Temat interpretacji

Czy od wypłacanego ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ekwiwalentu pieniężnego za pranie tej odzieży należy potrącić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 maja 2018 r. (data wpływu 8 maja 2018 r.) uzupełnione pismem z dnia 6 czerwca 2018 r. (data nadania 6 czerwca 2018 r., data wpływu 6 czerwca 2018 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie z dnia 30 maja 2018 r. Nr 0114-KDIP3-3.4011.235.2018.1.MP (data nadania 30 maja 2018 r., data doręczenia 30 maja 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 maja 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Z uwagi na braki formalne, pismem z dnia 30 maja 2018 r. Nr 0114-KDIP3-3.4011.235.2018.1.MP (data nadania 30 maja 2018 r., data doręczenia 30 maja 2018 r.) tut. Organ wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku.

Pismem z dnia 6 czerwca 2018 r. (data nadania 6 czerwca 2018 r., data wpływu 6 czerwca 2018 r.) Wnioskodawca uzupełnił powyższe w terminie.

We wniosku i uzupełnieniu przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Pracodawca) zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Pracodawca ma obowiązek dostarczania pracownikom, wykonującym pracę w terenie, odzież i obuwie robocze, ze względu na fakt, że odzież tych pracowników jest narażona na zabrudzenie a nawet zniszczenie. Pracodawca ustalił tabelę przydziału odzieży i obuwia a także okresy używalności: rodzaj odzieży i obuwia, okres używalności, wartość w zł: płaszcz przeciwdeszczowy, 24 miesiące, 100,00; kurtka, 24 miesiące, 140,00; obuwie, 24 miesiące, 160,00. Wartość odzieży i obuwia, z tabeli, została ustalona w oparciu o aktualne rzeczywiste ceny zakupu wyszczególnionych rodzajów odzieży i obuwia roboczego. Zmiana wartości odzieży i obuwia roboczego będzie każdorazowo waloryzowana w przypadku zmiany ich rzeczywistej ceny zakupu. Pracodawca ponadto ustalił stanowiska pracy, na których dopuszcza się używanie przez pracowników za ich zgodą własnej odzieży i obuwia: 1) opiekun, 2) pracownik socjalny (starszy pracownik socjalny, specjalista pracy socjalnej), 3) asystent rodziny. Pracownicy w formie oświadczeń wyrazili zgodę na używanie własnej odzieży. Pracodawca, w formie zarządzenia ustalił, że za używanie własnej odzieży i obuwia pracownikom wypłacany będzie ekwiwalent pieniężny, w wysokości odpowiadającej równowartości odzieży i obuwia roboczego, wyliczonego w tabeli. Naliczenie i wypłata ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia będzie następowało w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku kalendarzowego, z góry, w kwotach cząstkowych proporcjonalnie do okresu użytkowania. Naliczenie i wypłata ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia za rok 2018 nastąpi w terminie do dnia 31 grudnia 2018 r. - wtedy również nastąpi po raz pierwszy naliczenie i wypłata ekwiwalentów na podstawie opisanych zasad. Pracodawca nie zapewnia prania odzieży. Za pranie odzieży roboczej lub używanie własnej odzieży będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny obejmujący koszty energii elektrycznej, zużytej wody, amortyzację sprzętu AGD i koszt proszku do prania. Pracodawca przyjął stałą stawkę za jedno pranie odzieży w kwocie 4,00 zł oraz maksymalną liczbę prań tej odzieży w stosunku rocznym w liczbie 24 prań. Obliczenie kwoty przysługującego ekwiwalentu ustala się według następującego wzoru: (stawka za pranie * liczba prań w roku * liczba m-cy faktycznie przepracowanych) : 12 miesiąc faktycznie przepracowany - miesiąc w którym pracownik przepracował więcej niż 10 dni roboczych. Obliczania ekwiwalentów oraz prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji wypłat ekwiwalentów pieniężnych będzie dokonywał główny księgowy, na podstawie uprzednio złożonych przez pracowników oświadczeń o liczbie wykonanych prań w danym roku i liczbie miesięcy faktycznie przepracowanych. Naliczenie i wypłata ekwiwalentu za pranie następowała będzie w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku kalendarzowego. Po raz pierwszy naliczenie i wypłata ekwiwalentu nastąpi do dnia 31 grudnia 2018 r. Pracownicy objęci zapytaniem są zatrudnieni na umowę o pracę na czas nieokreślony.

Wnioskodawca wskazał, że ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za pranie tej odzieży przysługuje na podstawie Regulaminu organizacyjnego obowiązującego w zakładzie pracy, wprowadzonego zarządzeniem kierownika. Ekwiwalenty, które będą przez Wnioskodawcę wypłacane wynikają z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, tj. art. 237⁷ Kodeksu pracy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy od wypłacanego ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ekwiwalentu pieniężnego za pranie tej odzieży należy potrącić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, od wypłaconych ekwiwalentów pieniężnych za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ekwiwalentu pieniężnego za pranie tej odzieży nie należy potrącać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, ponieważ wypłacone ekwiwalenty są przychodem pracownika, lecz niepodlegającym opodatkowaniu - zwolnionym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie obowiązuje, gdyż wypłacane ekwiwalenty wynikają z odrębnych przepisów wykonawczych tj. Regulaminu pracy, wydanego na podstawie art. 237⁷ Kodeksu pracy. Praca w terenie stwarza realne zagrożenie zabrudzenia, a nawet zniszczenia odzieży i obuwia. Pracownicy wyrażają zgodę na używania własnej odzieży i obuwia i z tego tytułem należy im wypłacić ekwiwalent. Obecnie Wnioskodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży, nie ma też podpisanej umowy z żadną pralnią, dlatego za pranie odzieży będzie przysługiwał ekwiwalent.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z treści art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej zakładami pracy, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z opisanego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca (dalej: Pracodawca) zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Pracodawca ma obowiązek dostarczania pracownikom, wykonującym pracę w terenie, odzież i obuwie robocze, ze względu na fakt, że odzież tych pracowników jest narażona na zabrudzenie a nawet zniszczenie. Pracodawca ustalił tabelę przydziału odzieży i obuwia a także okresy używalności i wartość w zł. Wartość odzieży i obuwia, z tabeli, została ustalona w oparciu o aktualne rzeczywiste ceny zakupu wyszczególnionych rodzajów odzieży i obuwia roboczego. Pracodawca ponadto ustalił stanowiska pracy, na których dopuszcza się używanie przez pracowników za ich zgodą własnej odzieży i obuwia: 1) opiekun, 2) pracownik socjalny (starszy pracownik socjalny, specjalista pracy socjalnej), 3) asystent rodziny. Pracownicy w formie oświadczeń wyrazili zgodę na używanie własnej odzieży. Pracodawca, w formie zarządzenia ustalił, że za używanie własnej odzieży i obuwia pracownikom wypłacany będzie ekwiwalent pieniężny, w wysokości odpowiadającej równowartości odzieży i obuwia roboczego, wyliczonego w tabeli. Ponadto Pracodawca nie zapewnia prania odzieży. Za pranie odzieży roboczej lub używanie własnej odzieży będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny obejmujący koszty energii elektrycznej, zużytej wody, amortyzację sprzętu AGD i koszt proszku do prania. Wnioskodawca wskazał, że ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za pranie tej odzieży przysługuje na podstawie Regulaminu organizacyjnego obowiązującego w zakładzie pracy, wprowadzonego zarządzeniem kierownika. Ekwiwalenty, które będą przez Wnioskodawcę wypłacane wynikają z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, tj. art. 237⁷ Kodeksu pracy.

Zatem wypłacane pracownikom ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników własnej odzieży oraz obuwia roboczego oraz pranie odzieży roboczej stanowić będą przychód pracowników ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje Dział X Bezpieczeństwo i higiena pracy, Rozdział IX Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917).

Stosownie do postanowień art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jednocześnie art. 237⁷ § 2 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 237⁷ § 4 Kodeksu pracy).

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy).

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy.

Jeżeli jednak pracodawca dopuszcza używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia oraz nie może zapewnić prania odzieży roboczej, przez co czynności te zostają powierzone pracownikowi za jego zgodą, wówczas zobowiązany jest do wypłaty stosownych ekwiwalentów pieniężnych. Za używanie własnej odzieży i obuwia pracownicy mają prawo otrzymać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, natomiast za pranie odzieży roboczej w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników i wynikać - jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie z wewnętrznego zarządzenia (na podstawie uśrednionych cen rynkowych).

W konsekwencji stwierdzić należy, że wypłacane pracownikom, o których mowa we wniosku kwoty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz pranie odzieży roboczej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym Wnioskodawca jako płatnik od wartości ww. świadczeń nie będzie zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe postępowanie jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej