Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatku na najem mieszkania.

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 sierpnia 2024 r. wpłynął Pani wniosek z 16 sierpnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatku na najem mieszkania.Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Z dniem (...)  września 2023 roku rozpoczęła Pani prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, której przedmiotem jest świadczenie usług prawnych (kod PKD 69.10.Z działalność prawnicza - świadczenie usług w ramach kancelarii radcy prawnego). Siedzibą Pani firmy jest Pani miejsce zameldowania oraz stałego pobytu, tj. miejscowość A, ul. B 1. Jest to również miejsce zamieszkania Pani rodziny.

Posiada Pani nieograniczony obowiązek w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako "ustawa o PIT"), a wybrana przez Panią forma opodatkowania to skala podatkowa. Jest Pani czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Ze względu na chęć kontunuowania specjalizacji w konkretnej dziedzinie prawnej (...) z dniem (…) 2023 roku nawiązała Pani współpracę z Kancelarią X spółka jawna we C - tj. kancelarią należącą do (...) Y.

Świadczy Pani usługi prawne w ramach ww. działu swojego kontrahenta. Ze względu na charakter świadczonych usług i warunki współpracy z kontrahentem zobowiązana jest Pani do osobistego stawiennictwa w biurze kontrahenta, tj. we C (spotkania z klientami, udział w rozprawach, czynności notarialne).

Może Pani korzystać z pracy zdalnej mniej więcej przez tydzień w danym miesiącu, pod warunkiem, że praca spoza biura nie będzie kolidowała z obowiązkami spoczywającymi na Pani, a Pani osobista obecność w siedzibie kontrahenta nie będzie wtedy wymagana. Podczas pracy zdalnej świadczy Pani usługi prawne na rzecz kontrahenta z siedziby swojej działalności gospodarczej, tj. w A.

Mając na uwadze odległość pomiędzy miejscowością siedziby Pani działalności, a miejscowością siedzibą biura kontrahenta, tj. co najmniej 300 km, wobec faktu, że nie miałaby Pani możliwości pokonywania codziennie trasy 600 km (czas przejazdu pociągiem lub samochodem w jedną stronę to około 3,5 godziny), wynajęła Pani lokal mieszkalny w miejscowości siedziby kontrahenta, tj. we C. Czas, który poświęcany byłby na dojazdy został przeznaczony na świadczenie usług, które czasami odbywa się do późnych godzin popołudniowych/wczesno wieczornych, uczestnictwo w wydarzeniach organizowanych przez klientów kontrahenta, a także obligatoryjne dokształcanie oraz regenerację, co przekłada się na Pani efektywność.

Ze względu na koszty, nie zdecydowała się Pani na hotel - byłoby to ekonomicznie nieuzasadnione i utrudnione pod kątem logistycznym (ryzyko braku wolnych pokoi w hotelu, a przez to konieczność szukania innych obiektów). Ze względu na wymogi związane z dochowaniem ustawowej tajemnicy zawodowej Pani działalności (w lokalu mogą być przechowywane np. dokumenty związane ze świadczonymi usługami, zawierające informacje chronione ww. tajemnicą) oraz konieczność zachowania poufności danych Pani kontrahenta, nie zdecydował się Pani na wynajęcie pokoju we współdzielonym mieszkaniu.

Zajmowany przez Panią lokal jest użytkowany w celach mieszkalnych. Czynsz najmu został ustalony na warunkach rynkowych i opłacany jest miesięcznie przelewem na rachunek bankowy wynajmującego, którego z Panią wiąże umowa najmu. Dokumentuje Pani poniesione wydatki na najem m.in. za pomocą potwierdzeń przelewów bankowych.

Pytanie

Czy ponoszone przez Panią wydatki z tytułu najmu lokalu mieszkalnego stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Pani stanowisko w sprawie

Pani zdaniem ponoszone przez Panią wydatki z tytułu najmu lokalu mieszkalnego stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby zaliczyć określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien on

·pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

·nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

·być właściwie udokumentowany.

W związku ze specyfiką świadczonych przez Panią usług, jest Pani zobowiązana do częstej obecności w siedzibie Zleceniodawcy zlokalizowanej we C. Codzienne dojazdy pomiędzy stałym miejscem zamieszkania (A) a siedzibą Zleceniodawcy (C) w zdecydowanie negatywny sposób wpłynęłyby m.in. na efektywność i jakość wykonywanej pracy. Z racji natomiast na wymagania stawiane przez Zleceniodawcę (wynikające m.in. z zawartej z nim umowy zlecenia), konieczność odbywania stacjonarnych spotkań z klientami w jego siedzibie, czy też uczestnictwo w szkoleniach / konferencjach / rozprawach, niemożliwe jest wykonywanie pracy w całości w trybie zdalnym.

Wymuszony przez konieczność czasowego przebywania we C wynajem mieszkania w miejscowości siedziby kontrahenta jest więc niezbędny z perspektywy możliwości osiągania przez Panią dochodów z tytułu świadczonych usług. Niewątpliwie istnieje więc związek przyczynowo skutkowy pomiędzy poniesieniem związanego z tym kosztu, a osiągnięciem przychodu z prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.

Z racji na fakt, że jedynym powodem wynajęcia mieszkania było nawiązanie współpracy z podmiotem, którego siedziba znajduje się poza miejscowością zamieszkania i stałego przebywania przez Panią, to poniesione na ten cel wydatki nie mają w żaden sposób charakteru wydatków osobistych i nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu.

Wszystkie wydatki związane z najmem mieszkania są także odpowiednio udokumentowane, posiada Pani także dokumentację pozwalającą na jednoznaczne wykazanie wykonywania usług wymagających regularnej, fizycznej Pani obecności w miejscowości, w której wynajęła Pani mieszkanie (C). Umożliwiają one w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami oraz potwierdzają racjonalność poniesionych wydatków.

Podsumowując - w Pani ocenie ponoszone przez Panią wydatki z tytułu najmu lokalu mieszkalnego stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 poz. 226 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W przypadku źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

A zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

·został właściwie udokumentowany;

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których – zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością pomniejszają przychody. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez Panią wydatków należy rozstrzygnąć czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie sam fakt nieobjęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak danego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, zgodnie z którym do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) jest zbyt daleko idący i abstrahuje od wskazanego w art. 22 ust. 1 ww. ustawy celu poniesienia kosztu, a w rezultacie nie znajduje oparcia w treści tego przepisu. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, że gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Obowiązkiem podatnika jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na kryterium celowości leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy, o ile powodem wynajęcia mieszkania jest nawiązanie stałej współpracy z podmiotem gospodarczym, na rzecz którego świadczy Pani usługi, a którego siedziba znajduje się poza miejscowością, w której Pani zamieszkuje i na stałe przebywa, to wydatki poniesione z tego tytułu – jako niemające charakteru wydatków osobistych – spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Należy jednak zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczyć bowiem trzeba, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której wynajęła Pani mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Wobec powyższego Pani stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).