Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem poniesionych kosztów przez asystentów osobistych osób niepełnosprawnych.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części nieprawidłowe i w części prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe w części dotyczącej zwrotu kosztów używania przez asystentów osobistych osób niepełnosprawnych prywatnego samochodu w celu realizacji umowy do jazd lokalnych i prawidłowe w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 grudnia 2021 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku ze zwrotem poniesionych kosztów przez asystentów osobistych osób niepełnosprawnych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 10 marca 2022 r. (data wpływu).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Powiat A. podpisał z Wojewodą B. umowę w sprawie wysokości i trybu przekazywania środków Funduszu Solidarnościowego na realizację zadania w ramach resortowego programu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej „Asystent osobisty osoby niepełnosprawnej”.

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w A., jako jednostka organizacyjna Powiatu A., realizuje w jego imieniu ww. program. Program zapewnia usługę asystenta osobistego osoby niepełnosprawnej, mającą na celu pomoc uczestnikom programu, tj. osobom z niepełnosprawnościami, w wykonywaniu codziennych czynności oraz w funkcjonowaniu w życiu społecznym.

Usługi asystenta w szczególności polegają na pomocy w:

‒wyjściu, powrocie lub dojazdach w wybrane przez uczestnika programu miejsce (np. dom, praca, placówki służby zdrowia i rehabilitacyjne, gabinety lekarskie i terapeutyczne, urzędy, znajomi, rodzina, instytucje finansowe, wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, społeczne lub sportowe);

‒zakupach;

‒załatwianiu spraw urzędowych;

‒korzystaniu z dóbr kultury (np. muzeum, teatr, kino, galerie sztuki, wystawy);

‒wykonywaniu czynności dnia codziennego.

Do realizacji ww. programu, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w A. zatrudnia osoby na podstawie umowy zlecenia, które pełnią funkcję asystenta osoby niepełnosprawnej. Asystenci – poza wynagrodzeniem określonym w umowie stawką godzinową – mogą ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów na:

a)zakup biletów komunikacji publicznej oraz na dojazdy własnym/innym środkiem transportu, np. taksówką, w związku z wyjazdami, które dotyczą realizacji usług wymienionych w treści programu, w wysokości nie większej niż 200 zł miesięcznie;

b)zakup środków ochrony osobistej z przeznaczeniem na zakup maseczek jednorazowych, płynów dezynfekcyjnych oraz rękawiczek jednorazowych w wysokości nie większej niż 50 zł miesięcznie;

c)zakup biletów wstępu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne, itp., dla asystenta towarzyszącego uczestnikowi programu, w wysokości nie większej niż 100 zł miesięcznie.

Osoby z niepełnosprawnościami, które zgłaszają się do uczestnictwa w ww. programie, pochodzą z terenu powiatu A., natomiast brak jest ograniczeń terytorialnych co do miejsca zamieszkania ich asystentów osobistych, czyli osób fizycznych, z którymi zawierana jest umowa zlecenia oraz brak jest ograniczeń terytorialnych co do miejsc wykonywania przedmiotu zlecenia, bowiem to osoba niepełnosprawna decyduje, w którym momencie i przy których czynnościach jest jej potrzebna pomoc asystenta.

Asystenci osób niepełnosprawnych, w celu realizacji umowy zlecenia, korzystają z samochodu prywatnego, innego środka transportu, np. taksówki, bądź korzystają z komunikacji publicznej.

Do zwrotu za koszty dojazdu własnym środkiem transportu zleceniobiorcy dołączają ewidencję przebiegu pojazdu zawierającą datę wyjazdu, nr rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, wskazanie rodzaju środka transportu, opis trasy, cel wyjazdu, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawkę za 1 km przebiegu, która określona jest w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Kwota zwrotu za zakup biletów komunikacji publicznej, za koszty dojazdu własnym środkiem transportu oraz za koszty dojazdu innym środkiem transportu, np. taksówką, są ściśle określone w programie oraz w umowie i nie mogą przekroczyć 200 zł na miesiąc.

Przy zwrotach za dojazdy innym środkiem transportu, np. taksówką, za zakup biletów komunikacji publicznej, za zakup środków ochrony osobistej oraz za zakup biletów wstępu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne, itp., zleceniobiorcy dołączają dowód poniesienia wydatku, np. rachunek, paragon z danymi nabywcy, bądź fakturę dokumentującą przejazd.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Zgodnie z przedmiotową umową zlecenia, zleceniodawca zobowiązał się do pokrywania poniesionych kosztów w celu realizacji umowy. Zleceniobiorca ma prawo wnosić o ich zwrot, ponieważ działał w imieniu i w interesie zleceniodawcy. Zwrot ten nie przysparza korzyści dla zleceniobiorcy, a jedynie stanowi zwrot wcześniej poniesionych kosztów.

Wyżej opisane zdarzenia dotyczą okresu przeszłego, tj. lat podatkowych 2020 i 2021 oraz okresu teraźniejszego, tj. 2022 r.

Zakup środków ochrony osobistej (maseczki jednorazowe, płyny dezynfekcyjne, rękawiczki jednorazowe), nie stanowią innych niezbędnych udokumentowanych wydatków związanych z podróżą asystenta osobistego osoby niepełnosprawnej.

Zakup biletów wstępu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne, należy rozdzielić na dwie sytuacje:

1)gdzie zakup biletu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne będzie udokumentowanym wydatkiem związanym z podróżą asystenta w momencie, gdzie wyjazd będzie związany z dojazdem na to wydarzenie:

a)do innej miejscowości niż adres zamieszkania osoby niepełnosprawnej, bądź

b)do tej samej miejscowości, co adres zamieszkania osoby niepełnosprawnej, lecz wydarzenie jest w takiej odległości od miejsca zamieszkania, że osoba niepełnosprawna nie będzie potrafiła dojść pieszo i asystent wtedy będzie musiał dowieźć osobę niepełnosprawną na to wydarzenie;

2)gdzie zakup biletu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne nie będzie udokumentowanym wydatkiem związanym z podróżą asystenta w momencie gdzie nie będzie można powiązać wyjazdu z wydarzeniem (taka sytuacja ma miejsce w momencie gdy wydarzenie kulturalne ma się odbyć w miejscu zamieszkania osoby niepełnosprawnej i dojście na takie wydarzenie będzie odbywać się bez użycia środków lokomocji, tj. pieszo).

Przejazdy asystentów osób niepełnosprawnych odbywają się:

a)od miejsca zamieszkania osoby niepełnosprawnej do miejsca docelowego wskazanego przez osobę niepełnosprawną znajdującą się w miejscowości zamieszkania osoby niepełnosprawnej (od miejscowości zamieszkania np. C. od ul. AA. do ul. BB.);

b)od miejsca zamieszkania osoby niepełnosprawnej do miejsca docelowego wskazanego przez osobę niepełnosprawną znajdującą się poza miejscowością zamieszkania osoby niepełnosprawnej (od miejscowości zamieszkania np. C. ul. AA. do D. ul. C., od miejscowości zamieszkania np. C. ul. AA. do A. ul. D).

Środki, które otrzymują zleceniobiorcy, stanowiące zwrot: kosztów dojazdu własnym środkiem transportu, innym środkiem transportu, np. taksówką; zakupu biletów komunikacji publicznej; zakupu środków ochrony osobistej (maseczki jednorazowe, płyny dezynfekcyjne, rękawiczki jednorazowe); zakupu biletów wstępu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu przez zleceniobiorców.

Zleceniobiorcy, z którymi zawierane są umowy, są to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Pytania

1)Czy jednostka prawidłowo postępuje nie pobierając podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłacanych dla zleceniobiorcy zwrotów za koszty dojazdu prywatnym środkiem transportu w celu realizacji umowy zlecenia?

2)Czy jednostka prawidłowo postępuje nie pobierając podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłacanych zwrotów za koszty dojazdu innym środkiem transportu, np. taksówką (udokumentowany dowodem zakupu), w celu realizacji umowy zlecenia?

3)Czy jednostka prawidłowo postępuje nie pobierając podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłacanych zwrotów za zakup biletów komunikacji publicznej (udokumentowany dowodem zakupu) w celu realizacji umowy zlecenia?

4)Czy jednostka prawidłowo postępuje nie pobierając podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłacanych zwrotów za zakup środków ochrony osobistej (udokumentowany dowodem zakupu) w celu realizacji umowy zlecenia?

5)Czy jednostka prawidłowo postępuje nie pobierając podatku dochodowego od osób fizycznych od wszystkich wypłacanych zwrotów za zakup biletów wstępu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne, itp., dla asystenta osoby niepełnosprawnej (udokumentowany dowodem zakupu) w celu realizacji umowy zlecenia?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem – w zakresie pytania nr 1 – wypłacane przez jednostkę zwroty dla zleceniobiorcy za koszty dojazdu własnym środkiem transportu w celu realizacji umowy zlecenia stanowią przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże są one zwolnione z opodatkowania. Wobec czego na jednostce nie ciążą obowiązki płatnika do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Przy czym w myśl art. 21 ust. 13 ustawy, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Zatem, ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy korzystają diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w przepisach odrębnych. Wypłacany zwrot jest przeliczany zgodnie ze stawką za 1 km przebiegu, która określona jest w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Ponadto, zwrot nie został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów przez zleceniobiorcę oraz został poniesiony (pokryty) przez jednostkę organizacyjną powiatu w celu realizacji umowy/programu „Asystent osobisty osoby niepełnosprawnej”.

Państwa zdaniem – w zakresie pytania nr 2, 3, 4 i 5 – wypłacane przez jednostkę zwroty za:

a)zakup kosztów dojazdu innym środkiem transportu, np. taksówką,

b)zakup biletów komunikacji publicznej,

c)zakup środków ochrony osobistej (maseczki jednorazowe, płyny dezynfekcyjne, rękawiczki jednorazowe),

d)zakup wszystkich biletów wstępu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne, itp.,

nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wobec tego na jednostce nie ciążą obowiązki płatnika do poboru zaliczki na podatek dochodowy.

W przypadku, gdy zleceniobiorca otrzymuje ww. zwroty związane z realizację umowy zlecenia, nie prowadzą one do jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego po stronie zleceniobiorcy, są wskazane w umowie jako zwroty wcześniej poniesionych kosztów.

Jednostka podpisała z osobą fizyczną umowę zlecenia na realizację usługi asystenta osoby niepełnosprawnej. Zgodnie z przedmiotową umową, zleceniodawca zobowiązał się do pokrywania poniesionych kosztów w celu realizacji umowy. Zleceniobiorca ma prawo wnosić o ich zwrot, ponieważ działał w imieniu i w interesie zleceniodawcy. Zwrot ten nie przysparza korzyści dla zleceniobiorcy, a jedynie stanowi zwrot wcześniej poniesionych kosztów. W związku z tym nie powinien być pobierany podatek dochodowy od fizycznych, gdyż nie ma przychodu po stronie zleceniobiorcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest w części nieprawidłowe i w części prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

O uzyskaniu przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można więc mówić w każdej sytuacji, gdy podatnik, czy to na skutek otrzymania określonych wartości majątkowych (środków pieniężnych, świadczeń w naturze czy też innych nieodpłatnych świadczeń), czy też gdy na skutek określonego zdarzenia powodującego zmniejszenie jego zobowiązań wobec innych podmiotów, uzyskuje określone przysporzenie majątkowe.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl pkt 2 tego artykułu do źródeł przychodów zalicza się działalność wykonywaną osobiście.

Zgodnie z art. 13 pkt 8 cytowanej ustawy:

za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a)osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b)właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

c)przedsiębiorstwa w spadku

‒z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)podróży służbowej pracownika,

b)podróży osoby niebędącej pracownikiem

‒do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia:

środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia:

pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Jak stanowi § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia:

w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

W tym zakresie obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Na mocy art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Przedstawiając opis zdarzenia wskazali Państwo, że zatrudnionemu na podstawie umowy zlecenia asystentowi osoby niepełnosprawnej – poza wynagrodzeniem określonym w umowie – dokonujecie zwrotu poniesionych kosztów na:

‒zakup biletów komunikacji publicznej oraz na dojazdy własnym/innym środkiem transportu, np. taksówką w związku z wyjazdami, które dotyczą realizacji usług wymienionych w treści programu (w wysokości nie większej niż 200 zł miesięcznie);

‒zakup środków ochrony osobistej z przeznaczeniem na zakup maseczek jednorazowych, płynów dezynfekcyjnych oraz rękawiczek jednorazowych (w wysokości nie większej niż 50 zł miesięcznie);

‒zakup biletów wstępu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne, itp. dla asystenta towarzyszącego uczestnikowi programu (w wysokości nie większej niż 100 zł miesięcznie).

W pierwszej kolejności – analizując możliwość zastosowania zwolnienia od opodatkowania wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do dokonywanych przez Państwa zwrotów asystentom osób niepełnosprawnych za koszty dojazdu prywatnym środkiem transportu – koniecznym jest ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w tym przepisie.

Odnosząc się do znaczenia pojęć „podróż osoby niebędącej pracownikiem” i „podróż służbowa” wskazać należy, że nie są one tożsame. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) „podróż” to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. W Małym Słowniku Języka Polskiego pod red. Elżbiety Sobol (Wyd. Naukowe PWN Warszawa 1995) „podróż” definiuje się jako: przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca; podróżowanie.

Zauważyć należy, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.). Przepis ten stanowi, że:

przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy. Warto podkreślić, że ustawa podatkowa dla zastosowania analizowanego zwolnienia nie wprowadza warunku, że podróż służbowa musi być dokonana w celu osiągnięcia przychodów.

Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy (czyli dotyczące podróży osób niebędących pracownikami) ma zastosowanie jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji zadań organizacji jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Ustawodawca zatem obu ww. przypadków (podróży służbowej i podróży osoby niebędącej pracownikiem) nie traktuje w sposób tożsamy. Natomiast zakres ww. zwolnienia jest ograniczony do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Z wniosku wynika również, że przejazdy asystentów osób niepełnosprawnych odbywają się: od miejsca zamieszkania osoby niepełnosprawnej do miejsca docelowego wskazanego przez osobę niepełnosprawną znajdującą się w miejscowości zamieszkania osoby niepełnosprawnej oraz od miejsca zamieszkania osoby niepełnosprawnej do miejsca docelowego wskazanego przez osobę niepełnosprawną znajdującą się poza miejscowością zamieszkania osoby niepełnosprawnej.

Wobec tego, w sytuacji gdy przejazdy asystentów osób niepełnosprawnych mają charakter jazd lokalnych, tj. odbywają się od miejsca zamieszkania osoby niepełnosprawnej do miejsca docelowego wskazanego przez osobę niepełnosprawną znajdującego się w miejscowości zamieszkania osoby niepełnosprawnej – to wówczas zwrot tych kosztów nie korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że z tytułu zwrotu ww. kosztów dojazdu ciążą i będą ciążyły na Państwu obowiązki płatnika, o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ze zwolnienia – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ww. ustawy – korzystają natomiast przejazdy asystentów osób niepełnosprawnych od miejsca zamieszkania osoby niepełnosprawnej do miejsca docelowego wskazanego przez osobę niepełnosprawną znajdującego się poza miejscowością zamieszkania osoby niepełnosprawnej – do wysokości określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, w powiązaniu z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury regulującymi maksymalne stawki za 1 km przebiegu. Oznacza to, że w tym zakresie nie ciążą i nie będą ciążyły na Państwu obowiązki płatnika. Jeżeli zaś zwracane koszty są/będą wyższe od limitów określonych w przedmiotowych rozporządzeniach, to nadwyżka ponad te limity również podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

W odniesieniu natomiast do dokonywanych przez Państwa zwrotów asystentom osób niepełnosprawnych wydatków za zakup biletów komunikacji publicznej oraz dojazdu innym środkiem transportu, np. taksówką, środków ochrony osobistej (maseczki jednorazowe, płyny dezynfekcyjne, rękawiczki jednorazowe) i biletów wstępu na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, sportowe lub społeczne, itp. – zgodzić należy się z Państwa stanowiskiem, że nie stanowią one dla tych osób przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a na Państwu nie ciążą obowiązki płatnika poboru zaliczki na podatek dochodowy.

Zgodnie z zawartą umową zlecenia, Państwo – jako zleceniodawca zobowiązali się do pokrywania poniesionych przez asystenta – zleceniobiorcę kosztów w celu realizacji umowy. Zleceniobiorca ma prawo wnosić o ich zwrot, ponieważ działał w Państwa imieniu i w Państwa interesie. Zwrot ten nie przysparza korzyści dla zleceniobiorcy, a jedynie stanowi zwrot wcześniej poniesionych kosztów. Wydatki te są ściśle związane z Państwa potrzebami, tj. realizacją programu „Asystent osobisty osoby niepełnosprawnej” i nie wiążą się z jakąkolwiek potrzebą asystentów. Zwrot dokonanych wydatków nie pokrywa zatem kosztów, które zleceniobiorca musiałby ponieść z własnego majątku, gdyby nie konieczność poniesienia takiego wydatku w związku z realizacją umowy zlecenia.

Z tego też względu stwierdzić należy, że skoro asystentom osób niepełnosprawnych zostaną zwrócone wydatki związane z realizacją zleconego zadania (poniesione wyłącznie w celu realizacji zawartej z Państwem umowy) – to z tytułu zwrotu ww. kosztów nie powstanie dla nich przychód. Jeżeli bowiem zwracają Państwo koszty w faktycznie poniesionej wysokości, to zwrot ten nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ponieważ po stronie zleceniobiorców nie nastąpi realne przysporzenie majątkowe – kwota ta jest jedynie zwrotem poniesionych wcześniej wydatków. Z tego też względu na Państwu, czyli zwracającym ww. koszty, nie ciążą i nie będą ciążyły obowiązki płatnika, o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec tego, Państwa stanowisko jest nieprawidłowe w części dotyczącej zwrotu kosztów używania przez asystentów osobistych osób niepełnosprawnych prywatnego samochodu w celu realizacji umowy do jazd lokalnych i prawidłowe w pozostałym zakresie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

‒stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

‒zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 239 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).