Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 grudnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 listopada 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 3 lutego 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej jako X lub Wnioskodawca) zatrudnia w ramach umowy o pracę m.in. muzyków estradowych.

W X funkcjonuje Regulamin pracy (dalej jako Regulamin). Zgodnie z zapisami par. 5 Regulaminu pracownicy, których charakter pracy tego wymaga, mają obowiązek używania odzieży służbowej przy wykonywaniu obowiązków służbowych. Jednocześnie pracownik nabywa prawo do odzieży służbowej z chwilą nawiązania stosunku pracy, za wyjątkiem okresu próbnego określonego w umowie o pracę. Załącznik nr 2 do Regulaminu zawiera nazwę ubiorów estradowych, są to: obuwie wieczorowe (lakierki dla pań i panów), suknia wieczorowa lub bluzka ze spódnicą, koszula do fraka, muszka do koszuli oraz frak.   

Ubiór estradowy stanowi odzież służbową.

Pracownicy (muzycy estradowi) nabywają ww. ubiór estradowy samodzielnie, a Wnioskodawca zwraca poniesiony koszt na podstawie przedstawionego dokumentu zakupu. Przy czym zwrot następuje wyłącznie do kwoty limitu wskazanego w załączniku nr 2 do Regulaminu.

Aktualnie ubiory estradowe nie mają żadnych zindywidualizowanych elementów (naszyte logo X, charakterystyczny krój i kolor), Regulamin nie zawiera także postanowień, zgodnie z którymi pracownicy nie mogą używać ubiorów estradowych poza miejscem pracy.

Wnioskodawca rozważa zindywidualizowanie ubiorów estradowych poprzez zastosowanie logotypów w postaci naprasowanych haftowanych logo X co doprowadziłoby do sytuacji, że ubiory te nie mogłyby być wykorzystywane do celów prywatnych. Dodatkowo rozważane jest wprowadzenie zmian w Regulaminie poprzez dodanie regulacji, zgodnie z którą pracownicy (muzycy estradowi) nie będą mogli używać ubiorów estradowych do celów prywatnych, a ich noszenie w czasie wykonywania obowiązków służbowych będzie obowiązkiem pracownika (muzyka estradowego).

Uzupełnienie wniosku

Zakupu ubiorów estradowych po zmianie regulaminu będą dokonywali pracownicy. Ubiór estradowy przekazany pracownikom do używania będzie stanowił ich własność. Pracownik nie będzie zobowiązany do zwrotu Wnioskodawcy ubioru estradowego.

Pytania (po uzupełnieniu)

1.Czy w przedstawionym stanie faktycznym wartość zwróconych kosztów nabycia przez pracownika (muzyka estradowego) ubioru estradowego stanowi przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu, a co za tym idzie czy na Wnioskodawcy ciążą związane z tym obowiązki płatnika?

2.Czy w przypadku wprowadzenia przez Wnioskodawcę zmian, tj. zastosowanie na ubiorach estradowych logotypów w postaci naprasowanych haftowanych logo X oraz wprowadzenie zmian w Regulaminie poprzez dodanie regulacji, zgodnie z którą pracownicy (muzycy estradowi) nie będą mogli używać ubiorów estradowych do celów prywatnych, a ich noszenie w czasie wykonywania obowiązków służbowych będzie obowiązkiem pracownika (muzyka estradowego) spowoduje, że zwrot kosztów nabycia przez pracownika (muzyka estradowego) ubioru estradowego będzie stanowił przychód ze stosunku pracy, który będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania, a co za tym idzie na Wnioskodawcy nie będą ciążyły związane z tym obowiązki płatnika.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym wartość zwróconych kosztów nabycia przez pracownika (muzyka estradowego) ubioru estradowego stanowi przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu, a co za tym idzie na Wnioskodawcy ciążą związane z tym obowiązki płatnika.

Zgodnie z ogólną zasadą sformułowaną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako ustawa o PIT) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy o PIT, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jednym ze źródeł przychodów wymienionych w art. 10 ust. 1 ustawy o PIT są wskazane w pkt 1 tego przepisu - stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.

Przystępując do oceny skutków podatkowych zwrotu pracownikom (muzykom estradowym) zwrotu kosztów nabycia ubioru estradowego wskazać należy, że z dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT wynika jednoznacznie, że ze zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ekwiwalentu za ubiór, którego używanie należy do obowiązków pracownika, ale wyłącznie ubioru służbowego. Obowiązek ten może wynikać np. z przepisów wewnątrzzakładowych.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego, jednakże ustawa wyraźnie wskazuje na obowiązek używania ubioru służbowego jako przesłankę do zastosowania powyższego zwolnienia.

Z uwagi na brak w ustawie o PIT definicji ubioru (odzieży) służbowego, rozstrzygnięcia co może być elementem ubioru służbowego, czy też w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy dokonywać zatem w oparciu o językowe znaczenie słów „ubiór” i „służbowy”. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem „ubrania” - to, co się nosi; ubranie, strój, „służbowy” - dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy.

Wobec powyższego uznać należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą np. odzież charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika i który jednocześnie charakteryzuje się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niecelowe lub utrudnione byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika.

Przenosząc powyższe na grunt przedstawionego stanu faktycznego, zdaniem Wnioskodawcy, wartość zwróconych kosztów nabycia przez pracownika (muzyka estradowego) ubioru estradowego nie korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT.

Wskazane w załączniku nr 2 do Regulaminu ubiory estradowe (obuwie wieczorowe (lakierki dla pań i panów), suknia wieczorowa lub bluzka ze spódnicą, koszula do fraka, muszka do koszuli oraz frak) stanowią odzież o charakterze osobistym, którą można używać zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym w oparciu o obowiązujące zasady życia społecznego. Wskazane ubrania są zatem zwykłymi elementami garderoby, które nie wyróżniają się w żaden sposób trwałymi cechami indywidualizującymi je w stosunku do ogólnie dostępnych i stosowanych do celów prywatnych ubrań.

Jak już podkreślono ubiór służbowy to specjalna odzież noszona tylko w związku z wykonywaną pracą np. odzież reprezentacyjna charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. Wskazana we wniosku odzież nie charakteryzuje się natomiast takim stopniem wyróżnienia, by niecelowe lub utrudnione było jej używanie dla potrzeb prywatnych - czyli nie posiada tak zindywidualizowanych elementów, przez które traci przymiot odzieży o charakterze osobistym (nie ma trwałych oznaczeń firmowych np. w postaci logo).

Wobec powyższego stwierdzić należy, że wartość zwróconych kosztów nabycia przez pracownika (muzyka estradowego) ubioru estradowego stanowi dla tych pracowników przychód – uregulowany w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT - mający swoje źródło w łączącym go z Wnioskodawcą stosunku pracy. Tenże przychód nie korzysta ze zwolnienia uregulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT, wobec czego jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych tak jak każdy inny przychód ze stosunku pracy.

Jednocześnie zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W konsekwencji skoro po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy, który nie korzysta ze zwolnienia to na Wnioskodawcy będą ciążyły obowiązki płatnika.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, wprowadzenie zmian, tj. zastosowanie na ubiorach estradowych logotypów w postaci naprasowanych haftowanych logo X oraz wprowadzenie zmian w Regulaminie poprzez dodanie regulacji, zgodnie z którą pracownicy (muzycy estradowi) nie będą mogli używać ubiorów estradowych do celów prywatnych, a ich noszenie w czasie wykonywania obowiązków służbowych będzie obowiązkiem pracownika (muzyka estradowego) spowoduje, że zwrot kosztów nabycia przez pracownika (muzyka estradowego) ubioru estradowego będzie stanowił przychód ze stosunku pracy, który będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania, co za tym idzie na Wnioskodawcy nie będą ciążyły związane z tym obowiązki płatnika.

W opinii Wnioskodawcy opisane powyżej zmiany spowodują, że ubiory estradowe (obuwie wieczorowe (lakierki dla pań i panów), suknia wieczorowa lub bluzka ze spódnicą, koszula do fraka, muszka do koszuli oraz frak) stracą przymioty odzieży o charakterze osobistym. Umieszczenie na ubiorach estradowych logotypów w postaci naprasowanych haftowanych logo X spowoduje, że ubrania przestaną być zwykłymi elementami garderoby, które nie wyróżniają się w żaden sposób trwałymi cechami indywidualizującymi je w stosunku do ogólnie dostępnych i stosowanych do celów prywatnych ubrań.

Dodatkowo wprowadzenie regulacji, zgodnie z którą pracownicy (muzycy estradowi) nie będą mogli używać ubiorów estradowych do celów prywatnych, a ich noszenie w czasie wykonywania obowiązków służbowych będzie obowiązkiem pracownika (muzyka estradowego) spowoduje, że ich używanie na potrzeby prywatnych zostanie wyeliminowane.

W takim przypadku wartość zwróconych kosztów nabycia przez pracownika (muzyka estradowego) ubioru estradowego będzie stanowił dla tych pracowników przychód - uregulowany w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT - mający swoje źródło w łączącym go z Wnioskodawcą stosunku pracy. Przy czym przychód ten będzie korzystał ze zwolnienia uregulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT, wobec czego nie będzie opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W konsekwencji, skoro po stronie pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy, który będzie korzysta ze zwolnienia to na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie zauważam, że powołali Państwo art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.), w jego nieaktualnym brzmieniu. Zgodnie z aktualnym brzmieniem tego przepisu:

Powyższe nie wpływa na ocenę Państwa stanowiska.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·  Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.