PIT - w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom oraz zleceniobiorcom informacji PIT-11 pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części prawidłowe oraz w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych przedstawionego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

‒prawidłowe – w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z Modelem I (pyt. Nr 1) oraz

‒nieprawidłowe - w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z Modelem II (pyt. Nr 2 i Nr 3 ).

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 marca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzicie Państwo działalność gospodarczą i posiadacie miejsce efektywnego zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w związku z czym podlegacie nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

W ramach prowadzonej działalności współpracujecie Państwo z pracownikami (wykonującymi pracę na jego rzecz na podstawie umów o pracę) oraz współpracownikami (wykonującymi usługi na Waszą rzecz na podstawie umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu) (przy czym osoby współpracujące z Państwem na podstawie umów o pracę, jak i osoby współpracujące z Państwem na podstawie umów o świadczenie usług będą dalej łącznie zwane „Współpracownikami”).

Posiadacie Państwo system kadrowo-płacowy, którego zadaniem jest obsługa Współpracowników (dalej „Platforma”).

Zamierzacie Państwo opracować i wdrożyć nową funkcjonalność (zastosowanie) Platformy i przy jej wykorzystaniu udostępniać informację podatkową PIT-11 (dalej jako „PIT-11”) Współpracownikom w formie elektronicznej, zgodnie z następującą procedurą:

1)wygenerowanie dokumentu PIT-11 w formie nieedytowalnych plików w wersji PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów,

2)PIT-11 zostaną podpisane przez odpowiednio umocowanego Państwa przedstawiciela - elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

3)na PIT-11 naniesiony zostanie znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo,

4)na adres e-mail Współpracownika (obecnego lub byłego) wysłana zostanie wiadomość e- mail zawierająca link, pod którym możliwe będzie pobranie danego PIT-11. Dostęp do danego PIT-11 będzie indywidualnie przypisany do Współpracownika i tylko dla niego dostępny,

5)Współpracownik po kliknięciu na wymieniony powyżej link przekierowujący rozpocznie proces pobierania PIT-11 na swoje urządzenie elektroniczne, na którym powyższy link został uruchomiony,

6)Platforma będzie zapisywać godzinę i datę wysłania wiadomości e-mail z linkiem oraz kolejne wejścia na link dostępowy Współpracownika do udostępnionego PIT-11.

Bierzecie Państwo pod uwagę dwie możliwości.

Pierwsza możliwość zakłada, że od Współpracowników będą pobierane imienne zgody w formie dokumentowej, z których będzie wynikać, że dany Współpracownik wyraża zgodę na przekazywanie mu PIT-11 w formie elektronicznej opisanej powyżej (dalej jako „Model I”). Na formularzu obejmującym wyrażenie zgody Współpracownika, Współpracownik będzie podawał adres e-mail, na który będzie mu przesyłany PIT-11 zgodnie z procedurą opisaną w powyżej. Formularz będzie również obejmował informację, zgodnie z którą: (i) na podany przez Współpracownika adres e-mail będziecie Państwo doręczali Współpracownikom PIT- 11, (ii) Współpracownik pozostaje zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Państwa o każdej zmianie adresu e-mail.

Druga opcja rozważana przez Państwa zakłada natomiast, że ze względu na dużą liczbę Współpracowników do przepisów wewnątrzzakładowych (w przypadku pracowników do regulaminu pracy, natomiast w przypadku osób współpracujących z Państwem na podstawie umów prawa cywilnego zarządzeniem Zarządu) zostaną wprowadzone regulacje, w których zostanie zaznaczone, iż każdy Współpracownik pozostaje zobowiązany do wskazania adresu e-mail, na który zostanie przesłany PIT-11 (dalej jako „Model II”). Regulacje te będą również obejmowały informacje, zgodnie z którymi: (i) na podany przez Współpracownika adres e-mail będziecie Państwo doręczać Współpracownikom PIT-11, (ii) Współpracownik pozostaje zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Państwa o każdej zmianie adresu e-mail.

Bez względu na wybór modelu, tj. czy zastosujecie Państwo Model I, czy też Model II, jeżeli dany Współpracownik złoży oświadczenie, zgodnie z którym nie dysponuje adresem e- mail, wówczas PIT-11 zostanie mu przesłany w formie tradycyjnej.

Pytania

1)Czy Państwo przekazując Współpracownikom informację PIT-11, w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego w Modelu I, realizujecie swój ustawowy obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT?

2)Czy Państwo przekazując Współpracownikom informację PIT-11, w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego w Modelu II, realizujecie Państwo swój ustawowy obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT?

3)Jeżeli odpowiedź na pytanie zawarte w punkcie 2 powyżej byłaby negatywna, to czy konieczne będzie uzyskanie zgody Współpracownika na przekazanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a jeżeli tak, to czy konieczna będzie zgoda w formie pisemnej czy też wystarczająca będzie zgoda wyrażona w formie dokumentowej?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Państwo przekazując Współpracownikom informację PIT-11 w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego w Modelu I zrealizuje swój ustawowy obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT.

Ad. 2

Państwo przekazując Współpracownikom informację PIT-11 w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego w Modelu II zrealizuje swój ustawowy obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT.

Ad. 3

W Państwa ocenie nie ma potrzeby uzyskania od Współpracowników imiennej zgody, czy to w formie dokumentowej, czy to w formie pisemnej.

Uzasadnienie

A. W odniesieniu do Modelu I

Zgodnie z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru [podkreślenie własne], z zastrzeżeniem ust. 5 (dalsza część przepisu zostaje pominięta jako nieistotna dla niniejszego wniosku).

Z przywołanej regulacji wynika, że Ustawodawca uregulował jedynie formę imiennej informacji PIT-11, tj. powinna ona zostać sporządzona według ustalonego wzoru, który wynika z aktu wykonawczego do Ustawy o PIT. Państwo jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej również jako „PIT”) do określonego wzoru będzie się stosować.

Reasumując, przepisy Ustawy o PIT nie określają sposobu przekazania informacji PIT-11 pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi.

Z uwagi na fakt, że prawo podatkowe jest prawem nakładającym obowiązki na podmioty niebędące podmiotami publicznymi, a przez to jest to dziedzina prawa wysoce ingerencyjna, wszelkie obostrzenia muszą być wprost wprowadzone w przepisach prawa materialnego.

W przypadku ich braku, zgodnie z klauzulą rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika oraz utrwaloną w orzecznictwie zasadą in dubio pro tributario, należy uznać, że organ nie może wymagać od płatnika więcej, aniżeli to wynika z przepisów prawa.

Za zastosowaniem zasady in dubio pro tributario szeroko opowiedziała się zarówno doktryna prawa podatkowego, jak również sądy administracyjne (dla przykładu można wskazać na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2016 roku, sygn. akt II FSK 1249/14; wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 19 stycznia 2016 roku, sygn. akt I SA/Gd 1348/15; wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 1423/14). W świetle przedstawionych okoliczności jest jasne, że w przypadku braku odpowiedniego uregulowania, należy przyjąć interpretację najbardziej korzystną dla podatnika.

W związku z powyższym, całkowicie uzasadniony jest wniosek, że formy bezpośredniego doręczenia PIT-11, czy też przez operatora pocztowego nie są obligatoryjne. Przekazanie podatnikowi informacji PIT-11 może nastąpić także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym poprzez przesłanie PIT-11 w formie wiadomości e-mail.

W świetle przytoczonych przepisów, stoicie Państwo na stanowisku, że doręczenie podatnikowi deklaracji PIT-11 przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej w sposób wskazany w Modelu I wypełni obowiązek przekazania podatnikowi stosownej informacji przez płatnika.

Stanowisko Państwa w tym zakresie znajduje, poza orzecznictwem wskazanym przez Państwa, potwierdzenie w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych:

‒z dnia 13 stycznia 2012 roku, znak: IPPB4/415-791/11-3/MP wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie;

‒z dnia 7 lipca 2011 roku, znak: IBPBII/1/415-388/11/MK wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach;

‒z dnia 7 maja 2014 roku, znak: IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi;

‒z dnia 18 grudnia 2019 roku, znak: 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD, wydanej przez Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej.

Organy podatkowe w każdej ze wskazanych interpretacji wyjaśniły, że przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierać wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).

W kwestii możliwości przesłania przez płatnika podatnikowi imiennej informacji PIT-11 drogą elektroniczną wypowiedział się także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 22 października 2010 roku (sygn. akt I SA/Po 486/10). W omawianym orzeczeniu Sąd stwierdził, że „w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji, gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji”. Również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 25 sierpnia 2015 roku (sygn. akt I SA/Bd 505/15) stwierdził, że „płatnik może sporządzać PIT-11 w formie elektronicznej i wysyłać je pracownikom za pośrednictwem e-maila, gdyż obowiązujące przepity stanowią jedynie o obowiązku przesłania informacji pracownikowi. Niewątpliwie przesłanie informacji PTT-11 e-mailem jest jednym z rodzajów przysłania w ogóle”.

Uzasadnione wydaje się ponadto podniesienie argumentacji wynikającej z wykładni prakseologicznej przepisów prawa podatkowego. Naczelnym celem informacji PIT-11 jest otrzymanie przez danego podatnika od płatnika informacji, które pozwolą mu na prawidłowe wypełnienie swojego zeznania rocznego. Z tego względu, sposób jego przesyłania do podatnika jest całkowicie nieistotny, jeśli otrzyma on informację i będzie w stanie z niej skorzystać.

W Państwa ocenie na zasadność przedmiotowego stanowiska nie wpływa również fakt, że oświadczenia Współpracowników obejmujące wyrażenie zgody na przesłanie informacji PIT-11 są wyrażane w formie dokumentowej. W orzecznictwie prawidłowo przyjmuje się, że „brak jest obowiązku uzyskania pisemnej zgody na przesyłanie podatnikom deklaracji PIT-11 za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, a dostarczając pracodawcy adres swojej skrzynki pocztowej (...) pracownik niejako sam zgadza się na ich otrzymywanie w tej postaci” (tak m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z dnia 15 listopada 2013 roku, sygn. akt I SA/Łd 1097/13).

Ze względu na powyższą argumentację Państwa stanowisko pozostaje uzasadnione i zasługuje na uwzględnienie.

B. W odniesieniu do Modelu II

W Państwa ocenie także Model II pozwala na stwierdzenie, że spełnione zostaną warunki, które przewidziane zostały w art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT dla płatnika.

Różnica pomiędzy Modelem I a Modelem II, polega na tym, że o ile w Modelu I Współpracownik wyraża indywidualnie zgodę na przesłanie mu PIT-11 w formie elektronicznej, o tyle w Modelu II taka zgoda nie jest pozyskiwana, natomiast Współpracownik pozyskuje wszelkie niezbędne informacje dotyczące zasad przekazania mu PIT-11. W pozostałym zakresie zasady przekazywania PIT-11 pozostaną niezmienione.

Podkreślenia wymaga, że w Modelu II z dokumentów wewnątrzzakładowych (Regulaminu Pracy lub uchwał Państwa Zarządu) będzie jednoznacznie wynikać procedura przekazywania PIT-11. Ponadto, dokumenty wewnątrzzakładowe będą zobowiązywać danego Współpracownika do wskazania danych; które pozwolą mu na przesłanie PIT-11.

Dla Państwa Model II może okazać się łatwiejszy w implementacji, ponieważ nie będzie konieczne zbieranie indywidualnych zgód od każdego ze Współpracowników, z uwagi na fakt, że zagadnienie to zostanie uregulowane na poziomie Państwa dokumentacji wewnątrzzakładowej. Ma to szczególnie znaczenie jeżeli zostanie uwzględnione, że Państwo współpracujecie z szeregiem Współpracowników, co może uniemożliwić implementację Modelu I w praktyce.

Z uwagi na okoliczność, że jedyna różnica pomiędzy Modelem I a Modelem II została opisana powyżej, w pozostałym zakresie rozważania zawarte w punkcie A powyżej pozostają aktualne.

C. W odniesieniu do wymogu uzyskania zgody Współpracownika w Modelu II

Zdaniem Państwa w Modelu II nie ma obowiązku uzyskiwania zgód Współpracowników na opisany w powyżej sposób przekazywania im PIT-11.

W pierwszej kolejności należy przypomnieć, co było już podkreślane w niniejszym wniosku, że żaden z przepisów ustaw podatkowych nie nakazuje uzyskania od podatnika zgody (w jakiejkolwiek formie) na otrzymanie przez niego PIT-11 drogą elektroniczną.

Po drugie zauważenia także wymaga, że regulamin pracy zgodnie z art. 9 § 1 Kodeksu Pracy jest źródłem prawa pracy, z którego dla stron stosunku pracy (to jest zarówno pracodawcy, jak i pracownika) wynikają prawa i obowiązki stanowiące podstawę roszczeń w indywidualnych sprawach pracowniczych. Co więcej, zgodnie z art. 1043 § 2 Kodeksu Pracy pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem danego pracownika do pracy, co — zgodnie z § 3 w zw. z § 6 ust. 2 pkt 2 ppkt b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 roku (tekst jednolity z dnia 7 kwietnia 2017 roku, Dz.U. z 2017, poz. 894) - zostaje potwierdzone pisemnym oświadczeniem pracownika zapoznania się z treścią tego regulaminu, które jest następnie przechowywane w aktach osobowych pracownika. W literaturze przedmiotu podkreśla się, że od chwili zapoznania pracownika z przepisami regulaminu pracy postanowienia regulaminu — od dnia ich wejścia w życie - są dla niego wiążące [tak Ł. Prasołek, Kodeks pracy. Komentarzy red. dr hab. Krzysztof Walczak, Legalis 2018, komentarz do art. 1043 Kodeksu Pracy]. O istotności regulacji wynikających z regulaminu pracy dla stron stosunku pracy świadczy chociażby fakt, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego powszechnie przyjmuje się, że odmowa pracownika przestrzegania postanowień regulaminu pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę [tak między innymi Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 kwietnia 1997 roku, sygn. akt I PKN 77/97].

Tym samym należy uznać, że wskutek wprowadzenia do regulaminu pracy regulacji zobowiązujących Współpracowników mających status pracowników do wskazania adresu e-mail (oraz każdorazowego aktualizowania tych informacji), postanowienia te będą wiążące dla obu stron stosunku pracy, Współpracownik będzie miał pełną świadomość ich obowiązywania, a także gwarancję otrzymania PIT-11 w ustalony sposób. Powoduje to jednocześnie, że w Państwa ocenie nie istnieją inne cele, które mogłyby być realizowane w wyniku odbierania od tych Współpracowników indywidualnych zgód, co przesądza o bezprzedmiotowości tego działania.

Powyższe rozważania odnoszą się również do Współpracowników świadczących na rzecz Państwa usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Co prawda w stosunku do nich nie prowadzi się akt osobowych, tym niemniej przy zawieraniu umowy z Państwem zobowiązują się oni do przestrzegania wszelkich regulacji wewnątrzzakładowych obowiązujących u Państwa, co powoduje, że - podobnie jak regulamin pracy — determinują one treść stosunku cywilnoprawnego pomiędzy Współpracownikami a Państwem. Tym samym, także Współpracownicy współpracujący z Państwem na podstawie umów cywilnoprawnych będą dysponowali nie tylko pełną świadomością co do sposobu w jakim zostanie im przekazany PIT-11, ale także gwarancją ich otrzymania w ten sposób. Powoduje to, że analogicznie jak w przypadku Współpracowników mających status pracowników, w Państwa przekonaniu nie istnieją inne cele, które byłyby realizowane w wyniku odbierania indywidualnych zgód.

Powyższe powoduje, iż prowadzenie rozważań co do formy wyrażenia zgody przez Współpracowników (a więc czy zgoda ta powinna być wyrażona w formie dokumentowej, czy też pisemnej) pozostaje bezprzedmiotowe.

Na zakończenie niniejszych rozważań należy wskazać, że każde nałożenie obowiązków lub ograniczenie praw powinno następować w zgodzie z zasadami poprawnej legislacji, stanowiącej element demokratycznego państwa prawa, statuowanej w art. 2 Konstytucji RP.

Zasada ta - jak wskazał Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 27 lipca 2006 r., sygn. akt SK 43/04, publ. OTK-A 2006/7/89) — była już wielokrotnie przedmiotem rozważań Trybunału (m.in. w uchwale z dnia 8 marca 1995 roku, sygn. W 13/94 oraz w wyrokach z dni: 11 stycznia 2000 roku , sygn. K. 7 /99; 21 marca 2001 roku , sygn. K. 24/00; 30 października 2001 roku, sygn. K 33/00; 9 kwietnia 2002 roku, sygn. K 21/01; 24 lutego 2003 roku, sygn. K 28/02 oraz z dnia 21 lutego 2006 roku, sygn. K 1/05).

Trybunał Konstytucyjny konsekwentnie reprezentuje stanowisko, że wyrażonej w art. 2 Konstytucji zasady państwa prawnego wynika nakaz przestrzegania przez ustawodawcę zasad poprawnej legislacji. Nakaz ten jest funkcjonalnie powiązany z zasadami pewności i bezpieczeństwa prawnego oraz ochrony zaufania do państwa i stanowionego prze nie prawa. Zasady te nakazują, aby przepisy prawa były formułowane w sposób precyzyjny i jasny oraz poprawny pod względem językowym. Warunek jasności oznacza obowiązek tworzenia przepisów klarownych i zrozumiałych dla ich adresatów, którzy od racjonalnego ustawodawcy mogą oczekiwać stanowienia norm prawnych niebudzących wątpliwości co do treści nakładanych obowiązków i przyznawanych praw. Związana z jasnością precyzja przepisu winna przejawiać się w konkretności nakładanych obowiązków i przyznawanych praw, tak by ich treść była oczywista i pozwalała na ich wyegzekwowanie. Z zasady określoności wynika, że każdy przepis prawny powinien być skonstruowany poprawnie z punktu widzenia językowego i logicznego - dopiero spełnienie tego warunku podstawowego pozwala na jego ocenę w aspekcie pozostałych kryteriów”.

Tymczasem, ponieważ żaden z przepisów ustaw podatkowych nie nakazuje uzyskania od podatnika zgody (w jakiejkolwiek formie) na otrzymanie przez niego PIT-11 drogą elektroniczną, to nie ma podstaw do wywodzenia obowiązku uzyskania takich zgód przez Państwa.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku jest :

‒prawidłowe – w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z Modelem I (pyt. Nr 1) oraz

‒nieprawidłowe - w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z Modelem II (pyt. Nr 2 i Nr 3 ).

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.):

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Natomiast na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Stosownie do treści art. 42 ust. 2 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1)w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;

2)w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Zgodnie z art. 42g ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:

1)urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;

2)podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Z opis sprawy wynika, że:

1.Prowadzicie Państwo działalność gospodarczą i posiadacie miejsce efektywnego zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w związku z czym podlegacie nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

2.W ramach prowadzonej działalności współpracujecie Państwo z pracownikami (wykonującymi pracę na jego rzecz na podstawie umów o pracę) oraz współpracownikami (wykonującymi usługi na waszą rzecz na podstawie umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu) (przy czym osoby współpracujące z Państwem na podstawie umów o pracę, jak i osoby współpracujące z Państwem na podstawie umów o świadczenie usług będą dalej łącznie zwane „Współpracownikami”).

3.Posiadacie Państwo system kadrowo-płacowy, którego zadaniem jest obsługa Współpracowników (dalej „Platforma”).

4.Zamierzacie Państwo opracować i wdrożyć nową funkcjonalność (zastosowanie) Platformy i przy jej wykorzystaniu udostępniać informację podatkową PIT-11 (dalej jako „PIT-11”) Współpracownikom w formie elektronicznej, zgodnie z następującą procedurą:

‒wygenerowanie dokumentu PIT-11 w formie nieedytowalnych plików w wersji PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów,

‒PIT-11 zostaną podpisane przez odpowiednio umocowanego Państwa przedstawiciela - elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

‒na PIT-11 naniesiony zostanie znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo,

‒na adres e-mail Współpracownika (obecnego lub byłego) wysłana zostanie wiadomość e- mail zawierająca link, pod którym możliwe będzie pobranie danego PIT-11. Dostęp do danego PIT-11 będzie indywidualnie przypisany do Współpracownika i tylko dla niego dostępny,

‒Współpracownik po kliknięciu na wymieniony powyżej link przekierowujący rozpocznie proces pobierania PIT-11 na swoje urządzenie elektroniczne, na którym powyższy link został uruchomiony,

‒Platforma będzie zapisywać godzinę i datę wysłania wiadomości e-mail z linkiem oraz kolejne wejścia na link dostępowy Współpracownika do udostępnionego PIT- 11.

5.Bierzecie Państwo pod uwagę dwie możliwości:

‒Pierwsza możliwość zakłada, że od Współpracowników będą pobierane imienne zgody w formie dokumentowej, z których będzie wynikać, że dany Współpracownik wyraża zgodę na przekazywanie mu PIT-11 w formie elektronicznej opisanej powyżej (dalej jako „Model I”). Na formularzu obejmującym wyrażenie zgody Współpracownika, Współpracownik będzie podawał adres e-mail, na który będzie mu przesyłany PIT-11 zgodnie z procedurą opisaną w powyżej. Formularz będzie również obejmował informację, zgodnie z którą: (i) na podany przez Współpracownika adres e-mail będziecie Państwo doręczali Współpracownikom PIT- 11, (ii) Współpracownik pozostaje zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Państwa o każdej zmianie adresu e-mail.

‒Druga opcja rozważana przez Państwa zakłada natomiast, że ze względu na dużą liczbę Współpracowników do przepisów wewnątrzzakładowych (w przypadku pracowników do regulaminu pracy, natomiast w przypadku osób współpracujących z Państwem na podstawie umów prawa cywilnego zarządzeniem Zarządu) zostaną wprowadzone regulacje, w których zostanie zaznaczone, iż każdy Współpracownik pozostaje zobowiązany do wskazania adresu e-mail, na który zostanie przesłany PIT-11 (dalej jako „Model II”).Regulacje te będą również obejmowały informacje, zgodnie z którymi: (i) na podany przez Współpracownika adres e-mail będziecie Państwo doręczać Współpracownikom PIT-11, (ii) Współpracownik pozostaje zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Państwa o każdej zmianie adresu e-mail.