Koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej - najem lokalu mieszkalnego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 23 października 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 23 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnosi Pan o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego:

a)  dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na wynajęcie mieszkania, tj. koszt czynszu oraz mediów,

b)  dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości skorzystania przez wynajmującego ze zwolnienia przedmiotowego z VAT, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.), dalej jako: ustawa o VAT.

Jest Pan obywatelem Polski oraz ma Pan w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2021 poz. 1128 ze zm.), dalej jako: ustawa o PIT.

Od dnia 2 października 2023 r. prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą: Doradca podatkowy x. Z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej rozlicza się Pan w zakresie podatku dochodowego na zasadach ogólnych (w przyszłych latach nie wyklucza Pan zmiany formy opodatkowania na podatek liniowy/ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), jest Pan czynnym podatnikiem VAT.

Jest Pan prawnikiem (69.10.Z), doradcą podatkowym (PKD: 69.20.Z), w tym też zakresie prowadzi Pan swoją działalność gospodarczą. Siedziba Pana firmy znajduje się w Pana miejscu zamieszkania i zameldowania, które jest jednocześnie głównym miejscem wykonywania działalności, tj. x.

W październiku 2023 r. podpisał Pan umowę o współpracę z kancelarią z x. Co prawda umowa ta nie określa, że jest Pan zobowiązany świadczyć swe usługi tylko i wyłącznie w biurze kancelarii w x (dopuszczalna jest również praca zdalna), jednak charakter wykonywanej pracy obliguje Pana do praktycznie stałego pobytu w x (bardzo częste konsultacje stacjonarne w biurze kontrahenta w x, reprezentacja Klientów kontrahenta przed miejscowymi organami podatkowymi w szczególności z x, stały kontakt merytoryczny z innymi członkami zespołu podatkowego etc.).

Finalnie, biorąc pod uwagę powyższe przesłanki, bardzo rzadko będzie miał Pan realną możliwość pracy zdalnej z innego miasta (poza siedzibą kontrahenta w x). Podjęcie współpracy z kancelarią z x wynika z faktu, że studiował Pan w x, tu też odbywa Pan (raz w tygodniu) aplikację radcowską, dlatego znacznie lepiej zna tutejszy rynek, aniżeli inne rynki, w tym rynek x. Planuje Pan aktywnie poszukiwać nowych zleceniodawców poza x, w szczególności na terenie województwa (...), a przede wszystkim w regionie x. Niemniej działanie to wymaga czasu, a stały, duży kontrahent z x zapewnia Panu stabilność finansową oraz daje możliwość rozwoju prowadzonej działalności gospodarczej. Odległość dzieląca siedzibę Pana firmy znajdującą się w x(będącą Pana głównym miejscem wykonywania działalności) i biuro kontrahenta w x wynosi ok. 260 km, przejazd samochodem trwa ponad 3 godziny (podobnie koleją).

Biorąc pod uwagę fakt, że średnio dziennie pracuje Pan ok. 9-10 godzin, niecelowym jest poświęcanie na dojazd kolejnych 6 godzin co dzień (może Pan przeznaczyć czas hipotetycznego dojazdu na realizację innych kontraktów, rozwój działalności itp.). Ponadto, dojazd z x do siedziby głównego kontrahenta w x każdego dnia nie jest zasadny zarówno pod względem organizacyjnym (duże ryzyko związane z niespodziewanymi utrudnieniami drogowymi, które mogą spowodować spóźnienie na spotkania, rozprawy etc.), jak i ekonomicznym (miesięczny koszt paliwa: ok. 250 zł dziennie x ok. 20-22 dni robocze = ok. 5 500 zł + nadmierna eksploatacja samochodu). Z tego powodu uważa Pan, że uzasadnionym jest wynajęcie mieszkania w pobliżu siedziby głównego kontrahenta (w promieniu do ok. 5 km), gdyż jest to rozwiązanie znacznie tańsze i bezpieczniejsze niż każdorazowy wynajem pokoi hotelowych. Decydując się na wynajem mieszkania, ma Pan pewność, że będzie ono do Pana dyspozycji w każdym dniu miesiąca (zwiększa Pana dyspozycyjność), pozwoli ono Panu także przechowywać niezbędną dokumentację prowadzonych obecnie spraw (łatwy i szybki dostęp do akt sprawy), a także da możliwość spokojnej pracy oraz doszkalania się po godzinach. Czynniki te bez dwóch zdań mają Pana zdaniem wpływ na wysokość osiąganych przychodów oraz rozwój prowadzonej firmy.

Do drugiego pytania, wstępnie znalazł Pan lokal mieszkalny odpowiadający Pana potrzebom biznesowym. Mieszkanie to znajduje się ok. 3,5 km od biura głównego Pana kontrahenta, posiada wydzielony pokój biurowy. Potencjalnym wynajmującym jest przedsiębiorca, czynny podatnik VAT. Oferowane przez wynajmującego mieszkanie nie jest środkiem trwałym w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, nie prowadzi on zawodowo działalności w zakresie wynajmu (mieszkanie to jest częścią majątku prywatnego wynajmującego). Zastanawia się Pan, czy w przedstawionej sytuacji do wynajmu mieszkania zastosowanie znajdzie zwolnienie przedmiotowe z VAT uregulowane w art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT.

Pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych

Czy ponoszone cyklicznie koszty związane z najmowaniem lokalu mieszkalnego w x, tj. czynsz najmu oraz media, będą stanowiły koszt uzyskania przychodów dla prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie wskazane wydatki, tj. czynsz najmu oraz media, ponoszone na najem lokalu mieszkalnego w x na cele noclegowe i biurowe związane są z realizacją przez Pana obowiązków wynikających z umowy o współpracę zawartej w październiku 2023 r. z kancelarią z x.

Z tego powodu uważa Pan, że wydatki te stanowią dla Pana koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT: „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych tym samym nie zawiera zamkniętego katalogu czy też listy wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów. Zamiast tego ustawodawca położył nacisk na cel ponoszonych wydatków oraz ich związek i wpływ na generowanie w ramach działalności gospodarczej przychodów.

W konsekwencji, zgodnie z brzmieniem cytowanego wyżej przepisu, za koszty uzyskania przychodów uznaje się wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli celem ich poniesienia jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów w taki sposób, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłych okresach.

W konsekwencji, za koszty uzyskania przychodu rozumieć należy takie wydatki, których związek z przychodami jest bezpośredni, tj. służą ich osiągnięciu, jak i pośredni, a więc mają służyć ich zachowaniu lub zabezpieczeniu. Niezależnie od charakteru związku kosztów z przychodami, ustawodawca kładzie dodatkowy nacisk na racjonalność ich poniesienia oraz brak ich występowania na liście tzw. negatywnych kosztów, tj. wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Innym ważnym warunkiem umożliwiającym zakwalifikowanie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest jego należyte udokumentowanie, tj. podatnik powinien posiadać dowód stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Przenosząc powyższą analizę przepisów na Pana stan faktyczny; po pierwsze stwierdzić należy, że wydatek poniesiony na wynajem mieszkania nie znajduje się w katalogu tzw. kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu, które zawarte są w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W dalszym kroku zbadać należy zatem zasadność poniesienia wydatków oraz ich związek z przychodami generowanymi w ramach działalności gospodarczej. Jak wskazano już wyżej, w wyniku zawarcia z kontrahentem umowy zobowiązał się Pan do świadczenia usług doradczych i prawniczych na rzecz klientów kontrahenta, w tym również do stacjonarnego udzielania porad w siedzibie kontrahenta w x, do reprezentowania klientów przed organami podatkowymi m.in. z x itp., a także do merytorycznego wspierania zespołu doradztwa podatkowego.

Ze względu na konieczność praktycznie codziennej obecności w siedzibie kontrahenta (wynika to z Pana zakresu zadań) musi Pan przemieszczać się z siedziby swojej firmy w x do x, który oddalony jest od tej miejscowości o ok. 260 km.

Ponadto, chcąc uzyskiwać wyższe przychody z prowadzonej działalności gospodarczej, powinien Pan być dostępny dla kontrahenta również w sytuacjach nadzwyczajnych, losowych (np. nagła konieczność stawienia się w lokalnym urzędzie skarbowym, niespodziewana wizyta klienta w siedzibie kontrahenta).

Kierując się przesłankami racjonalności, a więc organizacją czasu pracy, punktualnością, kosztami codziennego transportu pomiędzy x a x, planuje Pan ponieść koszt najmu lokalu mieszkalnego, który – co istotne – będzie znacznie tańszy niż koszt pojedynczych dób hotelowych.

Pana zdaniem pomiędzy wydatkami na najem lokalu mieszkalnego w x dla celów noclegowych a przychodami z działalności gospodarczej istnieje nie tylko związek przyczynowo-skutkowy, ale ich poniesienie jest również ekonomicznie i racjonalnie uzasadnione.

Dodając do tego fakt, że będzie Pan w posiadaniu rzetelnych dowodów ich poniesienia, tj. pisemnej umowy najmu, faktury oraz potwierdzeń przelewów bankowych tytułem zapłaty za czynsz oraz zużyte media, wydaje się, iż spełnione są wszystkie kryteria zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pozwalające na zaliczenie kosztów najmu do kosztów uzyskania przychodów. Sądzi Pan, że wyczerpał tym samym wszystkie przesłanki umożliwiające zaliczenie wydatków ponoszonych na najem lokalu mieszkalnego w x do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

Z uwagi na fakt, iż umowa najmu zostanie zawarta przez Pana z właścicielem lokalu będącym (najprawdopodobniej) czynnym podatnikiem VAT, dokonałby Pan ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie wystawionej przez wynajmującego faktury VAT.

Stanowisko tożsame do przedstawionego przez Pana powyżej wyrażono w następujących interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

–sygn. 0115-KDIT3.4011.919.2022.1.AD;

–sygn. 0112-KDIL2-2.4011.315.2021.1.MW;

–sygn. 0115-KDIT1.4011.787.2021.1.MN;

–sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.1091.2021.2.RK;

–sygn. 0115- KDIT3.4011.359.2017.1.AK.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych przez Pana interpretacji indywidualnych stwierdzam, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Informuję, że wniosek w zakresie podatku od towarów i usług podlega odrębnemu rozstrzygnięciu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego x. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym: