Możliwości zaliczenia wydatków na posiłki regeneracyjne i napoje izotoniczne do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych przedstawionego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 stycznia 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 9 stycznia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup posiłków regeneracyjnych czy napojów (w tym izotonicznych).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Biuro rachunkowe prowadzące księgowość Pana firmy poddało pod wątpliwość zasadność odliczenia kosztów związanych z zakupem posiłków regeneracyjnych, oraz napojów (w tym izotonicznych) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, uzasadniając to stwierdzeniem, że w głównej mierze ilość napojów może sugerować, iż ich zakup jest prowadzony na cele prywatne, nie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Pracując jako ratownik medyczny i członek zespołu wyjazdowego pogotowia ratunkowego (ZRM) w wymiarze ok. 300 godzin miesięcznie i wykonując pracę fizyczną o znacznym stopniu odpowiedzialności, musi Pan spożywać posiłki regeneracyjne, a tym samym również uzupełniać płyny. Wymiar Pana dyżuru jest uzależniony od charakteru stanowiska (kierowca-ratownik medyczny lub ratownik medyczny - kierownik ZRM) i wynosi jednorazowo od 12 do 36 godzin.

Towarzyszący Panu wysiłek fizyczny, oraz konieczność zachowania ciągłej sprawności fizycznej i psychicznej w trakcie pracy, wzmaga pragnienie i łaknienie, a tym samym powoduje zwiększone spożycie płynów i pokarmów (spożycie płynów sięga kilkudziesięciu butelek napojów izotonicznych w skali miesiąca - w trakcie jednego 12-godzinnego dyżuru spożywa Pan ok 4-6 butelek napoju izotonicznego).

Pytanie

Czy przy wykonywaniu tego typu pracy o znacznym stopniu obciążenia fizycznego i psychicznego, wymagającej od Pana ciągłego zachowania wysokiej sprawności psycho-fizycznej nie jest zasadnym odliczanie kosztów związanych z posiłkami regeneracyjnymi, czy napojami (w tym izotonicznymi), oraz czy istnieje podstawa prawna do tego by limitować tego typu zakupy?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem charakter wykonywanej pracy o znacznym obciążeniu psychicznym i fizycznym, wymagającej od Pana ciągłej sprawności psycho-fizycznej na wysokim poziomie, pozwala na zakup posiłków regeneracyjnych, a w szczególności napojów (w tym izotonicznych) celem uzupełniania braków organizmu w tym zakresie. Tak więc trudno mówić tu o określeniu limitów spożycia posiłków czy płynów, ponieważ inaczej pracuje się w stałych warunkach (biuro, hala produkcyjna, itp.), a zupełnie inaczej w załodze pogotowia, gdzie działania prowadzone są w każdych warunkach zastanych na miejscu zdarzenia (upał, mróz, wiatr, deszcz, itp.).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Z tego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy. Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tych przychodów.

Innymi słowy – oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, musi spełnić następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Jednakże fakt, że dany wydatek nie został ujęty w art. 23 ust. 1 ww. ustawy, nie uprawnia do automatycznego przyjęcia domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w tym przepisie, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 kwietnia 2017 r., sygn. II FSK 3526/16 „Niezmiennie trzeba mieć na uwadze zasadniczy kwalifikator, jakim jest wpływ wydatku na wielkość osiągniętego przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Wystąpienie tego wpływu (związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy wydatkiem, a przychodem) należy oceniać (badać) ad casum.”

Do wskazanego związku przyczynowo-skutkowego Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się także w wyroku z dnia 8 sierpnia 2017 r., sygn. II FSK 1859/15, gdzie stwierdził, że „Kryterium celowości nie wyznacza w sposób ostry granicy pozwalającej odróżnić wydatki, które można uznać za koszty uzyskania przychodów, od tych które już nimi nie są. Niemniej jednak kryterium to nie może służyć rekomendowaniu otwartego ciągu zdarzeń, tworząc w ten sposób niekończący się związek skutkowo-przyczynowy.”

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Ponadto należy mieć na względzie, że podatnik – uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów – odnosi ewidentne korzyści, gdyż o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła.

W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Skoro jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu sprowadza się w istocie do ustalenia, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów, bez względu na to, czy ów skutek się ziści. Wykazywany związek przyczynowo - skutkowy powinien mieć charakter obiektywny.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że w ramach działalności gospodarczej świadczy Pan usługi ratownika medycznego i członka zespołu wyjazdowego pogotowia rachunkowego w wymiarze ok. 300 godzin miesięcznie. Wykonując pracę fizyczną o znacznym stopniu odpowiedzialności, musi Pan spożywać posiłki regeneracyjne, a tym samym również uzupełniać płyny. Wymiar Pana dyżuru jest uzależniony od charakteru stanowiska (kierowca-ratownik medyczny lub ratownik medyczny - kierownik ZRM) i wynosi jednorazowo od 12 do 36 godzin. Towarzyszący Panu wysiłek fizyczny, oraz konieczność zachowania ciągłej sprawności fizycznej i psychicznej w trakcie pracy, wzmaga pragnienie i łaknienie, a tym samym powoduje zwiększone spożycie płynów i pokarmów (spożycie płynów sięga kilkudziesięciu butelek napojów izotonicznych w skali miesiąca - w trakcie jednego 12-godzinnego dyżuru spożywa Pan ok 4-6 butelek napoju izotonicznego).

Wątpliwość Pana budzi kwestia, czy może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z zakupem posiłków regeneracyjnych czy napojów (w tym izotonicznych).

Na podstawie powołanych przepisów, stwierdzam, że ww. wydatki związane z zakupem posiłków czy napojów dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą, czyli dla Pana, mają charakter wydatków osobistych związanych z zaspokojeniem potrzeb żywieniowych, bowiem niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi spożywać posiłki oraz przyjmować napoje. Dlatego też, wydatki takie stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej.

Zatem wydatki poniesione na zakup posiłków regeneracyjnych czy napojów (w tym izotonicznych) nie mają bezpośredniego związku z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą i nie są wydatkami ponoszonymi w celu powstania lub zwiększenia przychodów oraz zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Brak w tym przypadku związku przyczynowo-skutkowego wyklucza możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Pana sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i musi się Pan zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).