Możliwość zaliczenia wydatków na zakup towarów, nabytych za pośrednictwem portali internetowych, do kosztów uzyskania przychodu (dokumentowanie wydatk... - Interpretacja - 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM
Temat interpretacji
Temat interpretacji
Możliwość zaliczenia wydatków na zakup towarów, nabytych za pośrednictwem portali internetowych, do kosztów uzyskania przychodu (dokumentowanie wydatków).
Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe
Szanowna Pani,
stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:
-prawidłowe – w części dotyczącej możliwości zaliczenia wydatków na zakup towarów do kosztów uzyskania przychodów,
-nieprawidłowe – w części dotyczącej podstawy zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
Dnia 15 sierpnia 2024 r. wpłynął Pani wniosek z 15 sierpnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 3 października 2024 r. (wpływ 3 października 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Kupuje Pani od dłuższego czasu towar na platformie (…) i towar przychodzi z Chin (żadne z zamówień nie przekracza 100 euro jednorazowo). Produkty te sprzedaje Pani na platformie (…) i po sprzedaży wystawia Pani paragon lub fakturę dla osoby kupującej, jednak nie wlicza Pani tych zakupów w koszty uzyskania przychodu, gdyż nie są wystawiane do tych zakupów dokumenty, tj. faktura oraz odprawa celna. Chciałaby Pani móc te zakupy wliczyć w koszty działalności gospodarczej, gdyż coraz więcej sprzedaje Pani takich towarów i chciałaby Pani w przyszłości nadal to robić.
Prosi Pani o odpowiedź: jak wprowadzić towar zakupiony na platformach internetowych z Chin na rynek, skoro nie są wystawiane faktury po zakupie, a jedynie ich „paragon”?
Ponadto jak ten towar wprowadzić bez odprawy, gdyż nie dostaje Pani żadnych dokumentów. Jak na podstawie tych dokumentów, które Pani ma, może to wliczyć w koszty uzyskania przychodu?
Pisała Pani kilka razy do tej platformy z pytaniem o fakturę, ale odpowiedź zawsze jest taka sama, że nie wystawiają faktur. Może Pani jedynie pobrać do każdego zakupu ich paragon, na którym jest wyszczególniona cała kwota, którą Pani zapłaciła, kwota VAT oraz wyszczególnione są produkty, które Pani zakupiła. Jest tam też potwierdzenie, że zakup został opłacony (…) (innej opcji ta platforma nie przyjmuje).
W paczkach nie ma żadnych dokumentów, jest tylko naklejka adresowa, ale jest ona naklejana w Polsce na paczkę. Dzwoniła Pani na infolinię 22 330 03 30 oraz pisała Pani w tej sprawie do: (...)@mf.gov.pl, ale dostała Pani odpowiedź, że musi mieć Pani możliwość wprowadzenia towaru w koszty, skoro kupuje i sprzedaje Pani legalnie, ale nie dostała Pani odpowiedzi, jak ma Pani to zrobić?
Zapytała Pani, czy mając wydrukowane potwierdzenie zamówienia, które dostaje Pani na adres e-mail oraz potwierdzenie zapłaty z konta, a także „paragon”, który można wydrukować po zakupie, są to wystarczające dokumenty, które zostaną uznane w przypadku kontroli skarbowej?
Uzyskała Pani odpowiedź, że to, czy te zakupy zostaną uznane za legalnie wprowadzone w koszty na podstawie dokumentów, które Pani ma, zależy od osoby kontrolującej. Dla Pani to nie jest wystarczająca odpowiedź, bo chce Pani sprzedawać legalnie i zgodnie z prawem wprowadzać te zakupy w koszty bez obawy, że w razie kontroli zostanie to uznane za niezgodne z prawem.
Na tą chwilę żaden z zakupów z Chin nie został przez Panią wliczony w koszty uzyskania przychodu, ale chciałaby Pani to zmienić. Oczekuje Pani konkretnej odpowiedzi na pytanie: jak wprowadzić te zakupy bez faktury i odprawy celnej?
W piśmie stanowiącym uzupełnienie wniosku udzieliła Pani odpowiedzi na następujące pytania:
Wskazanie formy opodatkowania prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej (np. zasady ogólne, podatek liniowy)?
Forma opodatkowania prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej – zasady ogólne.
Jaki rodzaj dokumentacji podatkowej dla celów działalności Pani prowadzi?
Rodzaj dokumentacji podatkowej dla celów działalności – podatkowa księga przychodów i rozchodów, podatnik VAT czynny.
Co jest przedmiotem Pani działalności gospodarczej?
Sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet. Sekcja ta obejmuje: sprzedaż hurtową i detaliczną (tj. sprzedaż niewymagającą przetwarzania) wszystkich rodzajów towarów.
Jak wygląda mechanizm/proces zakupu przez Panią towarów na wskazanej przez Panią platformie – proszę dokładnie go opisać, tj. przedstawić wszystkie etapy tego zakupu, warunki, które musi Pani spełnić aby zakupić dany towar, itp.?
Nie musi Pani spełniać żadnych konkretnych warunków, gdyż każdy ma dostęp do zakupów na tych stronach.
(…).
Gdyby była opcja załączenia scrinów (a wie Pani, że załączniki nie są otwierane), to by Pani załączyła, jak to dokładnie wygląda.
O jakim „dowodzie wewnętrznym” jest mowa w Pani pytaniu i własnym stanowisku; w szczególności, jakie informacje taki dowód wewnętrzny zawiera (np. dane sprzedawcy, datę operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej, nazwę towaru, jego ilość, cenę jednostkową i wartość, wysokość kosztu (wydatku), podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, inne – jakie)?
„Dowód wewnętrzny”, czyli wydrukowane wszystko to, co ma Pani na potwierdzenie danego zakupu, czyli:
-paragon – nie ma szans na FV VAT (pytała Pani o to na platformie i dostała Pani odpowiedź, że tylko paragon może Pani dostać w takiej formie, jak się Pani pojawia przy zamówieniu),
-potwierdzenie zamówienia wysłane na adres e-mail oraz na stronie, gdzie Pani kupuje (w zamówieniu są dane sprzedawcy, data zakupu, każdy zakupiony produkt z ilością i ceną),
-potwierdzenie zapłaty z Pani rachunku bankowego z taką samą datą, jak w zamówieniu oraz dokładnie tą samą kwotą do zapłaty. Pani podpisu (czyli osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku) nie ma, ale oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby Pani pod każdym takim „dowodem wewnętrznym” podpisała się i podbiła pieczątką firmową.
Tak jak napisała Pani w poprzednim punkcie, gdyby była opcja załączenia, to by Pani załączyła, jak to dokładnie wygląda na konkretnym przykładzie.
Jakie jeszcze informacje znajdują się na wskazanym przez Panią we wniosku paragonie potwierdzającym zakup przez Panią towarów (np. data zakupu, dane sprzedawcy, inne – jakie)?
Wszystko to opisała Pani w punkcie 5, ale postara się Pani jeszcze raz to zrobić – dokładniej. Jeśli jest jakiś adres e-mail, na który może Pani wysłać scrin wszystkiego, co ma Pani do jakiegoś konkretnego zakupu, to oczywiście bez problemu może Pani to zrobić.
Na Pani koncie na stronie (…) przy zamówieniu jest opcja „Faktury za zamówienie”, ale po kliknięciu w nią pojawia się napis „Paragon” i może go Pani wydrukować. Na tym paragonie są takie informacje (…):
(…)
Na adres e-mail dostaje Pani potwierdzenie zamówienia wraz z jego numerem, adresem do wysyłki, przewidywanym czasem dostawy, wyszczególnionymi produktami, które Pani kupiła, metodą płatności), łączną kwotę za zamówienie oraz słowa: „obejmuje podatek VAT w wysokości” i tutaj jest podana kwota. Np. Łączna kwota zamówienia: (…); obejmuje podatek VAT w wysokości: (…), poniżej informacja: „Możesz kliknąć tutaj, aby zobaczyć swój paragon. Nie wyślemy papierowego paragonu z powodu ekologii”.
Poniżej jest adres i takie informacje:
(…).
Gdyby była możliwość wysyłania załączników, to byłoby to wszystko bardziej czytelne, bo zrobiłaby Pani scriny stron.
Jakie informacje znajdują się na wskazanych przez Panią we wniosku dokumentach (tj. potwierdzeniu zamówienia, potwierdzeniu zapłaty z konta) potwierdzających zakup przez Panią towarów (np. data zakupu, dane sprzedawcy, inne – jakie)?
Wszystko to opisała Pani w punkcie 5 i 6.
Pytanie
Biorąc pod uwagę opisany powyżej stan faktyczny, do transakcji zakupu towaru na portalu wystawi Pani dowód wewnętrzny zakupu towaru i załączy Pani do niego potwierdzenie zapłaty zamówienia i paragon, to będzie to wystarczająca dokumentacja do zaksięgowania w PKiR i zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Pani stanowisko w sprawie
W Pani ocenie po zakupie na portalu i otrzymaniu zakupionego towaru na portalu w sytuacji, gdy nie ma Pani możliwości otrzymania faktury, sporządza Pani dowód wewnętrzny zakupu towaru z opisem towaru, ilością i ceną zakupu na podstawie dokumentów transakcji, które Pani posiada. Załącza Pani do dowodu zakupu zamówienie, paragon i potwierdzenie zapłaty. Tak sporządzony dokument księguje Pani w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, rozpoznając go jako koszt uzyskania przychodu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest:
-prawidłowe – w części dotyczącej możliwości zaliczenia wydatków na zakup towarów do kosztów uzyskania przychodów,
-nieprawidłowe – w części dotyczącej podstawy zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Dlatego też kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:
-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
-został właściwie udokumentowany,
-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Podkreślam również, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.
Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
Koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.
Co wymaga podkreślenia w kontekście tej sprawy, jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie.
Wydatki związane z zakupem towarów na platformie internetowej, które następnie Pani sprzedaje, są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przez Panią przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).
W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15.
Stosownie do § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Stosownie do § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Za dowody księgowe uważa się również:
1)dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2)noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3)dowody przesunięć;
4)dowody opłat pocztowych i bankowych;
5)inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
1)zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2)zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3)wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4)zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5)kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6)zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7)wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8)opłat sądowych i notarialnych;
9)wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Zatem podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien dokonywać księgowania przychodów i kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem.
Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
Na podstawie powołanych przepisów stwierdzam, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być – co do zasady – faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wypełnienia warunków zawartych w tych regulacjach, dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania zakupu towarów handlowych. Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.
Z opisu stanu faktycznego wynika, że przedmiotem Pani działalności jest sprzedaż towarów zakupionych na chińskiej platformie. Sprzedaż odbywa się przez portal internetowy. Forma opodatkowania prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej to zasady ogólne. Prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów. Na potwierdzenie danego zakupu na chińskiej platformie ma Pani:
-paragon – na którym jest wyszczególniona cała kwota, którą Pani zapłaciła, kwota VAT, wyszczególnione są produkty, które Pani zakupiła oraz potwierdzenie, że zakup został opłacony (…);
-potwierdzenie zamówienia wysłane na adres e-mail oraz na stronie, gdzie Pani kupuje – w zamówieniu są dane sprzedawcy, data zakupu, każdy zakupiony produkt z ilością i ceną (w uzupełnieniu wskazała Pani, że są w nim numer zamówienia, adres do wysyłki, przewidywany czas dostawy, wyszczególnione produkty, które Pani kupiła, metoda płatności, łączna kwota za zamówienie oraz słowa: „obejmuje podatek VAT w wysokości” z podaniem kwoty);
-potwierdzenie zapłaty z Pani rachunku bankowego z taką samą datą, jak w zamówieniu oraz dokładnie tą samą kwotą do zapłaty (…).
W odniesieniu do kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup przez Panią towarów na platformie internetowej w ramach działalności gospodarczej wskazuję, że w zamkniętym katalogu wydatków, których udokumentowanie może nastąpić na podstawie dowodu wewnętrznego, o którym mowa w § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie ujęto zakupu wskazanych we wniosku nabywanych przez Panią towarów, które następnie Pani sprzedaje. Oznacza to, że zakup przez Panią towarów dokonany na platformie internetowej nie może zostać udokumentowany na podstawie dowodu wewnętrznego, do którego odnosi się § 13 tego rozporządzenia. Stąd nie można zgodzić się z Pani stanowiskiem, że zapisów w księdze należy dokonać na podstawie dowodu wewnętrznego, do którego załączy Pani zamówienie, paragon i potwierdzenie zapłaty.
Jak już wyżej wskazałem, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Podkreślam, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podatnik – uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodów – odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Stwierdzam jednak, że dokumenty, które Pani opisała, które miałyby dokumentować transakcje nabycia przez Panią towarów, spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy stwierdzam, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, udokumentowany w sposób wymagany odrębnymi przepisami może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej. Jednak to na Pani spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, który może zostać skontrolowany w ewentualnym postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
Podsumowanie: zakup towarów na chińskiej platformie – spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.
Natomiast podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest posiadana przez Panią dokumentacja, tj. paragon, potwierdzenie zamówienia i potwierdzenie zapłaty, spełniająca warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Jednocześnie należy uznać, że w interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesądzić, co będzie zdecydowanie wystarczającym dokumentem do zaksięgowania wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena, czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Pani w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny materiału dowodowego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).