Obowiązki płatnika związanych z przekazywaniem podatnikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 września 2023 r. złożyli Państwo wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem podatnikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X Sp. z o.o. z siedzibą w ... (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest producentem m.in. (...).

Spółka zatrudnia pracowników w ramach umów o pracę (dalej: „Pracownicy”), a także, w ograniczonym zakresie, korzysta w ramach zatrudnienia cywilnoprawnego z usług świadczonych na rzecz Spółki przez osoby fizyczne na podstawie umów zlecenia oraz umów o dzieło (dalej: „Zleceniobiorcy”). W dalszej części niniejszego wniosku Pracownicy oraz Zleceniobiorcy zwani są łącznie jako: „Podatnicy”.

Przychody osiągane przez Pracowników kwalifikowane są przez Spółkę do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), dalej: „Ustawa o PIT”, zaś przychody uzyskiwane przez Zleceniobiorców kwalifikowane są do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8 tej Ustawy.

W związku z powyższym, Wnioskodawca pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu odpowiednio art. 32 ust. 1 (w stosunku do Pracowników) oraz art. 41 ust. 1 Ustawy o PIT (w stosunku do Zleceniobiorców). Wnioskodawca zobowiązany jest jako płatnik do obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od przychodów ze stosunku pracy osiąganych przez Pracowników oraz od przychodów z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8 Ustawy oPIT, osiąganych przez Zleceniobiorców, jak również do  sporządzania oraz przesyłania Podatnikom po zakończeniu każdego roku podatkowego imiennych informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (dalej: „Informacja PIT-11”).

W okresie współpracy ze Spółką Pracownicy, jak również Zleceniobiorcy mają możliwość dostępu oraz korzystania z wewnętrznego elektronicznego portalu pracowniczego służącego do obsługi spraw kadrowo-płacowych oraz pracowniczych, poprzez który to portal Podatnicy mogą składać Spółce określone wnioski czy pobierać dokumenty udostępniane na portalu (dalej: „Portal”). Każdy Podatnik może uzyskać dostęp do Portalu poprzez zalogowanie się do niego z wykorzystaniem indywidualnego loginu oraz hasła. Korzystanie z Portalu możliwe jest z terenu Spółki przy użyciu służbowego sprzętu komputerowego lub tzw. kiosków pracowniczych znajdujących się na terenie zakładu Spółki, które przeznaczone są do korzystania, przede wszystkim, przez Podatników niedysponujących służbowym sprzętem komputerowym. Dostęp do Portalu wygasa wraz z ustaniem zatrudnienia w Spółce.

Ze względu na skalę zatrudnienia w zakładzie Wnioskodawcy (Spółka zatrudnia w ramach zatrudnienia pracowniczego oraz cywilnoprawnego łącznie około 4 500 osób), jak również w celu usprawnienia realizacji obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz w trosce o środowisko naturalne poprzez eliminację nadmiernego zużycia papieru, Spółka rozważa przesyłanie wszystkim Pracownikom oraz Zleceniobiorcom współpracującym ze Spółką Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez zamieszczenie Informacji PIT-11 na Portalu w postaci nieedytowalnego pliku PDF sporządzonego zgodnie z ustalonym wzorem określonym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz opatrzonego nadrukiem z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do sporządzenia Informacji PIT-11.

Podatnik, po zalogowaniu się do Portalu przy pomocy indywidualnego loginu oraz hasła, będzie miał możliwość pobrania zamieszczonej na Portalu Informacji PIT-11, która po  pobraniu automatycznie przesyłana będzie na adres poczty elektronicznej Podatnika. Informacja PIT-11 przesłana na adres poczty elektronicznej zabezpieczona będzie hasłem, które to hasło dostępowe umożliwiające otworzenie pliku stanowiącego Informację PIT-11 wysyłane będzie drogą SMS na numer telefonu komórkowego Podatnika. Spółka będzie miała możliwość wygenerowania z systemu informatycznego elektronicznego potwierdzenia zamieszczenia na Portalu Informacji PIT-11 dla danego Podatnika, a także raportu pobranych dokumentów, który zawierał będzie informację dotyczącą Podatników, którzy pobrali Informację PIT-11 z Portalu, wraz z datą pobrania.

Informacje PIT-11 za każdy rok podatkowy udostępniane będą na Portalu w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy Informacja PIT-11. Przekazywanie Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal dotyczyło będzie Podatników pozostających w stosunku pracy ze Spółką oraz osób, które wiąże ze Spółką umowa zlecenia lub umowa o dzieło na dzień udostępnienia Informacji PIT-11 na Portalu. Podatnicy, którzy na ten dzień nie będą pozostawali z Wnioskodawcą w stosunku pracy lub których nie będzie obowiązywała umowa zlecenia lub umowa o dzieło zawarta ze Spółką, w związku z brakiem dostępu do Portalu otrzymywali będą Informację PIT-11 w postaci papierowej drogą pocztową na adres zamieszkania lub osobiście do rąk własnych. W taki sam sposób, tj. w postaci papierowej drogą pocztową na adres zamieszkania lub osobiście do rąk własnych, przekazywana będzie Informacja PIT-11 Podatnikom, którzy przez cały okres między udostępnieniem Informacji PIT-11 na Portalu, a upływem terminu na złożenie zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej starty) w roku podatkowym, będą nieobecni w zakładzie Spółki, w szczególności w związku z długotrwałą nieobecnością spowodowaną chorobą, korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, itp., z uwagi na brak dostępu w tym czasie do Portalu.

Wprowadzenie w Spółce nowego sposobu przekazywania wszystkim Podatnikom Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal odbywało się będzie na podstawie wydanego przez Zarząd Spółki zarządzenia wewnętrznego, które obowiązywało będzie wszystkie osoby otrzymujące od Spółki przychody ze stosunku pracy oraz przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umów zlecenia oraz umów o dzieło, w stosunku do których Wnioskodawca pełni funkcję płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Wydane przez Zarząd Spółki zarządzenie wewnętrzne zobowiązywało będzie Podatników do korzystania z Portalu w zakresie obejmującym zalogowanie się do Portalu i pobranie Informacji PIT-11 celem wywiązania się przez Podatników z obowiązku prawnego złożenia zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym. W  związku z planowanym wydaniem zarządzenia wewnętrznego, Spółka nie przewiduje odbierania od każdego z Podatników po wydaniu zarządzenia zgód na przesyłanie Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal. Na mocy zarządzenia wewnętrznego Podatnicy będą bowiem zobligowani do korzystania z Portalu dla wskazanego wyżej celu podatkowego, co oznacza, że korzystanie z Portalu w tym zakresie nie będzie dobrowolne i wyklucza w związku z tym zasadność odbierania zgód Podatników na wskazany sposób przekazywania Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego.

Wraz z wydaniem zarządzenia wewnętrznego, w Spółce przeprowadzone zostaną działania informujące Podatników o zmianie sposobu przekazywania Informacji PIT-11.

Pytania

1.Czy przesłanie Podatnikom przez Wnioskodawcę Informacji PIT-11 poprzez jej zamieszczenie w formie dokumentu elektronicznego na Portalu w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego stanowi realizację obowiązku płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, o którym mowa w art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT (w stosunku do Pracowników) oraz w art. 42 ust. 2 pkt 1 Ustawy o PIT (w stosunku do Zleceniobiorców), a także w art. 42g ust. 1 pkt 2 Ustawy oPIT?

2.Czy Podatnicy muszą wyrazić zgodę na przesyłanie przez Wnioskodawcę Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Portalu w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko do pytania nr 1

W ocenie Wnioskodawcy, przesłanie Podatnikom Informacji PIT-11 poprzez jej zamieszczenie w formie dokumentu elektronicznego na Portalu w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego stanowi realizację obowiązku płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, o którym mowa w art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT (w stosunku do Pracowników), w art. 42 ust. 2 pkt 1 Ustawy o PIT (w stosunku do Zleceniobiorców) oraz w art. 42g ust. 1 pkt 2 Ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm., dalej: „Ordynacja podatkowa”), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 32 ust. 1 Ustawy o PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Ponadto, na mocy art. 41 ust. 1 ww. Ustawy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 Ustawy oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Spółka jako płatnik zobowiązana jest więc do obliczania oraz pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od przychodów uzyskiwanych ze stosunku pracy przez Pracowników oraz od przychodów z tytułu wykonywania usług na podstawie umów zlecenia oraz umów o dzieło przez Zleceniobiorców (przychody z działalności wykonywanej osobiście).

W myśl art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT, płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Analogiczny obowiązek przewiduje art. 42 ust. 2 pkt 1 ww. Ustawy o PIT, który stanowi, że płatnicy, o których mowa w ust. 1 (tj. m.in. płatnicy dokonujący świadczeń z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8), są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania - imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1 Ustawy, sporządzone według ustalonego wzoru.

Płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a ww. Ustawy, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6, podatnikowi w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT).

Przywołane wyżej przepisy Ustawy nie określają zasad przesyłania przez płatników Informacji PIT-11 podatnikom, w szczególności nie wskazują na formę, w jakiej przekazanie podatnikowi Informacji PIT-11 powinno się odbywać. Przepisy Ustawy wprowadzają wyłącznie wymóg sporządzenia Informacji PIT-11 według ustalonego wzoru i przesłania jej podatnikowi w określonym terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Podobnie, przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych nie określają formy przekazania Informacji PIT-11. Stwierdzić więc należy, że obowiązujące przepisy Ustawy oraz Ordynacji podatkowej nie zawierają ograniczeń w zakresie dopuszczalnych sposobów przesyłania podatnikom Informacji PIT-11. W konsekwencji, przyjąć należy, że przekazywanie podatnikom Informacji PIT-11 odbywać może się nie tylko poprzez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, lecz również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przyjęcie stanowiska odmiennego, tj. wyłączającego, bądź ograniczającego możliwość przesyłania Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego, byłoby niezgodne z literalnym brzmieniem Ustawy oraz Ordynacji podatkowej, które to akty prawne wyłączeń lub ograniczeń takich nie przewidują.

Przenosząc powyższe na grunt przedstawionego w niniejszym wniosku zdarzenia przyszłego wskazać należy, że przepisy Ustawy o PIT oraz Ordynacji podatkowej nie stoją na przeszkodzie do tego, by przekazywanie Podatnikom Informacji PIT-11 odbywało się w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, tj. w formie dokumentu elektronicznego (nieedytowalnego pliku PDF) sporządzonego zgodnie ze wzorem określonym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, opatrzonego nadrukiem z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do sporządzenia Informacji PIT-11 poprzez jego zamieszczenie na Portalu z możliwością jego pobrania po zalogowaniu się do Portalu przy pomocy indywidualnego loginu oraz hasła.

Możliwość uzyskania dostępu do Portalu celem pobrania Informacji PIT-11 będzie miał bowiem każdy Podatnik obecny na terenie Spółki, a zatem Informacja PIT-11 będzie przesyłana w sposób pozwalający każdemu Podatnikowi współpracującemu ze Spółką na zapoznanie się z treścią dotyczącej go Informacji PIT-11 oraz pobranie jej z Portalu. Natomiast, Podatnicy, którzy ze względu na nieprzebywanie na terenie Spółki, np. z uwagi na długotrwałą nieobecność spowodowaną chorobą lub zakończenie współpracy ze Spółką, nie będą mieli możliwości zalogowania się do Portalu (logowanie do Portalu możliwe będzie tylko z terenu Spółki), będą otrzymywali Informację PIT-11 w postaci papierowej drogą pocztową na adres zamieszkania lub osobiście do rąk własnych.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, udostępnianie Podatnikom Informacji PIT-11 w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego stanowiło będzie wypełnienie przez Spółkę obowiązku płatnika określonego w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1 oraz art. 42g ust. 1 pkt 2 Ustawy o PIT.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w poniższym orzecznictwie sądów administracyjnych oraz indywidualnych interpretacjach przepisów prawa podatkowego, w których wskazuje się na możliwość przekazywania podatnikom Informacji PIT-11 w dowolny sposób, w tym drogą elektroniczną, np.:

·wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 10 września 2018 r., sygn. akt. I SA/Kr 537/18;

·wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 25 sierpnia 2015 r., sygn. akt. I SA/Bd 505/15;

·interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 18 stycznia 2023 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.785.2022.2.AK;

·interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 23 marca 2021 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.972.2020.TR;

·interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 17 lutego 2021 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.986.2020.1.MS;

·interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 26 stycznia 2021 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.801.2020.1.AMN;

·interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 sierpnia 2020 r., nr 0115-KDIT1.4011.496.2020.1.MST.

W związku z powyższym, Spółka wnosi o uznanie stanowiska Wnioskodawcy na pytanie nr 1 przedstawione we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej za prawidłowe.

Stanowisko do pytania nr 2

W ocenie Wnioskodawcy, przesłanie Podatnikom Informacji PIT-11 w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego nie wymaga wcześniejszego pozyskania zgód Podatników na przesyłanie przez Spółkę Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal.

Ze względu na wspomniane wcześniej niedookreślenie w przepisach Ustawy oraz Ordynacji podatkowej sposobu przesyłania Informacji PIT-11, przepisy te nie tylko nie wprowadzają ograniczeń w zakresie możliwości przesyłania Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego, lecz również nie przewidują wymogu pozyskania przez płatnika zgody podatnika na wybrany sposób przesłania Informacji PIT-11. Z przepisów Ustawy i Ordynacji podatkowej nie wynika więc obowiązek pozyskania zgody podatnika na przesłanie Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego, wobec czego uznać należy, że obowiązek taki nie występuje. Przyjęcie stanowiska odmiennego byłoby sprzeczne z literalnym brzmieniem przepisów Ustawy i Ordynacji podatkowej, które wymogu pozyskania zgody nie przewidują, a także byłoby niezgodne z przyjętą na gruncie prawa podatkowego dyrektywą pierwszeństwa przede wszystkim wykładni językowej.

Ponadto, zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego, w Spółce wydane zostanie przez Zarząd zarządzenie wewnętrzne, które wprowadzało będzie przekazywanie w Spółce Informacji PIT-11 wszystkim Podatnikom w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal pracowniczy, a także będzie zobowiązywało Podatników do korzystania z Portalu w zakresie obejmującym zalogowanie się do niego i pobranie z Portalu Informacji PIT-11 celem wywiązania się przez Podatników z obowiązku prawnego złożenia zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym. Wprowadzenie w Spółce powszechnego przesyłania Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal połączone zostanie z działaniami informującymi Podatników w sposób przyjęty w Spółce o nowym sposobie przesyłania Informacji PIT-11.

W związku z tym, że korzystanie z Portalu w zakresie obejmującym zalogowanie się do Portalu w celu pobrania Informacji PIT-11 będzie obowiązkiem Podatników wynikającym z zarządzenia wewnętrznego wydanego przez Zarząd Spółki, a ponadto każdy Podatnik zatrudniony w Spółce na podstawie pracowniczej, jak i cywilnoprawnej będzie miał zapewniony dostęp do Portalu z możliwością swobodnego pobrania z Portalu Informacji PIT-11, jak również Informacja PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego sporządzona zostanie w postaci nieedytowalnego pliku PDF zgodnie z ustalonym wzorem określonym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz opatrzona zostanie nadrukiem z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do sporządzenia Informacji PIT-11, przesyłanie Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal nie będzie wymagało, zdaniem Wnioskodawcy pozyskania od Podatników dodatkowej zgody.

Wobec tego, że na mocy zarządzenia wewnętrznego Podatnicy będą zobligowani do korzystania z Portalu dla wskazanego wyżej celu podatkowego, korzystanie z Portalu w tym zakresie nie będzie dobrowolne, co w konsekwencji wyklucza zasadność odbierania zgód Podatników na omawiany sposób przesyłania Informacji PIT-11. W związku z zarządzeniem wewnętrznym, które obowiązywało będzie Podatników, Podatnicy w praktyce nie będą mieli dobrowolności w zakresie możliwości wyboru sposobu przesyłania im Informacji PIT-11 przez Spółkę.

W konsekwencji powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, przesyłanie Podatnikom Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego przy jednoczesnym wydaniu zarządzenia wewnętrznego regulującego nowy sposób przesyłania Informacji PIT-11 oraz przeprowadzeniu działań informujących o zmianie sposobu przekazywania Informacji PIT-11 nie wymaga pozyskania od Podatników zgód na przesyłanie Informacji PIT-11 w formie dokumentu elektronicznego poprzez Portal.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w poniższych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego, np.:

·interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 18 stycznia 2023 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.785.2022.2.AK;

·interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 23 marca 2021 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.972.2020.1.TR;

·interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 26 stycznia 2021 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.801.2020.1.AMN;

·interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 20 sierpnia 2020 r., nr 0115-KDIT1.4011.496.2020.1.MST.

W związku z powyższym, Spółka wnosi o uznanie stanowiska Wnioskodawcy na pytanie nr 2 przedstawione we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383):

O obowiązku poboru podatku przez zakład pracy od 1 stycznia 2023 r. stanowi przepis art. 32 ust. 1 ustawy z ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.  U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), który stosuje się do dochodów uzyskanych od dnia 1 stycznia 2023 r.

Zgodnie z ww. art. 32 ust. 1 wspomnianej ustawy:

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 41 ust. 1 wskazanej ustawy:

Płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych z tytułów określonych w art. 29, art. 30 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 13-16 oraz art. 30a ust. 1 pkt 1-11 oraz 11b-12, z zastrzeżeniem ust. 4d, 5, 10, 12 i 21 (art. 41 ust. 4 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ww. ustawy:

Zgodnie z art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na podstawie art. 42g ust. 1 ww. ustawy:

W kontekście zagadnienia przedstawionego we wniosku w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karnoskarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 859 ze zm.):

Konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej:

-informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;

-podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;

-informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania Podatnikom informacji PIT-11.

Warto zauważyć, że w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r. sygn. akt I SA/Po 486/10, Sąd wskazał, że w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika) podanym w tym celu, pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji. Ze słów „na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu” można wywodzić, że Sąd założył, że płatnik uzyskał zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 w wersji elektronicznej, bowiem w przeciwnym wypadku podatnik nie podałby w tym celu swojego adresu.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

-obliczenie podatku,

-pobranie od podatnika podatku,

-wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,

-sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepisy te nie określają zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy lub na podstawie umów cywilnoprawnych) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takich informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/ przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. jest w obecnych czasach popularnym i powszechnie przyjętym sposobem wykonywania obowiązków przez pracowników, realizowania zleceń/poleceń/wniosków z zakresu kadr, czy płac. Niejednokrotnie korzystanie z ww. platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji jest obowiązkiem pracownika/zleceniobiorcy określonym przez wewnętrzne regulacje jednostki, np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia, zarządzeniu, itp.

Jeżeli więc korzystanie przez podatników z platformy internetowej jest ich obowiązkiem (wynika z wewnętrznych regulacji bądź umowy - co oznacza, że podatnik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy), to w rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem takiej platformy nie wymaga uzyskania od podatnika dodatkowej zgody w tym zakresie. Istotnym jest jednak zachowanie właściwego wzoru informacji PIT-11, opatrzenie jej prawidłowym podpisem elektronicznym (lub nadrukiem z imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym) oraz zapewnienie dostępu do platformy internetowej z możliwością swobodnego pobrania informacji PIT-11 przez podatnika.

Zatem, przekazanie Podatnikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez uzyskanie dostępu do zabezpieczonej platformy internetowej przy użyciu indywidualnego loginu i hasła podatnika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów opatrzonego nadrukiem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby wyznaczonej do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej przy jednocześnie przeprowadzonej akcji informacyjnej podatników kiedy i gdzie zostanie udostępniony dokument PIT-11 - stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Skoro dostęp do ww. platformy - jak Państwo podajecie - zostanie nadany każdemu Podatnikowi i realizowany będzie przez przeglądarkę internetową, a ponadto zarządzenie wewnętrzne będzie zobowiązywało podatników do korzystania z tej platformy, to uznać należy że korzystanie przez Podatnika z platformy internetowej będzie ich obowiązkiem, co wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji Spółki, które obligują Podatników do ich respektowania. W rezultacie, przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od Podatnika dodatkowej zgody w tym zakresie.

Z wniosku wynika również, że Spółka będzie miała możliwość wygenerowania z systemu informatycznego elektronicznego potwierdzenia zamieszczenia na Portalu Informacji PIT-11 dla danego Podatnika, a także raportu pobranych dokumentów, który zawierał będzie informację dotyczącą Podatników, którzy pobrali Informację PIT-11 z Portalu, wraz z datą pobrania.

Przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania podatnikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data przekazania informacji PIT-11, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez podatnika poprzez przeglądarkę internetową - to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Państwa obowiązku przekazania informacji Podatnikom.

W konsekwencji powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 i nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz.  2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako: „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.