Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 listopada 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 13 listopada 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 30 grudnia 2024 r. (wpływ 30 grudnia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Jest pośrednikiem kredytowym. Jest współpracownikiem firmy … . W …, z uwagi na typ pracy każdy musi pracować na działalności gospodarczej.

Wnioskodawca w … jest kierownikiem zespołu, tj. nadzoruje, wdraża innych współpracowników, którzy są także na jednoosobowej działalności gospodarczej. Z tytułu pełnienia funkcji, Wnioskodawca ma prowizję wystawianą za pracę współpracownika przez … . Zarówno Wnioskodawca, jak i inni współpracownicy mają siedziby firmy w swoich mieszkaniach. Z uwagi na pracę kierowniczą niektórzy współpracownicy pracują także z mieszkania Wnioskodawcy.

Pytanie Wnioskodawcy dotyczy ustalenia, czy może ująć w koszty uzyskania przychodów koszty: kawy, herbaty, napojów, środków czystości, z których korzystają współpracownicy. Współpracownik - tj. osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, niepowiązana bezpośrednio z Wnioskodawcą żadną umową o pracę, mająca podpisaną umowę współpracy z … .

Uzupełnienie

1.Czy zgodnie z art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce?

Odpowiedź: Tak, Wnioskodawca odprowadza podatki tylko w Polsce.

2.Od kiedy Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą?

Odpowiedź: Od 15 września 2022 r.

3.W jakiej formie opodatkowane są przychody z prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej?

Odpowiedź: Skala podatkowa.

4.Jaką dokumentację podatkową dla potrzeb podatku dochodowego prowadzi Wnioskodawca?

Odpowiedź: Podatkowa księga przychodów i rozchodów.

5.Czy z zawartej z … umowy wynika konieczność poniesienia wskazanych we wniosku kosztów na rzecz współpracowników?

Odpowiedź: Umowa zobowiązuje Wnioskodawcę do cyklicznych spotkań z współpracownikami.

6.Jaki jest związek przyczynowy pomiędzy poniesionymi wydatkami na: kawę, herbatę, napoje i środki czystości, z których korzystają współpracownicy Wnioskodawcy, a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów z prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej?

Odpowiedź: Wynagrodzenie Wnioskodawcy za pracę współpracowników jest uzależnione od wiedzy, motywacji współpracowników. Spotkania, które Wnioskodawca musi przeprowadzać są Jego obowiązkami, nałożonymi przez … . Przy spotkaniu to Wnioskodawca jako przełożony powinienem takie rzeczy zapewniać, jak: kawa, herbata, napoje, itp.

7.Czy zaliczył Pan wskazane we wniosku wydatki do kosztów uzyskania przychodów?

Odpowiedź: Wnioskodawca nie zaliczył jeszcze żadnych takich koszów.

Pytanie

Czy Wnioskodawca może ująć w kosztach uzyskania przychodu koszty: kawy, herbaty, napojów i środków czystości, z których korzystają współpracownicy.

Pana stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, może On ująć wydatki takie jak: artykuły spożywcze i środki czystości, z których korzystają współpracownicy w kosztach uzyskania przychodów.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca doprecyzował, że zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na: kawę, herbatę, wodę, napoje, saturator, cukier, ciastka, środki czystości, papier toaletowy, ręczniki kuchenne, tabletki do zmywarki, sól do zmywarki, płyn nabłyszczający do zmywarki, naczynia (tj. szklanki, kubki, talerzyki, sztućce), odkamieniacz do ekspresu i tabletki czyszczące.

Koszty, które Wnioskodawca będzie ponosił na zakup ww. artykułów będą miały bezpośredni wpływ na lepszą wydajność oraz zadowolenie pracowników, są więc bezpośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów.

Dodatkowo, zakup napojów służy też zachowaniu bezpieczeństwa pracy, szczególnie w okresie letnich upałów. Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy wskazują, że zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów w ciągu całej zmiany roboczej należy do obowiązku pracodawcy. Jako podstawę prawną wskazał Pan przepis z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien, w myśl powołanego na wstępie przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Opisane przez Pana we wniosku wydatki nie zostały wprost wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Jednak fakt, że dany wydatek nie został ujęty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uprawnia do automatycznego przyjęcia domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w tym przepisie, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 kwietnia 2017 r. sygn. akt II FSK 3526/16:

Do wskazanego związku przyczynowo-skutkowego Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się także w wyroku z 8 sierpnia 2017 r. sygn. akt II FSK 1859/15, gdzie stwierdził, że:

Ponadto w orzecznictwie sądowoadministracyjnym, wskazuje się, że: (...) zwrot „w celu” oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym. Poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku - wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2012 r. sygn. akt II FSK 430/11 oraz z 17 stycznia 2017 r. sygn. akt II FSK 3813/14.

Skoro jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu sprowadza się w istocie do ustalenia, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów, bez względu na to, czy ów skutek się ziści. Wykazywany związek przyczynowo-skutkowy powinien mieć charakter obiektywny.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą. Jest Pan pośrednikiem kredytowym (współpracownikiem firmy …). W …, z uwagi na typ pracy każdy musi pracować na działalności gospodarczej. Jest Pan kierownikiem zespołu, tj. nadzoruje, wdraża innych współpracowników, którzy są także na jednoosobowej działalności gospodarczej. Z tytułu pełnienia funkcji ma Pan prowizję wystawianą za pracę współpracownika przez … Z uwagi na pracę kierowniczą niektórzy współpracownicy pracują także z Pana mieszkania. Umowa z zawarta z … zobowiązuje Pana do cyklicznych spotkań z pracownikami. Pana wynagrodzenie za pracę współpracowników jest uzależnione od wiedzy, motywacji współpracowników. Otrzymuje Pan prowizję wystawianą za pracę współpracownika przez … Spotkania, które musi Pan przeprowadzać są Pana obowiązkami, nałożonymi przez ... Przy spotkaniu to Pan jako przełożony zapewnia kawę, herbatę, napoje, itp.

Wydatki na wskazane we wniosku artykuły spożywcze i środki czystości mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez współpracowników.

Do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej zalicza się wyłącznie wydatki z nią związane. Jeśli więc działalność jest prowadzona w mieszkaniu, bądź domu w oddzielnym pomieszczeniu, koszty poniesione na utrzymanie czystości tego pomieszczenia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów podatkowych można zaliczyć tylko te koszty, które faktycznie poniesiono w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dokonując oceny ponoszonych przez Pana wydatków na zakup artykułów spożywczych i środków czystości, z których korzystają współpracownicy stwierdzić należy, że pozostają one w związku z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą oraz przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła przychodów. Jak Pan wskazał otrzymuje Pan prowizję wystawianą za pracę współpracownika. Pana wynagrodzenie za pracę współpracowników jest uzależnione od wiedzy i motywacji współpracowników. Spotkania, które musi Pan przeprowadzać są Pana obowiązkami, nałożonymi przez …. Przy spotkaniu to Pan jako przełożony zapewnia kawę, herbatę, napoje, itp. Ww. wydatki nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Zatem, wskazane w opisie sprawy wydatki poniesione na przez Pana, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Reasumując - może Pan ująć w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej poniesione przez Pana wydatki na: kawę, herbatę, napoje i środki czystości, z których korzystają współpracownicy.

Pamiętać należy, że to na Panu, jako odnoszącemu korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ciąży obowiązek wykazania w jakiej części wydatki te mają związek z prowadzoną przez Pana pozarolniczą działalnością gospodarczą oraz obowiązek ich właściwego udokumentowania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Dodatkowo informujemy, że interpretacja indywidualna dotyczy wyłącznie sprawy będącej przedmiotem wniosku w kontekście sformułowanego pytania interpretacyjnego, natomiast nie rozstrzyga innych kwestii opisanych we wniosku, w szczególności we własnym stanowisku, które nie odnoszą się do tego pytania.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.