Opodatkowanie zwrotu kosztów, który nie został faktycznie wypłacony ani postawiony do dyspozycji podatnika.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe w zakresie braku powstania przychodu w sytuacji, gdy świadczenie pieniężne nie zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji podatnika.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 czerwca 2024 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy opodatkowania zwrotu kosztów, który nie został wypłacony ani postawiony do dyspozycji podatnika. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie 2 września 2024 r. (data wpływu).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W 2023 r. był Pan pracownikiem armatora, pracującym w Lichtensteinie. Otrzymywał Pan wyłącznie wynagrodzenie, nie otrzymując żadnych dodatków. Z lohnausweisa wynika, że otrzymywał Pan dodatek za czas podróży. W żadnym roku na przestrzeni 2019 - 2023 nie otrzymywał Pan żadnego dodatku, stanowiącego zwrot poniesionych kosztów podróży. Z wyciągów bankowych wynika, że wyłącznie otrzymał Pan wynagrodzenie za pracę w stałej miesięcznej wysokości. Do wniosku dołączył Pan umowę na podstawie której był zatrudniony u armatora. Pracę świadczył Pan na terenie Holandii i Niemiec w charakterze kapitana. Siedziba armatora znajdowała się w Holandii. Posiada Pan na terytorium Polski nieograniczony obowiązek podatkowy, Pana ośrodek gospodarczy znajdował się na terytorium Polski (żona, dzieci) i przebywał Pan na terenie Polski dłużej niż 183 dni. Posiada Pan wyłącznie obywatelstwo polskie. Poza Polską nie ma Pan żadnych powiązań majątkowych. Posiada Pan wspólnie z żoną mieszkanie M4 o powierzchni 64m², posiada Pan konto walutowe indywidualne i złotówkowe wspólne z żoną. W Lichtenschteinie i innych krajach nie prowadził Pan aktywności społecznej, politycznej, obywatelskiej, nie przynależał Pan do żadnych organizacji ani klubów. Określenie „lohnausweis” to oświadczenie o zarobkach, wystawione przez pracodawcę - (...). Pana wydatki związane z podróżą służbową to paliwo do samochodu dowożącego Pana do miejsca wypłynięcia oraz wyżywienie w czasie podróży służbowej. Wynagrodzenie wpływa na konto wspólne z żoną w Polsce. Dodatek z tytułu podróży ujęty w dokumencie, który otrzymał Pan od płatnika nie przekroczył kwoty objętej zwolnieniem z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie został on wypłacony przez armatora ani przez inny podmiot. W roku którego dotyczy wniosek nie osiągał Pan na terytorium Polski przychodów z innych tytułów.

Uzupełniając wniosek wyjaśnił Pan, że w latach od 2020-2023 był pracownikiem armatora pracującym w Lichtensteinie. Wniosek dotyczy pracy w latach 2020 i 2021. W tych latach otrzymywał Pan wyłącznie wynagrodzenie za pracę w stałej miesięcznej wysokości, co wynika z przelewów bankowych. Pracodawca miał siedzibę w Holandii. Świadczył Pan w tym okresie pracę jako kapitan na pokładzie statku żeglugi śródlądowej. Statek ten był eksploatowany w transporcie międzynarodowym przez armatora. Statek ten nie był eksploatowany wyłącznie w jednym państwie, ale również w Holandii i Niemczech. Wniosek dotyczy dodatków za zwrot kosztów podróży z Pana miejsca zamieszkania do portu, z którego statek wypływał - ma Pan na myśli zwroty za paliwo do samochodu osobowego.

Dodatek ten nigdy nie został Panu wypłacony i nie był nigdy postawiony do Pana dyspozycji. Został jednak potraktowany przez urząd skarbowy jako przychody w latach 2020 i 2021.

Pana intencją jest uzyskanie interpretacji czy opisany we wniosku „dodatek za czas podróży” wskazany w dokumencie lohnausweis stanowił przychód w rozumieniu art.10 ust. 1 w nawiązaniu do art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Czy nie otrzymane koszty podróży wynikające z lohnausweisa wlicza się do przychodów pracownika?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem zwrot kosztów podróży nie jest finansowaniem wydatków i przysporzeniem dla pracownika. Pracodawca nie musi doliczać pracownikowi wydatków na wynajęcie pokoju hotelowego czy zwrotu kosztów dojazdów.

Wynika to z doktryny organów podatkowych, zwłaszcza, że świadczenia te są spełnione wyłącznie w interesie pracodawcy, tj. mają charakter służbowy, a nie prywatny (np. pismo Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 lutego 2012 r. sygn. ILPB1/415-1266/11-6/AMN

Pana zdaniem, nie może być uznane iż przychód powstał u pracownika, który został wysłany do innego państwa, aby realizować swoje obowiązki w ramach stosunku pracy.

Takie stanowisko wynika również z interpretacji ogólnej DD2/033/259/PMN/09/1113 Ministra Finansów z 15 lutego 2010 r. Nie ma Pan wiedzy czy pracodawca w Lichtensteinie koszty podróży zaliczył do kosztów uzyskania przychodu. Niewątpliwie jednak zostały one poniesione w celu osiągnięcia jego przychodów.

Reasumując, Pana zdaniem ewentualny zwrot kosztów podróży nie jest przychodem dla pracownika. Tym bardziej brak fizycznego zwrotu za poniesione koszty podróży nie może stanowić przychodu mimo, iż wartość widnieje na lohnausweisie.

Podkreśla Pan, że nie otrzymał żadnych dodatków z tytułu podróży. Z załączonej umowy o pracę, wynika, że nie zapewniono Panu zwrotu za wyżywienie, a tym samym nie jest to Pana przychodem.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe w zakresie braku powstania przychodu w sytuacji, gdy świadczenie pieniężne nie zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji podatnika.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Co jednak istotne, aby zaliczyć świadczenie do przychodów pracownika musi ono spełniać definicję przychodu, o której mowa w art. 11 ust. 1 ustawy. Wykładnia językowa tego przepisu jednoznacznie wskazuje, że momentem przesądzającym o powstaniu przychodu jest moment jego uzyskania, tj. chwila kiedy podatnik otrzymał (lub postawiono do jego dyspozycji) wartości pieniężne, albo otrzymał świadczenia w naturze bądź inne nieodpłatne świadczenie.

Przez określenie „otrzymane”, zgodnie ze Słownikiem języka polskiego, należy rozumieć takie pieniądze i wartości pieniężne, które zostały podatnikowi dane. Mając na uwadze istnienie wielu form rozliczeń, należy uznać, że otrzymane pieniądze to nie tylko wypłacona gotówka, lecz także kwota, która wpłynęła na rachunek bankowy podatnika. Natomiast „postawionymi do dyspozycji” są takie pieniądze i wartości pieniężne, które podatnik, wykazując określoną aktywność, ma możliwość włączyć do swojego władztwa. Innymi słowy, podatnik ma możliwość skorzystania z tychże pieniędzy, a nie jest to uzależnione od dodatkowej zgody osoby stawiającej określone środki do dyspozycji (vide: Komentarz do art. 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, [w:] A. Bartosiewicz, R. Kubacki, PIT. Komentarz, Lex, 2013, wyd. III, pkt 6). O powstaniu przychodu można zatem mówić nie tylko w sytuacji, w której podatnik faktycznie otrzyma określoną ilość środków pieniężnych, ale też wtedy gdy zostaną mu one udostępnione w ten sposób, że będzie mógł nimi rozporządzać.

W świetle powyższego, zwrot przez pracodawcę wydatków poniesionych przez pracownika na dojazd do miejsca wykonywania pracy należałoby zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy, jednakże pod warunkiem, że zwrot ten jako świadczenie pieniężne został otrzymany lub postawiony do dyspozycji pracownika.

We wniosku wskazał Pan, że w latach od 2020-2023 był pracownikiem armatora pracującym w Lichtensteinie. Wniosek dotyczy pracy w latach 2020 i 2021. W tych latach otrzymywał Pan wyłącznie wynagrodzenie za pracę w stałej miesięcznej wysokości, co wynika z przelewów bankowych. W żadnym roku na przestrzeni 2019 - 2023 nie otrzymywał Pan żadnego dodatku, stanowiącego zwrot poniesionych kosztów podróży. Z wyciągów bankowych wynika, że wyłącznie otrzymał Pan wynagrodzenie za pracę w stałej miesięcznej wysokości. Z lohnausweisa wynika, że otrzymywał Pan dodatek za czas podróży. Określenie „lohnausweis” to oświadczenie o zarobkach, wystawione przez pracodawcę. Pana wydatki związane z podróżą służbową to paliwo do samochodu dowożącego Pana do miejsca wypłynięcia oraz wyżywienie w czasie podróży służbowej. Wniosek dotyczy dodatków za zwrot kosztów podróży z Pana miejsca zamieszkania do portu, z którego statek wypływał - zwroty za paliwo do samochodu osobowego.

Dodatek z tytułu podróży ujęty w dokumencie, który otrzymał Pan od płatnika nie został wypłacony przez armatora ani przez inny podmiot. Dodatek ten nigdy nie został Panu wypłacony i nie był nigdy postawiony do Pana dyspozycji. Został jednak potraktowany przez urząd skarbowy jako przychody w latach 2020 i 2021.

Skoro zatem dodatek stanowiący zwrot kosztów podróży, ujęty przez pracodawcę w wystawionym Panu dokumencie, nie został Panu faktycznie wypłacony, jak też nie został Panu postawiony do dyspozycji, to nie sposób uznać, że stanowi on przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że w sytuacji gdy wynikający z dokumentu „lohnausweis” dodatek z tytułu podróży (zwrot kosztów podróży) nie został Panu wypłacony/postawiony do Pana dyspozycji to nie powinien być uwzględniany jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.