Temat interpretacji

Czy kwoty wypłacane pracownikom tytułem zwrotu kosztów prania ubrań w trakcie podróży służbowej stanowią kwoty wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 4 lutego 2011 r. (data wpływu 25 lutego 2011 r.), uzupełnionym w dniu 25 maja 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia przedmiotowego jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25 lutego 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia przedmiotowego.

Z uwagi na fakt, iż wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, pismem z dnia 11 maja 2011 r. nr ILPB1/415-240/11-2/AP wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

W dniu 25 maja 2011 r. do tut. Organu wpłynęła odpowiedź na ww. wezwanie, w której Zainteresowany uzupełnił ww. wniosek.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność usługową w zakresie oprogramowania i doradztwa w dziedzinie informatyki. W ramach prowadzonej działalności Spółka świadczy usługi dla podmiotów krajowych i zagranicznych W związku z tym pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe (głównie zagraniczne). Zgodnie z umowami o pracę, podpisanymi z pracownikami, stałym miejscem świadczenia pracy pracowników Spółki jest określona miejscowość lub obszar na terenie Polski. Okres przebywania pracowników poza stałym miejscem świadczenia pracy waha się od kilku dni do kilkunastu tygodni (a nawet kilku miesięcy).

Zgodne z obowiązującym w Spółce regulaminem dotyczącym podróży służbowych, w trakcie wyjazdów służbowych Spółka zapewnia pracownikom przejazdy do i z miejsca delegacji, zakwaterowanie, wypłaca diety z tytułu podróży służbowych, dokonuje zwrotu wydatków związanych z transportem.

Ponadto, w myśl przedmiotowego regulaminu, pracownicy uprawnieni są do zwrotu wydatków na pralnię w przypadku, gdy podróż obejmuje więcej niż 4 noce lub gdy czas trwania podróży został niespodziewanie przedłużony. Zwrot poniesionych przez pracowników wydatków dokonywany jest na podstawie przedstawionych rachunków (dokumentów potwierdzających ich poniesienie) lub w przypadku ich braku (sytuacje wyjątkowe) na podstawie oświadczenia pracownika składanego pracodawcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka jest obowiązana, jako płatnik podatku, stosownie do art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy z uwzględnieniem kwot wypłacanych pracownikom tytułem zwrotu kosztów prania ubrań w trakcie podróży służbowej, czy też kwoty te stanowią kwoty wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...

Zdaniem Wnioskodawcy, nie jest On obowiązany do obliczenia i pobrania zaliczek na podatek dochodowy, w myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z uwzględnieniem kwot wypłacanych pracownikom, zgodnie z regulaminem pracy, tytułem zwrotu kosztów pralni poniesionych przez tych pracowników w czasie podróży służbowych. W ocenie Spółki, kwoty te są bowiem, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kwotami wolnymi od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie ze wskazanym powyżej przepisem wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (oraz w określonych warunkach osoby niebędącej pracownikiem) do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przepisy wykonawcze, do których odnosi się art. 21 ust 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zgodnie z odpowiednio § 2 i § 3 tychże rozporządzeń, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie / miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety,
• zwrot kosztów:
  1. przejazdów i dojazdów,
  2. noclegów.
  3. innych (udokumentowanych) wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wskazując na kategorie wydatków, które podlegają zwrotowi (odpowiednio § 2 i § 3) Minister Pracy i Polityki Społecznej zawarł we wskazanych powyżej rozporządzeniach szczegółowe regulacje dotyczące jedynie diet oraz kosztów noclegów i transportu, ustalając limity kwot, które podlegają zwrotowi.

Natomiast w przypadku innych (udokumentowanych) wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb rozporządzenia nie zawierają szczegółowych regulacji: nie określają ani rodzaju wydatków, które mogą / powinny zostać uznane za podlegające zwrotowi, ani limitu tychże wydatków. Należy zatem rozumieć, że w przypadku tej kategorii wydatków nie zostały ustanowione ograniczenia co do rodzaju (przesłanką uznania zasadności zwrotów kosztów takich wydatków jest uzasadniona potrzeba pracodawcy) i kwoty.

W uzupełnieniu wniosku Zainteresowany wskazał, iż biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Spółki, ww. rozporządzenia dopuszczają zwrot wszelkich uzasadnionych wydatków, w tym także kosztów pralni, które są wydatkami racjonalnie uzasadnionymi i związanymi z odbywaną przez pracownika podróżą służbową. Konsekwentnie w przypadku, gdy pracodawca zwraca pracownikowi poniesione przez pracownika koszty, zaliczane do kategorii innych (udokumentowanych) wydatków zgodnie z odpowiednio § 2 i § 3 wskazanych rozporządzeń, kwoty dokonanego zwrotu wydatków, w tym koszty pralni, będą, w świetle art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych po stronie pracownika, a co za tym idzie Spółka nie powinna uwzględniać tych kwot przy obliczaniu i pobieraniu zaliczek na podatek dochodowy w myśl art. 31 ww. ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Należy wskazać, że w myśl art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej zakładami pracy, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zgodnie z przepisem § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zgodnie z przepisem § 2 powyższego rozporządzenia, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów i dojazdów,
   2. noclegów,
   3. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższe przepisy nie zawierają wykazu innych udokumentowanych wydatków ani innych wydatków, nie ograniczają również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W myśl § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz w myśl § 13 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe (głównie zagraniczne). Zgodne z obowiązującym w Spółce regulaminem dotyczącym podróży służbowych, pracownicy uprawnieni są do zwrotu wydatków na pralnię w przypadku, gdy podróż obejmuje więcej niż 4 noce lub gdy czas trwania podróży został niespodziewanie przedłużony. Zwrot poniesionych przez pracowników wydatków dokonywany jest na podstawie przedstawionych rachunków (dokumentów potwierdzających ich poniesienie) lub w przypadku ich braku (sytuacje wyjątkowe) na podstawie oświadczenia pracownika składanego pracodawcy.

Reasumując, kwoty wypłacane pracownikom Wnioskodawcy tytułem zwrotu kosztów prania ubrań w trakcie podróży służbowej (właściwie udokumentowane), będące innymi udokumentowanymi wydatkami oraz innymi wydatkami określonymi przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy, zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, na Wnioskodawcy nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika, tj. Zainteresowany nie jest zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu