Obowiązki podatkowe wynikające z prowadzenia działalności nierejestrowanej oraz sposób dokumentowania osiąganych przychodów.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 stycznia 2024 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 26 marca 2024 r. (wpływ). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Zamierza Pani poza etatem w ramach działalności nierejestrowanej kupować wyselekcjonowany przez Panią towar (ubrania, buty, dodatki do odzieży jak np. paski, szale, apaszki) w sklepach stacjonarnych z odzieżą używaną znajdujących się w Polsce. Potem te produkty odpowiednio przygotować, tj. na początku wyprać, wysuszyć i wyprasować. Tam gdzie będzie to wymagane naprawić np. doszyć guzik, ogolić wełniany produkt. Następnie zrobić zdjęcia tych produktów i wystawić na sprzedaż w Internecie. Planuje Pani bazować tylko na sprzedaży online na portalach sprzedażowych (...). Produkty będą dostarczane tylko w systemie wysyłkowym, nie przewiduje odbiorów osobistych.

Uzupełnienie okoliczności faktycznych sprawy:

W momencie składania pierwszego wniosku nie wykonywała Pani jeszcze działalności nierejestrowanej, wykonywać działalność nierejestrowaną zaczęła Pani od (...) 2024 r. Usługa prowadzona w ramach działalności nierejestrowanej: sprzedaż odzieży damskiej i męskiej oraz akcesoriów (czapki, apaszki, szaliki, rękawiczki, paski, buty) na platformach sprzedażowych (...).

W ostatnich 60 miesiącach nie wykonywała Pani zarejestrowanej działalności gospodarczej.

Osiągnięty przez Panią przychód należny z tytułu świadczenia usług na zasadach działalności nierejestrowej nie przekroczy w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Nie ponosi Pani odpowiedzialności wobec osób trzecich za rezultat i wykonanie czynności w zakresie wykonywanej działalności.

Nie zatrudnia Pani osób trzecich do wykonywania działalności.

Prowadzi Pani działalność samodzielnie, bez wspólników.

Działalność, którą Pani wykonuje, nie wiąże się z koniecznością posiadania odpowiedniej koncesji, licencji lub pozwolenia.

Przychody osiągane w związku z działalnością nierejestrowaną kwalifikuje Pani do przychodu z innych źródeł w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Prowadzi Pani ewidencję przychodu w celu dokumentacji podatkowej dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych.

Sprzedaż opisanych we wniosku rzeczy rozpoczęła Pani (...) 2024 r.

Przy sprzedaży opisanych przedmiotów nie korzysta Pani z pomocy osób/podmiotów trzecich.

Sprzedaż dotyczy pojedynczych przedmiotów jednorazowo (jedno ogłoszenie dotyczy jednej sztuki).

Zamknięty katalog towarów to 14.13.40. Wybrany przez Panią towar oferuje Pani tylko i wyłącznie na dwóch platformach sprzedażowych: (...).

Wartość każdego wystawianego przedmiotu jest szacowana przez Panią na poziomie wartości rynkowej.

Działalność wykonywana przez Panią następuje w celach zarobkowych, w sposób ciągły i zorganizowany.

Koszty poniesione i ponoszone w ramach prowadzonej działalności to: odzież używana do odsprzedaży, telefon komórkowy, podkład (winyl) do robienia zdjęć, lampa typu softbox do zdjęć, golarka do ubrań, rolka do ubrań, proszki do prania, wybielacz do plam, paliwo (liczone na podstawie kilometrówki), opakowania do wysyłki.

Koszty zostaną przez Panią udokumentowane fakturami imiennymi, paragonami imiennymi i paragonami.

Poniesione koszty są niezbędne do przygotowania produktów do sprzedaży, co z kolei prowadzi do generowania przychodu ze sprzedaży tych produktów. Poniesione przez Panią koszty są wydatkami niezbędnymi do prowadzenia działalności sprzedaży ubrań. Wykorzystanie zakupionych materiałów (ubrań, proszków do prania, golarki do ubrań, rolki do ubrań, telefonu, winylu do zdjęć, lampy typu softbox) pozwala na przygotowanie produktów (pranie, naprawa, prasowanie, fotografowanie). Przygotowane produkty są następnie wystawione w formie ogłoszenia na platformach sprzedażowych i sprzedawane klientom. Przychód jest generowany przez sprzedaż przygotowanych produktów (ubrań) klientom.

Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1.Czy sam paragon bądź paragon razem z wydrukowanym z Pani rachunku bankowego potwierdzeniem zapłaty może być dowodem poniesionych kosztów?

2.Czy jest Pani zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej?

Niniejsza interpretacja dotyczy pytania nr 1. W zakresie pytania nr 2 - ustawy o podatku od towarów i usług – otrzyma Pani odrębne rozstrzygnięcie.

Pani stanowisko w sprawie w zakresie pytania nr 1 (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Pani zdaniem, tak. Sam paragon (kiedy nie jest imienny) jest dowodem poniesionych kosztów. Swoje stanowisko podpiera Pani wydaną interpretacją 0114-KDIP3-1.4011.378.2018.3.ES.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 266 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Ustawa określa źródła przychodów, jednym z których – w myśl art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy – są „inne źródła”.

W myśl art. 20 ust. 1ba ww. ustawy:

Za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się również przychody osiągane z działalności, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

 Stosownie do art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej działalności gospodarczej - oznacza to działalność zarobkową:

a) wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,

b) polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,

c) polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych

–prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Jak wynika z przytoczonych przepisów podatkowych, przychody osiągane z działalności, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, stosownie do art. 20 ust. 1ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są kwalifikowane do przychodów z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy.

Zgodnie z treścią art. 20 ust. 1bb o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W razie przekroczenia limitu przychodu należnego określonego w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców uznaje się, że podatnik, poczynając od dnia złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a jeżeli wniosek nie został złożony w terminie określonym w art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - poczynając od dnia następującego po dniu, w którym nastąpił bezskuteczny upływ tego terminu, uzyskuje przychody, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3.

30 kwietnia 2018 r. weszły w życie przepisy ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 236).

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ww. ustawy:

Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2020 r. poz. 2207 oraz z 2023 r. poz. 1667), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

W myśl art. 5 ust. 1 ww. ustawy:

Osoba wykonująca działalność, o której mowa w ust. 1, może złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Działalność ta staje się działalnością gospodarczą z dniem określonym we wniosku.

Działalność określona w art. 5 ust. 1 stanowi tzw. działalność nierejestrową.

Podkreślam, że przepis art. 20 ust. 1ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odsyła wprost do zapisu art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców. Z kolei art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców wymienia warunki uznania działalności za działalność nierejestrową, nie wskazując innych ograniczeń, czy wyłączeń. Tak więc w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców działalność będzie uznana za działalność nierejestrową, jeśli będzie wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekroczy w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. W sytuacji, gdy osoba fizyczna wykonuje w ramach działalności nierejestrowej różne czynności, do ustalenia, czy przychód należny nie przekroczył w poszczególnych miesiącach 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, należy wziąć pod uwagę łączne przychody należne uzyskane z tej działalności w danym miesiącu.

We wniosku wskazała Pani, że:

–Od (...) 2024 r. zaczęła Pani prowadzić działalność nierejestrowaną.

–W ramach tej działalności zajmuje się Pani sprzedażą odzieży damskiej i męskiej oraz akcesoriów (czapki, apaszki, szaliki, rękawiczki, paski, buty) na platformach sprzedażowych (...).

–W ramach tej działalności poniosła i poniesie Pani koszty związane z zakupem odzieży używanej do odsprzedaży, telefonu komórkowego, podkładu (winylu) do robienia zdjęć, lampy typu softbox do zdjęć, golarki do ubrań, rolki do ubrań, proszku do prania, wybielacza do plam, paliwa (liczonego na podstawie kilometrówki), opakowań do wysyłki.

–Ww. koszty zostaną przez Panią udokumentowane fakturami imiennymi, paragonami imiennymi i paragonami.

Wątpliwości Pani sprowadzają się do ustalenia, czy sam paragon bądź paragon razem z wydrukowanym z Pani rachunku bankowego potwierdzeniem zapłaty może być dowodem poniesionych kosztów.

W odniesieniu zatem do kosztów uzyskania przychodów stwierdzam co następuje.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie rzeczywiście poniesione przez podatnika, racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów.

Podkreślam, że to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany wydatek został faktycznie poniesiony i że spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu – w szczególności, że pozostaje on w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub możliwością powstania przychodu.

Podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy – pod warunkiem, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Aby dany koszt mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi ponadto zostać prawidłowo udokumentowany.

Jak wyjaśniłem powyżej, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy.

Powołany wyżej art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

Zauważam, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej. Podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany), ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu.

Zwracam przy tym uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym - zgodnie z art. 181 ww. ustawy - mogą być w szczególności:

księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Mając na uwadze cytowane wyżej przepisy prawa oraz przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe stwierdzam, że może Pani w zeznaniu rocznym PIT-36 przy obliczaniu dochodu odliczyć koszty, które poniosła ściśle w związku z wykonywaną działalnością nierejestrową. Może Pani wydatki udokumentować wszelkimi dowodami, o których mowa w art. 181 Ordynacji podatkowej.

Tym samym stanowisko Pani w zakresie pytania nr 1 uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wyjaśniam, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego, w którym zastosowanie znajdą np. przepisy art. 180 i 191 Ordynacji podatkowej. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku – nie prowadzi postepowania dowodowego.

Nie jest zatem możliwe na etapie wydawania interpretacji indywidualnej dokonanie oceny czy paragony i dokumenty wewnętrzne stanowią dowód poniesionych kosztów. Ocena w tym zakresie jest możliwa dopiero po przeprowadzeniu postępowania podatkowego, którego częścią jest postępowanie dowodowe.

Na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia w toku tego postepowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA) albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).