanie dokumentów odbywał się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego z zachowaniem praw należnych Wnioskodawcy, tj. prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Szczególną regulację w tym zakresie zawiera art. 112 i art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tymi przepisami podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3. Podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zatem stosownie do powyższych przepisów (ustawy o podatku od towarów i usług i Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie dokumentów odbywał się w formie i na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, zgodnych z cytowanymi wyżej przepisami. Nie ma bowiem w ustawie o podatku od towarów i usług, ani w innym powszechnie obowiązującym akcie normatywnym (w szczególności w Ordynacji podatkowej) przepisu, który ograniczałby możliwość elektronicznej archiwizacji wyłącznie do tych dokumentów, które podatnik otrzymał od dostawcy w formie elektronicznej. Nie ma również przepisu, który obligowałby do przechowywania dokumentów papierowych wyłącznie w formie papierowej.

W ocenie Wnioskodawcy, podatnik zachowuje w takiej sytuacji prawo wyboru pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją. Podsumowując należy uznać, ze przepisy nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji dokumentów, pod warunkiem jednak, że odnośnie faktur zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),
podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach. Otrzymywane przez Wnioskodawcę dokumenty, zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. Jednocześnie, na żądanie uprawnionych organów Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do dokumentów w formie elektronicznej lub udostępnić wydruk dokumentów z elektronicznego archiwum oraz umożliwić im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych. Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, ich integralność oraz pełna czytelność.

Wnioskodawca wskazuje, że prezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe potwierdzających dopuszczalność wyłącznie elektronicznego przechowywania dokumentów otrzymanych zarówno w wersji elektronicznej jak i w wersji papierowej i niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, m.in. w: interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 października 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.438.2018.1.JF, interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2018 r sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF. Zatem zgodnie z treścią przywołanej regulacji, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Wnioskodawcy. Konieczne jest więc, aby dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym ustawa nie reguluje w jakiej formie to ma nastąpić (elektronicznej czy papierowej). W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, także przepisy Ordynacji podatkowej nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, rachunki jak również pozostałe dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, były przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przestawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Powyższy przepis odnosi się do przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów wskazując wyłącznie termin ich przechowywania (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) i nie odnosząc się do formy ich przechowywania. Ponadto zauważyć należy, że jest to przepis ogólny i odsyłający do ustaw podatkowych, które mogą w inny sposób regulować tę materię.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.; dalej jako: ustawa lub ustawa o VAT), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży - art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu również użyte ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ustawy o VAT:

Podatnicy przechowują:
1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii pozostałych dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika.

Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, itp. W związku z rosnącą liczbą transakcji oraz zwiększaniem się liczby kontrahentów, ilość otrzymywanych i wystawianych w każdym miesiącu dokumentów księgowych (faktur, not, rachunków, etc.), dalej określanych łącznie jako dokumenty, również rośnie. Obecnie Wnioskodawca przechowuje dokumenty w ich oryginalnej formie. Wnioskodawca rozważa podjęcie działań mających na celu wdrożenie systemu obiegu i archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. W tym celu, dokumenty otrzymane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (tj. w formie skanu). Jednocześnie dokumenty odebrane przez Wnioskodawcę elektronicznie (poprzez dedykowany adres e-mail) byłyby przechowywane na skrzynce e-mail oraz w bazach systemu.

Każda oryginalny dokument otrzymany w formie papierowej będzie opatrywany datą wpływu, a następnie skanowany wraz z ewentualnymi załącznikami przez upoważnione osoby i zapisywany w nieedytowalnym formacie PDF, JPG lub BMP w elektronicznej bazie danych (DMS, aplikacja zintegrowana z systemem księgowym, z którego korzysta Wnioskodawca). Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie według poszczególnych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego do dokumentu numeru sprawy. Serwer ze skanami dokumentów będzie znajdował się w siedzibie Wnioskodawcy na terytorium kraju. Faktury elektroniczne również będą umieszczane w wyżej wymienionej bazie. Zeskanowany dokument będzie podlegał akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie. Dokumenty będą porównywane w szczególności z zamówieniem towarów lub usług pod kątem zgodności zapotrzebowania Wnioskodawcy. Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdego dokumentu numerem sprawy będzie również przechowywany w elektronicznej bazie danych. Po dokonaniu wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji dokumentów otrzymanych w postaci papierowej, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich na serwerze/w systemie, Wnioskodawca mając na celu ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej, może dokonać utylizacji dokumentów papierowych. Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby. System archiwizacji dokumentów będzie zapewniał elektronizację i automatyzację pracy, gdyż wszystkie dokumenty księgowe będą przechowywane w tym samym systemie w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego lub są oryginalną fakturą elektroniczną. System pozwala na bezproblemową identyfikację transakcji, przyporządkowanie do tej transakcji faktury, określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości oraz zabezpieczenie integralności treści faktury. Wersja elektroniczna dokumentu księgowego zawiera dokładnie taką samą treść co wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści dokumentu księgowego po wprowadzeniu (zeskanowaniu) w wersji elektronicznej do systemu. Zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, ich integralność oraz pełna czytelność, a zatem odnośnie faktur wypełnione będą warunki określone w art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług. Oczywiście przechowywanie w wersji elektronicznej będzie obejmowało okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej z zachowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego obieg i przechowywanie wersji elektronicznych dokumentów wskazuje, że Wnioskodawca wypełni wymienione w art. 112a ustawy warunki w zakresie przechowywania tych dokumentów: system archiwizacji dokumentów będzie zapewniał elektronizację i automatyzację pracy, gdyż wszystkie dokumenty księgowe będą przechowywane w tym samym systemie w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego lub są oryginalną fakturą elektroniczną. System pozwala na bezproblemową identyfikację transakcji, przyporządkowanie do tej transakcji faktury, określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości oraz zabezpieczenie integralności treści faktury, Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie według poszczególnych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego do dokumentu numeru sprawy.

Zatem tak postępując, jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami, przechowywanych w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych, wskazanych przez Wnioskodawcę, innych dokumentów księgowych (np. rachunków itp.), tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku naliczonego, art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, zgodnie z którym, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

(uchylona),
nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W konsekwencji należy stwierdzić, że w świetle przepisów podatkowych (Ordynacji podatkowej i ustawy o podatku od towarów i usług) dopuszczalnym jest, by obieg i przechowywanie dokumentów odbywał się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur z zachowaniem praw należnych Spółce, tj. prawa do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Tutejszy organ informuje, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej z zachowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego (pytanie oznaczone we wniosku nr 1). Natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie obejmującym pytanie oznaczone we wniosku nr 2, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie