Podatek od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych dokumentów księgowych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek sygnowany datą 13 wrzesień 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych dokumentów księgowych. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) prowadzi działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej polegającą na realizacji kompleksowych rozwiązań drogowych.

Są Państwo zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.

Obecnie Spółka prowadzi archiwizację dokumentów księgowych w formie papierowej, ale w celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur, Spółka chciałaby rozpocząć archiwizację dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka chciałaby, aby wszystkie otrzymywane jak i wystawiane przez Spółkę dokumenty księgowe, takie jak faktury, faktury korygujące, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe, noty korygujące, noty obciążeniowe, rachunki, paragony i tym podobne (zwane dalej „Dokumentami”) otrzymane lub wystawione w formie papierowej skanować i przechowywać tylko w formie elektronicznej.

Spółka chciałaby w głównej mierze wystawiać faktury elektroniczne, które miałyby być archiwizowane wyłącznie elektronicznie. Dokumenty otrzymane i wystawione w formie papierowej miałyby być skanowane do formy elektronicznej i tak archiwizowane, natomiast forma papierowa miałaby być niszczona.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według zasad opisanych poniżej.

Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego – w nieedytowalnym formacie (PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału.

Wszystkie pliki będą zapisywane osobno z podziałem na miesięczne okresy rozliczeniowe na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać numer NIP kontrahenta oraz numer dokumentu.

Zeskanowane Dokumenty będą zapisywane na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki. Wybrane dokumenty (w tym np. faktury przelewowe) dodatkowo będą zapisywane w systemie finansowo-księgowym.

Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w wersji elektronicznej będą zapisywane na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki.

Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Digitalizacja Dokumentów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać bezpośrednio na dysku sieciowym po numerze dokumentu, numerze NIP lub okresie rozliczeniowym. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać również pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, m.in. nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Elektroniczną archiwizacją Dokumentów zajmować się będą, co do zasady, wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z dedykowanej lokalizacji na dysku sieciowym oraz dostęp do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki lub systemu finansowo-księgowego będą umożliwione wybranym pracownikom, po uprzednim zalogowaniu się do zasobów informatycznych Spółki przy wykorzystaniu unikalnego loginu oraz hasła lub certyfikatu wystawionego dla danego użytkownika oraz po otrzymaniu odpowiednich uprawnień.

Dodatkowo, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu z treścią transakcji i formalną, czyli czy Dokument jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Każdy Dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności. Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahentów (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą lub innym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji będą Państwo mieli każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymali Państwo daną fakturę lub inny Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będą Państwo w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Po dokonaniu wymaganej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zdarzenie gospodarcze opisane na Dokumencie będzie podlegało ujęciu w księgach rachunkowych Spółki oraz odpowiedniemu zakwalifikowaniu dla celów podatkowych. Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów w trybie wymienionym w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, w formie elektronicznej, a także będzie zapewniona możliwość bezzwłocznego ich poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Zapewnią Państwo autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów przechowywanych w sposób elektroniczny. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej. Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej będą objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej). Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej dotyczyć będzie także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej jak i faktur przygotowanych/wystawionych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane, ani archiwizowane w wersji papierowej).

Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na terytorium kraju.

Towary i usługi, których nabycie dokumentują opisane we wniosku faktury będą używane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, że w świetle przepisów ustawy o VAT jest dopuszczalne, aby Spółka, prowadząca działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej, przechowywała Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych powyżej, zachowując jednocześnie prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, w świetle przepisów ustawy o VAT, jest dopuszczalne, aby Spółka, prowadząca działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej, przechowywała Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych we wniosku, zachowując jednocześnie prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone.

Zgodnie z art. 2 pkt 31) ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie ma określonej formy dla akceptacji odbiorcy faktury elektronicznej, ale sprzeciw odbiorcy i brak zgody na fakturowanie elektroniczne oznaczają, że sprzedawca powinien stosować faktury tradycyjne (papierowe). Akceptacja może być wyrażona w sposób dorozumiany, przez co należy rozumieć np. przyjmowanie faktur elektronicznych bez zastrzeżeń, opłacanie ich w terminie na rachunek na nich wskazany oraz inne okoliczności wskazujące na brak sprzeciwu nabywcy na taką formę obiegu dokumentów.

W związku z powyższym należy podkreślić, że faktury będące przedmiotem złożonego wniosku będą przesyłane nabywcom towarów lub usług w formie elektronicznej po uprzedniej akceptacji takiej formy dokumentu (w przyjętej formie opisanej powyżej).

Warunki, jakie powinien zapewnić podatnik co do faktur (zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej), sprowadzają się do trzech kwestii określonych w art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT:

1)zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury,

2)integralności treści faktury,

3)czytelności faktury.

Stosownie do wspomnianego przepisu art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Pojęcie czytelności faktury nie zostało zdefiniowane w ustawie, przyjmuje się jednak, że oznacza ona możliwość odczytania danych zawartych w dokumencie w sposób zrozumiały przez człowieka.

Państwa zdaniem, wystawianie i przesyłanie faktur dla nabywców towarów lub usług w formie elektronicznej, przyjmowanie przez Spółkę faktur elektronicznych oraz ich archiwizowanie w formie wyłącznie elektronicznej, a także archiwizowanie otrzymanych i wystawionych przez Spółkę faktur w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz następnie niszczenie oryginalnych wersji papierowych spełnia warunki określone w art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT. Zdaniem Spółki, w omawianym przypadku zapewniona jest bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury powinno polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby odbiorca miał pewność, że wystawcą faktury jest ten podmiot, który rzeczywiście powinien wystawić fakturę.

W planowanej przez Państwa procedurze archiwizacji podkreślono, że uprawnione przez Spółkę osoby przeprowadzą kontrolę mającą na celu weryfikację czy dany Dokument odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji. W przypadku rozbieżności, będą one wyjaśniane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia każdej faktury.

Odnosząc się do integralności treści faktury, należy przez to rozumieć, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury.

W Państwa ocenie, w procedurze archiwizacji elektronicznej dokumentów, opisanej we wniosku, zostanie zapewniona integralności treści faktury. Dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego − w nieedytowalnym formacie (PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Zeskanowane dokumenty będą zapisywane w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki, do którego dostęp otrzymają tylko uprawnieni pracownicy. Z zachowaniem takich samych procedur będą archiwizowane dokumenty otrzymane i wystawione w formie elektronicznej. Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści.

Odnosząc się do czytelności faktury oznacza to, że musi być ona czytelna dla człowieka, tj. powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji.

W Państwa opinii, procedura archiwizacji elektronicznej opisana we wniosku zapewnia czytelność faktur. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych. Ponadto digitalizacja dokumentów papierowych pozwoli na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

To w jaki sposób taka kontrola będzie przeprowadzona, zależy wyłącznie od przedsiębiorcy, warunkiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Kontrola biznesowa ma pozwolić na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przez kontrolę biznesową należy rozumieć proces, który jest tworzony, wdrażany i aktualizowany przez przedsiębiorcę i wyznaczonych pracowników, którzy odpowiedzialni są za uzyskanie pewności w kwestii zgodności faktur z regulacjami prawnymi i w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej. W odniesieniu do faktury elektronicznej, oznacza to, że tworzone i wdrażane są procedury, które dają pewność co do tego:

1)przez kogo został wystawiony dokument,

2)że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT,

3)o tym, że prawidłowo odczytano dane z dokumentu.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak wskazało Ministerstwo Finansów, kontrola biznesowa nie podlega obowiązkowi dokumentowania. Nie jest konieczne tworzenie odrębnych regulaminów, czy pisemnych wytycznych. Ważne jedynie, aby dzięki niej móc powiązać fakturę elektroniczną z wykonaną usługą lub dostarczonym towarem.

W ocenie Spółki, w opisanym zdarzeniu przyszłym zostanie zapewniona wiarygodna ścieżka audytu, która pozwala na weryfikacje związku pomiędzy fakturą w wersji elektronicznej, a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje.

Wynikiem wdrożonej procedury będzie zapewnienie, że faktura nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym, a będzie powiązana z innymi dokumentami pozwalającymi na weryfikację jej pochodzenia. Powyższe zostanie zapewnione w wyniku przeprowadzenia procesu weryfikacji merytorycznej oraz formalnej każdego dokumentu. Każdy dokument, który nie przejdzie weryfikacji będzie oznaczony jako nieprawidłowy, a rozbieżności będą wyjaśniane. W razie potrzeby, uprawnieni pracownicy zgłoszą się do kontrahentów z informacją o wykrytej nieprawidłowości oraz w celu poprawienia danego dokumentu (w szczególności poprzez wystawienie faktury korygującej). Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji, Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał dany Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Ponadto procedura opisana przez Spółkę będzie spełniała również wymóg przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie uregulowany w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Będą to te okresy rozliczeniowe, które w danym momencie (w którym Dokumenty zostały otrzymane) stosował podatnik (miesiąc albo kwartał). Elektroniczna archiwizacja Dokumentów i powiązane z nią procedury ma zapewniać przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie.

W zaplanowanej przez Państwa procedurze wszystkie pliki będą zapisywane osobno z podziałem na obowiązujące w danym czasie w Spółce okresy rozliczeniowe na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać numer NIP kontrahenta oraz numer dokumentu. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać bezpośrednio na dysku sieciowym po numerze dokumentu, numerze NIP lub okresie rozliczeniowym. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać również pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, m.in. nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Powyższe pozwoli jednocześnie na udostępnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej kopii zarchiwizowanych plików.

Ponadto poprzez łatwy system wyszukiwania Dokumentów zapewnione będzie jednocześnie spełnienie wymogu z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT. Powyższy wymóg oznacza, że podatnik powinien zapewnić, aby w każdej chwili istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zapewnienie bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Odnosząc się do okresu przechowywania Dokumentów, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek przechowywać faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zasadniczo dokumenty na potrzeby VAT należy przechowywać do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które wynosi, co do zasady, 5 lat, licząc od końca roku, w którym upływa termin płatności podatku.

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Powyższe regulacje są zasadą, od której istnieje wiele wyjątków. Jednym z nich jest ten związany z prowadzeniem działalności na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej. W związku z prowadzeniem działalności na tym terenie, przedsiębiorca może być poddany różnego rodzaju kontrolom (jedynie tym dotyczącym danego przedsiębiorcy), w ramach których wyróżnić można:

1)kontrolę prawidłowości korzystania z pomocy publicznej udzielanej w formie zwolnienia podatkowego (prowadzoną przez organy podatkowe oraz urzędy kontroli skarbowej),

2)kontrolę wypełnienia warunków zezwolenia (prowadzoną z upoważnienia Ministra Gospodarki przez podmiot zarządzający daną strefą), oraz

3)kontrolę zgodności pomocy z zasadami wspólnego rynku (prowadzoną przez Komisję Europejską).

Tak szeroki obszar podlegający kontroli powoduje w praktyce, że podmioty prowadzące działalność na terenach Specjalnych Stref Ekonomicznych mogą być zobowiązane do przechowywania dokumentów przez znacznie dłuższe okresy, niż podmioty prowadzące działalność gospodarczą poza obszarem SSE. W zależności od rodzaju kontroli przedsiębiorca może być obowiązany do przechowywania dokumentów księgowych nawet do 10 lat zgodnie z art. 12c ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych (w przypadku korzystania z pomocy publicznej udzielanej w formie zwolnienia podatkowego).

Należy wskazać, że Spółka, planując procedurę elektronicznej archiwizacji Dokumentów, miała na uwadze także regulacje związane z prowadzeniem działalności na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej. W odniesieniu do elektronicznej archiwizacji dokumentów, nie ma przeszkód, aby przedsiębiorca prowadzący działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej w ten sposób archiwizował faktury. Planowana przez Spółkę procedura zapewni możliwość przechowywania Dokumentów przez okres wymagany wobec przedsiębiorców prowadzących działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej, tj. zgodnie z art. 12c ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych.

Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora KIS wyrażone w piśmie z dnia 23 listopada 2018 r., 0112-KDIL1-3.4012.573.2018.3.JN, w którym Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, który prowadził działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej oraz planował przejście na wyłącznie elektroniczne archiwizowanie faktur. Dyrektor KIS wskazał następująco: „(…) skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

Potwierdzenie słuszności stanowiska o możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawionych przez podatnika w formie papierowej, potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego. Przykładowo należy wskazać na następujące interpretacje indywidualne Dyrektora KIS:

1)interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 11 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „Wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów (faktur) w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów (faktur papierowych), które otrzyma Wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej (...)”;

2)interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 6 marca 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „(...) stosownie do przepisów Ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej”;

3)interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Jednocześnie informujemy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie wystawiania i przechowywania w formie elektronicznej dokumentów (w szczególności faktur) dla celów rozliczania podatku od towarów i usług, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa”):

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106n ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy: