Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację i utrzymanie leasingowanych dwóch samochodów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 29 września 2024 r. wpłynął Pani wniosek z 29 września 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełniła go Pani pismem z 29 września 2024 r. (wpływ 29 września 2024 r.) oraz – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 18 listopada 2024 r. (wpływ 18 listopada 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Od 1995 r. prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą spedycja transport międzynarodowy. Pełnomocnikiem jest Pani mąż, który nieodpłatnie pomaga Pani w prowadzeniu i reprezentacji firmy. Praca polega na wyszukiwaniu i sprzedaży zleceń transportowych w kraju i poza jego granicami. Wiąże się to z wieloma wyjazdami, używa Pani nowego auta, który będzie leasingowany do maja 2027 r.

Pani mąż korzysta również z swojego starego prywatnego auta, które ma 14 lat i jest bardzo awaryjne. Koszty związane z jego autem nigdy nie były rozliczane.

Obecnie zamówiła Pani drugie auto, które zamierza Pani rozliczać w działalności Pani firmy. Oba będą rozliczane w sposób mieszany. Zamówione auto ma większą przestrzeń bagażową. Często przerzuca Pani wraz z mężem małe paczki i dokumenty do kierowców, a w obecnym aucie jest mała przestrzeń bagażowa. Często jest Pani w rozjazdach i wówczas na miejscu nie ma samochodu niezawodnego do obsługi firmy. Pani również potrzebuje niezawodnego auta i bez względu na sprawy serwisowe zawsze gotowego do drogi.

W uzupełnieniu wniosku zawarła Pani informacje, że używa Pani leasingowanego auta od maja 2023 r. Ponadto obecnie Pani mąż jest wpisany w ewidencji działalności gospodarczej Pani firmy jako zarządca sukcesyjny.

W piśmie stanowiącym odpowiedź na wezwanie udzieliła Pani odpowiedzi na następujące pytania:

Wskazanie formy opodatkowania prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej (np. zasady ogólne, podatek liniowy)?

Prowadzi Pani działalność gospodarczą i dochód rozlicza Pani podatkiem liniowym.

Jaki rodzaj dokumentacji podatkowej dla celów działalności Pani prowadzi?

Prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Czy umowa leasingu samochodu, „który będzie leasingowany do maja 2027 r.” w momencie jej zawarcia spełniała wszystkie warunki określone w art. 23b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Samochód, który będzie leasingowany do maja 2027 r., w momencie zawarcia umowy spełniał wszystkie warunki określone w art. 23b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy wartość ww. samochodu z umowy leasingu odzwierciedla jego wartość rynkową na dzień zawarcia tej umowy?

Wartość ww. samochodu z umowy leasingu odzwierciedla jego wartość rynkową na dzień zawarcia tej umowy. Wartość auta w dniu zawarcia umowy (…) zł brutto. Rozliczane jest procentowo w systemie mieszanym w firmie do wartości (…) zł brutto.

Jakie konkretnie wydatki związane z tym leasingowanym samochodem chce Pani zaliczać do kosztów uzyskania przychodów?

Rozlicza Pani 50% VAT, ubezpieczenie do wartości 150000,00 zł brutto, koszty eksploatacji i utrzymania auta 75% do wartości 150000,00 zł brutto.

Czy samochód, który Pani obecnie zamówiła, będzie przez Panią również leasingowany; jeśli tak:

-czy umowa leasingu tego samochodu, w momencie jej zawarcia będzie spełniać wszystkie warunki określone w art. 23b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-czy wartość tego samochodu z umowy leasingu będzie odzwierciedlać jego wartość rynkową na dzień zawarcia tej umowy,

-jakie konkretnie wydatki związane z tym samochodem chce Pani zaliczać do kosztów uzyskania przychodów?

Na ten moment zamówione auto jest odebrane i podpisana umowa leasingowa. Umowa leasingowa spełnia wszystkie warunki określone w art. 23b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość auta w dniu zawarcia umowy odzwierciedla jego wartość rynkową na dzień zawarcia umowy. Wartość auta w dniu zawarcia umowy (…) zł brutto. Chce Pani rozliczać 50% VAT, ubezpieczenie 100% oraz koszty eksploatacji i utrzymania auta 75% wartości.

Czy samochody, o których mowa we wniosku, stanowią samochody osobowe, zgodnie z art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Oba auta to samochody osobowe zgodnie z art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pytanie

Czy ma Pani prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z leasingowanymi samochodami w systemie mieszanym i prawo odliczenia 75% kosztów eksploatacji i utrzymania obu aut?

Pytanie wynika z uzupełnienia do wniosku.

Pani stanowisko w sprawie

W Pani ocenie, specyfika Pani działalności, częste wyjazdy w celu zdobywania nowych zleceń transportowych i przewoźników oraz dostarczanie dokumentów i małych paczek w celu dotrzymania terminów dostaw, wymaga stałej dostępności do sprawnego auta, gotowego zawsze do drogi, bez względu na sprawy serwisowe.

Również Pani mąż pełniący nieodpłatnie funkcję pełnomocnika, obecnie wpisanego do ewidencji działalności gospodarczej Pani firmy jako zarządca sukcesyjny, pomaga Pani w prowadzeniu i reprezentacji Pani firmy. Wymaga korzystania z samochodu do celów przedstawicielstwa i reprezentacji. Dodatkowo posiada umiarkowany stopień niepełnosprawności, bez auta ma utrudnione poruszanie i dotarcie do celu.

W Pani ocenie ustawodawca nie limituje ilości rozliczanych w kosztach działalności aut, które służą w jej prowadzeniu, jedynie wskazuje na formę rozliczenia, gdy są wykorzystywane również do celów niezwiązanych z działalnością. Dlatego rozlicza Pani i będzie Pani chciała również drugie auto rozliczać w systemie mieszanym, odliczając 75% w kosztach jako eksploatacja i utrzymanie samochodu.

Własne stanowisko wynika z uzupełnienia do wniosku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodów” zawarte w tym przepisie oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z osiąganiem przychodów z tytułu działalności gospodarczej podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Zauważam, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodów), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie stwierdzić, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo (przychód).

Dlatego kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodów z tego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien – w myśl powołanego przepisu – spełniać łącznie następujące warunki:

-pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

-nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-być właściwie udokumentowany.

Kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie spedycji i transportu międzynarodowego. Pani działalność polega na wyszukiwaniu i sprzedaży zleceń transportowych w kraju i poza jego granicami. Wiąże się to z wieloma wyjazdami. Wybrała Pani jako formę opodatkowania podatek liniowy. W działalności tej używa Pani dwóch aut, które są przedmiotem leasingu. Obydwa auta są rozliczane w sposób mieszany. Obydwa auta to samochody osobowe zgodnie z art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pani wątpliwości budzi kwestia, czy do kosztów uzyskania przychodów może Pani zaliczyć koszty związane z utrzymaniem i eksploatacją tych dwóch samochodów osobowych.

W kontekście tych wątpliwości wyjaśniam, że decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodów. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągniecia przychodów, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągniecia przychodów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ograniczają możliwości wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu, w tym także samochodów osobowych oraz ilości zakupionych środków transportu. Warunkiem koniecznym dla uznania wydatków poniesionych na określony składnik majątku, w tym przypadku samochodu osobowego, za koszt uzyskania przychodów jest jego wykorzystywanie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Podkreślam, że wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między wykorzystywaniem samochodu a osiągniętym przychodem spoczywa na Pani. To Pani osiąga korzyści polegające na możliwości zaliczenia wydatków poniesionych w związku z utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów i tym samym obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Brak jest przeszkód prawnych, aby w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystywała Pani kilka samochodów osobowych, o ile jest to uzasadnione rodzajem prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej. Jeżeli zatem charakter prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej (np. jej rozmiar, sposób wykonywania usług) uzasadnia wykorzystywanie w tej działalności gospodarczej dwóch środków transportu (samochodów), to (co do zasady) wydatki związane z tymi pojazdami – w ustawowych granicach – mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zatem wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu osobowego służącego podatnikowi także do innych celów niż działalność gospodarcza podlegać będą zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% tych wydatków.

Zgodnie z art. 23 ust. 5f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 23 ust. 5g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków z tytułu używania samochodu osobowego dotyczy zatem wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik jest zobowiązany prowadzić ewidencję, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej. W przypadku nieprowadzenia przez podatnika tej ewidencji, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika. Zasady tej jednak nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług.

Zatem, gdy samochód osobowy jest wykorzystywany do celów mieszanych, to ponoszone wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją samochodu stanowią koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w wysokości 75% tych wydatków.

W związku z tym do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, może Pani zaliczyć 75% wydatków poniesionych z tytułu kosztów utrzymania i eksploatacji samochodów osobowych. Skoro samochody osobowe będą wykorzystywane również do celów niezwiązanych z prowadzoną przez Panią działalnością gospodarczą, nie może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 25% wydatków poniesionych w związku z ich używaniem.

Podsumowanie: ma Pani prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z utrzymaniem i eksploatacją leasingowanych samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych w wysokości 75% tych wydatków.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Wniosek w zakresie podatku od towarów i usług podlega odrębnemu rozstrzygnięciu.

Jednocześnie zaznaczam, że − dokonując weryfikacji Pani stanowiska − nie odniosłem się do kwestii dotyczącej kosztów ubezpieczenia, ponieważ zagadnienie to nie było przedmiotem postawionego przez Panią pytania, które wyznacza zakres interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).