Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.  

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 października 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 31 października 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 9 grudnia 2024 r. oraz pismem z 27 grudnia 2024 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Zdarzenie przyszłe nr 1.

Spółka A jest podmiotem profesjonalnie zajmującym się obsługą (…) przedsiębiorców. Przedstawiciele spółki (członkowie zarządu) aktywnie uczestniczą w wielu konferencjach branżowych i targach branżowych. Przedstawiciele spółki biorą również czynne udziały w panelach dyskusyjnych oraz są panelistami na targach, konferencjach, naradach. Biorąc pod uwagę fakt, iż spółka posiada (poza wieloma pozwoleniami celnymi) status (…) – (…). Podczas kongresów/targów/konferencji przedstawiciele spółki spotykają potencjalnych oraz aktualnych klientów w związku z czym wygląd zewnętrzny oraz utożsamianie członków zarządu z marką, którą reprezentują jak i budowanie rozpoznawalności marki są kluczowym elementem działalności zmierzającym do zwiększenia przychodów spółki i poszerzenia bazy klientów. W związku z powyższym podatnik zamierza zakupić dla przedstawicieli spółki elegancką odzież firmową, wykorzystywaną do udziału w w/w eventach. Odzież ta będzie trwale oznaczona logo spółki, w widocznym miejscu odzieży - kołnierzyki lub mankiety koszul, klapy marynarek, górna i przednia część sukienek itp. Naniesienie logo na w/w odzież pozbawi jej charakteru osobistego i przyporządkuje ją bezpośrednio do działalności firmowej.

Zdarzenie przyszłe nr 2.

Biorąc pod uwagę identyczne argumenty oraz wyjaśnienia ze zdarzenia przyszłego nr 1 -podatnik zamierza zakupić eleganckie obuwie do firmowej odzieży oraz torebki. Z uwagi na problem z naniesieniem logo firmy na obuwie oraz torebki - nie będą one oznaczone. Koszty wyprodukowania obuwia oraz torebek z indywidualnie naniesionym logo byłyby bardzo wysokie i w ocenie podatnika nieuzasadnione ekonomicznie pod względem wydatków.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Opisana we wniosku odzież będzie wykorzystywana wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej - zarówno w miejscach prowadzenia działalności gospodarczej, jak i poza miejscami prowadzenia działalności gospodarczej, np. na targach - gdzie Spółka będzie reklamowała swoje usługi, kongresach - na których pracownicy Spółki będą prowadzić prelekcje oraz na spotkaniach z potencjalnymi klientami Spółki.

Spółka świadczy usługi z zakresu obsługi celnej przedsiębiorców. Posiada swoje miejsca prowadzenia działalności zarówno na granicy Unii Europejskiej, jak i wewnątrz kraju. Zarząd Spółki kładzie ogromny nacisk na wysoką jakość świadczenia usług celnych (obsługi importerów i eksporterów) co ma swoje odbicie w cenach usług Spółki. Spółka dąży do zwiększenia portfela swoich klientów, którzy są skłonni zapłacić odpowiednią cenę za usługę o wysokiej jakości. Spółka, w celu potwierdzenia jakości swoich usług, uzyskała z (…). Elegancki ubiór, opatrzony widocznym LOGO firmy, na targach, kongresach czy spotkaniach z klientem, będzie dodatkowym potwierdzeniem jakości Spółki. W myśl zasady „jak cię widzą, tak cię piszą” wygląd zewnętrzny jest wizytówką firmy. Reklamując swoje usługi, jako podmiot (…), wygląd zewnętrzny uwiarygodni bardziej rzetelność Spółki i jakość, dzięki czemu grono klientów Spółki się zwiększy, a co za tym idzie zwiększą się przychody. Wygląd zewnętrzny reprezentantów Spółki musi iść w parze z jakością (w domyśle również ceną) usług. Uczestnicząc w różnych targach czy wydarzeniach branżowych można zaobserwować większe zainteresowanie na stoiskach firm, których reprezentanci są elegancko ubrani w dobrze skrojonych strojach. Osoby takie wzbudzają większe zaufanie. Dodatkowo ubiór z LOGO Spółki zwiększy rozpoznawalność marki i będzie działał jak reklama.

W przypadku obuwia i torebek uzasadnienie będzie takie samo jak wyżej. Obuwie i torebka (w przypadku kobiety) jest nieodłącznym elementem ubioru. Niektórzy uważają, że to buty właśnie mówią wszystko o człowieku z jakim mamy do czynienia. Całość musi ze sobą współgrać i być spójne. Opatrzenie obuwia czy torebki trwałym LOGO jest trudne do wykonania i generuje koszty - wysokie koszty. Dodatkowo, umieszczając LOGO na cholewce buta (bez względu na to czy cholewka jest poniżej czy powyżej kostki), niekoniecznie to logo będzie widoczne (przy spodniach z dłuższą nogawką LOGO prawdopodobnie będzie zakryte - więc rodzi się pytanie czy jest sens ponosić takie koszty (czy jest to ekonomicznie uzasadnione).

Wydatki ponoszone zarówno na odzież, jak i buty czy torebki będą właściwie dokumentowane. Dodają Państwo raz jeszcze, że Spółka posiada (…) i jest regularnie audytowana przez (….) - również pod kątem właściwego dokumentowania transakcji oraz właściwego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Na zakupione elementy stroju będą potwierdzenia w postaci faktur, będą również faktury na zakup LOGO do umieszczenia na odzieży. Spółka będzie również prowadziła rejestr zakupionej oraz przekazanej odzieży, obuwia, torebek.

Przedstawiciel będzie zobowiązany zwrócić do Spółki strój służbowy, jeżeli stosunek pracy zostanie rozwiązany o ile odzież nie zostanie w tym czasie zużyta i będzie się nadawała do dalszego wykorzystania.

Odzież służbowa przekazana pracownikowi przez Spółkę, będzie własnością Spółki.

Pracownik Spółki otrzymuje od Spółki odzież służbową - elegancką odzież oznaczoną LOGO Spółki. Odzież jest własnością Spółki, a pracownik ma ją wykorzystywać podczas uczestniczenia w targach, kongresach, prelekcjach, spotkaniach z klientami.

Pracownik otrzymuje od Spółki Obuwie oraz torebkę, jako część stroju służbowego. Obuwie oraz torebka będzie własnością Spółki, ale ze względu na wysokie koszty znakowania, LOGO spółki nie zostanie na nie naniesione.

Przedstawiciele Spółki, członkowie zarządu, są zatrudnieni w spółce na umowie o pracę, na pełnym etacie, na czas nieokreślony.

Strój służbowy nie będzie wykorzystywany, jako codzienny uniform. Odzież służbowa będzie wykorzystywana podczas konferencji, targów i innym branżowych spotkaniach, w których Członkowie Zarządu, pracownicy, uczestniczą. Noszenie odzieży służbowej będzie miało na celu reklamę firmy na zewnątrz oraz ma powodować rozpoznawalność marki. Te działania mają przyczynić się do zwiększenia grona klientów Spółki. Spółka posiada (…). Wizerunek przedstawicieli spółki, ich wygląd zewnętrzny powinien współgrać z (…) i powinien potwierdzać to co dla Spółki ma największą wartość. Noszenie stroju służbowego podczas wyjazdów reklamujących usługi Spółki nie wynika ani z regulaminu ani z umowy o pracę - ma związek ze (…) udzielonym przez (…) i ma odzwierciedlać rzetelność Spółki związaną z tym statusem.

Odzież służbowa nie będzie własnością przedstawicieli Spółki - będzie własnością Spółki.

Pytania

1.Biorąc pod uwagę zdarzenia przyszłe nr 1 oraz nr 2 czy podatnik może zaliczyć poniesione wydatki jako koszty uzyskania przychodu?

2.Jeżeli pracownik otrzyma odzież służbową, to czy powinien potraktować ten fakt jako część przychodu i odprowadzić podatek od wartości otrzymanej odzieży?

3.Jeżeli pracownik otrzyma obuwie bądź torebkę to czy powinien potraktować ten fakt jako część przychodu i odprowadzić podatek od wartości otrzymanych elementów ubioru?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania nr 2 i 3 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 1) zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 2.

Państwa zdaniem otrzymana odzież będąca własnością Spółki nie będzie stanowiła dla pracownika przychodu.

Ad 3.

Państwa zdaniem otrzymane obuwie i torebki nie będą stanowiły przychodu dla pracownika ponieważ rzeczy te będą własnością Spółki.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z ww. przepisem:

Zatem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź od których zaniechano poboru podatku.

W świetle art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

W myśl art. 11 ust. 2 cyt. ustawy:

Na podstawie art. 11 ust. 2a ww. ustawy:

Stosownie do art. 11 ust. 2b tej ustawy:

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Według art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W świetle art. 12 ust. 2 ww. ustawy:

Zgodnie z art. 12 ust. 3 cyt. ustawy:

Stosownie do treści z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na mocy art. 38 ust. 1 ww. ustawy:

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przy czym, w myśl art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W tym miejscu należy pokreślić, że korzystanie z każdej preferencji podatkowej, w tym zwolnienia od podatku, jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione są wszelkie przesłanki określone w przepisie stanowiącym podstawę prawną danej preferencji. Wszelkie zwolnienia podatkowe są bowiem odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania, a przepisy dotyczące zwolnień podatkowych powinny być interpretowane ściśle, zgodnie przede wszystkim z ich wykładnią językową. Wykluczone jest w tym wypadku stosowanie wykładni rozszerzającej jak i zawężającej.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że zamierzają Państwo zakupić dla zatrudnionych pracowników elegancką odzież firmową wykorzystywaną do udziału w eventach. Odzież ta będzie trwale oznaczona logo Spółki. Zamierzają Państwo również zakupić eleganckie obuwie do firmowej odzieży oraz torebki.  Obuwie oraz torebki nie będą oznaczone logo Spółki.   

Oceniając skutki podatkowe tej czynności wskazać należy, że z dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jednoznacznie, że ze zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ekwiwalentu za ubiór, którego używanie należy do obowiązków pracownika, ale wyłącznie ubioru służbowego.

Natomiast z uwagi na brak ustawowej definicji ubioru (odzieży) służbowego, rozstrzygnięcia co może być elementem ubioru służbowego, bądź w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy dokonywać w oparciu o językowe znaczenie słów „ubiór” i „służbowy”. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem „ubrania” – to, co się nosi; ubranie, strój, „służbowy” – dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji, urzędowy.

Wobec powyższego uznać należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, np. mundur, toga, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika i który jednocześnie charakteryzuje się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niecelowe lub utrudnione byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika.

W kontekście powyższego wyjaśnić należy, że w Polsce zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.).

Zgodnie z art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy:

Stosownie do postanowień art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy:

W myśl art. 237⁸ § 1 Kodeksu pracy:

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy:

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują w sposób wyraźny kwestii związanych z odzieżą służbową niebędącą ani odzieżą roboczą ani ochronną. W przepisach Kodeksu pracy jest mowa tylko o odzieży roboczej, czyli odzieży używanej po to, aby nie zniszczyć czy pobrudzić odzieży własnej lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne, bhp.

Pracodawca może natomiast podjąć decyzję o używaniu przez pracownika stosownej odzieży służbowej – reprezentacyjnej. Mając na uwadze odpowiedni standard pracy, pracodawca powinien w regulaminie pracy umieścić zapisy o obowiązku noszenia strojów firmowych podczas wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych. Odzież może zostać uznana za służbową w przypadku, gdy obowiązek jej noszenia przez pracowników wynika z wewnętrznych regulacji prawnych lub umowy o pracę oraz posiada cechy charakterystyczne dla danego pracodawcy (np. logo z nazwą jego firmy).

Zatem odzież służbowa wydawana pracownikom ze względów wizerunkowych nie jest tożsama z odzieżą roboczą przydzielaną ze względów bhp.

Natomiast odnosząc się do możliwości zwolnienia z opodatkowania przedmiotowego świadczenia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy podkreślić, że jak już wyżej wskazano, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.

Z dyspozycji powyższego przepisu wynika zatem jednoznacznie, że ze zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ubioru, którego używanie należy do obowiązków pracownika, ale wyłącznie ubioru służbowego (umundurowania).

Jak już wcześniej wskazano, aby uznać dany strój za ubiór służbowy muszą zostać spełnione dwa warunki:

1)  jego noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym z regulaminu, umowy o pracę, polecenia dyrekcji, itp.),

2)  musi posiadać charakterystyczne cechy, które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. naszyte logo firmy, charakterystyczny krój i kolor, itp.) – tj. tak zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.

Ponadto, wartość ubioru służbowego korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego wyłącznie w sytuacji gdy ubiór ten jest w rzeczywistości „służbowy” czyli nie może on służyć pracownikowi również w celach prywatnych. Niemożliwe lub niecelowe powinno być używanie tego ubioru na potrzeby prywatne pracownika.

Z wniosku wynika, że ubrania, buty i torebka będą wykorzystywane przez pracowników podczas uczestniczenia w targach, kongresach, prelekcjach czy spotkaniach z klientami. Strój ten nie będzie wykorzystywany jako codzienny uniform. Noszenie stroju będzie miało na celu reklamę firmy na zewnątrz oraz ma powodować rozpoznawalność marki. Strój (ubrania, obuwie i torebka) będzie własnością Spółki. 

Dokonując oceny skutków podatkowych korzystania z ubrań, butów i torebki przekazanych Państwa pracownikom, należy odnieść się do ogólnych zasad opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, które wskazują, że za przychody uznaje się przysporzenia o charakterze definitywnym (trwałe i bezzwrotne), które skutkują zwiększeniem aktywów lub zmniejszeniem pasywów podatnika, a nie zostały wyłączone na mocy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem koniecznym do przyjęcia, że dane zdarzenie prawne lub faktyczne rodzi dla podatnika przychód w systemie podatków dochodowych jest zatem uzyskanie przez podatnika przysporzenia majątkowego.

Skoro odzież, buty i torebka jest tylko przekazywana Państwa pracownikom do używania i nie stanowi ich własności, a więc nie stanowi dla nich przysporzenia majątkowego – to nie może generować u nich przychodu, bowiem jest dla nich obojętne podatkowo.

Zatem skoro z tytułu korzystania przez pracowników z ubrań, w ogóle nie powstanie przychód podatkowy, to nie należy go rozpatrywać w kategoriach przychodu zwolnionego z opodatkowania z art. 21 ust. 1 pkt 10 oraz art. 21 ust. 1  pkt 11.

Tym samym - jeśli u Państwa pracowników nie powstaje przychód, to nie będą na Państwu ciążyły obowiązki płatnika.

Państwa stanowisko należało więc uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

  1) z zastosowaniem art. 119a;

  2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

  3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

  Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.