Obowiązki płatnika związane z wydaniem kart przedpłaconych.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 grudnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego  od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X Spółka Akcyjna (dalej: „Wnioskodawca”) jest spółką prawa handlowego oraz płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłaconych wynagrodzeń na rzecz zatrudnionych przez siebie pracowników. Wnioskodawca jest ... dostawcą ... na terenie województw: (...)

Dystrybuuje prawie ... rocznie na obszarze ... km², co stanowi ...% powierzchni Polski. Obecnie Wnioskodawca zatrudnia ok. ... tys. pracowników, jest (...).

W związku z tak rozproszoną geograficznie działalnością. Wnioskodawca działa poprzez ... wyodrębnionych terytorialnie i majątkowo jednostek organizacyjnych Spółki w formie oddziałów, gospodarczo realizujących funkcje operacyjne, zgodnie z ustalonym podziałem zadań i kompetencji, przy zachowaniu samodzielności finansowej, które nadzorują z kolei podległe im terenowe jednostki organizacyjne (... jednostek terenowych).

... Oddziałów Wnioskodawcy posiada status odrębnych płatników podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłaconych wynagrodzeń na rzecz zatrudnionych pracowników, tj.:...

Stosownie do art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”), Wnioskodawca, jako pracodawca, jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłków profilaktycznych oraz napojów, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie posiłków profilaktycznych oraz napojów (dalej: „Rozporządzenie RM”).

Zgodnie z Rozporządzeniem RM stanowiska pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje profilaktyczne oraz szczegółowe zasady ich wydawania ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników. Uzgodnienia powinny dotyczyć również sytuacji szczególnych, tj. przypadku, gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków profilaktycznych ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych.

Wnioskodawca wypełniając zatem postanowienia Rozporządzenia RM wydał, jako akt wewnętrzny obowiązujący w całej Spółce „... ” (dalej: „Zasady”), stanowiące uszczegółowienie postanowień zawartego z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w Spółce „... S.A.” z dnia ... 2018 r. wraz z jego zmianami oraz uzupełnieniami. Przedmiotowe Zasady zawierają m.in. jednolity dla całej Spółki – Wnioskodawcy, wykaz stanowisk pracy (znajdujący odzwierciedlenie w treści zawartego z zakładowymi organizacjami związkowymi porozumienia), uprawnionych w okresie zimowym do otrzymania od pracodawcy posiłków profilaktycznych, ustalony przez powołany przez Wnioskodawcę zespół roboczy, zadaniem, którego było przeprowadzenie badań wartości wydatku energetycznego, celem określenia stanowisk pracy u Wnioskodawcy, uprawnionych na podstawie Rozporządzenia RM do otrzymywania posiłków i napojów profilaktycznych oraz szczegółowe zasady ich wydawania Dodatkowo – na mocy § 3 ust. 2 Rozporządzenia RM oraz przedmiotowych Zasad (co znajduje odzwierciedlenie także w treści zawartego z zakładowymi organizacjami związkowymi porozumienia) – do otrzymania posiłku profilaktycznego uprawnieni są pracownicy zaangażowani przy usuwaniu klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych, w tym awarii, których usuwanie spowodowało wydłużenie ich czasu pracy do co najmniej 12 godzin ciągłej pracy w danej dobie pracowniczej, bez względu na porę roku i zajmowane stanowisko.

Główną przesłanką przyznania przez Wnioskodawcę posiłków i napojów profilaktycznych jest zatem zatrudnienie w „szczególnie uciążliwych warunkach pracy”, w rozumieniu przepisów prawa pracy.

W chwili obecnej Wnioskodawca, ze względów organizacyjnych, biorąc pod uwagę prowadzoną przez siebie działalność w różnych jednostkach rozproszonych geograficznie i organizacyjnie oraz charakter pracy wykonywanej przez pracowników, uprawnionych do otrzymania posiłków profilaktycznych (praca w terenie oraz w trybie pracy zmianowej) – zgodnie z Zasadami oraz zawartym z zakładowymi organizacjami związkowymi porozumieniem, realizuje ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom, zatrudnionym na stanowiskach ujętych w wykazie, odpowiednich posiłków profilaktycznych w okresie zimowym, poprzez wydawanie papierowych bonów żywnościowych (druków ścisłego zarachowania), uprawniających pracowników do nabycia posiłków na cele profilaktyczne w wyznaczonych punktach gastronomicznych albo przyrządzenia posiłków we własnym zakresie z produktów spożywczych zakupionych na podstawie wydanych bonów we wskazanych punktach handlowych i usługowych.

Natomiast pracownikom zaangażowanym przy usuwaniu klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych, w tym awarii, których usuwanie spowodowało wydłużenie ich czasu pracy do co najmniej 12 godzin ciągłej pracy w danej dobie pracowniczej, bez względu na porę roku i zajmowane stanowisko, posiłek profilaktyczny, co do zasady, zapewnia się w formie jednego dania gorącego, spożywanego w punktach gastronomicznych lub dowożonego na miejsce usuwania klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych, w tym awarii, w jednorazowych pojemnikach termoizolacyjnych.

Mając jednak na względzie wysoką pracochłonność związaną z administracją i dystrybucją bonów żywieniowych, czy też zapewnieniem dania gorącego w terenie i często w późnych godzinach nocnych bądź wczesnoporannych, w tak rozproszonej organizacji, Wnioskodawca rozważa realizację obowiązku zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych w inny sposób niż poprzez wydawanie bonów żywieniowych, czy zapewnienie dania gorącego.

W tym celu zamierza nawiązać współpracę z podmiotem zewnętrznym, w ramach, której podmiot ten będzie dostarczał Wnioskodawcy i obsługiwał zamówione przez Niego przedpłacone karty płatnicze (dalej: „Karty”). Karty te byłyby przekazywane przez Wnioskodawcę wyłącznie pracownikom uprawnionym, w związku z ciążącym na Wnioskodawcy obowiązkiem wynikającym z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy zapewnienia tym pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów, poprzez zapewnienie posiłków profilaktycznych albo poprzez zapewnienie artykułów spożywczych, z których pracownik będzie mógł przyrządzić sobie samodzielnie posiłki profilaktyczne. Przekazane pracownikom Karty będą wyposażone w środki umożliwiające zakup posiłków. W cyklach tygodniowych środki te będą rozliczane a wartość środków na kartach będzie aktualizowana przez Wnioskodawcę. Kartą taką można byłoby zapłacić we wszystkich punktach wyposażonych w terminal płatniczy, jednak zakres akceptacji byłby zawężony do punktów gastronomicznych, w których można nabyć posiłek oraz punktów, w których można nabyć produkty spożywcze do jego przyrządzenia (Karty umożliwiałyby zakup artykułów spożywczych niemal we wszystkich punktach gastronomicznych, sklepach spożywczych, piekarniach, cukierniach itp.). Z Karty może korzystać wyłącznie osoba, której Karta została przydzielona. Niedozwolone jest przekazywanie Karty innym osobom lub przekazywanie innym osobom towarów i usług nabytych na podstawie Karty.

Podmiot zewnętrzny, z którym Wnioskodawca nawiązałby współpracę, musiałby zapewnić, że uprawniony pracownik nie będzie miał możliwości wypłacenia środków znajdujących się na Karcie zarówno w bankomacie, w formie cash-back, w placówkach Wystawcy czy w jakiejkolwiek innej formie.

Wystawca zostałby również zobowiązany do wprowadzenia na Karcie oznaczenia, że uprawnia ona do nabycia posiłków profilaktycznych (posiłków lub artykułów spożywczych niezbędnych do jego przygotowania). Wnioskodawca wprowadziłby też dodatkowo zasady dotyczące korzystania z Kart na posiłki profilaktyczne, które pracownicy będą zobowiązani zaakceptować i przestrzegać. Dodatkowo Wnioskodawca chciałby zobowiązać w nich swoich pracowników, którzy mieliby otrzymać opisaną powyżej Kartę, do podpisania oświadczenia, że środki z Kart przeznaczą w całości wyłącznie na zakup gotowych posiłków profilaktycznych lub artykułów spożywczych do ich przygotowania. Pracownicy będą mogli zatem dokonywać wyboru produktów samodzielnie, zgodnie z indywidualnymi potrzebami i preferencjami Pracownicy nie będą przedstawiać Wnioskodawcy dowodów zakupu, jak również Wnioskodawca nie będzie weryfikował kaloryczności artykułów, z których pracownicy będą przygotowywać posiłek profilaktyczny, ponieważ: po pierwsze musiałby zażądać przedkładania od pracownika paragonu oraz wszystkich opakowań zakupionych artykułów z nadrukiem wskazującym ich kaloryczność, a po drugie sama treść przepisów, zarówno prawa pracy, jak i podatkowych, do tego nie zobowiązuje. Jednocześnie w zasadach tych wprowadzony byłby zapis, że wydawane przez Wnioskodawcę uprawnionym pracownikom Karty, nie uprawniają ich do nabywania artykułów przemysłowych, napojów alkoholowych ani innych artykułów niemających żadnego związku z ciążącym na Wnioskodawcy obowiązkiem wynikającym z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto docelowo wydawanie kart na posiłki profilaktyczne w miejsce wydawania bonów żywieniowych, byłoby uzgodnione z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w Spółce i znalazłoby odzwierciedlenie w treści  „... S.A.” z dnia ... 2018 r. oraz obowiązujących u Wnioskodawcy Zasad.

Pytanie

Czy opisane w zdarzeniu przyszłym, celem wywiązania się przez Wnioskodawcę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych, wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, Karty mogą być traktowane jako inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, określone w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, a w konsekwencji czy wartość dokonywanych przez Wnioskodawcę doładowań tych Kart stanowić będzie przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, Karty, które byłyby przekazywane przez Wnioskodawcę pracownikom w celu wywiązania się z ustawowego obowiązku zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych i uprawniające pracowników Wnioskodawcy do nabywania posiłków lub artykułów spożywczych do ich przygotowania, powinny być uważane za inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PIT, a w konsekwencji wartość dokonywanych przez Wnioskodawcę doładowań tych Kart stanowić będzie przychód pracownika, zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczania, pobierania oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania, zostały określone w Rozporządzeniu RM.

Zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia RM, pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

Jak zatem wynika z powyższego przepisu pracodawca, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w postaci jednego dania gorącego, zapewnia pracownikowi ten posiłek m.in. poprzez przekazanie bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie produktów do sporządzenia posiłku lub też gotowych posiłków.

Wnioskodawca zatrudnia pracowników w warunkach szczególnie uciążliwych w rozumieniu art. 232 Kodeksu pracy, stąd w świetle powyższego z mocy prawa jest zobowiązany uprawnionym pracownikom zapewnić nieodpłatnie posiłki profilaktyczne i napoje. Jednocześnie nie ma możliwości wydawania posiłków ze względów organizacyjnych oraz charakter pracy wykonywanej przez pracowników uprawnionych do posiłków i napojów profilaktycznych.

W przedmiotowym przypadku, Wnioskodawca obowiązek wynikający z przepisów prawa realizowałby poprzez przekazanie pracownikom Kart na posiłki profilaktyczne, w miejsce wydawanych obecnie bonów żywieniowych, czy zapewnienia dania gorącego – w przypadku pracowników zaangażowanych przy usuwaniu klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych, w tym awarii, których usuwanie spowodowało wydłużenie ich czasu pracy do co najmniej 12 godzin ciągłej pracy w danej dobie pracowniczej. Zakup na podstawie Kart produktów spożywczych do samodzielnego przygotowania posiłków profilaktycznych spełnia zatem zarówno funkcje, jak i cele, które zostały przewidziane w przepisach Rozporządzenia RM. Rozporządzenie RM z jednej strony dopuszcza bowiem taki sposób realizacji obowiązku zapewnienia posiłku profilaktycznego w braku możliwości wydawania posiłków w naturze, z drugiej zaś nie nakazuje aby artykuły żywnościowe spełniały normy przewidziane dla samego posiłku. Tym samym, z punktu widzenia przepisów prawa pracy pracodawca nie ma obowiązku ich weryfikacji pod tym kątem ani w chwili nabycia, ani w momencie spożywania posiłków przez pracownika. Ponadto taka kontrola dokonywana przez Wnioskodawcę w tym zakresie na etapie zakupu artykułów spożywczych byłaby, jak już wyżej wykazano, nie tylko niecelowa, ale i całkowicie pozbawiona sensu, gdyż przykładowo nabycie przez pracownika jednorazowo 2 kg mięsa zrealizuje wskazane w Rozporządzeniu RM normy żywieniowe, co oczywiście nie oznacza, iż w praktyce pracownik przygotuje i spożyje jednorazowo posiłek wykorzystując cały produkt.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie natomiast do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Natomiast zakres obowiązków płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od osób, które uzyskały od płatnika przychody ze stosunku pracy, reguluje art. 31 i art. 38 ustawy o PIT.

Jak wynika z art. 31 ustawy o PIT, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej, „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Zgodnie natomiast z art. 38 ust. 1 ustawy o PIT, płatnicy, o których mowa w art. 31 i art. 33-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy, którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Z kolei w myśl art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Z powyższego wynika, że warunkiem skorzystania ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, w analizowanych okolicznościach – to jest mając na uwadze niemożność zapewnienia uprawnionym pracownikom posiłków profilaktycznych i napojów we własnym zakresie – jest otrzymywanie przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w analizowanych okolicznościach zdarzenia przyszłego - Karty, które mają być przekazywane uprawnionym pracownikom będą mogły zostać uznane w szczególności za inny dowód uprawniający do otrzymania na ich podstawie posiłków oraz artykułów spożywczych, gdyż w istocie Karty te, uprawniałyby właśnie do zakupu przy ich użyciu gotowych posiłków i artykułów spożywczych, z których uprawniony pracownik będzie mógł przyrządzić sobie samodzielnie posiłki profilaktyczne. Zdaniem Wnioskodawcy, zastosowanie w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT otwartego katalogu dowodów, uprawniających do otrzymania posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, wynika między innymi ze świadomości ustawodawcy dynamiki postępu technologicznego i zmieniających się warunków gospodarczo-biznesowych. Dodatkowo, w ocenie Wnioskodawcy, za uznaniem Kart za inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów myśl art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT przemawiają poniższe okoliczności, wskazane w opisie zdarzenia przyszłego: pracownik nie będzie mógł uzyskać dostępu do środków pieniężnych zasilających Kartę, tj. nie wypłaci środków pieniężnych w bankomacie, w banku czy też poprzez usługę cash-back oraz pracownik będzie miał możliwość nabycia posiłków profilaktycznych (posiłków lub artykułów spożywczych) jedynie w określonym typie placówek (punktach gastronomicznyh sklepach spożywczych, piekarniach, cukierniach, itp.).

Natomiast z brzmienia przywołanego wyżej przepisu nie wynika ani konieczność przygotowania posiłku z nabytych artykułów, ani spełnienia określonych norm dla takiego posiłku, ani też obowiązek badania norm posiłku, przygotowywanego przez pracownika we własnym zakresie, czy też dopilnowania przez Wnioskodawcę właściwego wykorzystania przez pracowników postawionych im do dyspozycji Kart. Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy, niedopuszczalne byłoby kwalifikowanie Kart, które Wnioskodawca planuje przekazać pracownikom, jako ekwiwalent pieniądza i utożsamianie ich ze świadczeniem pieniężnym. Biorąc zatem pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, uprawnione będzie zastosowanie zwolnienia określonego w treści art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, w odniesieniu do wartości otrzymywanych Kart, które planuje przekazać pracownikom celem wywiązania się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych. Spełnione są bowiem wszystkie przesłanki powyższego artykułu, tzn.: Wnioskodawca jest zobowiązany z mocy prawa, z uwagi na przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy, do zapewnienia pracownikowi profilaktycznych posiłków i napojów, Wnioskodawca pomimo ciążącego na nim obowiązku nie ma możliwości wydań pracownikom tych posiłków i napojów ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracowników pracy i ze względów organizacyjnych, oraz Wnioskodawca zamierza wywiązać się z ciążącego na nim obowiązku zapewnienia uprawnionym pracownikom posiłków lub artykułów spożywczych, przez wydanie innych dowodów (tj. Kart) uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, lub artykułów spożywczych, z których uprawniony pracownik będzie mógł przyrządzić sobie samodzielnie posiłki profilaktyczne.

Wnioskodawca wskazuje, że prawidłowość przedstawionego wyżej stanowiska potwierdzają liczne wydane dotychczas interpretacje, np.: z dnia 28 kwietnia 2023 r., znak: DOP3.8222.18.2023.CNRU, z dnia 3 marca 2023 r., znak: DOP3.8222.11.2023.EILK, z dnia 6 grudnia 2021 r., znak: 0113-KDIPT2-3.4011.812.2021.1.GG, z dnia 22 lutego 2021 r., znak: 0115-KDIT2.4011.833.2020.1.RS.

Reasumując, w opinii Wnioskodawcy, wywiązanie się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych poprzez wydanie pracownikom Kart przez Niego zasilanych, w sytuacji, gdy Wnioskodawca nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków profilaktycznych, pomimo ciążącego na Nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, uprawnia do zastosowania zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, a w konsekwencji do braku obowiązku obliczania i pobierania zaliczek na PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Z uwagi na powyższe na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki, tj.:

·obliczenie,

·pobranie,

·wpłacenie

– podatku, zaliczki.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie treścią ww. przepisu:

Stosownie zaś do treści art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno w  postaci pieniężnej, jak i w postaci niepieniężnej, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Użyte w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy właściwie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się zatem każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Jednocześnie stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W tym miejscu należy pokreślić, że korzystanie z każdej preferencji podatkowej, w tym zwolnienia od podatku, jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione są wszelkie przesłanki określone w przepisie stanowiącym podstawę prawną danej preferencji. Wszelkie zwolnienia podatkowe są bowiem odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania, a przepisy dotyczące zwolnień podatkowych powinny być interpretowane ściśle, zgodnie przede wszystkim z ich wykładnią językową. Wykluczone jest w tym wypadku stosowanie wykładni rozszerzającej, jak i zawężającej.

W przedmiocie stosowania wszelkiego rodzaju ulg podatkowych trzeba mieć na względzie także art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.), zgodnie z którym każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Nakładanie podatków, innych danin publicznych, określanie podmiotów, przedmiotów opodatkowania i stawek podatkowych, a także zasad przyznawania ulg i umorzeń oraz kategorii podmiotów zwolnionych od podatków następuje w drodze ustawy, co wynika z art. 217 Konstytucji. Tym samym, każdy wyjątek od zasady powszechności opodatkowania (w tym także ulga podatkowa) nie może być interpretowany dowolnie, ani uzupełniany w drodze interpretacji o treść, której nie zawiera.

Idąc dalej, prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 1465).

Obowiązek pracodawcy zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych wynika z art. 232 Kodeksu pracy.

Zgodnie z ww. przepisem:

Natomiast rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, które powinny spełnić, a także przypadki i warunki ich wydawania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279 ze zm.).

Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia:

Na podstawie § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Z kolei § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia stanowi, że:

Jak wynika z § 4 omawianego rozporządzenia:

Stosownie do § 5 ww. rozporządzenia:

Na podstawie § 8 rozporządzenia:

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na mocy art. 38 ust. 1 ww. ustawy:

Z opisu zdarzenia w szczególności wynika, że stosownie do art. 232 ustawy Kodeks pracy Wnioskodawca, jako pracodawca, jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłków profilaktycznych oraz napojów, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie posiłków profilaktycznych oraz napojów. Główną przesłanką przyznania przez Wnioskodawcę posiłków i napojów profilaktycznych jest zatem zatrudnienie w „szczególnie uciążliwych warunkach pracy”, w rozumieniu przepisów prawa pracy. W chwili obecnej Wnioskodawca, realizuje ustawowy obowiązek poprzez wydawanie papierowych bonów żywnościowych uprawniających pracowników do nabycia posiłków na cele profilaktyczne w wyznaczonych punktach gastronomicznych albo przyrządzenia posiłków we własnym zakresie z produktów spożywczych zakupionych na podstawie wydanych bonów. Natomiast pracownikom zaangażowanym przy usuwaniu klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych, w tym awarii, co do zasady, zapewnia się w formie jednego dania gorącego. Wnioskodawca zamierza przekazywać pracownikom uprawnionym, w związku z ciążącym na Wnioskodawcy obowiązkiem wynikającym z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy zapewnienia tym pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów, karty wyposażone w środki umożliwiające zakup posiłków. Kartą taką można byłoby zapłacić we wszystkich punktach wyposażonych w terminal płatniczy, jednak zakres akceptacji byłby zawężony do punktów gastronomicznych, w których można nabyć posiłek oraz punktów, w których można nabyć produkty spożywcze do jego przyrządzenia (Karty umożliwiałyby zakup artykułów spożywczych niemal we wszystkich punktach gastronomicznych, sklepach spożywczych, piekarniach, cukierniach itp.). Wnioskodawca wprowadziłby też dodatkowo zasady dotyczące korzystania z Kart na posiłki profilaktyczne, które pracownicy będą zobowiązani zaakceptować i przestrzegać. Dodatkowo Wnioskodawca chciałby zobowiązać w nich swoich pracowników, którzy mieliby otrzymać opisaną powyżej Kartę, do podpisania oświadczenia, że środki z Kart przeznaczą w całości wyłącznie na zakup gotowych posiłków profilaktycznych lub artykułów spożywczych do ich przygotowania. Jednocześnie w zasadach tych wprowadzony byłby zapis, że wydawane przez Wnioskodawcę uprawnionym pracownikom Karty, nie uprawniają ich do nabywania artykułów przemysłowych, napojów alkoholowych ani innych artykułów niemających żadnego związku z ciążącym na Wnioskodawcy obowiązkiem wynikającym z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

W świetle powyższego stwierdzam, że wskazane karty przedpłacone, wydawane Państwa pracownikom – uprawnionym do otrzymywania posiłków i napojów profilaktycznych na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów – mogą zostać uznane jako „inne dowody” wskazane w treści art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zauważyć należy, że z literalnego brzmienia przepisu art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wynika, aby na pracodawcę nałożony został dodatkowy obowiązek polegający na weryfikacji sposobu realizacji bonu, kuponu, lub innego dowodu uprawniającego pracownika do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych, lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Zatem, w świetle powyższego, wartość przyznanych pracownikom kart przedpłaconych na posiłki profilaktyczne oraz napoje stanowi dla Państwa pracowników przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy. Jednocześnie przychód ten korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b powyższej ustawy. Tak więc, w powyższym zakresie nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W związku z tym Państwa stanowisko w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).