Skutki podatkowe zwrotu asystentom osób niepełnosprawnych kosztów z tytułu użytkowania samochodu własnego do celów realizacji umowy zlecenia wypłacanych na podstawie miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdu.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 października 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku ze zwrotem poniesionych kosztów Y.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w A realizuje program Ministra  "X" - edycja 2023. W ramach realizacji ww. Programu Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie zatrudnia Y na podstawie umowy zlecenia. Y pobiera wynagrodzenie za określoną liczbę przepracowanych godzin. Usługa ta ma na celu pomoc uczestnikom programu, tj. (...).

Usługi Y w szczególności polegają na pomocy w:

(...)

Y - poza wynagrodzeniem określonym w umowie stawką godzinową - mogą ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów polegających m.in. na dowozie (...) do różnych miejsc swoim prywatnym samochodem. Strony umówiły się, że zleceniodawca będzie zwracał zleceniobiorcy koszty dojazdów według ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki 1,15 zł/km.

Zgodnie z brzmieniem (...)

X wypełnia Ewidencję Przebiegu Pojazdu zgodnie z załącznikiem (...) do Programu Ministerstwa  - X - edycja 2023.

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w A zawarło (...) marca 2023 r. na czas określony do (...) grudnia 2023 r. umowę zlecenia z Y, której przedmiotem jest świadczenie przez wykonawcę usług Y w ramach Programu X - edycja 2023 ogłoszonego przez Ministerstwo.

Jednocześnie zwracane są także koszty związane m.in. (...). Siedziba Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie mieści się w centrum A. Natomiast zadania są wykonywane na rzecz mieszkańców Powiatu A. Miejsce zamieszkania osób z niepełnosprawnością mieści się zawsze poza miejscem siedziby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w A.

X używa prywatnego samochodu do celów realizacji umowy w większości poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w A.

Przejazdy Y się:

(...)

(...), które zgłaszają się do uczestnictwa w ww. programie, pochodzą z terenu powiatu, natomiast brak jest ograniczeń terytorialnych co do miejsca zamieszkania ich Y, czyli osób fizycznych, z którymi zawierana jest umowa zlecenia oraz brak jest ograniczeń terytorialnych co do miejsc wykonywania przedmiotu zlecenia, bowiem to (...) decyduje w którym momencie i przy których czynnościach jest jej potrzebna pomoc Y.

Y, w celu realizacji umowy zlecenia, korzystają z samochodu prywatnego, innego środka transportu, np. taksówki, bądź korzystają z komunikacji publicznej. Zgodnie z przedmiotową umową zlecenia, zleceniodawca zobowiązał się do pokrywania poniesionych kosztów w celu realizacji umowy. Zleceniobiorca ma prawo wnosić o ich zwrot, ponieważ działał w imieniu i w interesie zleceniodawcy. Zwrot ten nie przysparza korzyści dla zleceniobiorcy, a jedynie stanowi zwrot wcześniej poniesionych kosztów.

Zleceniobiorcy, z którymi zawierane są umowy, są to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Pytanie:

Czy w związku ze zwrotem kosztów z tytułu użytkowania samochodu własnego do celów realizacji umowy wypłacanym na podstawie miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdu. Wnioskodawca jest zwolniony z pobierania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy (czyli dotyczące podróży osób niebędących pracownikami) ma zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji zadań organizacji jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W związku z powyższym w sytuacji, gdy przejazdy Y mają charakter "podróży", tj. odbywają się od miejsca zamieszkania (...) do miejsca docelowego wskazanego przez (...) znajdującego się poza miejscowością zamieszkania (...), a zwracane koszty mieszczą się w limitach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, w powiązaniu z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury regulującymi maksymalne stawki za 1 km przebiegu, wtedy na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika.

Jeżeli przejazdy mają charakter "podróży" (jw.), ale zwracane koszty przekraczają limity, o których mowa wyżej, wtedy nadwyżka ponad te limity podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

W sytuacji, gdy przejazdy Y mają charakter jazd lokalnych, tj. odbywają się od miejsca zamieszkania (...) do miejsca docelowego wskazanego przez (...) znajdującego się w miejscowości zamieszkania (...) - to wówczas zwrot tych kosztów nie korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jazd lokalnych nie można traktować jako „podróż” i tego rodzaju wyjazdy nie podlegają dyspozycji ww. przepisu. Oznacza to, że z tytułu zwrotu ww. kosztów dojazdu ciążą i będą ciążyły na Wnioskodawcy obowiązki płatnika, o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

O uzyskaniu przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można więc mówić w każdej sytuacji, gdy podatnik, czy to na skutek otrzymania określonych wartości majątkowych (środków pieniężnych, świadczeń w naturze czy też innych nieodpłatnych świadczeń), czy też gdy na skutek określonego zdarzenia powodującego zmniejszenie jego zobowiązań wobec innych podmiotów, uzyskuje określone przysporzenie majątkowe.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl pkt 2 źródłem przychodów jest działalność wykonywaną osobiście.

Zgodnie z art. 13 pkt 8 cytowanej ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a)osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b)właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

c)przedsiębiorstwa w spadku

–z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)podróży służbowej pracownika,

b)podróży osoby niebędącej pracownikiem

–do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Jak stanowi § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia:

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).

W tym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z art. 21 ust. 15c ww. ustawy wynika, że:

Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.

Na mocy art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Z opisanego stanu faktycznego wynika, że Y mogą ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów polegających m.in. na dowozie (...) do różnych miejsc swoim prywatnym samochodem. Strony umówiły się, że zleceniodawca będzie zwracał zleceniobiorcy koszty dojazdów według ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki 1,15 zł/km.

W pierwszej kolejności – analizując możliwość zastosowania zwolnienia od opodatkowania wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do dokonywanego przez Państwa zwrotu ww. osobom kosztów przejazdu prywatnym samochodem – koniecznym jest ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w tym przepisie.

Odnosząc się do znaczenia pojęć „podróż osoby niebędącej pracownikiem” i „podróż służbowa” wskazać należy, że nie są one tożsame. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) „podróż” to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. W Małym Słowniku Języka Polskiego pod red. Elżbiety Sobol (Wyd. Naukowe PWN Warszawa 1995) „podróż” definiuje się jako: przebywanie drogi do odległego miejsca; podróżowanie.

Zauważyć należy, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ). Przepis ten stanowi, że:

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dla zastosowania analizowanego zwolnienia nie wprowadza warunku, że podróż służbowa musi być dokonana w celu osiągnięcia przychodów.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy (czyli dotyczące podróży osób niebędących pracownikami) ma zastosowanie jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji zadań organizacji jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Ustawodawca zatem w obu ww. przypadków (podróży służbowej i podróży osoby niebędącej pracownikiem) nie traktuje w sposób tożsamy. Natomiast zakres ww. zwolnienia jest ograniczony do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Z wniosku wynika, że przejazdy Y się: od miejsca zamieszkania (...) do miejsca docelowego wskazanego przez (...) znajdującego się w miejscowości zamieszkania (...) oraz od miejsca zamieszkania (...) do miejsca docelowego wskazanego przez (...) znajdującego się poza miejscowością zamieszkania (...).

Ze zwolnienia – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b – z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ww. ustawy – korzysta zatem zwrot kosztów za przejazdy Y od miejsca zamieszkania (...) do miejsca docelowego wskazanego przez (...) znajdującego się poza miejscowością zamieszkania (...) – do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, w powiązaniu z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury określającymi maksymalne stawki za 1 km przebiegu. Oznacza to, że w tym zakresie nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika. Jeżeli zaś zwracane koszty są wyższe od limitów określonych w przedmiotowych rozporządzeniach, to nadwyżka ponad te limity podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a w konsekwencji od ww. nadwyżki będą Państwo zobowiązani do poboru zaliczki na podatek dochodowy.

Natomiast w sytuacji gdy przejazdy Y mają charakter jazd lokalnych, tj. odbywają się od miejsca zamieszkania (...) do miejsca docelowego wskazanego przez (...) znajdującego się w miejscowości zamieszkania (...) – to wówczas zwrot tych kosztów nie korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na Państwu ciąży zatem obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od kwot stanowiących zwrot Y kosztów za używanie samochodu osobowego w jazdach lokalnych.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).