Temat interpretacji

przekazanie przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 8 grudnia 2015 r. (data wpływu 17 grudnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 grudnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Spółka) prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której zatrudnia dużą liczbę pracowników, głównie na podstawie umowy o pracę, a w wyjątkowych przypadkach na podstawie umowy zlecenia (dalej: Pracownicy). Zgodnie z przepisami ustawy o pdof Spółka sporządza i przekazuje Pracownikom oraz urzędom skarbowym właściwym dla Pracowników imienne informacje o wysokości dochodu na formularzu PIT-11 (dalej: PIT-11) bądź roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika na formularzu PIT-40 (dalej: PIT-40). Obecnie Spółka rozważa sporządzanie PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej, podpisanych bezpiecznym podpisem elektronicznym i wysyłanie ich Pracownikom za pośrednictwem poczty elektronicznej. PIT-11 i PIT-40 przesyłane byłyby w tej formie tylko Pracownikom, którzy wyrażą takie życzenie na złożonym Spółce w formie pisemnej oświadczeniu (dalej: Oświadczenie). W Oświadczeniu tym Pracownik podawałby prywatny bądź służbowy adres mailowy, na który miałyby być przesłane PIT-11 bądź PIT-40 oraz zobowiązałby się do odbioru (odczytania e-maila z załączonym PIT-11 bądź PIT-40) najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, którego te dokumenty dotyczą, pod warunkiem, że Spółka prześle Pracownikowi ww. e-maila najpóźniej na 14 dni przed upływem tego terminu.

Przekazane Pracownikom PIT-11 i PIT-40 byłyby:

1. sporządzone wg odpowiedniego wzoru określonego stosownymi przepisami wydanymi przez Ministra Finansów, w formacie pliku PDF;
2. opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2013r., poz. 262) przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobierania podatku;
3. przesłane Pracownikom pocztą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Pracownika w Oświadczeniu, najpóźniej do 14 lutego roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczą.

Spółka archiwizowałaby PIT-11 i PIT-40 wraz z e-mailami potwierdzającym wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej. Spółka nie otrzymywałaby informacji zwrotnej o otrzymaniu e-maila z załączonym PIT-11 lub PIT-40 przez Pracownika, z wyjątkiem sytuacji, w której dostarczenie e-maila na podany przez Pracownika adres poczty elektronicznej okazałoby się niemożliwe. W przypadku otrzymania przez Spółkę komunikatu o niemożliwości dostarczenia e-maila na dany adres mailowy Spółka dostarczyłaby Pracownikowi PIT-11 lub PIT-40 w sposób tradycyjny, tj. wysłałaby pocztą bądź doręczyła do rąk własnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wystawiając PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej i wysyłając je Pracownikom pocztą elektroniczną w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Spółka dochowa obowiązków, o których mowa w art. 39 ust. 1, art. 42 ust 2 i art. 37 ust. 3 ustawy o pdof...

Zdaniem Wnioskodawcy,

Wystawiając PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej i wysyłając je Pracownikom pocztą elektroniczną w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Spółka dochowa obowiązków, o których mowa w art. 39 ust 1, art. 42 ust. 2 i art. 37 ust. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. W odniesieniu do przychodów ze stosunku pracy płatnikami, zgodnie z art. 31 ustawy o pdof są m.in. osoby prawne będące zakładami pracy. Z kolei, na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o pdof, w odniesieniu do świadczeń z tytułu przychodów z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1 (a zatem również z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia) płatnikami są m.in. osoby prawne, które dokonują tych świadczeń.

Stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o pdof, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Zgodnie, z art. 42 ust. 2 ustawy o pdof, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w ust. 1 (tj. płatnicy, o których mowa w art. 41), są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1. w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania - imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
2. w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Na podstawie art. 37 ust. 3 ustawy o pdof roczne obliczenie podatku płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, i w tym samym terminie przesyłają podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy; którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Z powyższych przepisów wynika obowiązek płatników do przesyłania podatnikom imiennych informacji o wysokości F dochodu (PIT-11), bądź rocznego obliczenia podatku (PIT-40) w określonym terminie. Przepisy ustawy o pdof ani żadne inne przepisy prawa podatkowego nie określają natomiast w jaki sposób PIT-11 czy PIT-40 powinny zostać przesłane do podatnika, aby obowiązki przewidziane w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 i art. 37 ust. 3 ustawy o pdof zostały uznane za spełnione. Z tych względów należy uznać, że ustawodawca, inaczej niż w przypadku przesyłania tych dokumentów do urzędów skarbowych, nie narzucił żadnej szczególnej formy ich przekazywania podatnikom. W praktyce oznacza to, że przesłanie podatnikom PIT-11 czy PIT-40 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie ich doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W szczególności, dopuszczalne jest przesyłanie PIT-11 i PIT-40 w formie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym na adres mailowy podatnika wskazanego w tym celu przez samego podatnika. Dopuszczalność udostępniania tych dokumentów podatnikowi w formie elektronicznej potwierdzają również zgodnie organy podatkowe, np.

• Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 7 maja 2014 r. (Nr IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU),
• Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2015 r. (Nr IPPB2/4511-11/15-4/MK) czy z dnia 13 stycznia 2012 r. (Nr IPPB4/415-791/11-3/MP),
• Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 11 lutego 2015 r. (Nr IBPBII/1/415-951/14/ MK),
• Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 5 czerwca 2012 r, (Nr ILPB1/415-268/12-2/AMN).

Jednocześnie, należy zauważyć, że art. 39 ust. 1, art, 42 ust 2 oraz art. 37 ust. 3 ustawy o pdof przewidują obowiązek przesłania odpowiednio PIT-11 i PIT-40 podatnikowi. Jak już wcześniej Spółka wskazała, przepisy te ani żadne inne przepisy prawa podatkowego nie określają natomiast w jaki sposób te dokumenty powinny zostać przesłane do podatnika.

Znaczenie tych przepisów należy odczytywać w pierwszej kolejności z wykorzystaniem wykładni językowej, która na gruncie prawa podatkowego ma pierwszeństwo przed innymi metodami interpretacji prawa, co podkreślały niejednokrotnie sądy administracyjne, np. Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z dnia 14 marca 2011 r. (sygn. IIFPS 8/10), z dnia 22 czerwca 2011 r. (sygn. akt IGPS 1/11) czy z dnia 17 stycznia 2011 r. (sygn. II FPS 2/10). Z literalnego brzmienia ww. przepisów posługujących się pojęciem przesłanie nie można wyciągać wniosku o istnieniu obowiązku uzyskania przez płatnika potwierdzenia otrzymania przez podatnika PIT-11 czy PIT-40. Podobnie uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 25 sierpnia 2015 r. (sygn. I SA/Bd 505/15), zapadłym w odniesieniu do stanu faktycznego analogicznego do zdarzenia przyszłego będącego przedmiotem niniejszego wniosku. Sąd ten stwierdził, że (...) tu ustawodawca posługuje się jedynie pojęciem przesłania bez dalszego uściślenia co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres. Potocznie rzecz pojmując, z pewnością nie musi ono oznaczać nałożenie obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia.

Należy mieć też na uwadze jedną z podstawowych zasad konstytucyjnych, zgodnie z którą obowiązek ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych jest ograniczony nakazem absolutnej wyłączności ustawy (art. 84 i art. 217 Konstytucji RP) i nie jest dopuszczalne wymaganie od podatnika ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, które nie wynikają wprost z wypowiedzi ustawodawcy, lecz zostały ukształtowane przez organy stosujące prawo na skutek zastosowania rozszerzającej wykładni pozajęzykowej. W procesie wykładni prawa należy wziąć także pod uwagę zasadę zaufania obywatela do państwa i stanowionego przez nie prawa, stanowiącego element demokratycznego państwa prawnego (art. 2 Konstytucji RP), która wielokrotnie była rozważana przez Trybunał Konstytucyjny, np. w uchwale z dnia 8 marca 1995 r. (sygn. W 13/94), w wyrokach z dnia 11 stycznia 2000 r. (sygn. K 7/99), z dnia 21 marca 2001 r. (sygn. K 24/00), z dnia 30 października 2001 r. (sygn. K 33/00), z dnia 9 kwietnia 2002 r. (sygn. K 21/01), z dnia 24 lutego 2003 r. (sygn. K 28/02) czy z dnia 21 lutego 2006 r. (sygn. K 1/05).

Trybunał Konstytucyjny konsekwentnie prezentuje stanowisko, że z wyrażonej w art. 2 Konstytucji zasady państwa prawnego wynika nakaz przestrzegania przez ustawodawcę zasad poprawnej legislacji. Nakaz ten jest funkcjonalnie związany z zasadami pewności i bezpieczeństwa prawnego oraz ochrony zaufania do państwa i stanowionego przez nie prawa. Zasady te nakazują, aby przepisy prawa były formułowane w sposób precyzyjny i jasny oraz poprawny pod względem językowym. Warunek jasności oznacza obowiązek tworzenia przepisów klarownych i zrozumiałych dla ich adresatów, którzy od racjonalnego ustawodawcy mogą oczekiwać stanowienia norm prawnych niebudzących wątpliwości co do treści nakładanych obowiązków i przyznawanych praw. Związana z jasnością precyzja przepisu winna przejawiać się w konkretności nakładanych obowiązków i przyznawanych praw, tak by ich treść była oczywista i pozwalała na ich wyegzekwowanie. Z zasady określoności wynika, że każdy przepis prawny powinien być skonstruowany poprawnie z punktu widzenia językowego i logicznego - dopiero spełnienie tego warunku podstawowego pozwala na jego ocenę w aspekcie pozostałych kryteriów.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że w przypadku zamierzenia nałożenia na płatnika obowiązku pozyskiwania dowodów doręczenia podatnikowi PIT-11 i PIT-40, racjonalny ustawodawca zamieściłby w przepisach podatkowych odpowiednie precyzyjne zapisy, które jasno określają taki obowiązek. Należy zaznaczyć, że w przypadkach, w których zamiarem ustawodawcy było wprowadzenie wymogu uzyskania potwierdzenia odbioru określonych dokumentów, zostało to wprost napisane w przepisach. Dla przykładu można podać art. 152 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.), który przewiduje wyraźnie obowiązek potwierdzenia odbioru pisma dla skuteczności jego doręczenia przez organy podatkowe w postępowaniu podatkowym czy art. 29a ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), który przewiduje wprost wymóg uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi. W przypadku art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 oraz art. 37 ust. 3 ustawy o pdof ustawodawca jednak nie wprowadził podobnych zapisów, ograniczając się do nałożenia obowiązku przesłania dokumentów. Oznacza to, że nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzeń odbioru PIT-11 i PIT-40 od ich adresatów. W konsekwencji, wymaganie od płatnika zdobywania potwierdzeń odbioru mimo braku jasnego i konkretnego określenia takiego obowiązku w przepisach godziłoby w podstawowe zasady konstytucyjne oraz naruszałoby podstawowe zasady wykładni prawa podatkowego.

Takie wnioski płyną również z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 25 sierpnia 2015 r. (sygn. I SA/Bd 505/15) wydanym w odniesieniu do stanu faktycznego analogicznego do zdarzenia przyszłego będącego przedmiotem niniejszego wniosku.

W obliczu powyższego, należy stwierdzić, że w sytuacji przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, obowiązki płatnika, o których mowa w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 i art. 37 ust. 3 ustawy o pdof (tj. przesłania podatnikowi PIT-11 czy PIT-40) zostałyby przez Spółkę dochowane. Dokumenty te wygenerowane byłyby w formie dopuszczalnej prawnie (tj. w formie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, sporządzonego wg odpowiedniego wzoru określonego stosownymi przepisami wydanymi przez Ministra Finansów) i przesłane w sposób dopuszczalny prawnie (za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, na adres mailowy podatnika).

Planowany sposób przesyłania PIT-11 i PIT-40 byłby znany samym adresatom i przez nich akceptowany- wykorzystywany byłby na życzenie Pracownika wyrażone w pisemnym Oświadczeniu. Jednocześnie e-mail z załączonym PIT-11 lub PIT-40 byłby przesłany Pracownikowi z odpowiednim wyprzedzeniem pozwalającym mu na zapoznanie się z treścią PIT-11 lub PIT-40 przed upływem ustawowego terminu na ich przesłanie podatnikowi. Dzięki archiwizacji wysłanych do Pracowników e-maili z załączonymi PIT-11 i PIT-40 Spółka posiadałaby dowód przesłania Pracownikom tych dokumentów, a więc wykonania ustawowych obowiązków płatnika w tym zakresie. Jednocześnie, planowana procedura awaryjna przesyłania PIT-11 i PIT-40 w tradycyjny sposób na wypadek otrzymania komunikatu o braku możliwości dostarczenia Pracownikowi e-maila z załączonym PIT-11 lub PIT-40 zagwarantowałaby, że obowiązek przesłania Pracownikom PIT-11 lub PIT-40 byłby zawsze spełniony.

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jednocześnie tutejszy organ informuje, że przywołane przez Wnioskodawcę rozstrzygnięcia organu podatkowego dotyczą konkretnych spraw podatnika osądzonych w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcie w nich zawarte jest wiążące.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2012 r., Nr 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie