Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem kosztów używania przez zleceniobiorcę prywatnego samochodu.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 września 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 września 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca – (…) z siedzibą we W. zajmuje się przede wszystkim pozostałą finansową działalnością usługową, gdzie indziej niesklasyfikowaną, z wyłączeniem ubezpieczeń i funduszów emerytalnych (PKD 64, 99, Z). Zarówno spółka, jak jej komplementariusze i komandytariusz są polskimi rezydentami podatkowymi. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca zatrudnia na podstawie umowy zlecenia osoby fizyczne, które są odpowiedzialne za zadania takie jak wizyty pod adresami wskazanymi przez Wnioskodawcę oraz sporządzanie dokumentacji zdjęciowej z przeprowadzonych wizyt pod adresami wskazanymi przez Wnioskodawcę. Za realizację umówionych zadań Zleceniobiorcy otrzymują ustalone wynagrodzenie. Zadania zlecone Zleceniobiorcy realizują z wykorzystaniem prywatnych pojazdów Zleceniobiorców w jazdach pozamiejscowych na terenie kraju.

W związku z wykorzystywaniem prywatnego pojazdu, oprócz wynagrodzenia Wnioskodawca wypłaca również, w kwocie i na zasadach ustalonych w umowie, zwrot kosztów użytkowania pojazdów prywatnych zleceniobiorców zgodny z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, w kwocie 1,15 zł za 1 kilometr przebiegu pojazdu z silnikiem powyżej 900 cm3 (dalej nazywany Kilometrówką).

W uzupełnieniu wniosku wskazaliście Państwo co następuje:

1)Czy przedmiotowa „podróż” zleceniobiorcy jest wyjazdem poza obszar stałego miejsca wykonywania przez zleceniobiorcę umówionych czynności w ramach umowy zlecenia czy może jest „jazdą lokalną”?

Zleceniobiorca wykonuje czynności zlecone pod różnymi adresami, do których za każdym razem musi dojechać. Nie ma ustalonego stałego miejsca wykonywania zapisanych w umowie czynności. Są to przeróżne adresy uzależnione od każdego zlecenia. Czasami adresy mogą się powielać.

2)Czy zleceniobiorcy, o których mowa we wniosku są osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą?

Na tą chwilę żaden z Zleceniobiorców nie prowadzi pozarolniczej działalności gospodarczej.

3)Czy podróż zleceniobiorców odbywa się w celu osiągnięcia przychodów?

Docelowo tak. Wyjazd pod wskazany adres wiąże się z koniecznością podjęci czynności windykacyjnych. Nie każdy wyjazd powoduje osiągniecie przychodu. Zleceniobiorca osiąga przychód w chwili skutecznej realizacji zlecenia a to może się udać już po pierwszym wyjeździe ale równie dobrze po kilku wyjazdach.

4)Czy przedmiotowe świadczenie nie zostało zaliczone do kosztów podatkowych osoby niebędącej pracownikiem

Według wiedzy Wnioskodawcy, Zleceniobiorcy nie zaliczali przedmiotowego świadczenia do kosztów podatkowych osoby niebędącej pracownikiem.

Pytanie

Czy Spółka, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, powinna pobierać zaliczkę na podatek dochodowy od kwot wypłaconych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu tytułem zwrotu kosztów używania przez Zleceniobiorcę prywatnego samochodu?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, spółka nie jest zobowiązana do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od należności wypłacanych Zleceniobiorcy tytułem korzystania z prywatnego samochodu realizując zadania zlecone przez Spółkę na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 13 pkt 8 lit. a PITU, za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 PITU, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)podróży służbowej pracownika,

b)podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Natomiast art. 21 ust. 13 PITU wskazuje, że zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b PITU, stosuje się wtedy, gdy otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Powyższe przepisy wskazują, że wymienione zwolnienie z opodatkowania jest skierowane zarówno wobec pracowników, jak i osób niebędących pracownikami. Precyzując przesłanki zwolnienia, należy zauważyć, że ustawodawca posługuje się sformułowaniem „podróż”, w przeciwieństwie do zawartej w lit. a „podróży służbowej”. Ten poszerzony zakres wskazuje na to, że zwolnienie odnosi się do wszystkich podróży osoby niebędącej pracownikiem, jeśli spełnione są pozostałe przesłanki - poniesienie kosztów w celu osiągnięcia przychodów oraz niezaliczenie kosztów do KUP przez zleceniobiorcę.

Ze względu na odesłanie ustawowe zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 PITU, zastosować należy rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z §3 ust. 1 tego rozporządzenia, co do zasady, wybór środka transportu, jego klasy i rodzaju należy do pracodawcy. Ustęp 3 pozwala jednak na to, aby na wniosek pracownika pracodawca wyraził zgodę na wykorzystanie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy. Kolejny ustęp wskazuje sposób obliczania kwoty, którą może uzyskać pracownik w związku z wykorzystaniem pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, określając ją jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów i kwoty ustalonej, nie wyższej niż wskazana w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, t.j. dla silników powyżej 900 cm3 na poziomie 1,15 zł.

Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, że kwoty wypłacane zleceniobiorcy, tytułem zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdu prywatnego tegoż, na podstawie ustaleń zawartych w umowie zlecenia, w kwocie zgodnej z powołanymi wyżej przepisami, są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b PITU. Oczywiście pod warunkiem spełnienia przesłanek opisanych w art. 21 ust. 13 PITU.

W związku z powyższym, za zasadne Wnioskodawca uznaje niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy od kwot zwrotu kosztów, ponieważ są one z tegoż podatku zwolnione.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy:

Z treści powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w cytowanej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

W art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca dokonał podziału przysporzeń majątkowych uzyskiwanych przez podatników na różne źródła przychodów. Zgodnie z pkt 2 tego przepisu, odrębnym źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

W myśl art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z kolei zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jednakże w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej – także rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

W myśl § 2 przywołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 ww. rozporządzenia:

W tym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jak wskazuje natomiast art. 21 ust. 15c:

W pierwszej kolejności – analizując możliwość zastosowania zwolnienia od opodatkowania wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do dokonywanych przez Państwa zwrotów zleceniobiorcy kosztów używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki w wysokości tzw. kilometrówki – konieczne jest ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w tym przepisie.

Odnosząc się do znaczenia pojęć „podróż osoby niebędącej pracownikiem” i „podróż służbowa” wskazać należy, że nie są one tożsame. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) „podróż” to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. W Małym Słowniku Języka Polskiego pod red. Elżbiety Sobol (Wyd. Naukowe PWN Warszawa 1995) „podróż” definiuje się jako: przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca; podróżowanie.

Zauważyć należy, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.). Przepis ten stanowi, że:

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy. Warto podkreślić, że ustawa podatkowa dla zastosowania analizowanego zwolnienia nie wprowadza warunku, że podróż służbowa musi być dokonana w celu osiągnięcia przychodów.

Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy (czyli dotyczące podróży osób niebędących pracownikami) ma zastosowanie jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji zadań organizacji jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Ustawodawca zatem obu ww. przypadków (podróży służbowej i podróży osoby niebędącej pracownikiem) nie traktuje w sposób tożsamy. Natomiast zakres ww. zwolnienia jest ograniczony do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Z opisu stanu faktycznego oraz z uzupełnienia wniosku wynika, że zleceniobiorcy realizują zlecone zadania wykorzystując prywatne pojazdy w jazdach pozamiejscowych na terenie kraju. Wskazaliście Państwo, że zleceniobiorca wykonuje czynności zlecone pod różnymi adresami, do których za każdym razem musi dojechać. Nie ma ustalonego stałego miejsca wykonywania zapisanych w umowie czynności. Są to przeróżne adresy uzależnione od każdego zlecenia. Czasami adresy mogą się powielać. Przejazdy zleceniobiorcy nie będą miały zatem charakteru jazd lokalnych.

Przedmiotowe świadczenie nie było również zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zleceniobiorcy.

Ponadto podróż zleceniobiorców docelowo odbywa się w celu osiągnięcia przychodów.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że na gruncie przedstawionego opisu stanu faktycznego, dokonywany przez Państwa zwrot zleceniobiorcy kosztów używania samochodu prywatnego na Państwa potrzeby w wysokości tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez zleceniobiorcę kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie cyt. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, z rzeczonego tytułu nie jesteście Państwo zobowiązani do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).