Obowiązki płatnika w związku z wypłatą kuratorom sądowym ryczałtu na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 listopada 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z wypłatą kuratorom sądowym ryczałtu na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych. Uzupełnili go Państwo pismem z 27 listopada 2023 r. (wpływ 28 listopada 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Sąd Rejonowy w (…) zwraca się z prośbą o indywidualną interpretację przepisów związanych z prawidłowym ustaleniem podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym ryczałtu na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych dla kuratorów zawodowych Sądu Rejonowego w (…).

Zgodnie z brzmieniem art. 14 ust. 5a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 167 ze zm.), który wszedł w życie z dniem 5 kwietnia 2023 r. na podstawie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o kuratorach sądowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 27) w wypadkach wymagających używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, w szczególności w razie trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej, niezależnie od dodatku, o którym mowa w ust. 5, kuratorowi zawodowemu przyznaje się ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych do wysokości 25% kwoty bazowej, o której mowa w ust. 1. Wysokość przyznawanego ryczałtu, o którym mowa w art. 14 ust. 5a ustawy o kuratorach sądowych, uzależniona jest od rodzaju i powierzchni obszaru właściwości sądu rejonowego, w którym swoje zadania realizuje kurator zawodowy.

W Sądzie Rejonowym w (…) wysokość, o której mowa w ust. 1 ustawy o kuratorach sądowych stanowi 20% kwoty bazowej ze względu na to, że w obszarze występuje przewaga gmin wiejskich i jednocześnie powierzchnia obszaru właściwości tego sądu wynosi od 1001 km² do 2000 km². Na podstawie art. 14 ust. 5a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. z kuratorami będącymi pracownikami sądu zostały zawarte umowy na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Ryczałt jest płatny do 20 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedzający. W Sądzie Rejonowym w (…), zgodnie z zawartą z kuratorami umową, limit przyznanego ryczałtu wynosi 20% kwoty bazowej. Kwota bazowa obecnie wynosi 2 190,45zł (słownie: dwa tysiące sto dziewięćdziesiąt złotych 45/100). Zatem kwota ryczałtu to 438,09 zł. Natomiast miesięczny limit podstawy zwolnionej z podatku obliczony na podstawie § 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. to 300 km. 300 km x 1,15 zł (stawka za km przebiegu pojazdu o pojemności silnika powyżej 900 cm³) = 345,00 zł. Podstawa do opodatkowania: 438,09 zł - 345,00 zł = 93,09 zł.

Stosownie do treści art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Wprowadzenie do ustawy o kuratorach sądowych regulacji przyznającej prawo do otrzymania przez kuratora zawodowego zwrotu kosztów z tytułu użytkowania własnego samochodu do celów służbowych (w postaci ryczałtu) spowodowało, że zwrot ten jest objęty zwolnieniem z opodatkowania na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 1991 r. Nr 80 poz. 350).

Zwolnienie to jest limitowane i nie może przekroczyć kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Natomiast kwota przekraczająca ten limit będzie podlegała opodatkowaniu na zasadach określonych dla dochodów ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych.

W myśl § 1 cytowanego rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracowniku w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Natomiast, w myśl § 2 tego rozporządzenia koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe, niż:

1)dla samochodu osobowego:

a)o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł,

b)o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ -1,15 zł,

2)dla motocykla - 0,69 zł,

3)dla motoroweru - 0,42 zł.

Przepis § 3 ust. 1 wyżej cytowanego rozporządzenia stanowi - miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca. Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 (ust. 2):

1)300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2)500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3)700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Pytania

1)Czy ryczałt przyznany kuratorom zawodowym na mocy art. 14 ust. 5a ustawy z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 167) podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

2)Czy jednostka (SR w (…)) prawidłowo wyliczyła limit, powyżej którego wypłacony ryczałt podlega opodatkowaniu?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, ryczałt dla kuratorów zawodowych z tytułu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pomimo przyznania ryczałtu dla kuratorów zawodowych z tytułu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych w zależności od wielkości obszaru właściwości sądu (bez uwzględniania limitu kilometrów i pojemności silnika pojazdu) właściwym jest wyliczanie limitu do zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy, z uwzględnieniem liczby mieszkańców w miejscowości stanowiącej siedzibę Sądu, tj. (…).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Na podstawie art. 9 ust. 1 ww. ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 przywołanej ustawy:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta;

Stosownie do art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio;

Powyższa regulacja ogranicza więc krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Na mocy art. 14 ust. 5a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1095):

W wypadkach wymagających używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, w szczególności w razie trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej, niezależnie od dodatku, o którym mowa w ust. 5, kuratorowi zawodowemu przyznaje się ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych do wysokości 25% kwoty bazowej, o której mowa w ust. 1. Ryczałt przyznaje prezes sądu okręgowego w ramach środków finansowych dostępnych w planie finansowym sądu okręgowego, na wniosek kuratora zawodowego zatwierdzony przez kierownika zespołu kuratorskiej służby sądowej. Przyznanie ryczałtu wymaga zawarcia umowy o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Ryczałt jest płatny do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedzający.

Zgodnie z art. 35 ust. 1 ww. ustawy:

Kuratorską służbę sądową na obszarze właściwości sądu okręgowego stanowią kuratorzy sądowi, którzy wykonują czynności służbowe na obszarze właściwości sądu rejonowego, oraz kurator okręgowy, jego zastępca albo zastępcy i kuratorzy, o których mowa w art. 37b ust. 1 i art. 38 ust. 2, którzy wykonują czynności służbowe na obszarze właściwości sądu okręgowego.

Zacytowany powyżej przepis art. 14 ust. 5a ustawy o kuratorach sądowych odnosi się do wypłaty ryczałtu kuratorom sądowym na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych, który wypłacany jest do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Przewiduje on możliwość przyznania ww. ryczałtu w razie trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej.

Należy, zatem stwierdzić, iż jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. poz. 271 ze zm.):

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Z § 2 tego rozporządzenia wynika, że:

Stosownie do § 3 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Mając na uwadze przedstawiony opis zdarzenia oraz obowiązujące regulacje prawne w pierwszej kolejności stwierdzić należy, że ryczałt przyznany zawodowym kuratorom sądowym za używanie ich prywatnego samochodu do celów służbowych – dla wykonywania swoich obowiązków – stanowi dla nich dodatkowe świadczenie pieniężne, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże wprowadzenie do ustawy o kuratorach sądowych art. 14 ust. 5a przyznającego prawo do otrzymania przez kuratora zawodowego zwrotu kosztów z tytułu użytkowania własnego samochodu do celów służbowych (w postaci ryczałtu) spowodowało, że zwrot ten objęty jest zwolnieniem z opodatkowania na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ww. zwolnienie jest limitowane i nie może przekroczyć kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego w sposób określony w ww. rozporządzeniu.

Stosownie do § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalony jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Ponadto użyte w ww. przepisie słowo „gmina” lub „miasto” jest w liczbie pojedynczej, co przemawia za tym, że nie jest możliwe przyznanie pracownikowi miesięcznego limitu z uwzględnieniem liczby mieszkańców kilku gmin/miast, w których pracownik wykonuje swoje obowiązki.

Ryczał ten powinien zostać zwolniony w wysokości ustalonej z uwzględnieniem liczby mieszkańców miasta, w którym pracownik jest zatrudniony, czyli w opisanym przez Państwa przypadku – miasta (…), w którym położony jest Sąd zatrudniający kuratorów sądowych.

Natomiast kwota przekraczająca ten limit będzie podlegała opodatkowaniu na zasadach określonych dla dochodu ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Końcowo, wyjaśniam, że przedmiotem interpretacji wydanej na podstawie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa jest sam przepis prawa. Istotą interpretacji indywidualnej jest rozstrzygnięcie, czy wnioskodawca prawidłowo postrzega, jakie skutki prawne na gruncie określonych przepisów prawa podatkowego wywołuje przedstawiony przez niego stan faktyczny albo zdarzenie przyszłe. W polskim systemie prawa podatkowego obowiązuje zasada samoobliczenia podatku. Stąd też przedstawione przez Państwa kwoty nie podlegały analizie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).