– Zastosowanie ulgi na działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. – Uznanie za koszty kwalifikowane kosztów wynagrodzeń pracowników biorących udział w pracach B+R. – Uznanie za koszty kwalifikowane kosztów odpisów amortyzacyjnych wartości niematerialnych i prawnych będących licencjami, wyposażenia w postaci serwerów, laptopów, drukarek i skanerów przenośnych, modernizacja sprzętu.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 maja 2022 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zastosowania ulgi na działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 21 lipca 2022 r. (wpływ 21 lipca 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawczyni jest wspólnikiem X Sp. z o.o. Sp. kom. (dalej - Spółka). Spółka jest jednym z czołowych polskich producentów (...). Nowoczesne sposoby produkcji i charakterystyka użytych materiałów dają Podatnikowi możliwość oferowania swoich produktów w wielu formach, do których zaliczają się m.in. (...).

Spółka realizuje równolegle wiele projektów badawczo rozwojowych (dalej „prace B+R”). Jako przykład można wskazać opracowanie i wdrożenie modelu pracy zdalnej (tj. poza przedsiębiorstwem / nieruchomościami wykorzystywanymi przez Wnioskodawcę) (dalej: Projekt).

Z uwagi na stan epidemiczny wywołany pandemią wirusa SARS-CoV-2 Wnioskodawczyni zidentyfikowała potrzebę wprowadzenia modelu pracy zdalnej w każdym możliwym przypadku. Taka konieczność podyktowana jest faktem utrzymaniem ciągłości pracy spółki, którą uda się zachować wyłącznie w przypadku zapewnienia maksymalnego dostępnego bezpieczeństwa epidemicznego. Najbardziej efektywnym sposobem na jego zapewnienie jest zlecenie pracy zdalnej maksymalnej liczbie pracowników, uwzględniając przy tym charakter świadczonej przez nich pracy i sytuacji życiowej (w szczególności rodzinnej i mieszkaniowej).

Istotnym potencjalnym zagrożeniem dla działalności spółki mogłaby być sytuacja, w której jeden z pracowników zakazi się wirusem SARS-Cov-2 i zarazi innych współpracowników lub chociażby spowoduje, że zostaną oni objęci kwarantanną bez możliwości świadczenia pracy. Ograniczenie tego ryzyka ściśle wiąże się z ograniczaniem ryzyka dezorganizacji pracy przedsiębiorstwa.

Skuteczne wdrożenie tego rodzaju rozwiązań wymaga przeprowadzenia prac rozwojowych, obejmujących m.in.:

–stworzenie struktury i procedur organizacyjnych,

–identyfikację narzędzi pozwalających zachować ciągłość pracy na jak najmniej zmodyfikowanym poziomie w stosunku do pracy w trybie stacjonarnym,

–przeszkolenie pracowników,

–zakup urządzeń i praw niematerialnych (w tym licencji).

Spółka analizując sytuację związaną z istnieniem wirusa Sars Cov 2 oraz konsekwencjami wpływu wirusa na ryzyko utraty ciągłości działalności podjęła decyzję o zmianie modelu pracy pracowników umysłowych, ze szczególnym uwzględnieniem działu handlowego, działu planowania, działu zakupów oraz części działu administracji o zmianie modelu pracy w Spółce w trybie stałym, nie tylko na czas istnienia zagrożenia epidemicznego. Zarząd Spółki w porozumieniu z kierownikami działów i służbami wspierającymi, tj. IT, BHP dokonał analizy procesu zmiany i czynności niezbędnych do wykonania do wprowadzenia nowego procesu. Pod uwagę wzięto:

–aspekty prawne, w szczególności w zakresie zgodności nowego trybu pracy z przepisami Kodeksu Pracy, norm i wytycznych BHP w zakresie ryzyk stanowiskowych oraz wypadków w pracy, konieczność stworzenia regulaminów pracy zdalnej, oświadczeń o wyrażeniu zgody na pracę poza siedzibą Spółki przez pracowników;

–aspekty organizacyjne, w szczególności zapewnienie odpowiedniego sprzętu po stronie pracowników, infrastruktury technicznej po stronie pracodawcy w postaci: serwerów, laptopów, drukarek i skanerów przenośnych oraz licencji i oprogramowania przeciwwirusowego;

–aspekty funkcjonalne, w szczególności sposób prowadzenia spotkań, właściwego nadzoru nad pracownikami oraz udzielenia wsparcia w pracy;

–aspekty bezpieczeństwa informacji poufnych, ochrony danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa oraz ryzyko cyberataków i ransomware.

Powyższe zakresy pracy podzielono pomiędzy zespół roboczy składający się z pracowników dział administracji, zakupów i IT z udziałem kierowników działów w celu sprawnego wdrożenia. Dokonano opisu stanowisk pracy zdalnej, przygotowano wytyczne w zakresie norm i sposobu pracy z zapewnieniem wymagań BHP, zakupiono niezbędny sprzęt (modernizacja istniejącego sprawnego sprzętu oraz zakup nowego), poszerzono zakres licencji i rozszerzono oprogramowanie m.in. o licencje (...). Dzięki wdrożeniu Spółka efektywnie zarządza personelem realizując założenia biznesowe, wyeliminowane zostało ryzyko utraty ciągłości pracy w obszarach biurowym i okołoprodukcyjnym, poprawiono zarządzenie przestrzenią biurową oraz odsunięto w czasie inwestycje o charakterze budowlanym w przestrzenie biurowe.

Ponadto w celu zrealizowania Projektu Spółka poniosła następujące koszty:

1)koszty pracownicze (dział zakupów, dział techniczny, dział IT, dział administracji, bhp);

2)koszty wyposażenia;

3)koszty zakupu licencji.

W ramach prac B+R personel Spółki zatrudniony w celu realizacji działalność badawczo-rozwojowej (dalej: „Pracownicy”) realizują czynności polegające na pracy koncepcyjnej, zmierzającej do stworzenia produktu, który będzie odpowiadał założonym wymogom.

W uzupełnieniu wniosku z 21 lipca 2022 r. Wnioskodawczyni wskazuje, Projekt był realizowany od stycznia 2020 r. do czerwca 2021 r., tj. w latach 2020-2021. W tym miejscu Wnioskodawczyni pragnie zaznaczyć, że przedmiotem niniejszego wniosku jest wyłącznie czas, kiedy Wnioskodawczyni podlegała opodatkowaniu PIT w zakresie udziału w Spółce (tj. do końca kwietnia 2021 r.). Wnioskodawczyni zamierza skorzystać z ulgi B+R za lata 2020-2021 w zakresie, kiedy Wnioskodawczyni podlegała opodatkowaniu PIT w zakresie udziału w Spółce (tj. do końca kwietnia 2021 r.). Spółka X Sp. z o. o. Sp. k. stała się podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych z dniem 1 maja 2021 r. Wnioskodawczyni zamierza skorzystać z ulgi B+R poprzez złożenie korekty zeznań podatkowych za lata, w których realizowała prace B+R wskazane we wniosku.

Wnioskodawczyni wyjaśniła przy tym, że przedmiotem wniosku nie jest odpowiedź na pytanie, czy działalność prowadzona przez Spółkę stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 5a ust. 38 ustawy PIT.

Podejmowana bezpośrednio przez Spółkę działalność, w okresie którego dotyczy wniosek, w zakresie wskazanego we wniosku „Projektu” stanowiła działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Poprzez opisane we wniosku wynagrodzenie personelu Spółki należy rozumieć należności, o których mowa art. 12 ust. 1 ustawy o PIT oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację opisanego we wniosku „Projektu” pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Produktem, o jakim mowa we wniosku jest stworzona koncepcja i model pracy zdalnej. Prace koncepcyjne polegały m.in. na:

–stworzeniu struktury i procedur organizacyjnych,

–identyfikacji narzędzi pozwalających zachować ciągłość pracy na jak najmniej zmodyfikowanym poziomie w stosunku do pracy w trybie stacjonarnym,

–dokonaniu analizy procesu zmiany i czynności niezbędnych do wykonania do wprowadzenia nowego procesu przez Zarząd Spółki w porozumieniu z kierownikami działów i służbami wspierającymi tj. IT, BHP,

–stworzeniu regulaminów pracy zdalnej, oświadczeń o wyrażeniu zgody na pracę poza siedzibą Spółki przez pracowników,

–opracowaniu aspektów funkcjonalnych, w szczególności w zakresie sposobu prowadzenia spotkań, właściwego nadzoru nad pracownikami oraz udzielenia wsparcia w pracy,

–przygotowania wytycznych w zakresie norm i sposobu pracy z zapewnieniem wymagań BHP.

W odpowiedzi na wezwanie (w związku ze wskazaniem, że w celu zrealizowania Projektu Spółka poniosła również koszt pracownicze, Wnioskodawczyni doprecyzowała, że chodzi o koszty pracownicze (należności, o których mowa art. 12 ust. 1 ustawy o PIT oraz sfinansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne) w części związanej wyłącznie z zakresem ich obowiązków związanych z opracowaniem ale też samym wdrożeniem „Projektu” polegającego na opracowaniu pracy zdalnej w firmie.

W kosztach wyposażenia ujęto koszty poniesione na zapewnienie odpowiedniego sprzętu po stronie pracowników oraz infrastruktury technicznej po stronie pracodawcy w postaci:

–serwerów,

–laptopów,

–drukarek i skanerów przenośnych,

–modernizacja istniejącego sprawnego sprzętu.

Wnioskodawczyni zamierza rozliczyć ww. wydatki na podstawie art. 26e ust. 2 pkt 2a ustawy PIT.

Jest to wyposażenie, przy pomocy którego został zrealizowany proces pracy zdalnej, będący pracami badawczo-rozwojowymi. Bez poniesienia ww. wydatków związanych z zakupem ww. elementów jego realizacja nie byłaby możliwa. Wyposażenie, o którym mowa umożliwiło opracowanie samego modelu tego projektu polegającego na wprowadzeniu pracy zdalnej (zbadanie samej możliwości zmiany formy wykonywania pracy na danym stanowisku, testy efektywności pracy pracowników w nowym środowisku, ocena procedur i kanałów komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa, przeszkolenie pracowników, zbadanie sposobów zapewnienia efektywnego dostępu do zasobów Spółki w formie zdalnej). Po zakończeniu ww. prac rozwojowych i wdrożeniu modelu pracy zdalnej przedmiotowe wyposażenie zostało przekazane pracownikom do wykonywania pracy w formie zdalnej. Jedyną alternatywą w stosunku do takiego postępowania było zbycie lub zniszczenie ww. sprzętu, co z punktu widzenia racjonalności ekonomicznej nie znalazłoby żadnego uzasadnienia.

W związku ze sformułowanym pytaniem nr 2 dotyczącym również możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych odpisów amortyzacyjnych na podstawie art. 26e ust. 3 ustawy –przez wyposażenie rozumieć należy również środki trwałe, zaś wydatki na ten cel Wnioskodawczyni zamierza rozliczyć poprzez odpisy amortyzacyjne.

O tym, że maszyny te mają charakter specjalistyczny decyduje ich charakter, przeznaczenie oraz sposób użycia przez Wnioskodawcę – maszyny te nie stanowią urządzeń, które są przydatne w typowym przedsiębiorstwie produkcyjnym (ani jakimkolwiek innym) – mają specjalistyczny charakter i są wykorzystywane jedynie w specyficznych sytuacjach, przez relatywne wąskie grono odbiorców takiego sprzętu.

Koszty zakupu licencji to koszty dotyczące poszerzenia zakresu licencji i oprogramowania umożliwiające wykonywanie obowiązków pracowniczych w firmie formie zdalnej. Są to m.in. licencje (...).

Ww. licencje, przy pomocy których został zrealizowany proces pracy zdalnej, będący pracami badawczo-rozwojowymi. Bez poniesienia ww. wydatków związanych z zakupem ww. elementów jego realizacja nie byłaby możliwa. Licencje, o którym mowa umożliwiły opracowanie samego modelu tego projektu polegającego na wprowadzeniu pracy zdalnej (zbadanie samej możliwości zmiany formy wykonywania pracy na danym stanowisku, testy efektywności pracy pracowników w nowym środowisku, ocena procedur i kanałów komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa, przeszkolenie pracowników, zbadanie sposobów zapewnienia efektywnego dostępu do zasobów Spółki w formie zdalnej). Po zakończeniu ww. prac rozwojowych i wdrożeniu modelu pracy zdalnej przedmiotowe licencje zostało przekazane pracownikom do wykonywania pracy w formie zdalnej. Jedyną alternatywą w stosunku do takiego postępowania było zaprzestanie użytkowania zakupionych i opłaconych licencji, co z punktu widzenia racjonalności ekonomicznej nie znalazłoby żadnego uzasadnienia.

W związku ze sformułowanym pytaniem nr 2 dotyczącym również możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych odpisów amortyzacyjnych na podstawie art. 26e ust. 3 ustawy, Wnioskodawczyni informuje, że licencje stanowią wartości niematerialne i prawne i pytanie nr 2 dotyczy też odpisów amortyzacyjnych od takich wartości niematerialnych i prawnych. Koszty zakupu licencji to koszty dotyczące poszerzenia zakresu licencji i oprogramowania umożliwiające wykonywanie obowiązków pracowniczych w firmie formie zdalnej. Są to m.in. licencje (...).

Spółka nie posiadała ani nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego. Wydatki, o których mowa we wniosku nie zostały i nie zostaną zwrócone w jakiejkolwiek formie ani nie zostały i nie zostaną odliczone od podstawy opodatkowania. Na działania objęte kosztami, o których mowa we wniosku nie zostały i nie zostaną przyznane dotacje, subwencje ani inne dofinansowania. Koszty, które Wnioskodawczyni zamierza odliczyć w ramach ulgi badawczo-rozwojowej, stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (stosownie do prawa do udziału w spółce).

Wnioskodawczyni w prowadzonej księdze rachunkowej wyodrębniała i wyodrębnia koszty działalności badawczo-rozwojowej zgodnie z art. 9 ust. 1b [powinno być art. 24a – oczywista omyłka] ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w celu skorzystania z odliczenia, o którym mowa w art. 26e ustawy.

Pytania (przedmiot i zakres pytań doprecyzowano w uzupełnieniu wniosku z 21 lipca 2022 r.)

1.Czy jest możliwość uznania za koszty kwalifikowane na podstawie art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy (stosownie do prawa do udziału w zysku (udziału) w spółce zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy) wynagrodzeń „personelu Spółki” (rozumianego jako pracownicy Spółki w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy) jako poniesionych w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1, oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację przedstawionego we wniosku „Projektu” pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu?

2.Czy pozostałe opisane we wniosku koszty (tj. koszty odpisów amortyzacyjnych wartości niematerialnych i prawnych będących licencjami, umożliwiające wykonywanie obowiązków pracowniczych w firmie formie zdalnej (m.in. licencje (...)), koszty wyposażenia (w postaci serwerów, laptopów, drukarek i skanerów przenośnych, modernizacja istniejącego sprawnego sprzętu) ponoszone w ramach realizacji prac związanych z wytworzeniem Systemu, stanowią dla Wnioskodawczyni koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 i 3 Ustawy o PIT, odpowiednio poprzez zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów oraz zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych?

Pani stanowisko w sprawie

Ad. 1.

W ocenie Wnioskodawczyni, w świetle przywołanych przepisów ustawy o PIT można stwierdzić, że opisane wyżej prace B+R realizowane przez Pracowników powinny być uznane za działalność badawczo-rozwojową. Należy bowiem zauważyć, że prace B+R mają, jako działalność wyodrębniona organizacyjnie i procesowo, charakter wysoce innowacyjny. Pracowników Spółki można uznać za pracowników realizujących działalność badawczo- rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38-40 ustawy o PIT w związku z art. 26e ust. 2 pkt 1 tej ustawy.

Działalność badawczo-rozwojowa została zdefiniowana w art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym oznacza to działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

W art. 5a pkt 39 ustawy o PIT ustawodawca definiuje badania naukowe odnosząc się do art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, zgodnie z którym badania naukowe są działalnością obejmującą:

–badania podstawowe rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;

–badania aplikacyjne rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Z kolei w art. 5a pkt 40 ustawy PIT, ustawodawca definiuje prace rozwojowe, wskazując, że oznacza to prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Zgodnie z ww. przepisem ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Spółka w ramach swojej działalności prowadzi działalność z zakresu inżynierii, projektowania, rozwoju i optymalizacji produktów opakowaniowych. Działalność ta polega na nabywaniu, łączeniu kształtowaniu i wykorzystywaniu wiedzy, umiejętności doświadczenia Spółki (jej Pracowników) w procesie projektowania, konstruowania, ulepszania produktów (oraz ich poszczególnych części) w ramach świadczonych usług w branży opakowaniowej.

Prace te nie mają charakteru rutynowych i okresowych zmian - każdorazowo stanowią realizację zindywidualizowanego zapotrzebowania klientów Spółki i polegają na przygotowaniu koncepcji rozwiązań przy jednoczesnym zachowywaniu docelowych norm lub parametrów. Klienci Spółki nie dokonują przy tym ingerencji w metodologię wypracowania takiego rozwiązania ani nie imputują instrukcji jego wykonania.

Spółka, w ramach swojej działalności, jest w stanie na bieżąco dokonywać identyfikacji projektów na podstawie posiadanej przez Pracowników wiedzy co do charakterystyki prac, dzięki czemu może określić, czy dany projekt spełnia przesłanki uznania go za przejaw działalności B+R. Przy ocenie czy dany projekt wypełnia kryteria prac B+R Spółka opiera się na kryteriach takich, jak cel: realizacji danego projektu (tworzenie nowych lub ulepszonych produktów/procesów/usług/rozwiązań), konieczność wykorzystania istniejącej wiedzy z dziedziny technologii, inżynierii, IT lub nabywania nowej, a także występowanie pracy twórczej.

Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o PIT, od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych odlicza się koszty uzyskania przychodów poniesione przez podatnika na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej "kosztami kwalifikowanymi".

Za koszty kwalifikowane, zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, uznaje się m.in. należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm. dalej: "ustawa o PIT"), oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, do którego odnosi się przytoczony art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Co przy tym istotne, ustawodawca wprowadził wyłącznie trzy warunki uznania kosztów pracowniczych za koszty kwalifikowane na cele stosowania ulgi B+R: koszty te muszą stanowić koszty uzyskania przychodów dla pracodawcy, koszty muszą dotyczyć pracowników realizujących działalność badawczo-rozwojową podatnika, oraz koszty te muszą stanowić dla pracowników należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Jednocześnie, analizowany przepis zawiera ograniczenie, zgodnie z którym poniesione wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowniczych oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności mogą stanowić koszty kwalifikowane ulgi B+R tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Spółka posiada odpowiednie narzędzia teleinformatyczne pozwalające do ustalenia ww. proporcji. Jest to możliwe, dzięki funkcjonującemu w Spółce systemu ewidencji czasu pracy. System ten pozwala na przyporządkowanie odpowiedniego, godzinowego nakładu czasu pracy do każdego projektu o charakterze prac B+R, a raporty z niego generowane pozwalają na wskazanie m.in.:

–wyszczególnienia godzinowego prac poświęconych przez poszczególnego Pracownika w projekcie o charakterze B+R,

–szczegółowego opisu prac o charakterze rozwojowym realizowanych przez poszczególnego Pracownika.

Dzięki ewidencji prac B+R przez Pracowników w wymiarze godzinowym możliwe jest określenie jaka część wynagrodzenia Pracowników realizujących prace B+R odpowiada ilości godzin poświęconej na projekt w danym miesiącu w proporcji do całościowej ilości godzin pracy w danym miesiącu danego Pracownika. Poprawność i zgodność z prawdą danych zawartych w ewidencji czasu pracy zapewnia zaimplementowana ścieżka autoryzacji ewidencji czasu pracy przez managera projektu.

W praktyce mogą zdarzyć się sytuacje, w której Pracownicy zajmowali się w ramach godzin pracy czynnościami niebędącymi realizacją prac B+R. W szczególności, mogą oni wykonywać prace na rzecz innych działów lub podejmować czynności niestanowiące prac badawczo- rozwojowych, niemniej jednak dzięki obowiązującej w Spółce metodyce ewidencjonowania czasu pracy przez Pracowników oraz dedykowanemu dla tego celu oprogramowaniu możliwe jest określenie jaka część wynagrodzenia Pracowników w danym miesiącu odnosi się do realizacji prac o charakterze B+R (w poszczególnych miesiącach).

Do kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R Spółka zalicza/zamierza zaliczać wynagrodzenie pracowników wyłącznie w części, w jakiej pracownicy Ci zajmują się realizacją prac badawczo-rozwojowych (bez części w której zajmują się wdrażaniem produktów i usług).

Stosownie do art. 24a ust. 1b ustawy o PIT, podatnicy prowadzący działalność badawczo- rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 26e, są obowiązani w ewidencji rachunkowej wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Przepisy podatkowe nie precyzują w jaki sposób wyodrębnienie to powinno mieć miejsce. Z uwagi na brak szczegółowych regulacji stanowiących o formie wyodrębnienia kosztów działalności B+R, konieczne staje się spełnienie wymogu prowadzenia ewidencji w sposób pozwalający precyzyjne określenie wysokości "kosztów kwalifikowanych" oraz okresu (roku podatkowego), z którym koszty te są związane - tak aby móc precyzyjnie ustalić wielkość przysługującej ulgi.

Spółka prowadzi w swojej ewidencji rachunkowej szczegółowe zestawienie kosztów wynagrodzeń oraz kosztów składek na ubezpieczenie społeczne poniesionych jako płatnik za Pracowników. Z ewidencji rachunkowej prowadzonej w systemie teleinformatycznym ERP Spółka generuje zestawienie (raport) w formie pliku xls. zawierający m.in. szczegółowe dane dotyczące kosztów wynagrodzeń poszczególnych Pracowników wraz z należnymi składkami, co w połączeniu z wyżej opisaną ewidencją czasu pracy pozwalana na precyzyjne określenie i wyodrębnienie tej części kosztów wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne pracowników, która może zostać uznana za koszt kwalifikowany.

W ocenie Podatnika taki sposób wyodrębnienia w ewidencji księgowej tzw. kosztów kwalifikowanych należy uznać za wystarczający dla możliwości skorzystania z ulgi. Takie stanowisko znajduje aprobatę w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (przykładowo interpretacja z 10 kwietnia 2018 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.27.2018.2).

Aby Wnioskodawczyni mogła odliczyć od postawy opodatkowania koszty kwalifikowane, muszą one zostać zaliczone przez nią do kosztów uzyskania przychodu. Spółka spełnia ten wymóg - wydatki poniesione na wynagrodzenia Pracowników zostają zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawczyni zgodnie z przepisami ustawy o PIT, tj. art. 22 ust. 6ba, ust. 6bb, oraz 23 ust. 1 pkt 55, 55a ustawy o PIT.

Ponadto, aby uznać ww. wydatki jako koszt kwalifikowany nie mogą one zostać zwrócone Spółce w jakiekolwiek formie i nie mogą być przedmiotem uprzedniego odliczenia od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

Ten warunek również został spełniony w przypadku Spółki - koszty wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne Pracowników nie zostały i nie będą jej zwracane w jakiejkolwiek formie (poprzez np. dotacje, refundacje czy refakturowanie). Spółka sama ponosi koszty prac B+R i bierze na siebie ryzyko biznesowe związane z komercjalizacją wyników tych prac. Tym samym Spółka nie otrzymuje zwrotu kosztów prac B+R w jakiejkolwiek formie.

Zgodnie z art. 26f ustawy o PIT, podatnicy korzystający z odliczenia, o którym mowa w art. 26e, oraz podatnicy, którym przysługuje kwota określona w art. 26ea, są obowiązani wykazać w zeznaniu poniesione koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu lub stanowiące podstawę do wyliczenia przysługującej podatnikowi kwoty. Wnioskodawczyni w rozliczeniu rocznym oraz załączniku do PIT-36 lub PIT-36L wykaże ww. koszty kwalifikowane związane z wynagrodzeniem Pracowników.

W uzupełnieniu wniosku doprecyzowała Pani swoje stanowisko wskazując: Reasumując, mając na względzie wypełnienie wszystkich przewidzianych w ustawie warunków niezbędnych do skorzystania z ulgi badawczo rozwojowej, w szczególności faktu prowadzenia przez Spółkę działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 5a pkt 38 ustawy PIT, Wnioskodawczyni stoi na stanowisku że ma prawo do odliczenia od podstawy opodatkowania w zeznaniu rocznym za rok podatkowy wartość kosztów kwalifikowanych w postaci poniesionych kosztów wynagrodzeń Pracowników oraz składek na ubezpieczenie społeczne w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację prac B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy (w poszczególnych miesiącach) Pracowników, w wysokości nieprzekraczającej kwoty dochodu uzyskanego przez Wnioskodawczynię.

Ad. 2.

Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o PIT, podatnik uzyskujący przychody [ze źródła ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 – dopisek organu] odlicza od podstawy opodatkowania, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność B+R. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Na podstawie art. 26e ust. 2 ustawy PIT, za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

1.poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy PIT, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;

2.nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R.

3.koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, poniesione na:

a)przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej i dokonanie zgłoszenia do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedniego zagranicznego organu, łącznie z kosztami wymaganych tłumaczeń na język obcy,

b)prowadzenia postępowania przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedni zagraniczny organ, poniesione do momentu zgłoszenia do tych organów, w szczególności opłaty urzędowe i koszty zastępstwa prawnego i procesowego,

c)odparcie zarzutów niespełnienia warunków wymaganych do uzyskania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego zarówno w postępowaniu zgłoszeniowym, jak i po jego zakończeniu, w szczególności koszty zastępstwa prawnego i procesowego, zarówno w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, jak i w odpowiednim zagranicznym organie,

d)opłaty okresowe, opłaty za odnowienie, tłumaczenia oraz dokonywanie innych czynności koniecznych dla nadania lub utrzymania ważności patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy oraz prawa rejestracji wzoru przemysłowego, w szczególności koszty walidacji patentu europejskiego.

Ponadto, zgodnie z art. 26e ust. 3 ustawy o PIT, za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do KUP, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dalej: „WNiP") wykorzystywanych w prowadzonej działalności B+R, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

W myśl, art. 26e ust. 5 ustawy o PIT, ustawodawca wskazał, że koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Zgodnie z art. 26e ust. 8 ustawy PIT odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. W przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia - odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia.

W myśl art. 26e ust. 7 pkt 3 ustawy PIT, podatnicy są uprawnieni do odliczenia 100% kwoty kosztów uzyskania przychodów stanowiących wydatki poniesione na działalność rozwojową. Z kolei, art. 24a ust. 1b ustawy PIT wskazuje na konieczność wyodrębnienia w ewidencji rachunkowej kosztów działalności B+R - co też w zakresie prowadzonego projektu Spółka czyni.

W rezultacie, podatnikowi podatku PIT przysługuje prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym pod warunkiem, że:

–poniósł koszty na działalność B+R w rozumieniu art. 5a pkt 38 w zw. z art. 26e ust. 1 ustawy PIT,

–koszty działalności B+R stanowiły dla niego KUP w rozumieniu ustawy PIT,

–koszty działalności B+R mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2-3 ustawy PIT,

–w ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy PIT, wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

–wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

–kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o PIT,

–koszty kwalifikowane nie zostały mu zwrócone w jakiekolwiek formie.

Zdaniem Wnioskodawczyni, Spółka spełnia wszystkie powyższe warunki.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, iż wskazane w stanie faktycznym wydatki związane z realizacją opisanego projektu, poniesione przez Spółkę, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 1 ustawy PIT.

Stanowisko Wnioskodawczyni potwierdzają liczne interpretację podatkowe m.in.

–interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 stycznia 2018 r. znak 0111-KDIB1- 3.4010.397.2017.2.IZ,

–interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 stycznia 2018 r. znak 0111-KDIB1- 3.4010.397.2017.2.IZ,

–interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14 grudnia 2017 r. znak: 0115-KDIT2- 3.4010.347.2017.2.PS,

–interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 23 marca 2017 r. znak: 0461-ITPB3- 4510.687.2016-2.PS.

Zgodnie z art. 26e ust. 3 ustawy o PIT, za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do KUP, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Na gruncie powyższego przepisu można wskazać na przesłanki, jakie muszą zostać spełnione, aby odpisy amortyzacyjne od środków trwałych/ WNiP stanowiły koszty kwalifikowane. I tak, odpisy amortyzacyjne mogą zostać odliczone od postawy opodatkowania w ramach ulgi B+R pod warunkiem, że:

1.zostały zaliczone do KUP oraz zostały dokonane w danym roku podatkowym,

2.nie dotyczą środków trwałych / WNiP wprost wyłączonych z zakresu ulgi, tj. samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością, oraz

3.środek trwały / WNiP, którego dotyczy odpis, wykorzystywany jest w prowadzonej działalności rozwojowej.

Oznacza to, że kosztem kwalifikowanym może być, jedynie taki odpis amortyzacyjny, który spełnia definicję KUP, określoną w art. 22 ust. 1 ustawy PIT.

Ponadto, specyfika odpisów amortyzacyjnych powoduje obowiązek uwzględniania także postanowień art. 22 ust. 8 ustawy o PIT. Zgodnie z powołanym przepisem, KUP są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz WNiP (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami art. 22a-22m, z uwzględnieniem art. 23 ustawy PIT.

Oznacza to, że odpisy amortyzacyjne kwalifikujące się do odliczenia w ramach ulgi B+R powinny dotyczyć tych aktywów, które spełniają definicję środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych. Ponadto, aktywa nie mogą zostać wymienione w negatywnym katalogu środków trwałych / WNiP niepodlegających amortyzacji, ujętym w art. 22c ustawy PIT.

Jak wskazano w stanie faktycznym, Spółka do działalności B+R wykorzystywać a także wytwarzać może środki trwałe oraz WNiP, od których odpisy amortyzacyjne zaliczać będzie do KUP.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do uznania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i WNiP wykorzystywanych bezpośrednio w prowadzonej działalności B+R, w przypadku, gdy nie będą one samochodami osobowymi oraz budowlami, budynkami i lokalami będącymi odrębną własnością, za koszty kwalifikowane zgodnie z art. 26e ust. 3 ustawy PIT.

W uzupełnieniu wniosku doprecyzowała Pani, że: Reasumując, zdaniem Wnioskodawczyni pozostałe opisane we wniosku koszty (tj. koszty odpisów amortyzacyjnych wartości niematerialnych i prawnych będących licencjami, umożliwiające wykonywanie obowiązków pracowniczych w firmie formie zdalnej (m.in. licencje (...)), koszty wyposażenia (w postaci serwerów, laptopów, drukarek i skanerów przenośnych, modernizacja istniejącego sprawnego sprzętu) ponoszone w ramach realizacji prac związanych z wytworzeniem Systemu, stanowią dla Wnioskodawcy koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 i 3 Ustawy o PIT, odpowiednio poprzez zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów oraz zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia tej oceny.

Dodatkowe informacje

Zastrzec należy, że przedmiotem dokonanej w niniejszej interpretacji oceny Pani stanowiska była wyłącznie możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych wydatków opisanych w treści stanu faktycznego i doprecyzowanych w uzupełnieniu wniosku. W konsekwencji nie dokonano oceny tej części stanowiska, która wykracza poza (1) treść sformułowanych przez Panią pytań oraz (2) przedmiot Pani intencji doprecyzowanych w wyniku uzupełnienia wniosku, a w szczególności:

–potwierdzenia prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 5a pkt 38 ustawy (informacja ta została przedstawiona jako okoliczność faktyczna i zgodnie z uzupełnieniem wniosku kwestia ta nie była przedmiotem Pani wątpliwości);

–potwierdzenia sposobu wyodrębnienia w ewidencji księgowej tzw. kosztów kwalifikowanych (informacja ta została przedstawiona jako okoliczność faktyczna i nie była przedmiotem Pani wątpliwości);

–prawidłowości limitowania kosztów kwalifikowanych, o której mowa w art. 26e ust. 7 ustawy (nie wyartykułowała Pani takiego zagadnienia i nie wskazała Pani ww. przepisu jako regulacji mającej podlegać interpretacji).

Jednocześnie – w odniesieniu do powołanych przez Panią interpretacji indywidualnych – stwierdzić należy, że dotyczą one tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, w określonych stanach faktycznych czy zdarzeniach przyszłych i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Natomiast organy podatkowe, pomimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie organ zauważa, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretacje opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Przedmiotem interpretacji wydanej na podstawie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa jest sam przepis prawa. Jeżeli zatem przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie różniło się od występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie rzeczywiście zaistniałego zdarzenia przyszłego.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (zdarzeniem przyszłym) podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

–Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

–Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

–Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

–Zgodnie z art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej:

Interpretacja indywidualna zawiera wyczerpujący opis przedstawionego we wniosku stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego, jeżeli stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

–w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

–w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.