Temat interpretacji

Wydatki na wynajem mieszkania w innym mieście niż siedziba działalności podatnika.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 lipca 2019 r. (data wpływu 22 lipca 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 lipca 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Siedzibą firmy jest miasto X. Zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością podatnik ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W 2018 roku Wnioskodawca podpisał bardzo korzystną finansowo umowę na świadczenie usług z kontrahentem z Y. Kontrahent ten podpisał również umowy, w takim samym zakresie jak z Wnioskodawcą z innymi osobami prowadzącymi działalność gospodarczą w różnych punktach Polski. Kontrahent z Y otworzył biuro zapewniając wszystkim osobom miejsce pracy w Z. Dla zapewnienia wysokiej efektywności pracy konieczna jest współpraca nad danym projektem (tu oprogramowaniem) w jednym miejscu i w bezpośrednim kontakcie ze wszystkimi Zleceniobiorcami kontrahenta z Y. Nie byłaby tu możliwa i racjonalna praca zdalna. W związku z tym faktem Wnioskodawca został zmuszony wynająć mieszkanie w okolicach biura kontrahenta. Rozwiązanie to pozwoliło przede wszystkim na świadczenie usług na rzecz zagranicznego kontrahenta. Codzienne dojazdy do ww. biura są niemożliwe, a na pewno nie racjonalne ekonomicznie, ponieważ znajduje się ono w odległości 430 km od siedziby firmy. Znów kierując się przesłankami ekonomicznymi Wnioskodawca wynajął mieszkanie w A, gdyż to również okazało się tańszym rozwiązaniem niż wynajmowanie mieszkania w Z. Z wynajmującym Wnioskodawca zawarł na piśmie umowę najmu, oczywiście podpisaną przez obie strony.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca może zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu wydatki na wynajem mieszkania w A oraz koszty eksploatacji tego mieszkania, udokumentowany dowodem wewnętrznym wraz z załącznikiem w postaci potwierdzenia zapłaty za najem i pozostałych opłat z tytułu najmu zgodnie z zawartą umową najmu?

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki poniesione na wynajem mieszkania w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i siedziba firmy będą stanowiły podatkowy koszt uzyskania przychodu poniesiony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. W przypadku Wnioskodawcy najem jest potwierdzony pisemną umową najmu, a opłaty za najem i koszty eksploatacji są udokumentowane przelewem na rachunek bankowy Wynajmującego. Wydatek ten nie jest wymieniony w art. 23 ww. ustawy, a tryb pracy Wnioskodawcy uzależniony jest od osób, z którymi współpracuje oraz lokalizacja biura obecnego Zleceniodawcy w pełni uzasadnia wynajem. Koszt ten jest racjonalnie uzasadniony, ponieważ wynajem umożliwi świadczenie usług na rzecz kontrahenta. Poniesiony koszt ma związek przyczynowo-skutkowy z osiąganym przychodem.

Umowa najmu została zawarta z osobą fizyczną, w związku z czym Wnioskodawca nie dysponuje rachunkiem czy fakturą, stąd w takiej sytuacji dowód wewnętrzny stanowiłby podstawę zapisu w księdze przychodów i rozchodów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Obecnie koszty te nie zostały zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu. Po wydaniu interpretacji indywidualnej i ewentualnym potwierdzeniu stanowiska Wnioskodawcy w wyżej wymienionej sprawie zamierza on ująć koszty najmu i opłat eksploatacyjnych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w 2018 roku oraz dokonać korekty zeznania rocznego PIT-36L za 2018 rok.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 2032, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W powołanym przepisie ustawodawca nie wskazuje enumeratywnie, jakie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona została od istnienia związku przyczynowego, tzn. poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, bądź funkcjonowanie tego źródła. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Innymi słowy, podstawową cechą kosztu podatkowego jest związek tego kosztu z przychodem (ewentualnie z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów). Istotne znaczenie ma również cel, w jakim został poniesiony.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki:

• zostały faktycznie poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, tzn. pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami,
• nie zostały wymienione w art. 23 ustawy, zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów,
• są odpowiednio udokumentowane.

Jednocześnie należy wskazać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodu, nie stwarza domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostają z mocy samego prawa uznane za koszty podlegające odliczeniu. Innymi słowy, poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23, nie oznacza, że wydatek taki automatycznie będzie uznany za koszt uzyskania przychodów. Podatnik ma bowiem możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów pod warunkiem, że mają one związek z przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej, a ich poniesienie ma, bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, czy też zachowanie albo zabezpieczenie źródła tego przychodu.

W przypadku źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów oparta jest więc na swoistej klauzuli generalnej, zgodnie z którą podatnik ma możliwość odliczania wszelkich kosztów, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, bądź zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków, należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

Ponadto, za koszt uzyskania przychodu można uznać taki wydatek, który został poniesiony przez podatnika w sposób rzeczywisty (definitywny). Wydatek musi zostać faktycznie poniesiony w sensie realnym, tzn. musi nastąpić uszczuplenie zasobów finansowych podatnika. Jednocześnie jednak zwrócić należy także uwagę na konieczność właściwego udokumentowania poniesionych wydatków. Tylko bowiem wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym, sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych przez podatnika ksiąg podatkowych.

Dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, koszty podatkowe można podzielić na:

• bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),
• inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Do kosztów pośrednich zalicza się wydatki, które nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przychodach, a więc takie, którym nie można przypisać konkretnego przychodu, jakkolwiek ich ponoszenie warunkuje ich uzyskanie, np. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, świadczenia na rzecz pracowników. Tego rodzaju koszty, chociaż niewątpliwie związane są z osiąganymi przychodami, nie pozostają w uchwytnym związku z konkretnymi przychodami. Tym samym, nie jest możliwe ustalenie, w którym okresie bądź roku podatkowym wystąpi przychód uzasadniający potrącenie takich kosztów.

Z przestawionego opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Siedzibą firmy jest miasto X. Zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością podatnik ewidencjonuję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W 2018 roku Wnioskodawca podpisał bardzo korzystną finansowo umowę na świadczenie usług z kontrahentem z Y. Kontrahent ten podpisał również umowy, w takim samym zakresie jak z Wnioskodawcą z innymi osobami prowadzącymi działalność gospodarczą w różnych punktach Polski. Kontrahent z Y otworzył biuro zapewniając wszystkim osobom miejsce pracy w Z. Dla zapewnienia wysokiej efektywności pracy konieczna jest współpraca nad danym projektem (tu oprogramowaniem) w jednym miejscu i w bezpośrednim kontakcie ze wszystkimi Zleceniobiorcami kontrahenta z Y. Nie byłaby tu możliwa i racjonalna praca zdalna. W związku z tym faktem Wnioskodawca został zmuszony wynająć mieszkanie w okolicach biura kontrahenta. Rozwiązanie to pozwoliło przede wszystkim na świadczenie usług na rzecz zagranicznego kontrahenta. Codzienne dojazdy do ww. biura są niemożliwe, a na pewno nie racjonalne ekonomicznie, ponieważ znajduje się ono w odległości 430 km od siedziby firmy. Znów kierując się przesłankami ekonomicznymi Wnioskodawca wynajął mieszkanie w A, gdyż to również okazało się tańszym rozwiązaniem niż wynajmowanie mieszkania w Z. Z wynajmującym Wnioskodawca zawarł na piśmie umowę najmu, oczywiście podpisaną przez obie strony.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że do wydatków na wynajem mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej znajdują zastosowanie regulacje określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem, na co wskazuje treść wniosku, wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie, to mogą stanowić dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Należy jednak zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Niezbędnym jest posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Wnioskodawca wynajmie mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując, jeżeli ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na wynajem mieszkania będą spełniać wszystkie wymienione powyżej warunki, to będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie obowiązek wykazania związku ponoszonych kosztów najmu z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie będzie mieć wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża Wnioskodawcę.

Należy podkreślić, że wydatki winny być dokumentowane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728, z późn. zm.). Katalog dokumentów stanowiących podstawę do księgowania kosztów określa m.in. § 12 i § 14 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

W myśl § 12 ust. 2 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
  
  
  - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Natomiast do § 14 ust. 2 pkt 7 ww. rozporządzenia, dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Dodać należy również, że brak możliwości zaewidencjonowania danych przychodów czy wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów z uwagi na brak posiadania przez podatnika wymaganej w rozporządzeniu formy ich udokumentowania - nie oznacza automatycznego braku możliwości uznania ich odpowiednio za przychód oraz koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli zatem podatnik w inny sposób rzetelnie udokumentuje powstanie przychodu podatkowego, czy poniesienie kosztu podatkowego, powinien to uwzględnić w trakcie roku podatkowego w bieżącej zaliczce na podatek, jak również w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego.

Zatem, wystawiane przez Wnioskodawcę dowody wewnętrzne potwierdzające zapłatę czynszu i opłat z tytułu najmu (kosztów eksploatacji), jeżeli faktycznie spełniają ww. wymagania określone przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, mogą dokumentować wydatki związane z wynajmem mieszkania, stosownie do § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W świetle powyższego, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zastrzec należy w tym miejscu, że organ nie dokonał oceny tej części stanowiska Wnioskodawcy, która wykracza poza treść sformułowanego pytania.

Należy jednocześnie nadmienić, że zasadność zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.

Końcowo należy zaznaczyć, że przy wydawaniu niniejszej interpretacji tutejszy organ dokonał wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Tym samym, jeżeli przedstawiony we wniosku stan faktyczny będzie się różnić od stanu, który wystąpił w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku, ul. H. Sienkiewicza 84, 15-950 Białystok, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej