Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet kierowców będących wspólnikami spółki jawnej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych zdarzeń przyszłych w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 7 października 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 7 października 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 24 października 2024 r. (wpływ 24 października 2024 r.).Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzeń przyszłych

Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki jawnej prowadzonej pod nazwą (…) spółka jawna, NIP: (…) (dalej: Spółka) i uzyskuje przychody z tej Spółki w wysokości proporcjonalnej do posiadanego udziału w zysku. W Spółce wspólnikami są 3 osoby fizyczne i każda z nich uprawniona jest do równego udziału w zyskach Spółki. W takim samym stosunku każdy ze wspólników uczestniczy w stratach Spółki. Przeważającym przedmiotem działalności Spółki jest transport drogowy towarów objęty kodem PKD 49.41.Z.

Każdy ze wspólników posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2024 poz. 226, dalej: ustawa PIT). Spółka prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, a Wnioskodawca rozlicza się zgodnie z przepisami ustawy o PIT (wg zasad podatku liniowego). Spółka została zarejestrowana w KRS dniu 16.05.2024 r.

Dwóch wspólników Spółki, w tym Wnioskodawca (dalej również „wspólnik nr 1”), wykonuje w Spółce usługi transportowe (dalej „usługi kierowcy”) osobiście. Zarówno Wnioskodawca, jak i drugi wspólnik (wspólnik nr 2) wykonują usługi kierowcy, posiadając status wspólnika – nie są oni zatrudnieni w Spółce na podstawie umowy o pracę lub jakiekolwiek innej umowy. Wnioskodawca wykonuje usługi kierowcy zarówno na terytorium Polski, jak i za granicą i z tego tytułu odbywa podróże służbowe. Z tytułu tychże wyjazdów wspólnicy Spółki zamierzają dokonywać naliczenia diet z tytułu podróży służbowych wspólników nr 1 i 2. Wartość diet nie będzie przekraczać wysokości diet przysługujących pracownikom, określoną zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Za podróż służbową będzie uważany każdy wyjazd wspólnika nr 1 oraz nr 2 – kierowców w celu wykonania usługi transportowej, jeżeli te usługi wykonywane poza miejscowością, w której mieści się siedziba Spółki.

W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan, że Pan oraz wspólnik 2 wykorzystuje w działalności gospodarczej ciągniki siodłowe z naczepą, których waga przekracza 3,5 t. Pan oraz wspólnik 2 prowadzi ewidencję w postaci odczytów z kart do tachografów. Rejestrowane są wszystkie przejazdy przez poszczególne kraje, daty i godziny rozpoczęcia wyjazdu oraz przekraczania poszczególnych granic, a także zakończenia wyjazdu.

Zacytował Pan również art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców, który stanowi:

Doprecyzował Pan, że kierowane przez Pana pytanie ma o tyle związek z powyższym przepisem, że należy wskazać, iż art. 26f nie ma zastosowania do przedsiębiorcy oraz wspólnika spółki osobowej. Przepis ten stanowi, iż nie jest w podróży służbowej kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów będący pracownikiem, zatem sytuacja przedsiębiorcy oraz wspólnika spółki osobowej powinna być interpretowana odmiennie.

Pytania

1.Czy wartość diet naliczonych z tytułu podroży służbowych Wnioskodawcy (wspólnika nr 1), jako kierowcy transportu drogowego towarów, będzie stanowiła dla niego koszt uzyskania przychodów w wysokości proporcjonalnej do udziału tego wspólnika w zyskach i stratach Spółki?

2.Czy wartość diet naliczonych z tytułu podroży służbowych wspólnika nr 2, jako kierowcy transportu drogowego towarów, będzie stanowiła u Wnioskodawcy (wspólnika nr 1) koszt uzyskania przychodów w wysokości proporcjonalnej do udziału tego wspólnika w zyskach i stratach Spółki?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 1 – wartość diet z tytułu wyjazdów służbowych w ramach wykonywanych usług kierowcy będą stanowiły koszt uzyskania przychodów proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku w Spółce – jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wydatki z tytułu diet za czas przebywania w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą muszą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, tj. muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów Spółki. Stosownie do treści art. 5b ust. 2 ustawy o PIT, jeżeli pozarolniczą działalność gospodarczą prowadzi spółka niebędąca osobą prawną, przychody wspólnika z udziału w takiej spółce, określone na podstawie art. 8 ust. 1, uznaje się za przychody ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Przepisy dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W kwestii zaś definicji podróży służbowej przedsiębiorcy (w tym też wspólnika spółki osobowej) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w wyroku z dnia 28.06.2017 r. o sygn. I SA/Ol 284/17 wyraził pogląd, iż podróżą służbową przedsiębiorcy (w tym także wspólnika spółki osobowej) jest „każdorazowo wykonywanie czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej poza miejscowością, w której mieści się stałe miejsce jej wykonywania (siedziba)”.

Zatem każdy wyjazd wspólnika nr 1, jako kierowcy, w celu wykonania usługi transportowej można uznać za podróż służbową tego wspólnika, jeżeli jest wykonywany poza miejscowością, w której mieści się siedziba Spółki. Wnioskodawca, świadcząc usługi transportu, osiąga z tego tytułu przychody proporcjonalnie do posiadanego przez niego prawa do udziału w zysku (udziału) w Spółce, zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o PIT. Z osiąganymi przychodami w ramach działalności gospodarczej nierozerwalnie wiąże się ponoszenie wydatków, które definiuje art. 22 ust. 1 Ustawy o PIT, przez co rozumie się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 Ustawy o PIT. Ponoszone wydatki m.in z tytułu diety w związku z wyjazdami w podróż służbową przedsiębiorcy oraz wspólnika spółki jawnej w celu realizacji usługi transportu można uznać jako koszt podatkowy, ponieważ spełnia on wszystkie przesłanki art. 22 Ustawy o PIT. Z powołanego powyżej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o PIT wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym wspólnikom spółki jawnej, przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 2 – wartość diet naliczonych z tytułu podroży służbowych wspólnika nr 2, jako kierowcy transportu drogowego towarów, będzie stanowiła dla Wnioskodawcy (wspólnika nr 1) koszt uzyskania przychodów w wysokości proporcjonalnej do udziału tego wspólnika w zyskach i stratach Spółki – jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wydatki z tytułu diet za czas przebywania w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą muszą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 Ustawy o PIT, tj. muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów Spółki. Stosownie do treści art. 5b ust. 2 ustawy o PIT, jeżeli pozarolniczą działalność gospodarczą prowadzi spółka niebędąca osobą prawną, przychody wspólnika z udziału w takiej spółce, określone na podstawie art. 8 ust. 1, uznaje się za przychody ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Przepisy dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W kwestii zaś definicji podróży służbowej przedsiębiorcy (czy też wspólnika spółki osobowej) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w wyroku z dnia 28.06.2017 r. o sygn. I SA/Ol 284/17 wyraził pogląd, iż podróżą służbową przedsiębiorcy (w tym także wspólnika spółki osobowej) jest „każdorazowo wykonywanie czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej poza miejscowością, w której mieści się stałe miejsce jej wykonywania (siedziba)”.

Zatem każdy wyjazd wspólnika nr 2 – kierowcy w celu wykonania usługi transportowej można uznać za podróż służbową tego wspólnika, jeżeli jest wykonywany poza miejscowością, w której mieści się siedziba Spółki. Wnioskodawca, świadcząc usługi transportu, osiąga z tego tytułu przychody proporcjonalnie do posiadanego przez niego prawa do udziału w zysku (udziału) w Spółce, zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o PIT. Z osiąganymi przychodami w ramach działalności gospodarczej nierozerwalnie wiąże się ponoszenie wydatków, które definiuje art. 22 ust. 1 Ustawy o PIT, przez co rozumie się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 Ustawy o PIT.

Ponoszone wydatki m.in z tytułu diety w związku z wyjazdami w podróż służbową przedsiębiorcy oraz wspólnika spółki jawnej (w tym również wspólnika nr 2) w celu realizacji usługi transportu można uznać jako koszt podatkowy wspólnika nr 1, ponieważ spełnia on wszystkie przesłanki art. 22 ustawy PIT. Podmiot czy przedmiot działalności wykonywanej przez przedsiębiorcę (tu: Spółkę).

Z powołanego powyżej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o PIT wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym wspólnikom spółki jawnej, a zatem również Wnioskodawcy przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych wspólnika nr 2 – w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie zwracam uwagę, że zgodnie z art. 8 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

W świetle cytowanych przepisów wielkość przychodów przypadających na podatnika (wspólnika spółki niebędącej osobą prawną) określa się proporcjonalnie do jego prawa w udziale w zysku. Taką samą zasadę należy zastosować przy określaniu m.in. kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.

Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Odesłanie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.

Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją dyspozycją sytuacje odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują do tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym, wobec tego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.

W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.

Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.

W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.

Wobec tego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art. 26f ust. 1, zgodnie z którym:

Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych (osobiście lub za pośrednictwem spółki niebędącej osobą prawną), lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.

Na podstawie przedstawionego opisu sprawy oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to będzie Pan miał prawo – proporcjonalnie do Pana prawa do udziału w zyskach spółki jawnej, której jest Pan wspólnikiem – zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wskazuję również, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania wspólnika 2 w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to będą one stanowiły dla Pana – proporcjonalnie do Pana prawa do udziału w zyskach spółki – koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Podsumowanie: wartość diet naliczonych z tytułu Pana podroży służbowych (wspólnika nr 1), jako kierowcy transportu drogowego towarów, będzie stanowić dla Pana koszt uzyskania przychodów w wysokości proporcjonalnej do Pana udziału w zyskach i stratach Spółki.

Wartość diet naliczonych z tytułu podroży służbowych wspólnika nr 2, jako kierowcy transportu drogowego towarów, będzie stanowić u Pana (wspólnika nr 1) koszt uzyskania przychodów w wysokości proporcjonalnej do Pana udziału w zyskach i stratach Spółki.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzeń przyszłych i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).