Temat interpretacji
Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów diet wypłacanych z tytułu podróży służbowych poza siedzibą firmy i ryczałtów za nocleg pracowników - kierowców?
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana przedstawione we wniosku z dnia 18 września 2008 r. (data wpływu 22 września 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych właściciela i pracowników firmy transportowej - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 22 września 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych właściciela i pracowników firmy transportowej.
W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.
Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług towarowego transportu drogowego. Usługi przewozu świadczone są zarówno w kraju jak i poza granicami kraju. Posiada licencje pozwalające na wykonywanie takiej działalności. W celu realizacji zleceń przewozu towarów zatrudnia kierowców samochodów ciężarowych na podstawie umowy o pracę oraz świadczy usługi przewozu osobiście. W umowie o pracę z poszczególnymi kierowcami istnieje zapis, że miejscem ich pracy jest miejscowość będąca siedzibą firmy. Wykonywanie przez kierowców i przez Wnioskodawcę osobiście obowiązków polegających na przewozie towarów powoduje konieczność wyjazdów poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy (przewozy towarów odbywają się na terenie całej Polski jak również wielu krajów Europy). Kierowcy nie mają zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, ani noclegów w trakcie wykonywania przewozów towarów. Wnioskodawca wypłaca więc kierowcom diety i ryczałty za nocleg. Wypłata diet przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Wysokość diet i ryczałtów za nocleg nie przekracza kwot określonych w dwóch rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1991 ze zm.).
W związku z powyższym zadano następujące pytanie.
Czy podatnikowi prowadzącemu działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych i świadczącemu te usługi przysługuje dieta, którą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów oraz czy dieta wypłacana z tytułu podróży służbowej poza siedzibą firmy i ryczałt za nocleg pracowników - kierowców stanowią koszty uzyskania przychodów...
Zdaniem Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wartość diet i ryczałtów za nocleg z tytułu podróży służbowych pracowników wykonujących usługi transportowe na wyjazdach poza miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę. Do kosztów uzyskania przychodu można również zaliczyć diety właściciela firmy wykonującego usługi przewozu towarów poza siedzibą firmy. Dotyczy to wyjazdów tak krajowych jak i zagranicznych. Istotne znaczenie mają tu bowiem nie tylko regulacje przyjęte w ustawie podatkowej lecz również przepisy Kodeksu pracy, a także orzecznictwo Sądu Najwyższego i Naczelnego Sądu Administracyjnego. Zgodnie z regułą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia podróż służbowa pracownika należy kierować się treścią art. 77 par. 1 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974, który stanowi iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. (...) Czas pracy kierowcy pojazdu ciężarowego przeznaczony na wykonywanie w terminie i państwie określonym przez pracodawcę zadań wymagających ponoszenia przez pracownika dodatkowych kosztów (wyżywienia lub noclegów) z natury kwalifikuje się jako odbywanie pracowniczych zagranicznych podróży służbowych (...). Takie stanowisko wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 stycznia 2004 r. sygn. akt I PK 298/03 i Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 15 września 2005 r. sygn. akt FSK 2175/04
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek pozostaje w związku przyczynowo- skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy, a ponadto być właściwie udokumentowany.
Spełnienie tych przesłanek będzie zatem determinowało również możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych zarówno Wnioskodawcy jak i jego pracowników-kierowców.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy podatkowe, należy stwierdzić, iż wydatki związane z podróżami odbywanymi przez pracowników przy spełnieniu przesłanek art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Jednocześnie art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Z przepisu tego wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych.
Podstawą zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w wysokości określonej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest wykonywanie przez te osoby zadań związanych z prowadzoną działalnością poza siedzibą tj. poza miejscem wykonywania działalności, wynikającym np. z wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Bez znaczenia jest natomiast zakres wykonywanych zadań odbywającego podróż.
Okoliczność iż podróże stanowią istotę prowadzonej działalności gospodarczej nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, tak na obszarze kraju, jak i poza granicami kraju.
Reasumując, w świetle wyżej przytoczonych przepisów w przedstawionym stanie faktycznym do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczone diety przysługujące pracownikom kierowcom jak i Wnioskodawcy. Stanowią również koszty uzyskania przychodów ryczałty za noclegi wypłacane pracownikom.
Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie podróż służbowa pracownika należy do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygniecie kwestii dotyczącej obowiązku czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i należności za czas pracy nie leży w kompetencji organów podatkowych.
Na mocy ustawy z dnia 10 lipca 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 141, poz. 888), która zmieniała treść art. 14f § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa od dnia 20 września 2008r, wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej podlega opłacie w wysokości 40 zł. Oznacza to, że wszystkie wnioski, które wpływają do organów od wymienionej daty podlegają opłacie w wysokości 40 zł. Z uwagi na fakt, iż Strona opłaciła wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w kwocie 75 zł w dniu 30,092008r, różnica w kwocie 35 zł zostanie zwrócona zgodnie z 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno - prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783), na wskazany przez Stronę nr rachunku bankowego.
Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.
Referencje
FSK 2175/04, wyrok zwykłego składu NSA
Wniosek ORD-IN
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie