Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

-nieprawidłowe – w odniesieniu do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup klocków udokumentowanych tylko paragonem bez NIP;

-prawidłowe – w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 27 stycznia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 27 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 18 marca 2025 r. (wpływ 21 marca 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Od roku 2022 prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEiDG. Działalność opodatkowana jest na zasadach ogólnych podatkiem liniowym i prowadzi Pan podatkową książkę przychodów i rozchodów. Przedmiotem działalności jest sprzedaż klocków. Prywatnie jest Pan kolekcjonerem takich klocków i posiada Pan dużą ich ilość. Obecnie chciałby Pan sprzedać część swoich klocków, które w tej chwili nie są już Panu potrzebne. Chciałby Pan to zrobić w ramach prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Na przekazane do sprzedaży własne klocki nie może Pan wystawić dokumentu zakupu, ponieważ nie może Pan kupić ich od samego siebie. Na taką okoliczność chciałby Pan sporządzić dokument potwierdzający fakt przekazania klocków na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, wyceniając je i uwzględnić ten fakt w podatkowej książce przychodów i rozchodów.

Uzupełnienie wniosku

Czy posiada Pan jakiekolwiek dowody potwierdzające zakup klocków, o których mowa we wniosku; jeśli tak to proszę podać:

a)jakie to dowody i jakie dane zawierają (np. datę zakupu, dane sprzedawcy, nazwę „przedmiotu”, cenę zakupu „przedmiotu”, ilość zakupionych „przedmiotów”, inne – jakie);

b)czy z dowodów tych wynika, że to Pan poniósł wydatek na zakup klocków?

a) na część klocków posiada Pan dowód zakupu w formie paragonu nie zawierającego NIPu nabywcy, na których jest wykazana data zakupu, dane sprzedawcy, nazwa przedmiotu, ilość zakupionych klocków, ich wartość,

b) z tych paragonów bezpośrednio nie wynika, że to Pan poniósł wydatek na zakup klocków, jednak za część płacił Pan przy pomocy karty płatniczej i może Pan odnaleźć w historii płatności zapłatę za taki paragon. Na pozostałych będzie tylko płatność gotówką.

Co dokładnie będzie zawierał dokument potwierdzający przekazanie klocków do działalności gospodarczej; jakie zapisy się w nim znajdą – proszę dokładnie je opisać?

Dokument potwierdzający przekazanie klocków do działalności gospodarczej będzie zawierał Pana dane, miejscowość i datę oraz oświadczenie, że w danym dniu przekazał Pan na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej składniki majątku w postaci klocków, dokładną ilość klocków, a także:

-w przypadku posiadania paragonu dokumentującego zakup – cenę jednostkową oraz ich wartość z załączeniem dokumentów zakupu, czyli paragonów i będzie wprowadzona jako zakup towaru,

-w przypadku braku dokumentu zakupu – wartość klocków nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu.

Pytanie

Czy może Pan wprowadzić do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej prywatne klocki na podstawie oświadczenia (protokołu) o przekazaniu prywatnego majątku na potrzeby działalności gospodarczej:

-ustalając wartość ich zakupu na podstawie paragonu fiskalnego bez NIPu nabywcy,

-w przypadku braku paragonu – klocki nie będą stanowiły kosztów firmowych?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem może Pan wprowadzić klocki do działalności gospodarczej na podstawie protokołu.

Przychód ze sprzedaży prywatnych klocków wniesionych do działalności gospodarczej traktować należy jako przychód ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. pozarolniczej działalności gospodarczej.

Majątek osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą nie jest prawnie wyodrębniony od jej majątku osobistego. Dlatego też wykorzystywanie, czy też przesunięcie „majątku prywatnego” do „środków obrotowych” w działalności gospodarczej nie może być rozpatrywane jako przychód dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych.

Koszem uzyskania przychodów ze sprzedaży wniesionego do działalności gospodarczej majątku prywatnego zgodnie z art. 22 ust. 1 powołanej ustawy są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W przypadku klocków zakupionych przez Pana (zbieranych przez wiele lat) dochodem ze sprzedaży będzie kwota należna pomniejszona o wydatki poniesione na nabycie klocków udokumentowane stosownymi dowodami – w Pana przypadku protokołem z załączonymi paragonami, a w przypadku braku dowodów zakupu (ze względu na zagubienie dokumentu bądź w przypadku gdy klocki zostały Panu darowane) – dochód ze sprzedaży w wysokości przychodu bez pomniejszenia o koszty.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest:

-nieprawidłowe – w odniesieniu do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup klocków udokumentowanych tylko paragonem bez NIP;

-prawidłowe – w pozostałym zakresie.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z zm.):

Definicję przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych zawiera art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Majątek osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą nie jest prawnie wyodrębniony od jej majątku osobistego. Dlatego też wykorzystywanie, czy też przesunięcie „majątku prywatnego” do „środków obrotowych” w działalności gospodarczej nie może być rozpatrywane jako przychód dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują kwestii samej możliwości „wniesienia” prywatnego majątku do działalności gospodarczej. Należy jednak mieć na uwadze zastrzeżenie zawarte w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy stanowiące, że jej przepisów nie stosuje się do przychodów wynikających z czynności, które nie mogą być przedmiotem prawnie skutecznej umowy.

Z wniosku wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą, której przedmiotem jest sprzedaż klocków. Zamierza Pan wnieść do prowadzonej działalności gospodarczej swój prywatny majątek w postaci posiadanej kolekcji klocków. Na część klocków posiada Pan dowód zakupu w formie paragonu bez NIP, zawierający datę zakupu, dane sprzedawcy, nazwę przedmiotu, ilość i wartość zakupionych klocków. Za część z tych klocków płacił Pan za pomocą karty płatniczej i posiada Pan potwierdzenie przelewu. Za pozostałą część klocków płacił Pan gotówką. Natomiast na resztę klocków nie posiada Pan żadnego dokumentu zakupu. Jak Pan wskazał, przekazanie klocków z prywatnej kolekcji na poczet prowadzonej działalności gospodarczej nastąpi na podstawie oświadczenia (protokołu). Dokument ten będzie zawierał:

-Pana dane,

-miejscowość i datę oraz

-oświadczenie, że w danym dniu przekazał Pan na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej składniki majątku w postaci klocków,

-dokładną ilość klocków, a także:

• w przypadku posiadania paragonu dokumentującego zakup – cenę jednostkową oraz ich wartość z załączeniem dokumentów zakupu, czyli paragonów i będzie wprowadzona jako zakup towaru,
• w przypadku braku dokumentu zakupu – wartość klocków nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W świetle powyższego – kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Wymaga jednak podkreślenia, że ciężar udowodnienia faktu poniesienia kosztu oraz wykazania związku przyczynowo-skutkowego między jego poniesieniem a uzyskaniem przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła spoczywa na podatniku, jako odnoszącym ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Z opisu sprawy wynika, że zamierza Pan w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedawać klocki, które nabył Pan do prywatnej kolekcji, a następnie przekazał na poczet działalności, której przedmiotem jest właśnie sprzedaż klocków. O ile zatem zakup klocków jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Tylko wydatek prawidłowo udokumentowany może bowiem zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa jednak zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Sposób dokumentowania ponoszonych kosztów jest uzależniony od rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).

W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Stosownie do § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Stosownie do § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zatem podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien dokonywać księgowania przychodów i kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem.

Na podstawie tych przepisów stwierdzam, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być – co do zasady – faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wypełnienia warunków zawartych w tych regulacjach, dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania zakupu towarów handlowych.

W odniesieniu do kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które Pan poniósł na zakup klocków do prywatnej kolekcji, a następnie wprowadzonych do działalności gospodarczej na podstawie oświadczenia (protokołu) o przekazaniu prywatnego majątku na potrzeby działalności gospodarczej – w sytuacji ich udokumentowania paragonem bez NIP oraz potwierdzeniem przelewu dokumentującym poniesienie wydatków na zakup tych klocków – wskazuję, że tak udokumentowany zakup klocków może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na podstawie tych dokumentów.

Natomiast w odniesieniu do wydatków poniesionych na klocki, które może Pan udokumentować tylko paragonem bez NIP wskazuję, że wydatki te nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, ponieważ nabycie tych klocków nie jest w prawidłowy sposób udokumentowane.

Jednocześnie – jak słusznie Pan wskazał – w odniesieniu do wydatków poniesionych na klocki, co do których nie posiada Pan żadnego dowodu zakupu, wydatki te nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, ponieważ nie jest możliwe prawidłowe udokumentowanie nabycia tych klocków.

Podkreślam, że wskazane przez Pana dokumenty osobno, tj. paragon bez NIP oraz osobno potwierdzenie przelewu środków za zakup klocków nie mogą stanowić samodzielnie dowodu pozwalającego na zaewidencjonowanie nabycia ww. klocków w uproszczonej ewidencji księgowej, jaką jest podatkowa księga przychodów i rozchodów, w której dowody księgowe muszą spełniać ściśle określone warunki, to dokumenty te mogą stanowić dowód w prowadzonym przez uprawniony organ podatkowy czy kontrolny postępowaniu.

Jak już wyżej wskazałem, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Podkreślam, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatnik – uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodów – odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111):

Podsumowanie: wydatki na zakup przez Pana klocków (przekazanych protokołem z majątku prywatnego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej) spełniające przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i udokumentowane we właściwy sposób (tu: paragon bez NIP i potwierdzenie przelewu środków za zakup tych klocków) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. Przy czym to na Panu spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, który może zostać skontrolowany w ewentualnym postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Wydatki na zakup przez Pana klocków udokumentowane tylko paragonem bez NIP nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Także wydatki na zakup przez Pana klocków, do których nie posiada Pan żadnego dowodu zakupu, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że w interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesądzić, co będzie zdecydowanie wystarczającym dokumentem do zaksięgowania wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena, czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Pana w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny materiału dowodowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.