Temat interpretacji

Płatnik zwrócił się z prośbą o udzielenie informacji dotyczącej zakresu zastosowania art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wątpliwości płatnika dotyczyły następującego zagadnienia:

czy przy zachowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych pokrywanych przez pracodawcę jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a/ ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolne od tego podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących, pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W myśl § 5 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem nie będącym własnością pracodawcy.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż wskazana w pkt 1/4/ cytowanego przepisu.

W przypadku podróży służbowej, przebieg pojazdu, powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Do prowadzenia ewidencji pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Jednocześnie Dyrektor Izby Skarbowej zauważa, że powołane przepisy mają zastosowanie do zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej.

"Podróżą służbową" zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy jest wykonanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Natomiast kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy zarówno w jazdach lokalnych - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości przekraczającej stawki za 1 km przebiegu pojazdu jak i w jazdach zamiejscowych o ile nie są podróżami służbowymi - w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271)

stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu tym podatkiem.