Obowiązki płatnika i możliwość zastosowania zwolnienia z opodatkowania kosztów podróży.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 sierpnia 2024 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej który dotyczy obowiązków płatnika i możliwości zastosowania zwolnienia z opodatkowania (pytanie nr 1).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca, Pani … jest polskim rezydentem podatkowym i prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której zatrudnia zarówno pracowników na podstawie umowy o pracę, jak i zleceniobiorców w oparciu o umowę zlecenia. Jest działalność w zakresie edukacji: nauczanie języków obcych.

Głównym obowiązkiem pracowników i zleceniobiorców współpracujących z Wnioskodawcą jest wykonywanie zadań w zakresie edukacyjnym (prowadzenie zajęć) dla poszczególnych grup zajęciowych. W ramach realizacji ww. zadań pracownicy odbywają podróże, których koszty ponoszą we własnym zakresie. Zajęcia są prowadzone w różnych lokalizacjach.

Ponadto, niektórzy współpracownicy zawarli z Wnioskodawcą również umowy zlecenia obejmujące zadania tzw. Office managera. Głównym obowiązkiem Office managera w ramach umowy zlecenia jest dostarczanie materiałów biurowych i podobnych (papier, toner, materiały edukacyjne) niezbędnych dla wykonywania przez wnioskodawcę działalności edukacyjnej. Dostarczanie to odbywa się do szeregu różnych miejscowości, w których w ramach działalności gospodarczej Wnioskodawcy prowadzone są zajęcia edukacyjne, innych niż siedziba Wnioskodawcy. Czynności wykonywane przez zleceniobiorców, w ramach funkcji Office managera, są ściśle związane z działalnością Wnioskodawcy, stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu i nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodu w związku z treścią art 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wnioskodawca zamierza zwrócić zleceniobiorcom koszty podróży zgodnie z art. 21 ust. 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako u.p.d.o.f ), tj. do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Pytania

1.Czy zwrot kosztów dojazdu zleceniobiorcom, dostarczającym materiały do miejsca prowadzenia zajęć przez Wnioskodawcę, przekazywane zleceniobiorcom w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?

2.Czy możliwe jest dokumentowanie i rozliczenie podróży służbowych, odbywanych w trakcie danego miesiąca, w sposób zbiorczy na koniec danego miesiąca?

Przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest odpowiedź na Pani pytanie nr 1. Natomiast w zakresie pytania nr 2 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pani stanowisko w sprawie

W zakresie pytania nr 1.

Zdaniem Wnioskodawcy opisane w pytaniu świadczenia - do wysokości określonej w przepisach regulujących należności pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej - są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 16 lit. b u.p.d.o.f. wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

W orzecznictwie właściwie niekwestionowana jest możliwość objęcia zwolnieniem z podatku dochodowego podróży osób niebędących pracownikami, również w wypadku, gdy podróże te nie stanowią podróży służbowych. NSA w kilku wyrokach podkreślił bowiem, iż w art. 21 ust. 1 pkt 16) lit. b u.p.d.o.f., inaczej niż w przepisie oznaczonym lit. a tego punktu, posłużono się terminem "podróż" bez określenia "służbowa". To oznacza, że zakres zwolnienia nie został ograniczony jedynie do podróży służbowych w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z póżn. zm ), ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, przy spełnieniu warunków z art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f. (por. wyrok NSA z dnia 21 kwietnia 2016 r. sygn. akt II FSK 910/14; wyrok NSA z dnia 14 grudnia 2017 r. II FSK 3337/15; wyrok NSA z dnia 7 kwietnia 2021 r. II FSK 3278/18).

Przy braku zaś ustawowej definicji „podróży” należy przyjąć, iż chodzi tu zarówno o podróż odbytą w związku z załatwianiem cudzych spraw, jak również o dojazd na miejsce wykonywania określonych czynności (tak wyrok NSA z 12 stycznia 2018 r. II FSK 3509/15; wyrok WSA w Olsztynie z dnia 6 grudnia 2018 r. I SA/OI 621/18).

Tak więc znaczenie w sprawie ma, czy podróż została odbyta przez osobę niebędącą pracownikiem; czy w związku z tą podróżą osoba ta otrzymała diety czy inne należności; czy osoba ta została wyznaczona do wykonania określonych zadań przez określony czas poza miejscem zamieszkania.

Bowiem te właśnie przesłanki mają znaczenie przy ocenie czy odbyta podroż ma cechy skutkujące możliwością skorzystania ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16) lit. b u.p.d.o.f. (por. interpretacja indywidualna z dnia 23 kwietnia 2024 r. 0115-KDIT2.4011 153.2024 1.ŁS; interpretacja indywidualna z dnia 16 maja 2019 r. 0115-KDIT2-2.4011.208.2018.9.MM).

Zdaniem Wnioskodawcy, przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy bezsprzecznym jest, że osoby dokonujące dostarczania materiałów nie wykonują swoich obowiązków pracowniczych, a jedynie obowiązki wynikające z umowy zlecenia. W trakcie wykonywania ww. czynności nie sposób ich zatem określić pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy. Wnioskodawca planuje wypłacenie zleceniobiorcom należności za podróż z uwzględnieniem przelicznika zależnego od ilości pokonanych kilometrów oraz pojemności silnika samochodu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Osoby zawierające z wnioskodawcą umowy zlecenia wyznaczane są do wykonywania czynności (dostarczenia materiałów) poza miejscem swego zamieszkania Otrzymane świadczenia z tytułu podróży będą zaś ponoszone w celu uzyskania przychodów. Należy również wskazać, że zleceniobiorcy współpracujący z wnioskodawcą nie odbywają podróży lokalnych, bowiem placówki, do których dostarczane są materiały, znajdują się w wielu różnych, odległych od siebie miejscowościach.

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłacane z tytułu podróży świadczenia, związane z wykonaniem umowy zlecenia będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16) lit. b u.p.d.o.f. Nie ma przy tym znaczenia, czy zleceniobiorca wykonujący zadania Office managera jest zatrudniony równolegle przez Wnioskodawcę w oparciu o umowę o pracę, czy też w oparciu o umowę zlecenia. Zadania realizowane na rzecz Wnioskodawcy w zakresie usług edukacyjnych (czy to na podstawie umowy o pracę, czy na podstawie umowy zlecenia) nie pokrywają się bowiem z zadaniami realizowanymi przez Office managera.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy:

Z art. 13 pkt 8 przywołanej ustawy wynika, że:

Stosownie do art. 41 ust. 1 cytowanej ustawy:

Jednakże na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Według § 2 powołanego rozporządzenia:

Na mocy § 3 ust. 1 omawianego rozporządzenia:

W świetle § 3 ust. 2 przytoczonego rozporządzenia:

Natomiast zgodnie z § 3 ust. 3 komentowanego rozporządzenia:

Stosownie zaś do § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Jednocześnie, art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że:

W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami. Nie można uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie. Zwrot „podróż” nie został zdefiniowany ani w ustawie podatkowej, ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) „podróż” to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca. Wskazuje ona, również na brak możliwości stosowania analizowanego zwolnienia podatkowego do zwrotu kosztów z tytułu jazd lokalnych.

Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz obowiązujące przepisy prawa stwierdzić należy, że należności z tytułu zwrotu kosztów związanych z podróżą, jakie zamierza Pani wypłacać zleceniobiorcom, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży – przy spełnieniu warunków wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. w sytuacji gdy otrzymane świadczenia nie zostaną zaliczone przez te osoby do kosztów uzyskania przychodów i zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji Państwa zadań jako jednostki organizacyjnej, działającej na podstawie przepisów odrębnych ustaw) – będą korzystać ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, do wysokości określonej w ww. rozporządzeniu.

Tym samym w sytuacji gdy wypłacany zwrot kosztów nie przekroczy wysokości określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, na Pani, jako płatniku, nie będzie ciążyć obowiązek obliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy w związku z wypłacaniem zleceniobiorcom, wykonującym umowę zlecenia ww. kwot.

Należy jednak zaznaczyć, że brak jest możliwości stosowania ww. zwolnienia podatkowego do zwrotu kosztów z tytułu jazd lokalnych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W opisie stanu faktycznego wskazała Pani, że zamierza zwrócić zleceniobiorcom koszty podróży zgodnie z art. 21 ust. 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Uznałem ta za oczywistą omyłkę pisarską niemającą wpływu na rozstrzygnięcie, ponieważ z całokształtu Pani wniosku wynika, że w przedmiotowej sprawie chce Pani zastosować zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 16 lit. b ustawy od osób fizycznych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).