Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

• nieprawidłowe – w części dotyczącej kosztów uzyskania przychodów,
• prawidłowe – w pozostałej części.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 grudnia 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 9 grudnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest osobą fizyczną i polskim rezydentem podatkowym, tj. posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy w rozumieniu art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawa o PIT.

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w obszarze IT. Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy jest „Działalność związana z oprogramowaniem” (PKD 62.01.Z).

Wnioskodawca współpracuje w oparciu o umowę B2B ze spółką kapitałową z siedzibą w USA (dalej: „Spółka”, „Kontrahent”). Wynagrodzenie Wnioskodawcy było początkowo wypłacane przez spółkę kapitałową z siedzibą w Irlandii powiązaną z Kontrahentem, która zgodnie z rozumieniem Wnioskodawcy pełniła w grupie kapitałowej funkcję centrum obsługi rozliczeń wynagrodzeń dla współpracowników z regionu obejmującego Polskę.

Poza standardowym wynagrodzeniem za usługi programistyczne Wnioskodawca otrzymuje od Kontrahenta różnego rodzaju świadczenia / benefity.

Podstawowe zasady realizacji ww. świadczeń / benefitów określa dokument o nazwie A (dalej: „Dokument”). Dokument opisuje rodzaje świadczeń, zasady ich przyznawania oraz wysokość budżetu na dane kategorie wydatków. Świadczenia te stanowią dodatek do podstawowego wynagrodzenia i nie mogą być zamienione na środki pieniężne.

Zgodnie z zasadami realizacji świadczeń / benefitów określonymi w Dokumencie - osoba uprawniona, w tym Wnioskodawca może nabywać we własnym zakresie określone świadczenia / benefity w wyznaczonych limitach kwotowych, zaś Spółka zobowiązała się do pokrycia kosztów nabycia takich świadczeń / benefitów, zgodnie z określoną procedurą (jeśli spełniają one warunki określone w Dokumencie).

Zgodnie z Dokumentem, Spółka pokrywa koszty świadczeń lub zwraca Wnioskodawcy równowartość różnego rodzaju świadczeń, w tym:

• Wydatki na jedzenie, w tym wydatki na restauracje, catering oraz zakupy w sklepach spożywczych;
• Wydatki na dobrostan pracownika: w tym wydatki na członkostwo na siłowni, sesje terapeutyczne, zakup ergonomicznych krzeseł, sprzętu sportowego oraz wydatki związane z podróżami;
• Wydatki na biuro domowe w tym wydatki na wyposażenia oraz opłaty za telefon i Internet;
• Wydatki na rozwój zawodowy: w tym wydatki na kursy online, opłaty za studia, certyfikaty, książki oraz usługi coachingowe;
• Wydatki na opiekę nad osobami na utrzymaniu: w tym wydatki na opiekę nad dziećmi i osobami starszymi, a także jednorazowe dodatki związane z planowaniem rodziny.

Spółka umożliwia rozliczenie powyższych wydatków na dwa sposoby:

1)przy użyciu specjalnej wirtualnej karty płatniczej, umożliwiającej bezpośrednie płatności u wybranych sprzedawców, lub

2)poprzez pokrycie wydatków z własnych środków przez współpracowników (w tym Wnioskodawcę) i późniejszy ich zwrot (dalej także jako: „Zwrot Wydatków”).

Spółka obsługuje i rozlicza benefity z pomocą firm zewnętrznych (dalej: „Dostawcy”), tj.:

• firmy zarządzającej benefitami, która m.in. zarządza wirtualnymi kartami płatniczymi, zarządza "stanami kont" danych benefitów, przyjmuje wnioski o zwrot wydatków, wstępnie akceptuje wydatki do zwrotu;
• firmy zarządzającej listą płac, która m.in. udostępnia specjalną platformę do rozliczania wynagrodzeń oraz zwrotu wydatków w ramach benefitów (dalej: Platforma”), wystawia na Platformie faktury w imieniu współpracowników, zarządza dokumentacją pracowników / współpracowników (np. umowy); Spółka za pośrednictwem Platformy finalnie akceptuje wydatki do zwrotu oraz zarządza płatnościami za faktury.

Zgodnie z dokumentem o nazwie B, Zwroty Wydatków powinny być realizowane poprzez ich ujęcie na fakturze wystawionej w kolejnym miesiącu. Na przykład wydatki poniesione we wrześniu powinny być wykazane do zwrotu na fakturze wystawionej w październiku.

Praktyka realizacji zwrotów przebiega w sposób następujący:

Wnioskodawca ponosi wydatek kwalifikujący się do zwrotu w danym miesiącu, po czym składa wniosek o jego akceptację i zwrot. Do wniosku o zwrot należy załączyć dowód zakupu (rachunek, faktura).

Po zatwierdzeniu zwrotu w danym miesiącu, kwota wydatku zostaje automatycznie doliczona do zbiorczej faktury wystawionej na Platformie w imieniu Wnioskodawcy w kolejnym miesiącu. Firma obsługująca Platformę wystawia tę fakturę samodzielnie, bez możliwości ingerencji przez Wnioskodawcę w opis pozycji na fakturze. W ten sposób, kwota Zwrotu Wydatków za miesiąc poprzedni jest automatycznie doliczana do wynagrodzenia Wnioskodawcy za usługi świadczone w danym miesiącu. Kwota Zwrotu Wydatków jest ujmowana zbiorczo w pozycji „zwrot” z podaniem jedynie nazwy miesiąca zatwierdzenia zwrotu, bez wyszczególnienia rodzaju wydatków.

Wnioskodawca otrzymuje zwrot wydatku dopiero w momencie zapłaty ww. faktury przez Spółkę, co skutkuje przesunięciem czasowym pomiędzy poniesieniem wydatku a jego faktycznym zwrotem. Innymi słowy, proces weryfikacji i zatwierdzania wydatków oraz wystawiania faktur zbiorczych powoduje, że zwroty wydatków są co do zasady realizowane z opóźnieniem.

Przykładowo, wydatek na kurs IT poniesiony w listopadzie i zgłoszony do zwrotu, może zostać zaakceptowany dopiero w styczniu, po czym w następnym miesiącu, tj. w lutym na Platformie zostanie wygenerowana faktura wykazująca ten zwrot (pozycja: „zwrot styczeń”) i zwrot nastąpi dopiero wraz z opłaceniem tej faktury.

W praktyce oznacza to, że wydatek poniesiony w danym miesiącu nie jest zwracany w tym samym miesiącu, a w jednym z kolejnych miesięcy. Co do zasady powinien być to następny miesiąc, natomiast w praktyce często zdarza się, że przesunięcie czasowe jest większe (w zależności od procesu zatwierdzania wydatków).

Może się również zdarzyć, że wydatek nie zostanie pozytywnie zweryfikowany i zatwierdzony do zwrotu. Co do zasady dotyczy to sytuacji, w których wydatek przekracza wyznaczony budżet lub nie mieści się w katalogu wydatków podlegających zwrotowi. Wówczas Wnioskodawca nie otrzyma zwrotu poniesionych wydatków.

W przypadku, gdy dany wydatek na świadczenia / benefity zostanie zwrócony Wnioskodawcy, zostaje on uznany przez Wnioskodawcę za przychód podlegający opodatkowaniu.

Pytania

1.Czy Wnioskodawca może rozpoznawać w kosztach podatkowych ponoszone przez niego wydatki wykazujące związek z przychodami z działalności gospodarczej, także w przypadku, gdy wydatki te są mu następnie zwracane przez Spółkę, jeśli taki zwrot zostanie potraktowany jako przychód podatkowy?

2.Czy Zwrot Wydatków przez Spółkę powinien być kwalifikowany przez Wnioskodawcę jako przychód z działalności gospodarczej?

3.Czy Zwrot Wydatków ujęty na fakturze za usługi za dany miesiąc powinien być rozpoznany przez Wnioskodawcę w przychodach podatkowych w tym samym momencie co wynagrodzenie za usługi za ten miesiąc, do którego odnosi się faktura?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.Wnioskodawca może rozpoznawać w kosztach podatkowych ponoszone przez niego wydatki wykazujące związek z przychodami z działalności gospodarczej, które są mu następnie zwracane przez Spółkę, jeśli rozpozna zwrot jako przychód podatkowy.

2.Zwrot Wydatków przez Spółkę powinien być kwalifikowany przez Wnioskodawcę jako przychód z działalności gospodarczej.

3.Zwrot Wydatków ujęty na fakturze za usługi za dany miesiąc powinien być rozpoznany przez Wnioskodawcę w przychodach podatkowych w tym samym momencie co wynagrodzenie za usługi za ten miesiąc, do którego odnosi się faktura.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie Pytania nr 1

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o PIT nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Kosztami podatkowymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, powinien więc spełniać następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo - skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu, tj. podatnik musi wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu;
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
• być właściwie udokumentowany.

Zdaniem Wnioskodawcy, kosztem uzyskania przychodu może być także wydatek spełniający powyższe warunki, jeśli zostanie następnie zwrócony podatnikowi przez jego kontrahenta biznesowego w związku z zawartą umową B2B.

Zwrot danego wydatku przez kontrahenta, z którym podatnik jest związany umową B2B nie oznacza, że podatnik nie ma możliwości rozliczyć takiego wydatku w kosztach podatkowych, w szczególności, jeśli Wnioskodawca ten zwrot zaliczy do przychodów podatkowych.

Powyższe rozumowanie potwierdza m.in. zestawienie ze sobą poniższych przepisów:

• art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, zgodnie z którym „Przychodem z działalności gospodarczej są również: 2) dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13 i ust. 9, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a-22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych ”;
• art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT stanowiący, że „Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się: zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów ”.

Z ww. przepisów wynika, że zwrot wydatku jest przychodem podatkowym, chyba, że wydatek nie podlegał zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy te przewidują zatem wprost dopuszczalność zaliczenia do kosztów podatkowych wydatku, który jest zwracany.

Gdyby wydatek podlegający zwrotowi nie mógł być kosztem podatkowym, to zwrot wydatku nigdy nie mógłby być przychodem, a więc przepis art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT w zakresie uznania zwrotu wydatku za przychód podatkowy byłby „pusty”, co by przeczyło założeniu racjonalności ustawodawcy.

Podsumowując, wydatki poniesione przez Wnioskodawcę, które spełniają ogólne warunki uznania za koszt podatkowy (np. zwrot opłat za Internet lub kurs programistyczny służący lepszemu wykonywaniu usług programistycznych), mogą być uznane za koszt podatkowy, pomimo, że wydatki te są następnie zwracane przez Kontrahenta w związku z umową B2B.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie Pytania nr 2

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT: Przychodem z działalności gospodarczej są również: 2) dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13 i ust. 9, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a-22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych;

Stosownie do art. 14 ust. 2 pkt 8) ustawy o PIT. Przychodem z działalności gospodarczej są również: wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2-2b, z zastrzeżeniem ust. 2g i art. 21 ust. 1 pkt 125 i 125a;

W myśl art. 14 ust. 3 pkt 3 i 3a ustawy o PIT: Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się: 3a) zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.

Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy należy wskazać, że Wnioskodawca otrzymuje zwrot wydatków - zarówno tych podlegających zaliczeniu do kosztów podatkowych, jak i wydatków osobistych - w oparciu o faktury generowane automatycznie na dedykowanej Platformie.

Wnioskodawca nie ma możliwości ingerencji w treść faktury. Zwrot wydatków jest wykazywany w odrębnej pozycji na fakturze za usługi programistyczne. Wszystkie zwracane wydatki są ujęte w pozycji faktury zbiorczo, bez wyodrębnienia ich kategorii. Wnioskodawca uzyskuje zatem zwrot wydatków w oparciu o fakturę za usługi objęte umową B2B.

Mechanizm rozliczania benefitów jest ułożony w ten sposób, że całość zwracanych wydatków jest związana z usługami Wnioskodawcy oraz umową łączącą Wnioskodawcę ze Spółką. Gdyby nie umowa o współpracę w zakresie świadczenia usług programistycznych - Wnioskodawca nie uzyskałby możliwości uczestniczenia w programie benefitów i nie uzyskałby Zwrotu Wydatków. Należy więc uznać, że całość zwracanych na rzecz Wnioskodawcy wydatków stanowi przychód z działalności gospodarczej.

Podsumowując, otrzymane świadczenia w postaci Zwrotu Wydatków wykazanych na fakturze będą stanowiły dla Wnioskodawcy w całości przychód z działalności gospodarczej.

Powyższe znajduje potwierdzenie m.in. w następujących interpretacjach podatkowych:

• Interpretacja indywidualna z dnia 4 sierpnia 2023 r. 0114-KDWP.4011.52.2023.3.AS

„ klient zamierza dawać Pani zaliczki i (lub pokrywać koszty poniesione przez Panią z tytułu uczestnictwa w w/w zagranicznych konferencjach - czyli rejestracje na konferencji, bilety lotnicze, hotele, transport naziemny, diety.

Otrzymane przez Panią świadczenia niestanowiące wynagrodzenia za wykonywane usługi, jako nieodpłatnego świadczenia otrzymanego na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków związanych z udziałem w kongresach/konferencjach międzynarodowych (rejestracje na konferencji, bilety lotnicze, hotele, transport naziemny, diety) będzie podlegać opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki 3 % zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. ”

• Interpretacja indywidualna z dnia 2 września 2022 r. 0114-KDIP2- 2.4011.544.2022.1.RK

„[spółka] oferuje szereg nieodpłatnych i częściowo odpłatnych benefitów pozapłacowych takich jak karta lunchowa lub karta podarunkowa (w formie jakiej oferowane są klientom Wnioskodawcy), prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie na życie, paczki świąteczne, dofinansowanie nauki języków obcych oraz kursów i szkoleń, dofinansowanie komunikacji miejskiej (dalej łącznie: "Benefity").

Wobec tego, w analizowanej sprawie, wartość opisanych we wniosku nieodpłatnych świadczeń udzielanych przez Spółkę osobom fizycznym, prowadzącym samodzielną działalność gospodarczą – z którymi Spółka zawrze Kontrakty B2B - stanowi dla tych osób przychód z tej działalności gospodarczej, stosownie do art. 14 w związku z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że przychody takie podlegają opodatkowaniu na tych samych zasadach, jak pozostałe przychody z działalności gospodarczej prowadzonej przez ww. osoby.

Podatnicy, uzyskujący dochody ze źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, sami dokonują opodatkowania tych dochodów. ”

• Interpretacja indywidualna z dnia 7 lipca 2021 r. 0115-KDIT1.4011.313.2021.1.MR

„Wnioskodawca jest przedsiębiorcą świadczącym usługi programistyczne kilku firmom. Umowa z jedną z nich zawiera zapis, że jego kontrahent będzie w całości opłacał dla niego dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne, lekcje języka angielskiego oraz będzie uczestniczył w kosztach opłat za kartę sportową

W myśl art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem z działalności gospodarczej jest również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2-2b, z zastrzeżeniem ust. 2g i art. 21 ust. 1 pkt 125 i 125a.

Mając na uwadze opis stanu faktycznego oraz powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że otrzymane przez Wnioskodawcę świadczenia niestanowiące wynagrodzenia za wykonywane usługi, jako świadczenia nieodpłatne opodatkowane będą 3,0 % stawką ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Pomimo błędnego stwierdzenia, że świadczenia stanowią dotacje i dopłaty (wskazane w art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) to samo stanowisko Wnioskodawcy co do wysokości stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest prawidłowe.”

Uzasadnienie stanowiska w zakresie Pytania nr 3

Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, za datę powstania przychodu, o którym mowa w ust. 1, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h-1j i 1n-1p, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1)wystawienia faktury albo

2)uregulowania należności.

Jak wskazano powyżej, w opinii Wnioskodawcy przychód z tytułu Zwrotu Wydatków jest nierozerwalnie związany z umową o świadczenie usług programistycznych (gdyby nie umowa o świadczenie usług - Wnioskodawca nie miałby możliwości skorzystania ze świadczeń / benefitów). W opinii Wnioskodawcy wartość Zwrotu Wydatków powinna być traktowana jako element wynagrodzenia za świadczenie usług programistycznych.

W konsekwencji, wykazane na jednej fakturze:

1) Wynagrodzenie za usługi za dany miesiąc oraz

2) Zwrot Wydatków za miesiąc poprzedni

powinny być rozpoznane w przychodach podatkowych w tym samym momencie, tj. w momencie rozpoznania przychodu podatkowego z tytułu wykonania usług wskazanych na tej fakturze.

Podsumowując, Zwrot Wydatków ujęty na fakturze za usługi za dany miesiąc powinien być rozpoznany przez Wnioskodawcę w przychodach podatkowych w tym samym momencie co wynagrodzenie za usługi za ten miesiąc, do którego odnosi się faktura.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepis art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera katalog źródeł przychodów, wśród których wymienione są przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 10 ust. 1 pkt 3).

Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Pana wątpliwości dotyczą kwestii czy Zwrot Wydatków przez Spółkę będzie Pana przychodem z działalności gospodarczej i w którym momencie.

Z wniosku wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w obszarze IT. Współpracuje Pan ze spółką kapitałową w oparciu o umowę B2B. Poza standardowym wynagrodzeniem za usługi programistyczne otrzymuje Pan od Spółki różnego rodzaju świadczenia / benefity. Świadczenia te stanowią dodatek do podstawowego wynagrodzenia i nie mogą być zamienione na środki pieniężne. Zgodnie z zasadami realizacji świadczeń / benefitów określonymi w Dokumencie może Pan nabywać we własnym zakresie określone świadczenia / benefity w wyznaczonych limitach kwotowych, zaś Spółka zobowiązała się do pokrycia kosztów nabycia takich świadczeń / benefitów, zgodnie z określoną procedurą. Spółka umożliwia rozliczenie powyższych wydatków na dwa sposoby:

1) przy użyciu specjalnej wirtualnej karty płatniczej, umożliwiającej bezpośrednie płatności u wybranych sprzedawców, lub

2) poprzez pokrycie wydatków z własnych środków przez współpracowników (w tym Wnioskodawcę) i późniejszy ich zwrot.

Zwroty Wydatków powinny być realizowane poprzez ich ujęcie na fakturze wystawionej w kolejnym miesiącu.

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ponadto zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3a ww. ustawy:

Należy wskazać, że zwróconym innym wydatkiem nie jest uzyskana przez podatnika kwota, która tylko odpowiada wartości poniesionego wydatku, lecz nie stanowi jego zwrotu (por. wyrok NSA z 11 marca 2020 r., sygn. akt II FSK 829/18, wyrok NSA z 15 maja 2019 r., sygn. akt II FSK 1692/17).

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie precyzują kiedy mamy do czynienia ze zwrotem wydatków, jednak w sytuacji, gdy podmiot ponosi koszty we własnym imieniu i na własną rzecz, nie można mówić o ich zwrocie. Wynika to w szczególności z uwagi na ich uwzględnienie w bazie kosztowej na potrzeby kalkulacji wynagrodzenia za świadczone usługi. W takiej sytuacji kwoty pieniężne otrzymane przez podatnika nie mogą być uznane za zwrot wydatków, o którym mowa w art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stanowią one bowiem element wynagrodzenia z tytułu świadczonej usługi. W konsekwencji powinny w całości zostać zaliczone do przychodów podatkowych.

Przykładowo, w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 29 maja 2017 roku, sygn. akt III SA/Wa 1657/16 wskazano:

Należy bowiem mieć na względzie, że „wydatek zwrócony” to ten sam, a nie taki sam wydatek, który został poniesiony. Zwróconym innym wydatkiem nie jest uzyskana przez podatnika kwota, która tylko odpowiada wartości poniesionego wydatku, lecz nie stanowi jego zwrotu. Takie stanowisko co do wykładni art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajduje potwierdzenie także w ugruntowanym orzecznictwie sądów administracyjnych. W wyroku WSA we Wrocławiu z dnia 12 września 2013 r., sygn. akt I SA/Wr 1151/13 wskazano m.in. że:

Powołane wyroki dotyczą przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ale mają przełożenie na adekwatne przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji w opisanej sytuacji nie nastąpi zwrot wydatków. Kwota zwróconych środków jako element składowy wynagrodzenia nie będzie stanowiła zwrotu wydatków w rozumieniu przepisu art. 14 ust. 3 pkt 3a ww. ustawy.

Z uwagi na fakt, że świadczy Pan na rzecz Spółki w ramach działalności gospodarczej usługi programistyczne, należy Pan do osób uprawnionych do otrzymania wymienionych we wniosku benefitów. Przychód uzyskany w całości z tego tytułu powinien zostać zakwalifikowany do źródła przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Odnosząc się do momentu powstania przychodu wskazać należy, że zgodnie z art. 14 ust. 1c cytowanej ustawy:

Przepis ten wprowadza ogólną zasadę decydującą o dacie powstania przychodu. Powstanie przychodu następuje w dniu zaistnienia ww. zdarzeń, a jeżeli wystąpią one po dniu wystawienia faktury, czy po dniu dokonania zapłaty należności, o momencie powstania przychodu decydują te dni, a nie fakt zaistnienia konkretnego zdarzenia.

Wobec powyższego, regułą jest, że przychód powstaje w dacie następujących zdarzeń: wydanie rzeczy, zbycie prawa majątkowego lub wykonanie usługi albo częściowe wykonanie usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności – przychód podatkowy powstaje w dacie tej czynności, która miała miejsce najwcześniej.

Opodatkowaniu podlega przychód należny, co oznacza, że należy zadeklarować przychód dla celów podatkowych niezależnie od faktycznego otrzymania środków pieniężnych.

Zatem prawidłowe jest Pana stanowisko, że wykazane na jednej fakturze:

1) Wynagrodzenie za usługi za dany miesiąc oraz

2) Zwrot Wydatków za miesiąc poprzedni

powinny być rozpoznane w przychodach podatkowych w tym samym momencie, tj. w momencie rozpoznania przychodu podatkowego z tytułu wykonania usług wskazanych na tej fakturze.

W dalszej kolejności przedmiotem Pana wątpliwości jest czy może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej wydatki, które poniesie Pan na zakup świadczeń/benefitów i które następnie zostaną Panu zwrócone przez Spółkę.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Jednym z podstawowych warunków uznania konkretnego wydatku za koszt podatkowy jest definitywność wydatku, co oznacza, że wartość poniesionego wydatku nie zostanie podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona. Nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów wydatki, które z założenia mogą zostać zwrócone.

Odnosząc cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego należy uznać, że poniesione wydatki nie spełniają wymogów art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Przede wszystkim omawiane wydatki nie zostały poniesione przez Pana, tj. w ostatecznym rozrachunku to nie Pan pokrył ten wydatek ze swoich zasobów majątkowych, a wydatek ten nie ma definitywnego (rzeczywistego) charakteru, tj. wartość poniesionego wydatku została Panu zwrócona.

W konsekwencji opisane przez Pana wydatki poniesione w ramach benefitów nie spełniają przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Zatem w tej części Pana stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.