Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kary umownej.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 8 lipca 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 8 lipca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 9 września 2024 r. (wpływ 11 września 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Działalność gospodarczą prowadzi Pan od xx.04.2003 r. Od 2007 r. był Pan Autoryzowanym Sprzedawcą A (zmienionej później na B). W 2014 roku podpisał Pan Umowę Ramową jako Autoryzowany Sprzedawca Nr (…) z dn. xx.06.2014 r. oraz aneksy od nr 1 do 8.

Umowa roczna do Umowy ramowej z autoryzowanym sprzedawcą nr (…) wraz z aneksami od 1 do 8 została podpisana xx grudnia 2015 roku. Umowa ta przedstawiała szczegółowe warunki sprzedaży węgla w 2016 roku, tj. określała asortymenty i ilości sprzedawanego towaru, cennik oraz ilości odbiorów.

Zgodnie z § (…) Umowy była możliwość naliczania kar umownych w przypadku nieodebrania węgla opałowego w ilości określonej w umowie rocznej. Kara umowna wynosiła 10% wartości netto nieodebranego towaru. Ponieważ w 2016 r. rzeczywiście nie odebrał Pan zadeklarowanej w umowie ilości węgla, otrzymał Pan Notę Księgową oraz Notę Korygującą, która to wykazywała karę umowną w wysokości (…) zł. Nadmienia Pan, iż niezrealizowane odbiory węgla w 2016 r. były spowodowane brakiem węgla na (…) B (Spółka Skarbu Państwa) nie przyznaje się do tego argumentu. Od decyzji B złożył Pan do Sądu Okręgowego odwołanie za pośrednictwem Kancelarii Adwokackiej. W Sądzie tym zapadł wyrok korzystny dla Pana, na skutek którego pozew o zapłacenie kary umownej został całkowicie odrzucony. W 2020 r. B wniosła odwołanie od tego wyroku do Sądu Apelacyjnego, gdzie zapadł wyrok dla Pana niekorzystny i został Pan zobowiązany do zapłaty na rzecz B wierzytelności w kwocie (…) zł wraz z odsetkami oraz zapłaty kosztów I instancji wraz odsetkami i kosztami II instancji. W następstwie tego zostało zawarte porozumienie pomiędzy Pana firmą i B dotyczące przebiegu spłaty zasądzonej należności. Na powyższą kwotę składają się:

-(…) zł z tyt. zasądzonej kary umownej,

-(…) zł z tyt. odsetek od należności głównej do dnia płatności poszczególnych rat,

-(…) zł z tyt. kosztów procesów,

-(…) zł z tyt. odsetek od kosztów procesu II instancji.

Łącznie jest to kwota (…) zł. W porozumieniu tym określono wysokość, ilość i daty spłacanych rat. Nadmienia Pan, że w zgodzie z tym porozumieniem jest Pan w trakcie realizacji spłat wierzytelności wg harmonogramu zawartego w nim.

Ponadto w uzupełnieniu wyjaśnił Pan, że firma handlowa C prowadzi księgi rachunkowe i jest na podatku liniowym.

Pytanie

Czy naliczoną karę umowną wraz z odsetkami oraz kosztami procesowymi może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie, ma Pan prawo do zaliczenia kary umownej do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ ten rodzaj kary umownej nie znajduje się w wykazie kar umownych, które nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu w myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto uważa Pan, że zarówno kara umowna, koszty procesowe oraz odsetki powinny stanowić Pana koszty uzyskania przychodu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Powyższa definicja kosztu uzyskania przychodu ma charakter ogólny. Z tej przyczyny przy kwalifikacji danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest każdorazowe zbadanie, czy koszt ten pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (lub możliwością ich osiągania) albo służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

W świetle cytowanego powyżej art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera katalog, w którym ustawodawca określił wydatki, które pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów bądź zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów dla celów podatkowych.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z tego przepisu wynika, że za koszty uzyskania przychodów nie są uznawane kary umowne i odszkodowania z tytułu:

-wad dostarczonych towarów;

-wad wykonanych robót;

-wad wykonanych usług;

-zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad;

-zwłoki w usunięciu wad towarów;

-zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót;

-zwłoki w usunięciu wad wykonanych usług.

Z uwagi na różnorodność stanów faktycznych, wynikającą z kształtowania postanowień umownych przez strony stosunków zobowiązaniowych w sposób niejednorodny (zgodnie z zasadą swobody umów), trudne jest sformułowanie takiego sposobu wykładni analizowanego przepisu, który mógłby znaleźć zastosowanie do wszystkich występujących w praktyce przypadków zapłaty kary umownej czy odszkodowania w ramach odpowiedzialności kontraktowej. Jest to również spowodowane odmienną specyfiką poszczególnych gałęzi gospodarki, która wpływa na ustawowe i umowne ukształtowanie zakresu odpowiedzialności dłużnika za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania.

Odszkodowanie jest świadczeniem polegającym na naprawieniu szkody. Jako szkodę należy rozumieć uszczerbek, jakiego doznaje poszkodowany we wszelkiego rodzaju dobrach chronionych przez prawo. Szkoda może zostać wyrządzona niezależnie od istniejącego uprzednio między danymi osobami stosunku prawnego (szkoda z tytułu tzw. czynów niedozwolonych – ex delicto) bądź przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania przez dłużnika stosunku zobowiązaniowego (szkoda kontraktowa – ex contractu).

Ogólne zasady odpowiedzialności dłużnika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania zostały unormowane w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.). Podstawowymi przepisami w tym zakresie są art. 471-473 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego:

Powołany przepis nie określa bliżej zasad odpowiedzialności kontraktowej. Kwestii tej poświęcone są trzy kolejne artykuły kodeksu i dlatego – ze względu na ścisły związek art. 471 Kodeksu cywilnego z art. 472-474 Kodeksu cywilnego, trzeba uznać, że tworzą one swoistą całość normatywną.

W myśl art. 472 Kodeksu cywilnego:

Z przepisu art. 471 Kodeksu cywilnego wynika domniemanie, że nie wykonując lub nienależycie wykonując zobowiązanie, dłużnik działa w sposób zawiniony. Istotne jest jednak, że przepis art. 472 Kodeksu cywilnego nie ma charakteru przepisu bezwzględnie obowiązującego (ius cogens), ponieważ zgodnie z art. 473 § 1 Kodeksu cywilnego:

Z przywołanych przepisów jednoznacznie wynika, że dłużnik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania również wówczas, gdy nie można mu przypisać winy, innymi słowy, gdy dochował należytej staranności wykonując zobowiązanie. Jest to tzw. odpowiedzialność na zasadzie ryzyka.

Przechodząc do regulacji dotyczących kar umownych, zauważam, że zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:

W myśl art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:

Stosownie do art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego:

Reasumując, istota instytucji uregulowanej w art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego wyraża się w tym, że zarówno samo zastrzeżenie kary umownej, jak i szczegółowe jej uregulowanie zależą od umownego uznania i ułożenia przez strony. Ma zatem do niej w pełni zastosowanie zasada swobody umów ustanowiona w art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Wobec tego, również w odniesieniu do instytucji kar umownych w prawie cywilnym dopuszczalne jest modyfikowanie kodeksowych zasad odpowiedzialności za określone naruszenia postanowień wiążących strony stosunków obligacyjnych, a zatem także rozszerzanie zakresu tej odpowiedzialności na okoliczności niezależne od zawinienia bądź przyczynienia się dłużnika.

Pogląd, zgodnie z którym przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakazuje wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów tylko te kary umowne i odszkodowania, które są następstwem winy podatnika polegającej na niedołożeniu należytej staranności w wykonaniu zobowiązania, zdaje się abstrahować od faktu, że odpowiedzialność dłużnika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nie zawsze opiera się na zasadzie winy. Przyjmowanie, że w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych chodzi wyłącznie o odpowiedzialność dłużnika wynikającą z art. 471 Kodeksu cywilnego, w sytuacji, gdy z językowej wykładni przepisu taki wniosek w żaden sposób nie wynika, stanowi przykład wykładni zawężającej, tj. nieobejmującej wszystkich sytuacji, w których zastosowanie powinien znaleźć przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowując, przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakazuje wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów wszelkie kary umowne i odszkodowania wypłacone z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług, niezależnie od tego czy odpowiedzialność dłużnika, której wyrazem jest zapłata kary umownej/odszkodowania, została oparta na zasadzie winy czy na zasadzie ryzyka.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą i jest Pan Autoryzowanym Sprzedawcą A (zmienionej później na B). Miał Pan zwartą umowę roczną, w której zawarto szczegółowe warunki sprzedaży węgla w 2016 r. Umowa zawierała również możliwość naliczania kar umownych w przypadku nieodebrania węgla opałowego w ilości określonej w umowie rocznej. Kara umowna wynosiła 10% wartości netto nieodebranego towaru. W 2016 roku rzeczywiście nie odebrał Pan węgla i otrzymał Pan notę księgową i notę korygującą, która określała karę umowną w wysokości (…) zł. W opisie sprawy wskazał Pan, że niezrealizowane odbiory węgla w 2016 r. były spowodowane brakiem węgla w (…). Od ww. decyzji złożył Pan odwołanie do Sądu, gdzie zapadł wyrok korzystny dla Pana, jednak w 2020 r. B do Sądu Apelacyjnego wniosła odwołanie od tego wyroku, gdzie zapadł wyrok niekorzystny dla Pana i został Pan zobowiązany do zapłaty wierzytelności wraz odsetkami oraz zapłaty kosztów I instancji wraz z odsetkami i kosztami II instancji. Z B zawarł Pan z porozumienie, w którym określono wysokość, ilość i daty spłaconych rat.

Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są wszelkie kary umowne i odszkodowania wypłacone z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Płatności w postaci kar umownych stanowiących swoistą karę za niezrealizowanie umowy, tj. nieodebranie węgla, naliczanych na podstawie zawartej umowy, nie są karą, o jakiej mowa w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednak niewymienienie ww. płatności w negatywnym katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie oznacza, że automatycznie można taki wydatek uznać za koszt podatkowy. Wydatek powinien spełniać ogólną definicję kosztów wskazaną w art. 22 ust. 1 ww. ustawy. Pomiędzy poniesionym kosztem, a potencjalnym przychodem musi bowiem zaistnieć związek przyczynowo-skutkowy, ponieważ musi być to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Jednocześnie, ciężar prawidłowego udokumentowania wydatku i wykazania związku przyczynowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła) przychodów spoczywa na podatniku. To właśnie on musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności. Decydując się na poniesienie określonych wydatków, musi sam dokonać oceny, czy wydatki, które poniósł, mają na celu uzyskanie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, a następnie podjąć decyzję o ich ewentualnym zakwalifikowaniu do kosztów podatkowych.

Zauważam, że zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w przywołanym przepisie art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie wymaga wykazania, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że poniesiony wydatek przysporzy mu spodziewanego przychodu lub przyczyni się do zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.

Koszty związane z działalnością gospodarczą, oprócz tego, że muszą być wynikiem racjonalnego i celowego działania, nie mogą obciążać budżetu skutkami zaniedbań przedsiębiorcy, powodujących zmniejszenie jego wpływów.

Podatnik nie może bowiem kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów wydatków, będących następstwem jego niewłaściwego lub nieracjonalnego działania albo niezachowania przez niego należytej staranności. Działalność podmiotu gospodarczego powinna cechować dbałość i zachowanie należytej staranności tak w procesie decyzyjnym, jak i wykonawczym. Ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej ponosi podatnik i nie ma możliwości przenoszenia tego ryzyka na budżet państwa. Wyjątkiem mogą być jedynie nieprzewidywalne sytuacje, których uniknięcie było niemożliwe, mimo podjęcia przez podatnika wszelkich koniecznych działań w celu zapobieżenia im.

W orzecznictwie wielokrotnie podkreślano, że strat i wydatków wynikających z zaniedbań oraz nieracjonalnych działań w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej podatnik nie może przerzucać na Skarb Państwa.

Według Pana wskazania niezrealizowane odbiory węgla były spowodowane brakiem węgla w kopalni. Podpisując umowę roczną, nie mógł Pan przewidzieć takiej sytuacji.

Podsumowanie: kara umowna wynikająca z umowy rocznej opisanej we wniosku, spełniająca warunki z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, może zostać uznana za koszt uzyskania przychodów.

W Pana sprawie istotna jest też analiza charakteru poniesionych wydatków w postaci kosztów procesu wraz z odsetkami oraz ocena ich wpływu na powstanie przychodu, względnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu. Analiza ta nie byłaby pełna bez uwzględnienia czy powstaniu tych kosztów towarzyszyło racjonalne Pana działanie.

Odnosząc się do możliwości zaliczenia zasądzonych od Pana kosztów procesu, wyjaśniam, że koszty procesu sądowego, w którym brał Pan udział, nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W niektórych zatem przypadkach zasądzone od podatnika koszty procesu (w tym również procesu przegranego) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Fakt przegrania sporu nie decyduje o możliwości zakwalifikowania danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, ale decydujące znaczenie ma, czy dany koszt został poniesiony w celu zabezpieczenia bądź zapewnienia źródła przychodu.

Uczestnictwo w procesie zasadniczo jest przejawem dążenia do pozytywnego dla podatnika rozstrzygnięcia sporu przed sądem. W przypadku sporu dotyczącego roszczeń o charakterze majątkowym, ponoszenie przez podatnika kosztów związanych z postępowaniem sądowym można zatem uznać za racjonalne oraz uzasadnione ekonomicznie. Co więcej, jeśli spór prowadzony jest z kontrahentem, ponoszone koszty sądowe należy niewątpliwie zakwalifikować jako koszty związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Toczenie sporów mieści się bowiem zasadniczo w zakresie zwykłego ryzyka gospodarczego.

Przy czym, w odniesieniu do wydatków z tytułu odsetek, które są świadczeniem akcesoryjnym, wskazuję, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Również zapłacone odsetki będą stanowiły koszty podatkowe. Zasądzone odsetki zasądzone wyrokiem sądowym stanowią koszt uzyskania przychodów w momencie ich faktycznej zapłaty. Tym samym, możliwość zaliczania ww. odsetek do kosztów podatkowych warunkowana jest faktem ich zapłaty. Tym samym, zasądzone odsetki stanowią koszt uzyskania przychodów w momencie ich faktycznej zapłaty.

Zatem wskazane we wniosku wydatki mogą więc stanowić koszt podatkowy.

Podsumowanie: koszty procesu I i II instancji mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. Natomiast zasądzone od Pana odsetki stanowią koszt uzyskania przychodów w momencie ich faktycznej zapłaty.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie wskazuję, że organ podatkowy rozpatruje sprawę tylko i wyłącznie w granicach stanu faktycznego przedstawionego przez Pana we wniosku. Organ podatkowy nie ocenia zgodności opisu stanu faktycznego sformułowanego we wniosku z rzeczywistością. Jeżeli stan faktyczny przedstawiony we wniosku nie będzie odpowiadać rzeczywistości, interpretacja nie wywołuje skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).