Temat interpretacji
Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:
· prawidłowe – w zakresie braku przychodu od wypłaconych pracownikowi należności z tytułu przejazdów taksówką w obrębie miejscowości, w której znajduje się Państwa siedziba lub miejsce zamieszkania pracownika oraz w zakresie pytania nr 3;
· nieprawidłowe – w pozostałej części.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
24 lutego 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 lutego 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Pracownicy Wnioskodawcy w ramach swoich obowiązków pracowniczych odbywają zarówno krajowe, jak i zagraniczne podróże służbowe.
Na podstawie art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: „Rozporządzenie”), z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
· diety;
· zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl przepisów wewnętrznych Wnioskodawcy dojazd na lotnisko oraz z lotniska, za uprzednią zgodą osoby kierującej pracownika w podróż służbową może odbywać się taksówką lub przy wykorzystaniu samochodu służbowego, z zastrzeżeniem, że samochodu służbowego nie można pozostawić na parkingu na lotnisku, na czas podróży. Podróż powinna odbywać się po najkrótszej drodze i bez uzasadnionych powodów nie może być wydłużana. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami.
W odniesieniu do służbowych podróży krajowych, w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy:
·przejazdy realizowane są przez pracowników o różnych porach dnia, czasem późną nocą, czy wczesnym rankiem;
·pracownicy transportują dużą ilość dokumentów;
·nie ma możliwości skorzystania z komunikacji miejskiej, wręcz jest to niemożliwe lub zbyt czasochłonne,
zwracane są pracownikom Wnioskodawcy udokumentowane koszty przejazdów taksówkami z dworca czy lotniska do siedziby Wnioskodawcy lub miejsca zamieszkania.
W zakresie zagranicznych podróży służbowych, pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje m.in. ryczałt (zwany potocznie ryczałtem dojazdowym) na pokrycie kosztów dojazdów do i z dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego (§ 17 Rozporządzenia). Przepis ten nie przewiduje jednak możliwości - tak jak ma to miejsce przy delegacji krajowej - zastąpienia stosownego ryczałtu zwrotem udokumentowanych, faktycznych kosztów dojazdu.
Pracownicy Wnioskodawcy, którzy podczas zagranicznych podróży służbowych korzystają za granicą z przejazdów taksówkami na odcinkach lotnisko-hotel, hotel-lotnisko nie otrzymują ryczałtu dojazdowego tylko zwrot kosztów za przejazd taksówką udokumentowany fakturą, rachunkiem lub paragonem. W zależności od sytuacji faktycznie poniesione wydatki za taksówkę mogą być wyższe od ryczałtów dojazdowych przysługujących pracownikom.
Pytania
1. Czy w opisanej sytuacji wypłacone pracownikowi należności z tytułu odbytej podróży służbowej w części dotyczącej zwrotu wydatku za dojazd taksówką do dworca/portu lotniczego i z dworca/portu lotniczego, korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych czy też stanowią przychód pracownika w rozumieniu tej ustawy?
2. Czy zwrot kosztów przejazdu taksówkami poniesionych przez pracownika w trakcie odbywania zagranicznych podróży służbowych, w kwocie przekraczającej ryczałty określone przepisami Rozporządzenia, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
3. W przypadku przyjęcia, że zwroty wydatków wskazane w p. 1 i 2 stanowią przychód - czy w sytuacji gdy z jednej taksówki korzysta kilku pracowników, kwota rozkłada się proporcjonalnie do ilości osób wspólnie korzystających z taksówki?
Państwa stanowisko w sprawie
1.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są m.in. stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14, 15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie z art. 12 ust. 1 tej samej ustawy, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty.
Przychodu tego nie stanowią jednak pieniądze, wartości pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, których otrzymanie nie prowadzi do pojawienia się po stronie pracownika przysporzenia, czy to w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej, czy to w postaci mierzalnego zaoszczędzenia wydatku. Jak wynika bowiem z uzasadnienia sporządzonego do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, za przychód pracownika mogą być uznane wyłącznie te świadczenia, które łącznie spełniają poniższe warunki:
-zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
-zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
-korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
W ocenie Wnioskodawcy, gdy pracownik z własnych środków poniósł wydatki na realizację zadania służbowego, a następnie pracodawca dokonał ich zwrotu (w wysokości nieprzekraczającej kwoty faktycznie poniesionej), otrzymany zwrot nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT, gdyż nie spełnia drugiej z wymienionych przesłanek, czyli nie powiększa aktywów pracownika. Przedmiotowy zwrot stanowi jedynie rekompensatę wydatków ponoszonych w celu realizacji obowiązków pracowniczych. Ponadto przejazdy taksówkami służą przede wszystkim organizacji pracy (umożliwiają prawidłowe wykonywanie pracy), których spełnienie leży w interesie pracodawcy, a nie pracownika.
Podsumowując - zwrot kosztów otrzymany za przejazd taksówką w ramach krajowej podróży służbowej nie jest zatem dla pracownika wypłatą pieniężną, świadczeniem w naturze czy też ich ekwiwalentem w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.
2.
W ocenie Wnioskodawcy, analogiczna sytuacja ma miejsce w odniesieniu do wydatków na przejazdy taksówkami podczas wyjazdów zagranicznych, nawet jeśli zwracane środki przekraczają przewidziane ryczałty. Środki te bowiem nie stanowią powiększenia aktywów po stronie pracownika, a wyłącznie kompensują jego wydatki poniesione z własnych środków w celu realizacji obowiązków służbowych. Zgodnie z poglądami wyrażonymi w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (por. uchwały z 24 maja 2010 r., sygn. akt II FPS 1/10 i z 24 października 2011 r., sygn. akt II FPS 7/10, a także wyrok z 25 kwietnia 2013 r., sygn. akt II FSK 1828/11), świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, niezależnie od tego czy są dokonywane w formie pieniężnej czy w formie świadczenia rzeczowego lub usługi, aby podlegały opodatkowaniu muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu, czyli korzyści majątkowej, która może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub usługi.
3.
W zakresie tego zagadnienia, w ocenie Wnioskodawcy, jeżeli zwrot za przejazd taksówką stanowi przychód w rozumieniu u.p.d.o.f., winien być rozłożony proporcjonalnie na każdego pracownika korzystającego z danego przejazdu. W przeciwnym wypadku jedna, wypłacona kwota z tytułu przejazdu byłaby opodatkowana kilkukrotnie z tego samego tytułu, co stanowiłoby naruszenie zasady jednokrotnego opodatkowania tego samego dochodu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:
Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W myśl art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Użyty powyżej w art. 12 ust. 1 ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Mając powyższe na uwadze świadczenie pieniężne (zwrot wydatków) otrzymywane od pracodawcy z tytułu przejazdu taksówkami stanowi co do zasady po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy.
Niemniej jednak, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika,
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Odnosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy wskazuję, że przedmiotowe zwolnienie z opodatkowania może odnosić się do świadczeń pieniężnych otrzymywanych w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowej. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.
Stosownie do art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Podróżą służbową jest więc taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Jednocześnie, odrębne przepisy, o których mowa w dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1)diety;
2)zwrot kosztów:
a)przejazdów,
b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c)noclegów,
d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Jak wynika z § 3 ust. 2 rozporządzenia:
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia:
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia:
1.Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
2.Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Natomiast jak wynika z § 9 ww. rozporządzenia:
1.Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
2.Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
3.Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Jak stanowi § 17 ww. rozporządzenia:
1.Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
2.W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
3.Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
4.Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:
1)odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2)ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3)nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
Z § 6 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika, że:
1.Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.
2.Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
Jak wynika natomiast z § 12 rozporządzenia:
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1)lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2)lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3)morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Stosownie do § 21 rozporządzenia:
W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.
Mając na uwadze powyższe, w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety albo na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Z zastrzeżeniem natomiast wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i ust. 3 rozporządzenia, czyli na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do przedmiotowego rozporządzenia (§ 17 ust. 3 rozporządzenia).
W ww. sytuacjach ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta zatem – co do zasady – jedynie kwota ryczałtu wynikającego z ww. rozporządzenia. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt stanowi natomiast przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Jedynie w sytuacji, gdy pracownicy odbywający podróż służbową (zarówno zagraniczną, jak i krajową) w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają w miejscowości docelowej (innej niż miejscowość rozpoczęcia podróży) z taksówek, otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi dla nich przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy. W takim przypadku uznać bowiem należy, że przedmiotowe koszty mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d) ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Odmiennie zaś należy rozpatrywać sytuację związaną z wydatkami na przejazdy w obrębie miejscowości, w której znajduje się Państwa siedziba, stałe miejsce pracy lub miejsce zamieszkania pracownika, tj. zarówno w trakcie delegacji krajowych/zagranicznych (przejazdy z siedziby Państwa lub z miejsca zamieszkania pracownika do dworca/portu lotniczego i z powrotem, tj. z dworca/portu lotniczego do siedziby Państwa czy miejsca zamieszkania pracownika).
Pomimo tego, że w § 12 rozporządzenia ustawodawca sprecyzował, w którym momencie rozpoczyna się podróż zagraniczna, to jednak na mocy § 21 tego rozporządzenia, uznać należy, że zasada wynikająca z § 6 rozporządzenia ma również zastosowanie w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju. Z faktu, że pracodawca może wyznaczyć miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej nie można jednak wywodzić, że pracodawca może również określić konkretne miejsce w tej miejscowości, od której rozpoczyna się podróż krajowa i zagraniczna.
Zwrócić bowiem należy uwagę, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ze zwolnienia od podatku korzystają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (…). Użyte sformułowanie „za czas” jest pojęciem węższym niż „w związku” czy „z tytułu”. Oznacza to, że zakresem tego zwolnienia nie są objęte należności z tytułu podróży służbowej, przyznane za czas niebędący podróżą służbową. Na przykład do czasu zagranicznej podróży służbowej odbywanej środkami komunikacji lotniczej nie wlicza się przejazdów taksówką na lotnisko, z którego startuje samolot w drodze za granicę, oraz przejazd taksówką z lotniska, na którym ląduje samolot w drodze powrotnej.
Jeśli zatem podróż rozpoczyna się od miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, stałe miejsce pracy pracownika lub/i miejsce stałego lub czasowego pobytu pracownika, to wydatki ponoszone w związku z przejazdami na terenie tej miejscowości nie mieszczą się w zakresie wydatków wymienionych w rozporządzeniu. Nie oznacza to jednak, że zwrot tych wydatków przez pracodawcę pracownikowi stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. W sytuacji bowiem, gdy pracodawca zwraca pracownikowi za taksówkę zamówioną w związku z wykonywaniem zadania służbowego [np. finansuje (zwraca pracownikowi wydatki) przejazdy taksówkami na trasie pomiędzy miejscem zamieszkania pracownika lub siedzibą firmy, a miejscem rozpoczęcia podróży służbowej lub odpowiednio pomiędzy miejscem zakończenia podróży służbowej a miejscem zamieszkania pracownika] to pracownik nie otrzymuje od pracodawcy przysporzenia majątkowego (korzyści). Zwrócić uwagę należy, że nawet w sytuacji, gdy danego przejazdu nie można zakwalifikować jako podróży służbowej (np. odbywa się przed rozpoczęciem podróży służbowej lub po jej zakończeniu, lub dotyczy tzw. jazd lokalnych), to nadal brak jest podstaw do przerzucenia na pracownika kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem powierzonego zadania.
Zatem, w niniejszej sprawie w odniesieniu do wypłaconych pracownikowi należności z tytułu przejazdów taksówką w obrębie miejscowości, w której znajduje się Państwa siedziba, stałe miejsce pracy lub miejsce zamieszkania pracownika, zarówno w trakcie delegacji krajowych/zagranicznych (tj. przejazdów z siedziby Państwa lub z miejsca zamieszkania pracownika do położonego w tej samej miejscowości dworca/portu lotniczego i z powrotem, a więc z dworca/portu lotniczego do siedziby Państwa czy miejsca zamieszkania pracownika) nie będzie stanowił dla pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W pozostałych natomiast, opisanych we wniosku sytuacjach zwrot pracownikowi należności należy zakwalifikować – wbrew Państwa stanowisku – do przychodów pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do którego jednakże w niektórych, wskazanych wyżej okolicznościach znajdzie zastosowanie zwolnienie z opodatkowania na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Nawiązując do powołanego przez Państwa we własnym stanowisku w sprawie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 należy wyjaśnić, że do wytycznych zawartych w ww. wyroku należy sięgać tylko wtedy, gdy dana kwestia (tj. opodatkowanie/zwolnienie z opodatkowania danego świadczenia) nie jest wprost uregulowana w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem, skoro kwestia zwolnienia z opodatkowania należności z tytułu podróży służbowej uregulowana została w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy to należność ta (aby można było rozpatrywać ją pod kątem zwolnienia z opodatkowania) musi stanowić przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z opodatkowania bowiem można świadczenie, które stanowi źródło przychodu.
Odnosząc się natomiast do kwestii, będącej przedmiotem Państwa zapytania nr 3 – należy zgodzić się z Państwem, że przy zwrocie kosztów za przejazd taksówką uznanych za przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w sytuacji, gdy z jednej taksówki korzysta kilku pracowników – kwota ta powinna być rozłożona proporcjonalnie na każdego pracownika korzystającego z danego przejazdu. Zatem w tej kwestii, Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.