W zakresie obowiązków płatnika w związku z zapewnieniem samochodu służbowego pracownikowi wykonującemu pracę zdalną.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 czerwca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 czerwca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z zapewnieniem samochodu służbowego pracownikowi wykonującemu pracę zdalną.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie z 13 lipca 2023 r. – pismem z 19 lipca 2023 r. (data wpływu 19 lipca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W marcu 2020 r. na terenie całego kraju wprowadzono stan epidemii spowodowany nagłym wzrostem zachorowań na COVID-19. (…) Zarządzeniem z (…) marca 2020 r. nr (…)/2020 zalecił swoim pracownikom, wykonywanie pracy zdalnej w miejscu zamieszkania. Jednocześnie (…) wydał polecenie pełniącemu obowiązki (…) pozostania w pełnej gotowości i dyspozycyjności. Było to ściśle powiązane ze zgodą na przemieszczanie się ww. pracownika pomiędzy miejscami wykonywania pracy (czyli również w miejscu wykonywania pracy zdalnej) samochodami służbowymi należącymi do Państwa floty. Dyspozycyjność i mobilność p.o. (…) zapewniała jednocześnie sprawną i skuteczną reakcję poprzez wykonywanie wizji terenowych weryfikujących kierowane zgłoszenia interwencyjne do (…). Wyżej wspomniane ustne polecenie służbowe było podyktowane koniecznością realizacji zadań w tych trudnych realiach. (…) jest wydziałem wiodącym dla Państwa instytucji, dlatego osoba zarządzająca, zależnie od okoliczności, winna być w siedzibie (…). Wykonywanie obowiązków służbowych poprzez pracę zdalną i kierowanie pracami (…) (którego specyfika i zakres realizowanych zadań są bardzo obszerne) na odległość, rodziły zagrożenie niezrealizowania określonego planu zadań, który obowiązywał w danym okresie. Stan epidemii spowodował znaczne utrudnienia w wielu gałęziach gospodarki, w tym m.in. w transporcie zbiorowym. (…) uznał za zasadne wydanie wyżej wspomnianego ustnego polecenia służbowego, które z pewnością pozwoliło zminimalizować ryzyko zakażenia COVID-19 p.o. (…) oraz innych jego współpracowników. Należy zauważyć, że podjęta decyzja wydania ustnego polecenia służbowego, co do możliwości przemieszczania się przez ww. pracownika Państwa samochodami służbowymi pomiędzy miejscami wykonywania pracy miała znaczący wpływ na fakt pełnego wykonania Państwa planu pracy, który obowiązywał w danym okresie. Zatem, w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej, pełniący obowiązki (…), wykonując swoje obowiązki służbowe, świadczył pracę także w miejscu swojego zamieszkania.

Nadmienili Państwo, że pojazd służbowy, którym przemieszczał się (…) był wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, a w czasie poza godzinami pracy, w dniach wolnych, podczas urlopu, jak również w czasie nie wykonywania obowiązków służbowych pracownik korzystał ze swojego prywatnego samochodu.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

Interpretacja ma dotyczyć okresu od 16 marca 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

Pracownikowi przebywającemu na pracy zdalnej udostępniono samochód służbowy do realizacji obowiązków pracowniczych w okresie od 16 marca 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

Pytanie

Czy w opisanym przypadku wykorzystania samochodu służbowego w celu przejazdu z miejsca pracy do miejsca zamieszkania, będącego jednocześnie także miejscem pracy ze względu na obowiązek pracy zdalnej, Państwo będący płatnikiem, mają obowiązek zastosowania wobec podatnika, przepisów określonych w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa opinii, wykorzystanie przez (…) samochodu służbowego tylko do celów służbowych, nie stanowiło jego przychodu, w związku z powyższym, nie ciążył na Państwie, jako płatniku obowiązek podatkowy, tj. pobieranie zaliczki na podatek dochodowy oraz przesłaniu informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - PIT-11.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2020 r. jest zasada powszechności opodatkowania.

W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 tej ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 cytowanej ustawy:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jak wynika z treści powołanego art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika jest uznanie, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Tak szeroko zdefiniowane pojęcie przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Jak wynika z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Przedstawili Państwo informacje, z których wynika, że w związku z wprowadzeniem w marcu 2020 r. na terenie całego kraju stanu epidemii spowodowanym nagłym wzrostem zachorowań na COVID-19 zalecili Państwo swoim pracownikom, wykonywanie pracy zdalnej w miejscu zamieszkania. Pracownikowi przebywającemu na pracy zdalnej udostępniono samochód służbowy do realizacji obowiązków pracowniczych w okresie od 16 marca 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

Odnosząc się do ww. świadczenia przyznanego pracownikowi będącemu na pracy zdalnej w czasie trwania pandemii, należy zauważyć, że zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.):

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Jak wynika z art. 3 ust. 3 ww. ustawy:

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Zgodnie z art. 3 ust. 4 ww. ustawy:

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Stosownie do art. 3 ust. 5 cytowanej ustawy:

Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Z powyższych przepisów wynika m.in., że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Przy czym, przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Wskazali Państwo, że w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej, pełniący obowiązki (…), wykonując swoje obowiązki służbowe, świadczył pracę także w miejscu swojego zamieszkania. Ponadto, samochód służbowy, którym przemieszczał się (…) był wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, a w czasie poza godzinami pracy, w dniach wolnych, podczas urlopu, jak również w czasie nie wykonywania obowiązków służbowych pracownik korzystał ze swojego prywatnego samochodu. (…) miał pozostawać w pełnej gotowości i dyspozycyjności. Było to ściśle powiązane ze zgodą na przemieszczanie się ww. pracownika pomiędzy miejscami wykonywania pracy (czyli również w miejscu wykonywania pracy zdalnej) samochodami służbowymi należącymi do Państwa floty. Dyspozycyjność i mobilność (…) zapewniała jednocześnie sprawną i skuteczną reakcję poprzez wykonywanie wizji terenowych weryfikujących kierowane zgłoszenia interwencyjne do (…).

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, możliwość skorzystania z samochodu służbowego w celu przejazdu z miejsca pracy do miejsca zamieszkania, będącego jednocześnie także miejscem pracy ze względu na obowiązek pracy zdalnej do celów służbowych w okresie od 16 marca 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.tj. w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na Państwu, jako płatniku, nie ciążył obowiązek pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa ( t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).