Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie:

• możliwości wprowadzenia użyczonego samochodu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej działalności gospodarczej oraz odliczania od niego odpisów amortyzacyjnych – jest nieprawidłowe,
• możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na polisę OC w wysokości 75% – jest nieprawidłowe,
• możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup paliwa, badanie techniczne pojazdu, oraz części samochodowe w wysokości 75% – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 grudnia 2024 r. wpłynął Pani wniosek z 2 grudnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani pismem z 23 grudnia 2024 r. (wpływ 23 grudnia 2024 r.) – w odpowiedzi na wezwania. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą i opłaca podatek odchodowy według skali podatkowej. W 2022 r. wprowadziła Pani do działalności gospodarczej (na podstawie oświadczenia o bezpłatnym użyczeniu pojazdu) samochód osobowy o wartości 25.000 zł, będący własnością Pani matki. Samochód osobowy został wprowadzony do środków trwałych Pani działalności i rozliczany amortyzacją w koszty ze stawką 40%. Samochód został zakupiony przez Pani matkę na podstawie umowy kupna-sprzedaży i formalnie pozostaje jej własnością. Koszty eksploatacji pojazdu na podstawie wyżej wspomnianego oświadczenia ujmuje Pani przez cały okres korzystania z pojazdu w kosztach działalności w proporcji 75%.

Uzupełnienie i doprecyzowanie stanu faktycznego

Wskazała Pani, że:

a)  Zgodnie z art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych posiada Pani nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

b)  Działalność gospodarczą prowadzi Pani od 10 stycznia 2022 r.

c)  Prowadzi Pani biuro rachunkowe – PKD 69.20.Z.

d)  Dla celów rozliczenia podatku dochodowego prowadzi Pani księgę przychodów i rozchodów.

e)  Używany samochód jest samochodem osobowym w myśl art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

f)   Umowa użyczenia została zawarta od 10 stycznia 2022 r. na 5 lat.

g)  Samochód wykorzystywany jest w działalności gospodarczej oraz do celów prywatnych.

h)  Nie jest Pani czynnym podatnikiem podatku VAT.

i)   Nie prowadzi Pani ewidencji w myśl art. 86 ust. 4 ustawy o podatku VAT.

j)   Ponosi Pani następujące koszty eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodu, które zalicza Pani do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej: zakup paliwa, badanie techniczne pojazdu, polisa OC, części samochodowe.

k)  Samochód jest niezbędny w Pani działalności gospodarczej. W umowie z klientami ma Pani zawarte informacje, iż musi Pani odbierać od nich dokumenty oraz dostarczać wszelkie rozliczenia. Samochód jest niezbędny do przemieszczania się i dojazdu Pani do klientów.

l)   Wydatki związane z eksploatacją użyczonego samochodu zostały poniesione przez Panią.

m)Posiada Pani faktury potwierdzające poniesione przez Panią koszty. Wydatki te nie zostały Pani zwrócone.

Pytanie

Czy na podstawie oświadczenia o bezpłatnym użyczeniu pojazdu ma Pani prawo wprowadzić samochód na środki trwałe i odliczać wartość pojazdu odpisem amortyzacyjnym ujmując go w kosztach działalności oraz odliczać koszty eksploatacyjne w wysokości 75%?

Pani stanowisko w sprawie

Ma Pani prawo wprowadzić samochód osobowy na środki trwałe i odliczać odpisy amortyzacje oraz wszelkie koszty związane z utrzymaniem samochodu osobowego w wysokości 75%.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163):

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące warunki, tzn. dany wydatek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą i opłaca podatek odchodowy według skali podatkowej. Nie jestem Pani czynnym podatnikiem podatku VAT i nie prowadzi Pani ewidencji w myśl art. 86 ust. 4 ustawy o podatku VAT.W 2022 r. wprowadziła Pani do środków trwałych prowadzonej działalności gospodarczej (na podstawie oświadczenia o bezpłatnym użyczeniu pojazdu) samochód osobowy o wartości 25.000 zł, będący własnością Pani matki. Odlicza Pani odpisy amortyzacyjne od użyczonego samochodu oraz następujące koszty eksploatacyjne związane z jego użytkowaniem: zakup paliwa, badanie techniczne pojazdu, polisa OC, części samochodowe.

Pani wątpliwość budzi kwestia, czy na podstawie oświadczenia o bezpłatnym użyczeniu pojazdu ma Pani prawo wprowadzić samochód na środki trwałe i odliczać wartość pojazdu odpisem amortyzacyjnym ujmując go w kosztach działalności oraz odliczać koszty eksploatacyjne w wysokości 75%.

W kontekście tych wątpliwości wyjaśniam, że decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodów. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągniecia przychodów, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągniecia przychodów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ograniczają możliwości wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu, w tym także samochodów osobowych. Warunkiem koniecznym dla uznania wydatków poniesionych na określony składnik majątku, w tym przypadku samochodu osobowego, za koszt uzyskania przychodów jest jego wykorzystywanie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W tym miejscu wskazuję również, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu - każdorazowo spoczywa na podatniku, zgodnie z zasadą, że ciężar dowodu spoczywa na tym podmiocie, który z danego faktu wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.

W kontekście wskazanych wątpliwości wyjaśniam, że zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki na nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie są jednorazowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Z uwagi na to, że składniki majątku wykorzystywane są przez podatników w dłuższym okresie czasu, a nie tylko w roku ich nabycia, ustawodawca przyjął zasadę, że wydatki te zalicza się do kosztów sukcesywnie, w miarę ich zużycia.

Stosownie do art. 22 ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl art. 22a ust. 1 ww. ustawy:

Zatem, aby dany składnik majątku był uznany za środek trwały musi:

• stanowić własność lub współwłasność podatnika,
• zostać nabyty lub wytworzony we własnym zakresie przez podatnika,
• być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• jego przewidywany okres używania być dłuższy niż rok,
• być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• nie być wymieniony w katalogu środków trwałych niepodlegających amortyzacji (m. in. grunty, dzieła sztuki).

Tak więc środki transportu, w tym samochody osobowe, zalicza się do środków trwałych podlegających amortyzacji, jeżeli spełniony jest m.in. warunek, że dany składnik majątku jest własnością lub współwłasnością podatnika. Wyjątkiem są pojazdy używane na podstawie leasingu finansowego. Wyjątek ten nie ma jednak zastosowania w Pani przypadku.

Zatem Pani stanowisko w części dotyczącej możliwości wprowadzenia użyczonego samochodu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej działalności gospodarczej oraz odliczania od niego odpisów amortyzacyjnych jest nieprawidłowe.

Odnosząc się do możliwości odliczenia przez Panią 75% kosztów eksploatacyjnych związanych z użyczonym na Pani rzecz samochodem osobowym, który wykorzystywany jest przez Panią zarówno do celów związanych z działalnością gospodarczą, jak i dla celów prywatnych wskazać należy, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Dyspozycja art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: wskazuje wprost na samochód „stanowiący własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą” i wykorzystywanie tego samochodu „również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika”, dotyczy też sytuacji, gdy samochód jest wykorzystywany do celów prywatnych, jak i do celów działalności gospodarczej.

Stosownie zaś do art. 23 ust. 1 pkt 46a, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zatem wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu osobowego służącego podatnikowi także do innych celów niż działalność gospodarcza podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% tych wydatków. Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków dotyczy tylko wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik musi prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (wykorzystana jest w tym zakresie ewidencja stosowana dla celów podatku od towarów i usług).

Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 5f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie natomiast do art. 23 ust. 5g tej ustawy:

Zatem poniesione przez Panią wydatki na zakup paliwa, badanie techniczne pojazdu oraz części samochodowe mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w wysokości 75% kwot wykazanych na fakturach, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie uważa się bowiem za koszt uzyskania przychodu 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego (wydatków eksploatacyjnych), wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Pani stanowisko w tej części jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do kwestii polisy OC, należy wskazać, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 cytowanej ustawy:

Oznacza to, że w przypadku opłacania składek na ubezpieczenie samochodu osobowego składki te stanowią koszt uzyskania przychodu tylko w części ustalonej od wartości samochodu nieprzekraczającej równowartości 150 000 zł z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Z tym, że przewidziane ograniczenie wysokości składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, dotyczy wyłącznie składek, których wysokość jest uzależniona od wartości samochodu (AC, GAP). Dla ubezpieczenia OC i NW wartość samochodu nie jest istotna.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów może Pani zaliczyć 100% wydatków poniesionych na składkę na ubezpieczenie tego samochodu OC.

Zatem Pani stanowisko w ww. części jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego. Przy wydawaniu interpretacji indywidualnych w trybie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, opieram się wyłącznie na opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym we wniosku - nie prowadzę postępowania dowodowego. Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem więc wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku.

Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku stan faktyczny/zdarzenie przyszłe jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Jeżeli zatem przedstawiony we wniosku opis zdarzenia różnić się będzie od występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pani chroniła w zakresie rzeczywiście zaistniałego zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z  opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.