Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 września 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 25 września 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie paragonu, rachunku, biletu wstępu.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca (dalej: Wnioskodawca lub (...)) prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą: „(...)”, zarejestrowaną w CEIDG z przeważającym zakresem działalności PKD: 79.12.Z. Działalność organizatorów turystyki (dalej: JDG).

Dochody z JDG opodatkowane są na zasadach ogólnych, według skali podatkowej. Wnioskodawca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (dalej: KPIR).

Wnioskodawca aktualnie nie jest zarejestrowany na czynnego podatnika VAT z uwagi na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 ustawy VAT (tj. zwolnienie dla podmiotów, których sprzedaż w poprzednim roku nie przekroczyła 200 000 zł bez kwoty podatku). Jednak Wnioskodawca przewiduje, że w tym roku może przekroczyć kwotę sprzedaży 200 000 zł, wobec tego będzie musiał się zarejestrować na podatnika VAT czynnego. Planuje on wówczas korzystać z procedury „VAT marża”, o której mowa w art. 119 ustawy VAT.

W ramach JDG Wnioskodawca zajmuje się świadczeniem usług turystyki, tj. organizacją wypraw turystycznych dla klientów indywidualnych do różnych miejsc świata, poza krajami Unii Europejskiej. W przyszłości planuje też organizację wycieczek w krajach UE.

Wnioskodawca z uwagi na brak rejestracji na podatnika VAT, wystawia faktury na klientów / osoby fizyczne ze stawką „zw”, tj. bez kwoty podatku VAT.

W ramach świadczonych usług turystyki, zbierana jest określona liczba osób. Usługa organizacji wypraw obejmuje w szczególności:

• noclegi - Wnioskodawca nabywa usługi noclegowe od podmiotów trzecich dla bezpośredniej korzyści uczestników wypraw;
• transport (bilety autobusowe/lotnicze/pociągiem/promem) - Wnioskodawca nabywa usługi transportowe od podmiotów trzecich dla bezpośredniej korzyści uczestników wypraw;
• parkingi, autostrady - Wnioskodawca nabywa te usługi od podmiotów trzecich dla bezpośredniej korzyści uczestników wypraw;
• bilety wstępu na atrakcje - Wnioskodawca nabywa te usługi od podmiotów trzecich dla bezpośredniej korzyści uczestników wypraw;
• przewodników turystycznych po miastach - Wnioskodawca nabywa te usługi od podmiotów trzecich dla bezpośredniej korzyści uczestników wypraw;
• w razie choroby uczestnika wyprawy - organizacja pomocy medycznej - Wnioskodawca nabywa usługi ubezpieczeniowe od podmiotów trzecich dla turystów. W ramach ubezpieczenia organizowana jest pomoc medyczna.

- dalej łącznie zwane jako: Usługi obce.

Wnioskodawca oprócz zakupu od podmiotów trzecich ww. Usług obcych, świadczy także samodzielnie usługi, tj. nie nabywa on tych usług od podmiotów trzecich (dalej zwane jako: Usługi własne). Polegają one na tym, że:

a)przebywa z klientami w trakcie całej wypraw jako organizator;

b)pilotuje wycieczkę i opiekuje się klientami w trakcie wyprawy;

c)organizuje w trakcie wyprawy wszelkie atrakcje - ww. noclegi, transport, opiekę medyczną, wycieczki, wieczorki zapoznawcze, itd.

Ponieważ Wnioskodawca świadczy Usługi obce i Usługi własne, to po rejestracji na podatnika VAT i w celu rozliczania procedury VAT marża, o której mowa w art. 119 ustawy VAT, będzie on prowadził ewidencję, gdzie wykaże kwoty kosztów (zakupy usług od podmiotów trzecich) związane z organizacją wyjazdu - nabyte dla bezpośredniej korzyści turysty.

Ewidencja ta będzie umożliwiała wyodrębnienie kwot świadczenia Usługi obcych i Usług własnych.

W związku z ww. organizacją wypraw i nabywaniem Usług obcych od podmiotów trzecich spoza UE Wnioskodawca posiada (otrzymuje od zagranicznych podmiotów trzecich) następujące dowody księgowe:

• bilety wstępu, paragony lub rachunki zagraniczne pozaunijne, które nie zawierają pełnych danych nabywcy / Wnioskodawcy (np. brakuje adresu i/lub numeru NIP nabywcy i/lub numeru NIP i/lub adresu wystawcy); nie stanowią one zatem faktury w rozumieniu art. 106e ustawy VAT;
• przykładowe dokumenty / dowody nabycia usług, które posiada Wnioskodawca i które nie zawierają jego pełnych danych firmowych jako nabywcy, to:

a)bilety lotnicze - zakup biletów lotniczych do (…) - pozaunijne linie lotnicze „(…)” nie zawsze wystawiają faktury na pełne dane firmy Wnioskodawcy. Bilety takie zawierają imię i nazwisko Wnioskodawcy (jako nabywcy biletów) oraz numery paszportów poszczególnych uczestników wypraw;

b)paragony za noclegi z (…);

c)(…) czy (…) bilety wstępu na różne atrakcje;

d)(…) czy (…) paragony od lokalnych przewodników wycieczek.

Wnioskodawca zatem najczęściej posiada jako dowód nabycia i poniesienia wydatku na zakup Usługi obcej:

a)paragon, rachunek lub bilet wstępu bez pełnych danych Wnioskodawcy (brak adresu, numeru NIP) i/lub brak numeru NIP i w niektórych przypadkach adresu wystawcy;

b)na niektórych paragonach / rachunkach, czy biletach ręcznie są wpisane dane firmy Wnioskodawcy, które osoba wystawiająca na prośbę Wnioskodawcy dopisuje. Jednak nie zawsze jest to możliwe do uzyskania z uwagi na barierę językową czy brak zrozumienia zagranicznego sprzedawcy, po co i jakie dane ma wpisywać. Z uwagi na lokalne przepisy nie muszą oni na dokumentach wskazywać pełnych danych nabywcy oraz swoich (numer NIP i adres).

Należy jednak podkreślić, że wszystkie rachunki / paragony / bilety, które Wnioskodawca otrzymuje od zagranicznych podmiotów zawierają następujące dane:

a)wiarygodne określenie wystawcy, tj. nazwę wystawcy, w niektórych przypadkach także adres wystawcy, numer telefonu i adres e-mail;

b)datę wystawienia dowodu i/lub datę dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

c)przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość oraz ilościowe określenie (w przypadkach, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych);

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - tj. podpis Wnioskodawcy jako kierownika jednostki oraz podpis głównej księgowej prowadzącej zapisy w KPiR;

e)dowody są także oznaczone w taki sposób, że jest możliwe powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Pytania

1.Czy wydatki na Usługi obce udokumentowane paragonami, rachunkami, biletami, niebędącymi fakturami VAT w rozumieniu art. 106e ustawy VAT, mogą zostać uznane za wydatki właściwie udokumentowane i tym samym stanowiące koszty uzyskania przychodów?

2.Czy Usługi obce stanowią usługi dla bezpośredniej korzyści turysty, a Usługi własne stanowią „usługi własne” w rozumieniu art. 119 ust. 5 ustawy VAT, a tym samym Wnioskodawca będzie obowiązany do odrębnego ustalania podstawy opodatkowania dla Usług własnych (tj. na zasadach ogólnych zgodnie z art. 29a ustawy VAT) i odrębnie w odniesieniu do usług turystyki obejmujących Usługi obce (tj. w ramach procedury VAT marża zgodnie z art. 119 ust. 1 i 2 ustawy VAT)?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania nr 1 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Na pytanie nr 2 w zakresie podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie

1. Wydatki na Usługi obce udokumentowane paragonami, rachunkami, biletami, niebędącymi fakturami VAT w rozumieniu art. 106e ustawy VAT, mogą zostać uznane za wydatki właściwie udokumentowane i tym samym stanowiące koszty uzyskania przychodów.

Uzasadnienie stanowiska

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Na podstawie powyższego przepisu, wszelkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami i nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych (tj. w art. 23 ust. 1 ustawy PIT).

W wydawanych interpretacjach indywidualnych oraz w orzecznictwie sądowym wskazuje się, że podatnik może ująć w kosztach uzyskania przychodów wydatek, który spełnia łącznie warunki:

a)został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku został pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

b)jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

c)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d)poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e)został właściwie udokumentowany,

f)nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy PIT.

Powyższe warunki z lit. a)-d) oraz f) w opisanych przypadkach przez Wnioskodawcę są zawsze spełnione. Wnioskodawca ma jednak wątpliwości co spełnienia warunku z lit. e) powyżej, tj. właściwe udokumentowanie wydatku.

Przepisy ustawy PIT nie wskazują, co to znaczy „właściwie udokumentowany” wydatek. W tym zakresie odnoszą się do przepisów zewnętrznych.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy PIT, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Wnioskodawca w celu ustalenia dochodu, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za dany rok podatkowy prowadzi KPiR zgodnie z zasadami wynikającymi z Rozporządzenia KPiR.

Zgodnie z § 11 ust. 1 i 3 Rozporządzenia KPiR:

1. Zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

2. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a)datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b)wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c)wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d)podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a)wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 12 pkt 5) Rozporządzenia KPiR:

Za dowody księgowe uważa się również: inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy Rozporządzenie KPIR dopuszcza możliwość ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w KPiR na podstawie dowodów księgowych innych niż faktura w rozumieniu ustawy VAT. Wobec tego w ocenie Wnioskodawcy, może on rozpoznawać koszty uzyskania przychodu na podstawie innych dowodów, jeżeli nie otrzyma faktury z jego pełnymi danymi, tj. adresem i/lub numerem NIP lub pełnymi danymi dostawcy (numer NIP czy adres). Warunek przy tym jest taki, aby te inne dowody księgowe spełniały definicję dowodu księgowego zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 3 w zw. z § 12 pkt 5) Rozporządzenia KPiR.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, wszystkie rachunki / paragony / bilety dokumentujące nabycie Usług obcych, które to dokumenty Wnioskodawca otrzymuje od zagranicznych podmiotów zawierają następujące dane:

a)wiarygodne określenie wystawcy, tj. nazwę wystawcy, a w niektórych przypadkach także adres wystawcy, numer telefonu i adres e-mail;

b)datę wystawienia dowodu i/lub datę dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

c)przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość oraz ilościowe określenie (w przypadkach, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych);

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - tj. podpis Wnioskodawcy jako kierownika jednostki oraz podpis głównej księgowej prowadzącej zapisy w KPiR;

e)dowody są także oznaczone w taki sposób, że jest możliwe powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Z uwagi na to, że posiadane dowody księgowe spełniają ww. kryteria, mogę być one podstawą zapisów w KPiR, a tym samym Wnioskodawca może na ich podstawie rozpoznawać koszty uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Dlatego też kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślam również, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

Co warte podkreślenia w kontekście tej sprawy, jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 r. poz. 2544).

W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Stosownie do § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Natomiast § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że:

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Z opisu sprawy wynika, że:

1.Prowadzi Pan indywidualną działalność gospodarczą , a przychody z tej działalności rozlicza Pan na zasadach ogólnych, według skali podatkowej – świadczenie usług turystyki.

2.Dla celów rozliczeń w podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów „PKPiR”.

3.W związku z organizacją wypraw i nabywaniem Usług obcych od podmiotów trzecich spoza UE posiada Pan (otrzymuje od zagranicznych podmiotów trzecich) następujące dowody księgowe:

• bilety wstępu, paragony lub rachunki zagraniczne pozaunijne, które nie zawierają pełnych danych nabywcy / Wnioskodawcy (np. brakuje adresu i/lub numeru NIP nabywcy i/lub numeru NIP i/lub adresu wystawcy); nie stanowią one zatem faktury w rozumieniu art. 106e ustawy VAT;
• przykładowe dokumenty / dowody nabycia usług, które posiada Wnioskodawca i które nie zawierają jego pełnych danych firmowych jako nabywcy, to:

a)bilety lotnicze - zakup biletów lotniczych do (...) - pozaunijne linie lotnicze „(…)” nie zawsze wystawiają faktury na pełne dane firmy Wnioskodawcy. Bilety takie zawierają imię i nazwisko Wnioskodawcy (jako nabywcy biletów) oraz numery paszportów poszczególnych uczestników wypraw;

b)paragony za noclegi z (…);

c)(…) czy (…) bilety wstępu na różne atrakcje;

d)(…) czy (…) paragony od lokalnych przewodników wycieczek.

4.Najczęściej posiada Pan jako dowód nabycia i poniesienia wydatku na zakup Usługi obcej:

a)paragon, rachunek lub bilet wstępu bez pełnych danych Wnioskodawcy (brak adresu, numeru NIP) i/lub brak numeru NIP i w niektórych przypadkach adresu wystawcy;

b)na niektórych paragonach / rachunkach, czy biletach ręcznie są wpisane dane firmy Wnioskodawcy, które osoba wystawiająca na prośbę Wnioskodawcy dopisuje. Jednak nie zawsze jest to możliwe do uzyskania z uwagi na barierę językową czy brak zrozumienia zagranicznego sprzedawcy, po co i jakie dane ma wpisywać. Z uwagi na lokalne przepisy nie muszą oni na dokumentach wskazywać pełnych danych nabywcy oraz swoich (numer NIP i adres).

Wątpliwość Pana budzi kwestia, czy ponoszone wydatki na Usługi obce udokumentowane paragonem, rachunkiem lub biletem wstępu stanowią podstawę do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien dokonywać księgowania przychodów i kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem.

Na podstawie tych przepisów stwierdzam, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być – co do zasady – faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wypełnienia warunków zawartych w tych regulacjach, dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania zakupu towarów handlowych.

Jak wskazano powyżej, zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 3 lit. a) rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Paragony, rachunki i bilety wstępu, które nie zawierają pełnych danych, tj. brak jest Pana adresu, numeru NIP, brak adresu wystawcy, nie spełniają wymogów uznania ich za dowód księgowy zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 3, gdyż nie zawierają wszystkich danych wskazanych w powyższym przepisie.

Oznacza to, że paragony, rachunki i bilety wstępu nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku na zakup przez Pana „Usług obcych” . Wyżej wymienione dowody nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w § 11 ust. 3 pkt 3 lit. a) rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli nie zawierają danych – określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument jako dowód księgowy.

Podkreślam jednak, że choć wskazane przez Pana dokumenty nie mogą stanowić samodzielnie dowodu pozwalającego na zaewidencjonowanie nabycia ww. Usług obcych w uproszczonej ewidencji księgowej, jaką jest podatkowa księga przychodów i rozchodów, w której dowody księgowe muszą spełniać ściśle określone warunki, to dokumenty te mogą stanowić dowód w prowadzonym przez uprawniony organ podatkowy czy kontrolny postępowaniu.

Jak już wyżej wskazałem, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Podkreślam, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatnik – uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodów – odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Podsumowanie: wydatki na zakup przez Pana „Usług obcych” udokumentowane paragonem, rachunkiem lub biletem wstępu - nie spełniające przesłanki wynikającej z § 11 ust. 3 pkt 3 lit. a) rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie mogą stanowić samodzielnie dowodu pozwalającego na zaewidencjonowanie nabycia ww. Usług obcych do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko Pana należało więc uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Jednocześnie zaznaczamy, że zaliczając określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, podatnik stosuje przepis prawa podatkowego o charakterze materialnoprawnym, tj. uznaje, że zaistniałe po jego stronie okoliczności wypełniają hipotezę określonej normy prawnej (mieszczą się w zakresie zastosowania danej normy prawnej/danego przepisu). Podejmując decyzję o zastosowaniu danego przepisu prawa podatkowego, podatnik musi liczyć się jednak z koniecznością przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej czynności, jaka może się pojawić na etapie ewentualnych postępowań podatkowych lub kontrolnych. Udowodnienie prawidłowości zaliczenia opisanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów może zatem wymagać w szczególności udowodnienia: poniesienia wydatków, ich charakteru, w szczególności ich celowości, racjonalności działań podatnika, a w konsekwencji braku okoliczności uniemożliwiających uznanie przedmiotowych kosztów za koszty uzyskania przychodów. W ramach postępowania dowodowego może również zostać dokonana szczegółowa analiza związku ponoszonych wydatków z Pana przychodami.

Zasady udowadniania okoliczności faktycznych w postępowaniu podatkowym normuje ustawa – Ordynacja podatkowa. Na mocy ww. art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodami takimi mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 181 Ordynacji podatkowej). Stosownie do art. 187 § 1 ww. aktu prawnego, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Ocena kwestii udowodnienia danej okoliczności jest dokonywana na podstawie całości zgromadzonych dowodów (art. 191 tej ustawy).

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. Pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy – Ordynacja podatkowa. Dokonując interpretacji indywidualnej organ interpretacyjny przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Innymi słowy, organ wydający interpretacje indywidualne opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, tj. okolicznościach przedstawionych przez Wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Nie prowadzi natomiast postępowania dowodowego. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).