Prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup paliwa, napraw i ubezpieczenia samochodu służącemu dojazdom do siedziby spółki i prawidłowemu sprawowaniu funkcji prokurenta – w takiej wysokości w jakiej ściśle łączą się one ze sprawowaną funkcją.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 lutego 2022 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kosztów uzyskania przychodu związanych z wykonywaniem funkcji prokurenta. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Pełni Pani funkcję prokurenta w oparciu o uchwałę zarządu spółki z o.o. Otrzymuje Pani z tego tytułu stałe miesięczne wynagrodzenie. Dla tej samej spółki świadczy Pani usługę gastronomiczną jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Pani obowiązki jako prokurenta nie mogą być wykonywane w trakcie świadczenia usługi gastronomicznej (gotowanie, catering). W siedzibie pracodawcy korzysta Pani z dostępu do internetu, sprzętu i materiałów biurowych niezbędnych do pełnienia funkcji prokurenta. Do siedziby dojeżdża Pani prywatnym samochodem osobowym, którego jest Pani współwłaścicielem.

Pytanie

Czy ponoszone przez Panią wydatki na zakup paliwa, naprawy i ubezpieczenie samochodu służące dojazdowi do siedziby spółki i prawidłowemu sprawowaniu funkcji prokurenta może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Jeśli tak, to czy wydatki stanowią koszt w pełnej faktycznie poniesionej wysokości, czy też są w jakiś sposób limitowane lub mają charakter zryczałtowany?

Pani stanowisko w sprawie

W Pani ocenie wydatki ponoszone na utrzymanie samochodu oraz paliwo stanowią koszt uzyskania przychodu z tytułu prokury.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy:

Dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy art. 23o, art. 23u, art. 24-24b, art. 24c, art. 24e, art. 30ca, art. 30da oraz art. 30f nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów.

W myśl natomiast art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jednym ze źródeł przychodów wymienionych w art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są wskazane w pkt 9 tego przepisu inne źródła.

Jak stanowi art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, świadczenia otrzymane z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17.

Użycie w powyższym przepisie sformułowania „w szczególności” wskazuje, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby do tej kategorii zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 tej ustawy. W związku z tym, każde świadczenie mające realną korzyść finansową, o ile nie stanowi konkretnej kategorii przychodu zaliczanego do jednego ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1-8b ww. ustawy, jest dla świadczeniobiorcy przychodem z innych źródeł.

Z treści wniosku wynika, że pełni Pani funkcję prokurenta w oparciu o uchwałę zarządu spółki z o.o. Otrzymuje Pani z tego tytułu stałe miesięczne wynagrodzenie. Dla tej samej spółki świadczy Pani usługę gastronomiczną jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Pani obowiązki jako prokurenta nie mogą być wykonywane w trakcie świadczenia usługi gastronomicznej (gotowanie, catering). W siedzibie pracodawcy korzysta Pani z dostępu do internetu, sprzętu i materiałów biurowych niezbędnych do pełnienia funkcji prokurenta. Do siedziby dojeżdża Pani prywatnym samochodem osobowym, którego jest Pani współwłaścicielem.

W kontekście powyższego wyjaśnienia wymaga, że jak stanowi przepis art. 109¹ § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2459):

Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Udzielenie prokury jest uznawane za jednostronną czynność prawną. Do udzielenia prokury wystarczające jest zatem złożenie oświadczenia woli przez podmiot do tego uprawniony. Powołanie do pełnienia określonych funkcji jest więc stosunkiem prawnym jednostronnym.

Odnosząc powyższe regulacje prawne na grunt omawianej sprawy stwierdzić należy, że skoro funkcję prokurenta pełni Pani w oparciu o uchwałę zarządu spółki z o.o., to otrzymywane z tego tytułu stałe wynagrodzenie stanowi przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 w związku z art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przechodząc do możliwości zastosowania kosztów uzyskania przychodu, wyjaśnić natomiast należy, że stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki, których celem jest osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie i zachowanie tego źródła, tak aby przynosiło przychody także w przyszłości.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z uzyskanymi przychodami. Z oceny związku z uzyskanym przychodem winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie mógł się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki: pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, być właściwie udokumentowany.

Należy przy tym zauważyć, iż sam fakt niewymienienia określonego wydatku w art. 23 ust. 1 ustawy, zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, nie może przesądzać automatycznie o możliwości uwzględnienia tego wydatku przy ustalaniu podstawy opodatkowania. Konieczne jest wykazanie związku ponoszonych kosztów ze źródłem przychodu oraz uzyskiwanym z tego źródła przychodem.

Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

W procedowanej sprawie, uznać zatem należy, że ma Pani prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup paliwa, naprawy i ubezpieczenie samochodu służące dojazdowi do siedziby spółki i prawidłowemu sprawowaniu funkcji prokurenta, jednakże w takiej wysokości w jakiej ściśle łączą się one ze sprawowaną funkcją. Podkreślenia wymaga przy tym, że to na Pani spoczywa obowiązek należytego wykazania i udokumentowania tych wydatków.

Z treści wniosku wynika bowiem, że poza funkcją prokurenta, świadczy Pani dla tej samej spółki usługi gastronomiczne jako osoba prowadząca działalność w tym zakresie. Dlatego, jakkolwiek omawiane wydatki co do zasady mogą wykazywać związek z pełnieniem funkcji prokurenta, jednak jeżeli nie są związane tylko z uzyskiwanym przychodem w postaci wynagrodzenia prokurenta ale też np. ze świadczonymi przez Panią usługami gastronomicznymi czy też z Pani potrzebami osobistymi, powinny być one wyodrębnione.

W konsekwencji, w celu prawidłowej realizacji dyspozycji art. 22 ust. 1 ustawy ponoszone koszty należy przyporządkować do konkretnego źródła przychodu uwzględniając m.in. zakres prowadzonej działalności gospodarczej, jeżeli wskazany samochód jest też wykorzystywany do jej prowadzenia, w zestawieniu do skali działań, które podejmuje Pani jako prokurent. Powyższe podyktowane jest koniecznością uniknięcia sytuacji w której Pani rzeczywista aktywność jako prokurenta byłaby znikoma w porównaniu do prowadzonej działalności gospodarczej, w której również wykorzystywałaby Pani wspomniany samochód, natomiast wysokość ponoszonych kosztów uzyskania przychodów z tytułu dojazdu do siedziby spółki związanych z pełnieniem funkcji prokurenta byłaby niewspółmiernie wyższa w stosunku do kosztów zaliczonych i związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jeśli zatem poniesiony wydatek w wysokości zaliczonej do kosztów uzyskania przychodów przyczynia się do osiągania (zachowania albo zabezpieczenia) przychodu z tytułu pełnienia funkcji prokurenta i nie został jednocześnie zaliczony do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, jest Pani zobowiązana do właściwego udokumentowania poniesionych wydatków np. powinna Pani prowadzić stosowne ewidencje, dokumentacje i rozliczenia, które będą poświadczać powyższe.

Niezależnie od powyższego zauważyć należy, że na mocy art. 22 ust. 9 ww. ustawy koszty uzyskania niektórych przychodów określa się m.in.:

‒z tytułów określonych w art. 13 pkt 7 i 9 w wysokości określonej w ust. 2 pkt 1, a jeżeli podatnik tego samego rodzaju przychody uzyskuje od więcej niż jednego podmiotu albo od tego samego podmiotu, ale z tytułu kilku stosunków prawnych, w wysokości określonej w ust. 2 pkt 2 – pkt 5 w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.

‒z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uzyskanych na podstawie umowy, do której stosuje się przepisy prawa cywilnego dotyczące umowy zlecenia lub o dzieło – w wysokości 20% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika lub opłacone przez podatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód – pkt 6.

Kwalifikacja uzyskanych przez Panią dochodów jako dochodów z innych źródeł oznacza, że nie znajduje do nich zastosowania ani art. 22 ust. 9 pkt 5, ani art. 22 ust. 9 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Artykuł 22 ust. 9 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie będzie miał zastosowania w analizowanej sprawie, ponieważ – jak wynika z jego treści – ma on zastosowanie do przychodów z tytułów określonych w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy.

Natomiast na niemożność zastosowania – do uzyskiwanych przez Panią przychodów z tytułu pełnienia funkcji prokurenta – zryczałtowanych 20% kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 9 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wskazuje brak kwalifikacji tych przychodów jako uzyskanych na podstawie umowy, do której stosuje się przepisy prawa cywilnego dotyczące umowy zlecenia lub o dzieło. Okoliczność, że pełni Pani funkcję w oparciu o uchwałę zarządu uniemożliwia zatem zastosowanie do Pani przychodów 20% zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego, uzyskiwane przez Panią przychody z tytułu pełnienia funkcji prokurenta należy wykazać w zeznaniu podatkowym, jako przychód z innych źródeł i obliczyć podatek według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z zastosowaniem odpowiednio udokumentowanych i przyporządkowanych do tego źródła kosztów uzyskania przychodu w postaci wskazanych przez Panią wydatków.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Końcowo zauważyć należy, że okoliczność czy wydatki pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu są poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, jak również ich właściwe dokumentowanie może podlegać weryfikacji przez organ podatkowy w toku ewentualnej kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – może podlegać indywidualnej ocenie pod kątem zarówno związku z przychodem/źródłem przychodu, jak i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu/zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Organ w interpretacji indywidualnej dokonuje natomiast wykładni przepisów prawa podatkowego wyłącznie w oparciu o informacje i okoliczności faktyczne podawane przez wnioskodawcę, jest związany treścią wniosku i nie ma uprawnień ani nawet możliwości badania prawdziwości faktów czy stwierdzeń, podawanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) będzie zgodny ze stanem rzeczywistym, w postępowaniu interpretacyjnym nie może być prowadzone postępowanie dowodowe. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego czy kontroli podatkowej. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; (dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).