Dotyczy obowiązków płatnika z tytułu zwrotu kosztów w ramach podróży służbowych pracownika.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 września 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu zwrotu kosztów w ramach podróży służbowych pracownika.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzą Państwo działalność w zakresie (...). Państwa pracownicy wykonują obowiązki pracownicze dojeżdżając do klientów własnymi, prywatnymi samochodami osobowymi, których używają do celów służbowych na co zawarta została pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem umowa o korzystanie z samochodu będącego prywatną własnością pracownika do celów służbowych. Każda z podróży odbywana jest na podstawie delegacji w ramach, których rozliczane są koszty obejmujące m.in. diety, zwrot za noclegi, a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi. Koszty korzystania z samochodu prywatnego dla celów służbowych zwracają Państwo pracownikom na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów prywatnych dla celów służbowych w pełnej wysokości na podstawie obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2023, poz.5). To rozporządzenie zmienia treść § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.poz.271, z późn. zm.). Pracownicy otrzymują pełną kwotę za 1 km przebiegu pojazdu prywatnego dla celu służbowego, a ponadto zwrot na podstawie potwierdzenia poniesionych wydatków, kosztów przejazdów drogami płatnymi i parkowania w czasie odbywania podróży służbowej samochodem prywatnym przez pracownika.

Pracownicy serwisu mają określone w umowie o pracę jako „stałe miejsce wykonywania pracy” - miejscowość ich zamieszka. Art.77(5) kodeksu pracy (dalej „k.p.”) zawiera definicję podróży służbowej i związane z tym roszczenia. Zgodnie z § 1 tego przepisu: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.” Stałym miejscem pracy pracownika jest miejscowość jego miejsca zamieszkania. W związku z tym, jeżeli pracownik serwisu otrzymuje polecenie wykonania czynności w ramach umowy o pracę u klienta, w miejscowości innej niż jego miejsce zamieszkania, odbywa podróż służbową, przy czym podróż tę odbywa na podstawie delegacji zawierającej polecenie wyjazdu. Koszty przejazdu rozliczane są na podstawie umowy o korzystanie z samochodu prywatnego dla potrzeb pracodawcy i ewidencji przebiegu pojazdu według stawki za kilometr przebiegu pojazdu dla potrzeb pracodawcy.

Pytanie dotyczy wyłącznie sytuacji gdy pracownik otrzymuje polecenie służbowe wyjazdu poza miejscowość będącą jego miejscem zamieszkania i jednocześnie miejscowością stałego miejsca wykonywania pracy.

Wówczas Państwa pracownicy wykonują obowiązki pracownicze dojeżdżając do klientów własnymi, prywatnymi samochodami osobowymi, których używają do celów służbowych, na co zawarta została pomiędzy Państwem, a pracownikiem umowa o korzystanie z samochodu będącego prywatną własnością pracownika do celów służbowych. Każda z podróży odbywana jest na podstawie delegacji w ramach, których rozliczane są koszty obejmujące m.in. diety, zwrot za noclegi a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi. Powyższe zasady są zgodne z art.77(5) k.p.

Pytanie

Czy dokonując zwrotu opłat za parking i przejazd autostradą pracownikowi używającemu dla potrzeb służbowych samochodu prywatnego, ponad kwotę pełnej stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu, według stawek przewidzianych w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.poz.271 ,z późn. zm.), jesteście Państwo zobowiązani do obliczania, pobrania i odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23 b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa o PIT”): „Wolny od podatku jest 23b) zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika: przepis art 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio”.

Zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy PIT, zwalnia z podatku dochodowego diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W celu ustalenia, czy zwrot opłat za parking i przejazd autostradą zwolniony jest z podatku, odwołać się należy do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167 z późn. zm.).

Z § 2 tego rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje:

1.dieta;

2.zwrot kosztów:

• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pojęcie innych niezbędnych wydatków obejmuje opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia). Zwraca się je pracownikowi w udokumentowanej wysokości (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

Zatem, dokonując rozliczenia podróży służbowej, pracownik obowiązany jest załączyć stosowne dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli ich przedstawienie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Powyższe prowadzi do wniosku, że zwrot opłat za parking i przejazd autostradą poniesionych przez pracownika korzystającego z prywatnego samochodu w czasie podróży służbowej stanowi przychód ze stosunku pracy zwolniony z podatku na podstawie art 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT i jest niezależny od zwrotu kosztów z tytułu korzystania z prywatnego pojazdu pracownika dla potrzeb odbycia podróży służbowej, który jest wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23 b). Stanowisko to jest zgodne z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 października 2016 r., sygn ITPB2/4511-656/16-1/BK. W wyżej wskazanej interpretacji wskazano, że: „Zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej dodatkowych kosztów poniesionych przez nich za opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą, stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji czego Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych”. W Państwa ocenie zwrot kosztów podróży służbowej w postaci kosztów parkingu i autostrad jest niezależny od kosztów zwracanych w postaci stawki za kilometr użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych i wobec zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, pracodawca nie jest zobowiązany naliczać i odprowadzać od dokonywanych z tego tytułu wypłat zaliczki na podatek od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi:

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, od 1 stycznia 2023 r. wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zwolnienie, przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej – także rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Jak stanowi § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia:

Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Natomiast, jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Zgodnie z § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia:

Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Państwa pracownicy odbywają podróże służbowe. Każda z podróży odbywana jest na podstawie delegacji w ramach, których rozliczane są koszty obejmujące m.in. diety, zwrot za noclegi a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi. Powyższe zasady są zgodne z art.77(5) k.p.

Państwa wątpliwości dotyczą objęcia ww. zwolnieniem, wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwrotu dodatkowych wydatków ponoszonych przez pracowników, związanych z wykorzystaniem przez nich w podróży służbowej prywatnego samochodu, dotyczących opłat za płatne parkingi oraz opłat za autostrady.

Wobec powyższego należy wskazać, że otrzymany przez pracowników zwrot dodatkowych udokumentowanych kosztów – z tytułu opłat za płatne parkingi oraz opłat za autostrady – związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, może zostać objęty zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.). Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Przepis § 2 pkt 2 lit. d) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej odnosi się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, tj. np. do zwrotu kosztów z tytułu opłat za parking lub przejazd autostradą, opłaty za postój w strefie płatnego parkowania itp.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Stosownie zaś do § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Podsumowując, w związku z odbywaniem podróży służbowych zwrot pracownikom dodatkowych udokumentowanych kosztów związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, takich jak: opłaty za płatne parkingi, opłaty za autostrady, stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. W konsekwencji nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom ww. kosztów.

Przy czym kwota zwolnienia z tytułu zwrotu kosztów z tytułu opłat za płatne parkingi oraz opłat za autostrady nie podlega wliczeniu do kwoty zwolnienia limitowanego, dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki).

W odniesieniu do powołanej we wniosku interpretacji indywidualnej informujemy, że została ona wydana w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Wobec powyższego stanowisko Państwa jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Pani sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i musi się Pani zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej krzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).