Temat interpretacji

Koszty uzyskania przychodów

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni - przedstawione we wniosku z dnia 21 sierpnia 2020 r. (data wpływu 27 sierpnia 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 sierpnia 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, zarejestrowaną jako podatnik VAT czynny w Polsce. Przedmiotem prowadzonej działalności jest głównie działalność prawnicza. Stałym miejscem zamieszkania Wnioskodawczyni jest X. Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności Wnioskodawczyni była zmuszona poszukać potencjalnych klientów poza stałym miejscem zamieszkania. W ten sposób znalazła swoich głównych klientów w Y i tam również zarejestrowała działalność gospodarczą. Obecnie świadczenie usług wymaga od Wnioskodawczyni większej dyspozycyjności niż dotychczas, w tym częstych spotkań zarówno w siedzibie kancelarii, jak i w siedzibach Jej klientów, kancelariach notarialnych, organach administracji, organach ścigania (które obecnie w okresie pandemii pracują dwuzmianowo), czy sądach. Obliguje Ją to do obecności w Y codziennie od poniedziałku do piątku (często w godzinach wczesno porannych lub późno popołudniowych, wieczornych), a w razie potrzeby również w soboty i niedziele. Z racji faktu, że miejsce zamieszkania i siedzibę działalności gospodarczej Wnioskodawczyni dzieli około 20 km, codzienne dojazdy (nawet kilka razy w ciągu dnia gdy wymaga tego klient) są uciążliwe i kosztowne. z tego powodu Wnioskodawczyni zamierza wynająć mieszkanie w Y, w którym będzie przebywała w czasie swojej wzmożonej aktywności zawodowej na rzecz klientów. W ten sposób będzie mogła zapewnić klientom dyspozycyjność w oczekiwanych przez nich porach, a także szybciej przemieszczać się do ich siedziby lub do innych miejscowości, w których odbywają się spotkania z udziałem klientów. Dodać należy, że najem mieszkania wpłynie również na zwiększenie efektywności działalności gospodarczej Wnioskodawczyni. Czas poświęcany na dojazd będzie mogła wykorzystać na regenerację, świadczenie usług, czy kontakty z nowymi klientami.

Przedmiotowy lokal, który Wnioskodawczyni zamierza wynająć, jest lokalem mieszkalnym. Wnioskodawczyni nie będzie prowadzić w nim działalności gospodarczej, a jedynie użytkować go wyłącznie w celach mieszkaniowych w okresie wzmożonej aktywności zawodowej na rzecz Jej głównych klientów. Przewidywane opłaty za mieszkanie, w tym czynsz i opłaty za media, odpowiadają średnim stawkom rynkowym na tym obszarze. Dojazd z X do Y w dni robocze w godzinach szczytu zajmuje ok. 30 minut, powrót podobne. Zakładając, że Wnioskodawczyni w ciągu dnia choćby dwukrotnie będzie musiała udać się do Y, z uwagi na ad hoc, zlecenie klienta, to można wskazać, że na dojazd poświęci aż 2 godziny, czasami jednak Wnioskodawczyni musi pojawić się w Y więcej niż dwa razy w ciągu dnia (tj. w przypadku pilnych zleceń, czy konieczności odbycia wizyty w prokuraturze w godzinach późno popołudniowych, a nawet wieczornych).

Powyższe oznacza, że najem mieszkania w Y jest niezbędny w celu umożliwienia uzyskiwania przychodu z działalności gospodarczej oraz świadczenia usług odpowiadających oczekiwaniom klientów. Najem pozwoli także zaoszczędzić czas oraz pieniądze potrzebne na podróże służbowe. Należy dodać, że gdyby klienci Wnioskodawczyni nie wymagali od Niej pełnej dyspozycyjności w godzinach wczesno porannych, czy późno popołudniowych, a także udziału w spotkaniach, w których oni uczestniczą, to najem mieszkania nie byłby konieczny. Tymczasem obecne zapotrzebowane na usługi prawne ze strony głównych klientów wymusza na Wnioskodawczyni podjęcie takich, a nie innych kroków.

Należy zaznaczyć, że powyższe będzie miało wpływ na utrzymanie źródła przychodu, a jednocześnie może wpłynąć na zdobycie nowych klientów na tym obszarze.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy wydatki z tytułu najmu mieszkania stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawczyni, wydatki z tytułu najmu mieszkania w Y stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzona działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywne może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• winien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

• nie może znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• musi być właściwie udokumentowany.

Zdaniem Wnioskodawczyni, zaliczenie wydatku z tytułu najmu mieszkania do kosztów uzyskania przychodów jest uzasadnione z uwagi na fakt zabezpieczenia źródła przychodu - mieszkanie pozwoli Jej być dyspozycyjnym i stawić się szybko w siedzibie klienta lub kancelarii, gdy będzie wymagała tego sytuacja. Gdyby nie pełna dyspozycyjność, Wnioskodawczyni nie mogłaby należycie świadczyć usług, co z kolei wpłynęłoby na wysokość przychodów z Jej działalności.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• być właściwie udokumentowany.

Jednocześnie należy wskazać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodu, nie stwarza domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostają z mocy samego prawa uznane za koszty podlegające odliczeniu. Innymi słowy, poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23, nie oznacza, że wydatek taki automatycznie będzie uznany za koszt uzyskania przychodów. Podatnik ma bowiem możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów pod warunkiem, że mają one związek z przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej, a ich poniesienie ma, bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, czy też zachowanie albo zabezpieczenie źródła tego przychodu.

W przypadku źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów oparta jest więc na swoistej klauzuli generalnej, zgodnie z którą podatnik ma możliwość odliczania wszelkich kosztów, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, bądź zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków, należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

Ponadto, za koszt uzyskania przychodu można uznać taki wydatek, który został poniesiony przez podatnika w sposób rzeczywisty (definitywny). Wydatek musi zostać faktycznie poniesiony w sensie realnym, tzn. musi nastąpić uszczuplenie zasobów finansowych podatnika. Jednocześnie jednak zwrócić należy także uwagę na konieczność właściwego udokumentowania poniesionych wydatków. Tylko bowiem wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym, sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych przez podatnika ksiąg podatkowych.

Wobec powyższego, do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Podkreślenia jednocześnie wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawczyni jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, której przedmiotem jest głównie działalność prawnicza. Stałym miejscem zamieszkania Wnioskodawczyni jest X. Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności Wnioskodawczyni była zmuszona poszukać potencjalnych klientów poza stałym miejscem zamieszkania. W ten sposób znalazła swoich głównych klientów w Y i tam również zarejestrowała działalność gospodarczą. Obecnie świadczenie usług wymaga od Wnioskodawczyni większej dyspozycyjności niż dotychczas, w tym częstych spotkań zarówno w siedzibie kancelarii, jak i w siedzibach Jej klientów, kancelariach notarialnych, organach administracji, organach ścigania (które obecnie w okresie pandemii pracują dwuzmianowo), czy sądach. Obliguje Ją to do obecności w Y codziennie od poniedziałku do piątku (często w godzinach wczesno porannych lub późno popołudniowych, wieczornych), a w razie potrzeby również w soboty i niedziele. Z racji faktu, że miejsce zamieszkania i siedzibę działalności gospodarczej Wnioskodawczyni dzieli około 20 km, codzienne dojazdy (nawet kilka razy w ciągu dnia gdy wymaga tego klient) są uciążliwe i kosztowne. Z tego powodu Wnioskodawczyni zamierza wynająć mieszkanie w Y, w którym będzie przebywała w czasie swojej wzmożonej aktywności zawodowej na rzecz klientów. Przedmiotowy lokal, który zamierza wynająć, jest lokalem mieszkalnym. Nie będzie prowadzić w nim działalności gospodarczej, a jedynie użytkować go wyłącznie w celach mieszkaniowych w okresie wzmożonej aktywności zawodowej na rzecz Jej głównych klientów. Najem mieszkania w Y jest niezbędny w celu umożliwienia uzyskiwania przychodu z działalności gospodarczej oraz świadczenia usług odpowiadających oczekiwaniom klientów. Najem pozwoli także zaoszczędzić czas oraz pieniądze potrzebne na podróże służbowe.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że do wydatków na najem mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej znajdują zastosowanie regulacje określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem, na co wskazuje treść wniosku, wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni.

Należy jednak zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczyć bowiem należy, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dokumentów wystawionych przez właściciela mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez Wnioskodawczynię wydatków z tytułu najmu mieszkania. Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Wnioskodawczyni najmie mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując, jeżeli ponoszone przez Wnioskodawczynię wydatki na najem mieszkania położonego poza miejscem Jej zamieszkania, będą spełniać wszystkie wymienione powyżej warunki, to będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie obowiązek wykazania związku ponoszonych kosztów najmu z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie będzie mieć wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża Wnioskodawczynię.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji tutejszy Organ dokonał wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe jest zgodne ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Jeżeli opis przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego nie jest zgodny ze stanem rzeczywistym, wydana interpretacja nie chroni Wnioskodawczyni w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego zdarzenia przyszłego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji indywidualnej.

Zgodnie z art. 14na § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n ww. ustawy, nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 ustawy Ordynacja podatkowa).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem Organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej