Określenie czy podstawą do uznania wydatków na nabycie uszkodzonych sprzętów RTV stanowiących w chwili nabycia odpad, za koszty uzyskania przychodu będą dowody wewnętrzne bez danych personalnych osób fizycznych sprzedających te towary.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 sierpnia 2024 r. wpłynął Pani wniosek z 6 sierpnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 19 sierpnia 2024 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Będzie Pani prowadzić działalność gospodarczą w zakresie skupu zużytego/uszkodzonego/ używanego sprzętu RTV (telewizory, monitory, komputery, piloty TV, itp.) który stanowić będzie odpad poużytkowy oraz w zakresie sprzedaży detalicznej używanego sprzętu RTV (telewizory, monitory, komputery, piloty TV, itp.), które w wyniku przygotowania do ponownego użytku (PDPU) utraciły status odpadu jednak nie pozbawił ich ten proces statusu towaru używanego.

Ww. zakupy dokonywać będzie Pani zarówno na terenie kraju, jak i na terenie innych krajów Unii Europejskiej. Zakupy te dokonywane będą między innymi na giełdach, na flohmarkach, poprzez platformy sprzedażowe typu: (...), itp.

Zakup w każdym wskazanym przypadku następować będzie od osób fizycznych, niebędących podatnikami podatku od towarów i usług, jak również nieprowadzących działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Wskazany powyżej sprzęt w chwili nabycia będzie kwalifikowany przez Panią zgodnie z ustawą o odpadach, jako odpad elektroniczny określany kodem 1602.

Towary zakupione w przedstawiony powyżej sposób podlegać będą dalszej odsprzedaży po przygotowaniu ich do ponownego użycia (PDPU) polegającego na: sprawdzeniu, czyszczeniu, naprawie. W ramach tego procesu produkty lub ich części, które wcześniej stały się odpadami będą przygotowane do tego, aby mogły być ponownie wykorzystane nie tracąc tym samym statusu towaru używanego.

Ponieważ osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie są zobowiązane do wystawiania dokumentów sprzedaży, a dodatkowo nie będzie miała Pani możliwości wymagać takich dokumentów od osób fizycznych (co ze względów organizacyjnych jest skomplikowane i wręcz niemożliwe), nie będzie posiadała Pani w zdecydowanej większości przypadków dokumentów sporządzonych i podpisanych przez takie osoby wraz z ich danymi personalnymi.

Zamierza Pani zakupy od osób fizycznych, o których mowa we wniosku, udokumentować w celu rzetelnego prowadzenia ksiąg samodzielnie sporządzonym dowodem wewnętrznym. Pracownicy lub osoby działające na Pani zlecenie, nabywając wskazane rzeczy, spisywać będą dokładnie następujące dane:

•co jest przedmiotem zakupu,

•kwotę zakupu,

•datę zakupu,

•miejsce zakupu,

•opis stanu fizycznego towaru.

Tak sporządzone dokumenty wewnętrzne nie będą zawierać danych personalnych sprzedającego. Zakupione towary RTV (telewizory, monitory, komputery, piloty TV), będzie Pani sprzedawała za pośrednictwem ogólnie dostępnych platform sprzedażowych typu: (...) oraz w sklepie stacjonarnym po dokonaniu naprawy (w tym refabrykacji /renowacji/odnowieniu) czyli po przeprowadzeniu procesu PDPU.

Zakupione używane/zużyte/uszkodzone towary nawet po refabrykacji/renowacji/odnowieniu nie są i nie będą sprzedawane jako przedmioty fabrycznie nowe. Fakt ich refabrykacji (a więc naprawy połączonej z estetycznym odnowieniem) nie przywraca im waloru towaru nieużywanego.

Uzupełnienie wniosku

W uzupełnieniu wniosku podaje Pani, że:

•Wniosek dotyczy Pani indywidualnej sprawy, jest Pani wnioskodawczynią.

•Opisaną we wniosku działalność zamierza Pani rozpocząć niezwłocznie po otrzymaniu pozytywnej, zgodnej z Pani stanowiskiem interpretacji.

•Dokumentowany dowodami wewnętrznymi zakup opisanego we wniosku zużytego/uszkodzonego używanego sprzętu RTV (telewizorów, monitorów, komputerów, pilotów) stanowiącego odpad poużytkowy na terenie kraju jak i innych krajów Unii Europejskiej będzie miał miejsce od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pytanie

Czy podstawą do uznania wydatków na nabycie uszkodzonych sprzętów RTV (telewizorów, monitorów, komputerów, pilotów) stanowiących w chwili nabycia odpad za koszty uzyskania przychodu będą dowody wewnętrzne sporządzone przez Panią bez danych personalnych osób fizycznych sprzedających te towary?

Pani stanowisko w sprawie

W sformułowanym w uzupełnieniu wniosku własnym stanowisku podaje Pani, że dowody wewnętrzne będą podstawą do uznania wydatków na nabycie uszkodzonych/używanych stanowiących odpad poużytkowy sprzętów RTV za koszty, ponieważ będzie to zakup odpadów poużytkowych od ludności nieprowadzących działalności gospodarczej stanowiących surowce wtórne, które dopiero po dokonanej przez Panią naprawie będą sprawnym towarem ale nadal używanym, a nie odpadem ponieważ poprzez proces przygotowania do ponownego użytku utracą status odpadu jednak nie pozbawi go to statusu towaru używanego.

Pani zdaniem, dowody wewnętrzne potwierdzające zakup uszkodzonych/używanych sprzętów RTV stanowiących odpady poużytkowe będą stanowiły dowody księgowe, ponieważ będą one posiadały numer pozwalający je powiązać z zapisami w KPiR oraz będą podpisane przez osobę, która bezpośrednio poniosła wydatek na zakup przedmiotu operacji gospodarczej. Dowody wewnętrzne będą posiadały wszystkie niezbędne informacje pozwalające uznać je jako dowody księgowe, tj. datę wystawienia dowodu, datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową oraz wartość przedmiotu operacji gospodarczej.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

•pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

•nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

•być właściwie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544].

Stosownie do treści § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1)faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2)dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a)datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b)wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c)wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d)podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3)inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a)wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

–oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Natomiast § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że:

Za dowody księgowe uważa się również:

1)dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2)noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3)dowody przesunięć;

4)dowody opłat pocztowych i bankowych;

5)inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

W myśl § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1)zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2)zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3)wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4)zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5)kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6)zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7)wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8)opłat sądowych i notarialnych;

9)wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Stosownie do § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

A zatem, dowody wewnętrzne mogą być wystawiane tylko dla dokumentowania poniesienia ściśle określonych wydatków - wymienionych enumeratywnie w powyższym przepisie.

Do wydatków tych należy m.in. zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Przy czym, pojęcie ludności oznacza osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik - dokonując zakupu od tych osób - dokumentuje ten zakup dowodem wewnętrznym.

Odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Natomiast w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.):

Ilekroć w ustawie jest mowa o odpadach - rozumie się przez to każdą substancję lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany.

Wydatki, które będzie Pani ponosiła na zakup uszkodzonych sprzętów RTV nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów konieczne jest udokumentowanie zdarzenia gospodarczego dowodami księgowymi, które w przedstawionej przez Panią sprawie mogą być dowodami wewnętrznymi, o których mowa w § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Takie samo stanowisko przedstawione w zakresie dokumentowania zakupów odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne dowodami wewnętrznymi zostało przedstawione w następujących interpretacjach indywidualnych z:

•12 grudnia 2023 r., 0114-KDIP3-2.4011.922.2023.3.MJ;

•8 maja 2017 r., 0115-KDIT3.4011.20.2017.1.WM;

•29 sierpnia 2022 r., 0U2-KDIL2-2.4011.487.2022.1.WS;

•4 listopada 2021 r., 0113-KDIPT2-1.4011.727.2021.2.MGR;

•13 maja 2008 r., IPPB1/415-216/08-2/AŻ;

•11 lutego 2010 r., IBPBI/l/415-995/09/WRz;

•22 lipca 2015 r., IBPB-l-l/4511-103/15/WRz;

•12 kwietnia 2016 r., ITPB1/4511/54/16/WM;

•17 grudnia 2012 r., IBPBI/1/415-1187/11/BK.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani w uzupełnieniu wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 r. poz. 2544).

Stosownie do treści § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1)faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2)dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a)datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b)wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c)wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d)podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3)inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a)wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

–oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W myśl § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Natomiast § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że:

Za dowody księgowe uważa się również:

1)dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2)noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3)dowody przesunięć;

4)dowody opłat pocztowych i bankowych;

5)inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

Stosownie do § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

W myśl § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1)zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2)zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3)wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4)zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5)kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6)zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7)wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8)opłat sądowych i notarialnych;

9)wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

A zatem, dowody wewnętrzne mogą być wystawiane tylko dla dokumentowania poniesienia ściśle określonych wydatków – wymienionych enumeratywnie w powyższym przepisie. Do wydatków tych należy m.in. zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Przy czym, pojęcie ludności oznacza osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik – dokonując zakupu od tych osób – dokumentuje ten zakup dowodem wewnętrznym.

Stosownie do § 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Natomiast w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t. j. U. z 2023 r. poz. 1587 ze zm.):

Ilekroć w ustawie jest mowa o odpadach – rozumie się przez to każdą substancję lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany.

Z treści powyższych przepisów wynika, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów, o których mowa w § 13 ust. 2 rozporządzenia na potrzeby swej działalności gospodarczej od osób fizycznych, które to z kolei osoby działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być również dokumenty, o których mowa w § 13 ust. 1 rozporządzenia (dowody wewnętrzne), zawierające dane w nim wymienione.

Z okoliczności sprawy wynika, że zamierza Pani rozszerzyć działalność o sprzedaż uszkodzonych sprzętów RTV (telewizorów, monitorów, komputerów, pilotów). Będzie Pani nabywała uszkodzone komputery stanowiące surowce wtórne. Zakupów na potrzeby działalności gospodarczej będzie Pani dokonywała od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą. Wskazany powyżej sprzęt w chwili nabycia będzie kwalifikowany przez Panią zgodnie z ustawą o odpadach, jako odpad elektroniczny określany kodem 1602. Po naprawie wykonanej przez Panią będą to sprawne urządzenia, które następnie trafią do sprzedaży. Takie zakupy dokumentować będzie Pani dowodami wewnętrznymi. Dowody wewnętrzne potwierdzające zakup uszkodzonych urządzeń zawierać będą: co jest przedmiotem zakupu, kwotę zakupu, datę zakupu, miejsce zakupu oraz opis stanu fizycznego towaru.

Zwracam uwagę, że aby dany dokument stanowił prawidłowy wewnętrzny dowód księgowy, o którym mowa w rozporządzeniu, musi zawierać wszystkie elementy wskazane w § 13 ust. 1 tego rozporządzenia. Zatem co istotne, sporządzone przez Panią dowody wewnętrzne oprócz wskazanych przez Panią elementów, tj. przedmiotu zakupu, kwoty zakupu, daty zakupu, miejsca zakupu oraz opisu stanu fizycznego towaru, powinny zawierać również cenę jednostkową zakupu i podpis osób, które bezpośrednio będą dokonywać wydatków.

Odnosząc zatem przedstawiony przez Panią opis sprawy na grunt przytoczonych przepisów prawa podatkowego, stwierdzam, że przedstawione przez Panią stanowisko co do zasady jest prawidłowe. Wydatki, które będzie Pani ponosić na zakup uszkodzonych sprzętów RTV (telewizorów, monitorów, komputerów, pilotów) nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Będą one dokonywane również od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą. Tym samym w sytuacji gdy sporządzone przez Panią dowody wewnętrzne będą zawierały wszystkie elementy wskazane w § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to będzie Pani miała możliwość dokumentowania ich dowodami wewnętrznymi.

Przy czym, to na Pani, jako podatniku, będzie spoczywać dodatkowo ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów. Ma Pani bowiem obowiązek nie tylko prawidłowo udokumentować, że wydatek został poniesiony, ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Przy czym odnosząc się do stanowiskowa Pani zastrzegam, że przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie oceny prawnej stanowiska Pani w zakresie objętym zadanym pytaniem dotyczącym kwestii możliwości dokumentowania zakupu towarów RTV (telewizorów, monitorów, komputerów i pilotów TV) dowodami wewnętrznymi, bez oceny tej części stanowiska, która wykracza poza jego zakres.

Dokonując przedmiotowej interpretacji przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, miałem na względzie wskazane przez Panią rozstrzygnięcia. Odnosząc się do nich wskazuję, że rozstrzygnięcia te nie są wiążące dla mnie. Interpretacja organu podatkowego dotyczy tylko konkretnej, indywidualnej sprawy, osadzonej w określonym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) i tylko w tej sprawie rozstrzygnięcie w niej zawarte jest wiążące. Natomiast mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuję się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mam możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).