Możliwość zaliczenia poniesionych wydatków związanych z zakupem usług do kosztów uzyskania przychodów w 2021 r.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych przedstawionego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 listopada 2023 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia poniesionych wydatków związanych z zakupem usług do kosztów uzyskania przychodów w 2021 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Jest Pan polskim rezydentem podatkowym, prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w rozumieniu art. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców jako osoba fizyczna. Działalność prowadzi Pan w zakresie PKD 62.01.Z działalność związana z oprogramowaniem. Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej w roku 2021 nabył Pan usługi informatyczne od podmiotu A.B. (NIP (...)).

Usługodawca jest polskim rezydentem podatkowym, zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny. Pan A.B. wystawił faktury w 2021 za swoje usługi w miesiącach: październiku, listopadzie i grudniu. Za ww. faktury dokonał Pan zapłaty na rachunek bankowy Usługodawcy wskazany na fakturach. Płatności nie były dokonywane w mechanizmie podzielonej płatności.

Niestety ww. zapłaty zostały zrealizowane na rachunek bankowy niezgłoszony na Białej Liście. Koszty z tytułu dokonanych płatności zostały zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie wystawionych przez Pana A.B. faktur i w związku z tym, że nabyte usługi wiązały się z prowadzoną działalnością, uzyskiwanymi przez Pana przychodami, zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W 2023 roku Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Z. przeprowadził czynności sprawdzające Pana działalności, w podatku dochodowym od osób fizycznych za rok 2021. W wyniku weryfikacji zakwestionował zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów, faktur od Pana A.B. w związku z nieuregulowaniem płatności na rachunek bankowy zgłoszony na Białą Listę. Okazało się, że Pan A.B. przy zgłoszeniu działalności do CEIDG przez pomyłkę zgłosił rachunek firmowy, jako rachunek osobisty, który nie był widoczny na Białej Liście.

Z chwilą powzięcia wiedzy o ww. okolicznościach Pan A.B. zgłosił aktualizację wniosku o wpis do CEIDG dokonując należnej korekty w przedmiocie rachunku związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej. Ponadto na Pana prośbę dokonał zwrotu zapłaconych należności z przedmiotowych faktur. Następnie ponownie zapłacił Pan za ww. faktury, na ten sam rachunek, ale tym razem znajdujący się na Białej Liście, w celu zaliczenia tych wydatków w całości do kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie

Czy w sytuacji gdy pierwotnie dokonał Pan płatności na konto bankowe niewidniejące na Białej Liście i nie złożył Pan przy pierwszej zapłacie należności na ten rachunek, zawiadomienia, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej a następnie, po otrzymaniu zwrotu tych płatności od Usługodawcy, dokonał Pan ponownego przelewu powyższych kwot na rzecz Usługodawcy, tym razem na rachunek widniejący na Białej Liście, to ma Pan możliwość zaliczenia poniesionych wydatków związanych z zakupem usług do kosztów uzyskania przychodów w roku 2021, tj. do niestosowania sankcji przewidzianej w art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od osób fizycznych?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem w sytuacji gdy pierwotnie dokonał Pan płatności na konto bankowe niewidniejące na Białej Liście i nie złożył przy pierwszej zapłacie należności na ten rachunek, zawiadomienia, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej a następnie, po otrzymaniu zwrotu tych płatności od Usługodawcy, dokonał Pan ponownego przelewu powyższych kwot na rzecz Usługodawcy, tym razem na rachunek widniejący na Białej Liście, to ma Pan możliwość zaliczenia poniesionych wydatków związanych z zakupem usług, do kosztów uzyskania przychodów w roku 2021.

Przepisy ustawy nie pozbawiają Pana możliwości dokonania ponownych płatności tym razem na rachunek bankowy widniejący na Białej Liście w celu możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W sytuacji opisanej w stanie faktycznym, koszt podatkowy z tytułu płatności na rzecz Pana A.B. został pierwotnie wykazany w niewłaściwy sposób w 2021 r., jednak po dokonaniu ponownej płatności na rzecz Usługodawcy, będzie miał Pan możliwość zaliczenia w roku 2021, kosztów podatkowych płatności na rzecz A.B.. W Pana ocenie dokonanie ponownej płatności na rzecz Usługodawcy koryguje płatność dokonaną pierwotnie.

Stanowisko Pana potwierdza odpowiedź na interpelację poselską nr 2109 z 06.03.2020 (DD6.054.2.2020) oraz wydanie interpretacji KIS z 22 grudnia 2020 (0111-KDIB2-1.4010.400.2020.1.PB).

Podsumowując, płatności za faktury z 2021 na rzecz A.B. można uznać jako koszt uzyskania przychodów w dacie jakiej ujęto w księdze przychodów i rozchodów, kwot netto z ww. faktur.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

•został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

•jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

•pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

•poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

•został właściwie udokumentowany,

•nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawa o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości.

Należy przy tym mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pomimo, że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu.

Natomiast zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców:

1)została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub

2)została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub

3)pomimo zawarcia na fakturze wyrazów ,,mechanizm podzielonej płatności'' zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a ust. 1a tej ustawy.

Stosownie zaś do ust. 2 tego artykułu:

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:

1)zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo

2)w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów - zwiększają przychody

–w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

W myśl art. 22p ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 w zakresie, w jakim przepis ten dotyczy płatności dokonanej z naruszeniem ust. 1 pkt 2, nie stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Zgodnie z art. 96b ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm., dalej jako: „ustawa VAT”),

1.Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:

1)w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;

2)zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

2.Wykaz jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych w sposób umożliwiający sprawdzenie, w tym automatycznie, czy podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Dane tego podmiotu są udostępniane według stanu na wybrany dzień, z wyjątkiem danych, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, które są udostępniane według stanu na dzień sprawdzenia.

Z kolei w myśl art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.):

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1)stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2)jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zatem stwierdzić należy, że przy transakcjach, w których stronami są przedsiębiorcy, obowiązuje limit 15.000 zł dla płatności gotówkowych, a transakcje powyżej wskazanej kwoty muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego jeżeli podatnik chce uniknąć konsekwencji w postaci utraty możliwości zaliczenia w podatku dochodowym od osób fizycznych wydatku do kosztów uzyskania przychodów (art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców).

Natomiast, przepisy art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczą sankcji w postaci utraty możliwości zaliczenia do kosztów wydatków przez podatników, którzy dokonają zapłaty (powyżej 15.000 zł) na rachunek spoza wykazu w sytuacji, gdy dostawa towarów lub świadczenie usług są potwierdzone fakturą i zostały dokonane przez podatników VAT czynnych.

Wskazać zatem należy, że sytuacja wymieniona w art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowi odrębną kategorię niż te wymienione w pkt 2 tych przepisów. Jak wskazano uprzednio sytuacja wymieniona w pkt 2 skierowana jest do płatności dokonywanych na rzecz dostawcy lub usługodawcy będącym podatnikiem VAT czynnym.

W takim przypadku płatność powinna być zawsze dokonana na rachunek zawarty w wykazie. Dokonanie płatności w tej sytuacji na rachunek płatniczy, który nie jest zawarty w wykazie będzie traktowane jako działanie niezgodne z wprowadzonymi przepisami i oznaczać będzie zastosowanie przewidzianych sankcji.

Z opisu zdarzenia wynika, że za otrzymaną fakturę dokonał Pan w 2021 r. zapłaty na rachunek bankowy kontrahenta niewidniejący na Białej Liście.

Na Pana prośbę kontrahent zwrócił Panu zapłaconą należność, a Pan w 2023 r. ponownie dokonał zapłaty za wystawianą fakturę, ale tym razem na rachunek bankowy kontrahenta widniejący na Białej Liście.

Celem zapłaty faktury na rachunek bankowy kontrahenta widniejący na Białej Liście było zaliczenie przez Pana tych wydatków w całości do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze opis zdarzenia oraz cytowane uprzednio przepisy prawa wskazuję, że ponowne uregulowane należności z zachowaniem zasad określonych w art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, skutkuje zachowaniem prawa do uznania wydatków z tak przeprowadzonych transakcji jako kosztu uzyskania przychodu.

Tym samym skoro w 2023 r. ponownie uregulował Pan należności za usługi przelewem na rachunek bankowy – tym razem znajdujący się na „białej liście VAT” – jest Pan uprawniony do zaliczenia do kosztów podatkowych poniesionych wydatków z tytułu nabycia tych usług.

Nie mogę jednak zgodzić się z Pana twierdzeniem, że:

dokonanie ponownej płatności na rzecz Usługodawcy koryguje płatność dokonaną pierwotnie.

Zaliczenie do kosztów możliwe będzie w dacie dokonania prawidłowych płatności z zachowaniem ustawowych warunków. Bowiem z przepisu art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jednoznacznie wynika, że opłacenie faktur przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług uniemożliwia zaliczenie do kosztów wydatków z takich faktur.

Z kolei w przypadku ich wcześniejszego zaliczenia do kosztów, na podstawie art. 22p ust. 2 omawianej ustawy podatkowej, koszty powinny zostać zmniejszone (albo zwiększone przychody), w miesiącu dokonania płatności z pominięciem rachunku znajdującego się w wykazie „białej listy VAT”.

Tym samym, zaliczenie płatności na rzecz Usługodawcy do kosztów uzyskania przychodów w analizowanej sprawie możliwe jest dopiero w 2023 roku.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Nadmieniam, że interpretacja ta – mimo uznania Pana stanowiska za nieprawidłowe – nie jest sprzeczna z przywołaną przez Pana we własnym stanowisku odpowiedzią na interpelację poselską nr 2109 z 6 marca 2020 r. sygn. DD6.054.2.2020. Jednocześnie wskazana przez Pana interpretacja indywidualna z 22 grudnia 2020 r. sygn. 0111-KDIB2-1.4010.400.2020.1.PB potwierdza stanowisko zaprezentowane w tej interpretacji. Czytamy w niej bowiem m.in.:

Po dokonaniu ponownej płatności przelewem bankowym na rachunek znajdujący się w Wykazie, Spółka zaliczy wyżej wskazane koszty z tytułu nabycia towarów i usług w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego. Przy wydawaniu interpretacji indywidualnych w trybie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, opieram się wyłącznie na opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym we wniosku - nie prowadzę postępowania dowodowego. Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem więc wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku stan faktyczny/zdarzenie przyszłe jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Jeżeli zatem przedstawiony we wniosku opis zdarzenia różnić się będzie od występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła w zakresie rzeczywiście zaistniałego zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) i zastosuje się Pan do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA) albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).