Temat interpretacji
Obowiązki płatnika w zakresie wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w myśl art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy PIT.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
25 maja 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z wypłatą ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Uzupełnili go Państwo–w odpowiedzi na wezwania Organu – pismami z 20 lipca 2023 r. i 4 sierpnia 2023 r. (data wpływu 9 sierpnia 2023 r.)
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
U Wnioskodawcy został wprowadzony „Regulamin przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla pracowników …. ”. Regulamin określa zasady przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego pracownikom …... , obowiązujące normy ich przydziału, przewidywane okresy użytkowania oraz przypadki w których podlegają zwrotowi, w uzależnieniu od stanowiska, na którym wykonywana jest praca, środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność … . Wydawane są uprawnionym pracownikom nieodpłatnie i winny być użytkowane w miejscu pracy, zgodnie z przeznaczeniem. Przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży roboczej i obuwia dokonuje się zależnie od charakteru wykonywanej pracy. Przydzielane są w ilości i rodzaju uzależnionym od stanowiska, na którym wykonywana jest praca. Konserwacja, naprawa oraz pranie środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej należą do obowiązków pracownika. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej wynika z art. 237 Kodeksu pracy.
Pracodawca wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej raz w miesiącu w ustalonej wysokości, która jest uwzględniona w tabeli załączonej do regulaminu (tabela zawiera nazwę stanowiska, rodzaj odzieży roboczej przysługującej na danym stanowisku oraz wysokość ekwiwalentu za pranie i konserwację danego rodzaju odzieży) (dalej: Ekwiwalent). Kwota wskazana w tabeli stanowi 100% ekwiwalentu. W przypadku, gdy pracownik któremu została przydzielona odzież robocza, niezależnie od przyczyny, przepracował nie więcej niż 10 dni roboczych w miesiącu, ekwiwalent za pranie przysługuje mu w wysokości 50%. W przypadku, gdy pracownik nie przepracował żadnego dnia w miesiącu, ekwiwalent mu nie przysługuje.
Dokumentem stanowiącym podstawę wypłaty pracownikowi ekwiwalentu w związku z praniem odzieży roboczej jest „Regulamin przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla pracowników … ” wydany na podstawie art. 237 Kodeksu Pracy.
Ponadto w celu ustalenia ilości dni roboczych w miesiącu przepracowanych - niezbędnych dla ustalenia czy ekwiwalent przysługuje i w jakiej wysokości, podstawą ustalenia jest ewidencja czasu pracy.
Kryterium przyznania ekwiwalentu jest przepracowana liczba dni roboczych przez pracownika. W przypadku gdy pracownik przepracował więcej niż 10 dni roboczych w miesiącu otrzymuje ekwiwalent w wysokości 100% kwoty ustalonej w załączniku nr 2 do Regulaminu. Gdy przepracował nie więcej niż 10 dni roboczych w miesiącu (bez względu na to, czy jest to 1 czy też 10 dni), ekwiwalent za pranie przysługuje mu w wysokości 50% kwoty ustalonej w załączniku nr 2 do Regulaminu, zaś w przypadku, gdy pracownik nie przepracował żadnego dnia w miesiącu, ekwiwalent mu nie przysługuje. Nie ma znaczenia rodzaj nieobecności pracownika jak np. urlop bezpłatny czy zwolnienie lekarskie. Jedynym kryterium jest ilość faktycznie przepracowanych dni roboczych w miesiącu. Pracodawca, jako płatnik wypłacając kwoty Ekwiwalentu nie pobiera od nich zaliczek na podatek dochodowy.
Pytanie
Czy pracodawca ….. , będący płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych wypłacając pracownikom kwotę ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej ustalonego na podstawie „Regulamin przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dla pracowników …. ” wydanego na podstawie art. 237 Kodeksu Pracy oraz przepracowanych w danym miesiącu dni ustalanych na podstawie ewidencji czasu pracy, powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od wypłacanych kwot ekwiwalentu, jako stanowiących źródło przychodu na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych), czy też nie powinien pobierać zaliczek na podatek dochodowy od ww. kwot albowiem mimo, że stanowią one przychód ze stosunku pracy, to korzystają ze zwolnienia przedmiotowego z podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw?
Państwa stanowisko w sprawie
W przekonaniu Wnioskującego, wypłacane kwoty Ekwiwalentu stanowią przychody w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ale jednocześnie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego opisanego w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, …. nie jest zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych pracownikom ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej.
W związku z powyższym pracodawca nie jest zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych kwot Ekwiwalentu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie
Zgodnie z generalną zasadą powszechności opodatkowania wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Z treści powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika,
z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w ww. ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.
Wyszczególnienia źródeł przychodów osiągniętych przez osoby fizyczne ustawodawca dokonał w art. 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:
Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Należy zauważyć, że użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
O obowiązku poboru podatku przez zakład pracy stanowi art. 32 ust. 1 ww. ustawy, w myśl którego:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są:
Świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465).
Stosownie do postanowień art. 2377 § 1 Kodeksu pracy:
Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ponadto na podstawie art. 2379 § 2 Kodeksu pracy:
Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
W myśl art. 2379 § 3 Kodeksu pracy:
Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Zgodnie z definicją słownikową, ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).
Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy.
Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników – jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie– z wewnętrznego regulaminu.
Mając na uwadze opisany we wniosku stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wypłacany pracownikom, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowić będzie dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy.
W związku z tym na Państwu, jako płatniku od wartości ww. świadczeń nie będzie ciążyć obowiązek pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które przedstawili Państwo i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …. . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).