Interpretacja indywidualna

  – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych - jest prawidłowe, ale z innych względów niż Pan wskazał.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 października 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 25 października 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 6 grudnia 2024 r. (data wpływu 12 grudnia 2024 r.)  - w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej naucza Pan języka (...)  oraz organizuje Pan kolonie dla dzieci w okresie wakacji letnich i ferii zimowych.

Jako formę opodatkowania dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej wybrał Pan opodatkowanie na zasadach określonych w art. 30c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej u.p.d.o.f ). Prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Kolonie są organizowane na terenie Polski jak i poza jej granicami. W 2024 r. zorganizował Pan kolonie w Hiszpanii. Hiszpania była krajem docelowym, jednak przejeżdżając autokarem przez kolejne kraje Unii Europejskiej (Francję, Włochy) nabywał Pan towary i usługi także w tych krajach.

Nabywając towary i usługi związane z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą poza granicami Polski często spotykał się Pan z odmową wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż. W niektórych sytuacjach zagraniczni sprzedawcy jako dowód dokonanej transakcji przekazywali Panu paragony, które nie zawierają Pana danych. Zawierały one dane sprzedawcy (nazwę, adres, numer identyfikacji podatkowej), datę wystawienia, opis zakupionych towarów, ich ilość, cenę jednostkową brutto, stawkę podatku od wartości dodanej, wartość netto, kwotę podatku od wartości dodanej i wartość brutto. Takie paragony otrzymał Pan kupując artykuły spożywcze (bułki, banany, chleb, wodę) dla uczestników kolonii w Hiszpanii oraz usługę gastronomiczną we Francji.

Nabywając bilety do metra we Francji każdorazowo otrzymywał Pan niezawierający Pana danych paragon, który zawierał wszystkie wyżej wskazane informacje, z wyjątkiem adresu i numeru identyfikacji podatkowej wystawcy.

Uiszczając opłatę za parking w Hiszpanii otrzymał Pan fakturę uproszczoną, która zawierała dane sprzedawcy (nazwę, adres, numer identyfikacji podatkowej), datę wystawienia, opis nabytej usługi, stawkę podatku od wartości dodanej, wartość netto, kwotę podatku od wartości dodanej i wartość brutto. Faktura nie zawierała Pana danych.

Uiszczając opłatę za wjazd autokaru do specjalnej strefy w A otrzymał Pan tylko potwierdzenie płatności kartą, na którym wskazano odbiorcę płatności, numer referencyjny transakcji, datę i godzinę płatności, wpłaconą kwotę, numer zamówienia, typ karty, numer autoryzacji i Pana adres e-mail (zawierający Pana imię i nazwisko).

Nabywając usługę gastronomiczną w jednej z restauracji we Francji otrzymał Pan wyłącznie potwierdzenie płatności kartą zawierające m.in. datę i godzinę płatności, numer autoryzacji, kwotę płatności. Do potwierdzenia zapłaty pracownik restauracji dołączył karteczkę, na której wypisał Pana dane (firmę i adres, bez numeru NIP), liczbę nabytych posiłków, ich cenę jednostkową brutto oraz wartość brutto, przybił pieczątkę sprzedawcy zawierającą jego nazwę, adres, numer telefonu i numer RCS identyfikujący przedsiębiorcę.

Uiszczając opłatę za wjazd do specjalnej strefy (...)  otrzymał Pan wyłącznie dokument pozwalający na wjazd do ww. strefy (przepustkę) ze wskazaniem dnia i godziny jego wydania oraz dnia wjazdu, zapłaconej kwoty, numeru rejestracyjnego autokaru, którym Państwo podróżowali, nazwę wystawcy dokumentu i jego numer identyfikacji podatkowej. Dokument nie zawierał Pana danych.

Wszystkie ww. wydatki na towary i usługi zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu z prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. Był Pan obowiązany zapewnić uczestnikom kolonii wyżywienie i dojazd do atrakcji przewidzianych w programie kolonii, stąd zakup artykułów spożywczych, usług gastronomicznych i biletów do metra, opłaty za parking i wjazd do specjalnych stref w A i B. Za wyżej wymienione towary i usługi płacił Pan kartą lub przelewem, z wyjątkiem faktury uproszczonej dokumentującej opłatę za parking w Hiszpanii.

Uzupełnienie okoliczności faktycznych sprawy:

Otrzymana przez Pana faktura uproszczona nie zawiera Pana numeru NIP, ponieważ hiszpański wystawca odmówił jego wpisania na fakturze.

Na pytanie, czy w związku z poniesioną opłatą za parking w Hiszpanii posiada Pan dodatkowo bilet z parkometru, kupon, czy bilet jednorazowy - odpowiedział Pan, że nie posiada dodatkowo biletu z parkometru, kuponu ani biletu jednorazowego.

Za zakup artykułów spożywczych dla uczestników kolonii w Hiszpanii, nabycie usługi gastronomicznej we Francji, zakup biletów do metra we Francji oraz za wjazd do specjalnej strefy w A i B płacił Pan kartą przypisaną do Pana rachunku bankowego.

Płatności dokonywał Pan kartą przypisaną do dwóch kont: złotówkowego i walutowego (w euro). Oba konta są związane z działalnością gospodarczą. Posiada Pan potwierdzenia z kont bankowych dokumentujące te transakcje. Potwierdzenia te zawierają: datę operacji, datę waluty, typ operacji, opis zawierający: tytuł transakcji, nazwę podmiotu na rzecz którego dokonywana była płatność, lokalizację, w której dokonywana była płatność (tj. miasto i kraj), kwotę operacji oraz numer karty, którą dokonano płatności.

Pytanie

Czy może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. wskazane w opisie stanu faktycznego wydatki na nabycie artykułów spożywczych, usług gastronomicznych, biletów do metra, opłaty za parking i opłat za wjazd do specjalnych stref w A i B udokumentowane innymi dowodami niż wskazane w § 11, § 12 i § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej rozporządzenie)?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem, wskazane w opisie stanu faktycznego wydatki na nabycie artykułów spożywczych, usług gastronomicznych, biletów do metra, opłaty za parking i opłaty za wjazd do specjalnych stref w A i B udokumentowane innymi dowodami niż wskazane w § 11, § 12 i § 13 rozporządzenia stanowią koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Zatem, jak wskazują organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 grudnia 2023 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.647.2023.5.MC) oraz sądy administracyjne (np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 października 2013 r., sygn. II FSK 2924/11) warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·wydatek został poniesiony przez podatnika,

·jest definitywny, a więc bezzwrotny,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·wydatek nie został enumeratywnie wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe, ale z innych względów niż Pan wskazał.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Dlatego też kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślam również, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

Co wymaga podkreślenia w kontekście tej sprawy, jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie.

Wydatki związane z zakupem towarów i usług w związku z organizacją kolonii - których organizacja jest przedmiotem Pana działalności - są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przez Pana przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).

W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15.

Stosownie do § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1)faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2)dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a)datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b)wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c)wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d)podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3)inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a)wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

–oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Stosownie do § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Za dowody księgowe uważa się również:

1)dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2)noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3)dowody przesunięć;

4)dowody opłat pocztowych i bankowych;

5)inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1)zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2)zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3)wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4)zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5)kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6)zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7)wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8)opłat sądowych i notarialnych;

9)wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Zatem podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien dokonywać księgowania przychodów i kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem.

Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być – co do zasady – faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wypełnienia warunków zawartych w tych regulacjach, dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania zakupu towarów handlowych. Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.

W opisie sprawy wprost Pan wskazał, że:

·prowadzi Pan działalność gospodarczą, a uzyskiwane w ramach niej dochody opodatkowuje Pan na zasadach określonych w art. 30c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

·prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów;

·ramach prowadzonej działalności uczy Pan języka (...)oraz zajmuje się Pan organizacją kolonii dla dzieci w okresie wakacji letnich i ferii zimowych;

·w 2024 r. zorganizował Pan kolonie na terenie Hiszpanii. Był to kraj docelowy, ale podczas podróży autokarem nabywał Pan towary i usługi związane z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą w innych krajach (Francja, Włochy);

Wyjaśnił Pan, że nabywając towary i usługi związane z prowadzoną działalnością gospodarczą spotkał się Pan często z odmową wydania faktury dokumentującej sprzedaż.

W ramach organizacji kolonii poniósł Pan wydatki na:

·na nabycie artykułów spożywczych dla uczestników kolonii w Hiszpanii (tj. bułki, banany, chleb oraz wodę). Jako dowód dokonanej transakcji otrzymał Pan paragon, który zawiera: dane sprzedawcy (nazwę, adres, numer identyfikacji podatkowej), datę wystawienia, opis zakupionych towarów, ich ilość, cenę jednostkową brutto, stawkę podatku od wartości dodanej, wartość netto, kwotę podatku od wartości dodanej i wartość brutto;

·na nabycie usługi gastronomicznej we Francji. Jako dowód dokonanej transakcji otrzymał Pan potwierdzenie płatności kartą zawierające m.in. datę i godzinę płatności, numer autoryzacji, kwotę płatności. Do potwierdzenia zapłaty pracownik restauracji dołączył karteczkę, na której wypisał Pana dane (firmę i adres, bez numeru NIP), liczbę nabytych posiłków, ich cenę jednostkową brutto oraz wartość brutto, przybił pieczątkę sprzedawcy zawierającą jego nazwę, adres, numer telefonu i numer RCS identyfikujący przedsiębiorcę;

·na zakup biletów do metra we Francji. Jako dowód dokonanej transakcji otrzymał Pan paragon, który zawiera: dane sprzedawcy (nazwę), datę wystawienia, opis zakupionych towarów, ich ilość, cenę jednostkową brutto, stawkę podatku od wartości dodanej, wartość netto, kwotę podatku od wartości dodanej i wartość brutto;

·za parking w Hiszpanii. Jako dowód dokonanej transakcji otrzymał Pan fakturę uproszczoną, która zawierała dane sprzedawcy (nazwę, adres, numer identyfikacji podatkowej), datę wystawienia, opis nabytej usługi, stawkę podatku od wartości dodanej, wartość netto, kwotę podatku od wartości dodanej i wartość brutto. W uzupełnieniu wniosku dodatkowo dodał Pan, że otrzymana faktura uproszczona nie zawiera Pana nr NIP, gdyż hiszpański wystawca odmówił jego wpisania. Nie posiada Pan również biletu z parkometru, kuponu ani biletu jednorazowego.

·za wjazd do specjalnej strefy w A. Jako dowód dokonanej transakcji otrzymał Pan potwierdzenie płatności kartą, na którym wskazano odbiorcę płatności, numer referencyjny transakcji, datę i godzinę płatności, wpłaconą kwotę, numer zamówienia, typ karty, numer autoryzacji i mój adres e-mail (zawierający moje imię i nazwisko);

·za wjazd do specjalnej strefy w B. Jako dowód dokonanej transakcji otrzymał Pan dokument pozwalający na wjazd do ww. strefy (przepustkę) ze wskazaniem dnia i godziny jego wydania oraz dnia wjazdu, zapłaconej kwoty, numeru rejestracyjnego autokaru, którym podróżowaliśmy, nazwę wystawcy dokumentu i jego numer identyfikacji podatkowej.

Podkreślił Pan, że za wszystkie towary i usługi płacił Pan kartą lub przelewem, z wyjątkiem opłaty za parking w Hiszpanii. W uzupełnieniu wniosku dodatkowo dodał Pan, że płatności dokonywał Pan kartą przypisaną do dwóch kont: złotówkowego i walutowego (w euro). Oba konta są związane z działalnością gospodarczą. Posiada Pan potwierdzenia z kont bankowych dokumentujące te transakcje. Potwierdzenia te zawierają: datę operacji, datę waluty, typ operacji, opis zawierający: tytuł transakcji, nazwę podmiotu na rzecz którego dokonywana była płatność, lokalizację, w której dokonywana była płatność (tj. miasto i kraj), kwotę operacji oraz numer karty, którą dokonano płatności.

Wątpliwości Pana sprowadzają się do ustalenia, czy może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione wydatki na nabycie artykułów spożywczych, usług gastronomicznych, biletów do metra, opłaty za parking i opłat za wjazd do specjalnych stref w A i B w sytuacji, gdy nie posiada Pan faktur potwierdzających ich poniesienie.

Jak już wyżej wskazałem, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Podkreślam, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Stwierdzam, że dokumenty, które Pana opisał w połączeniu z potwierdzeniem dokonania przez Pana płatności kartą lub przelewem wygenerowane z konta bankowego, które miałyby dokumentować transakcje nabycia przez Pana artykułów spożywczych dla uczestników kolonii w Hiszpanii, nabycie usługi gastronomicznej we Francji, zakupu biletów do metra we Francji oraz za wjazd do specjalnej strefy w A i B spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Posiadane przez Pana dokumenty powinny oczywiście posiadać Pana podpis, a więc podpis osoby uprawnionej do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.

Dlatego też stanowisko Pana zgodnie z którym - wydatki poniesione na nabycia przez Pana artykułów spożywczych dla uczestników kolonii w Hiszpanii, nabycie usługi gastronomicznej we Francji, zakupu biletów do metra we Francji oraz za wjazd do specjalnej strefy w A i B stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – uznałem za prawidłowe, ale z innych względów niż Pan wskazał. Pan bowiem dodał, że są to wydatki udokumentowane innymi dowodami niż wskazane w § 11, § 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast uznałem – jak wyżej wyjaśniłem - że spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.

Odnosząc się zaś do dokumentowania wydatku poniesionego na parking w Hiszpanii wyjaśniam co następuję.

Jak już wyżej wskazałem zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 9 w zw. z § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatek poniesiony na parking może zostać udokumentowany dowodem wewnętrznym. Podstawą jednak wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. Pan natomiast wprost w uzupełnieniu wniosku wskazał, że nie posiada Pan dodatkowo biletu z parkometru, kuponu ani biletu jednorazowego.

Dlatego też choć wskazany przez Pana dokumenty – „faktura uproszczona”, która zawiera jedynie dane wystawcy nie może stanowić samodzielnie dowodu pozwalającego na zaewidencjonowanie nabycia usługi parkingu w uproszczonej ewidencji księgowej, jaką jest podatkowa księga przychodów i rozchodów, w której dowody księgowe muszą spełniać ściśle określone warunki, to dokument ten może stanowić dowód w prowadzonym przez uprawniony organ podatkowy czy kontrolny postępowaniu.

Jak już wyżej wskazałem, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Podkreślam, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatnik – uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodów – odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego też wydatki związane z parkowaniem w Hiszpanii, spełniające przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. Jednak to na Panu spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, który może zostać skontrolowany w ewentualnym postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Końcowo zaznaczam, że:

·w interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesądzić, co będzie zdecydowanie wystarczającym dokumentem do zaksięgowania wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena, czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla podatnika w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny materiału dowodowego;

·procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Wydając indywidualną w trybie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, opieram się wyłącznie na opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym we wniosku -nie prowadzę postępowania dowodowego. Przy wydawaniu tej interpretacji dokonałem więc wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej jako: „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA) albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).