Obowiązki płatnika w związku ze złożeniem przez zleceniobiorców wniosków o niepobieranie zaliczek na podatek.

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego - jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 września 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze złożeniem przez zleceniobiorców wniosków o niepobieranie zaliczek na podatek.

Treść wniosku o interpretację jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca zatrudnia na podstawie umów zlecenia osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (dalej: "Zleceniobiorcy"). Część Zleceniobiorców to cudzoziemcy, jednak mają oni miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 t.j. ze zm„ dalej: "ustawa PIT").

Wnioskodawca, jako płatnik, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy PIT pobiera zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłacanych Zleceniobiorcom, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 ustawy PIT oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy PIT, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy PIT.

Zleceniobiorcy zapowiedzieli Wnioskodawcy, że zamierzają składać mu sporządzone na piśmie wnioski o niepobieranie zaliczek na podatek dochodowy od świadczeń wypłacanych im przez Wnioskodawcę z tytułu umów zlecenia, na podstawie art. 41 ust. 1c ustawy PIT.

Wnioskodawca nie wie, czy dany Zleceniobiorca spełnia warunki do złożenia wniosku, tj. czy jego roczne dochody nie przekroczą ilorazu kwoty zmniejszającej podatek i najniższej stawki podatku, określonych w pierwszym przedziale skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy PIT, oraz czy nie osiąga innych dochodów, poza dochodami uzyskiwanymi od tego płatnika, od których zaliczki na podatek obliczane są z uwzględnieniem pomniejszenia, o którym mowa w art. 32 ust. 3 ustawy PIT, lub są opłacane na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy PIT.

Wnioskodawca nie wyklucza sytuacji, w której dochody Zleceniobiorcy przekroczą jednak w trakcie roku iloraz, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy PIT. Wnioskodawca nie może tego jednak z całą pewnością przewidzieć, gdyż nie ma pewności m.in. co do tego, jak długo dany Zleceniobiorca będzie współpracował z Wnioskodawcą w danym roku i ile wypracuje godzin.

Państwa pytania:

1.Czy Wnioskodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek Zleceniobiorcy, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy PIT, a tym samym nie pobierać zaliczek na podatek dochodowy, bez konieczności weryfikacji, czy Zleceniobiorca jest uprawniony do złożenia ww. wniosku?

2.Czy Wnioskodawca ponosi odpowiedzialność jako płatnik za niepobrane przez niego zaliczki na podatek dochodowy w przypadku złożenia przez Zleceniobiorcę wniosku, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy PIT mimo niespełnienia przez Zleceniobiorcę warunków?

3.Czy w sytuacji, gdy Wnioskodawca uwzględni wniosek Zleceniobiorcy, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy PIT, a następnie w trakcie roku odnotuje, że dochody Zleceniobiorcy jednak przekroczyły iloraz, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy PIT, Wnioskodawca powinien od momentu tego przekroczenia zacząć pobierać zaliczki na podatek dochodowy pomimo wniosku Zleceniobiorcy?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że jest on obowiązany uwzględnić wniosek Zleceniobiorcy, o którym mowa w art. 41 ust. 1 ustawy PIT, a tym samym nie pobierać zaliczek na podatek dochodowy, bez konieczności weryfikacji, czy Zleceniobiorca jest uprawniony do złożenia ww. wniosku.

Kluczowe jest tu brzmienie art. 41 ust. 1c ustawy PIT:

"Jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzony na piśmie wniosek o niepobieranie zaliczek, o których mowa w ust. 1, płatnik nie pobiera zaliczek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Prawo do złożenia wniosku przysługuje podatnikowi, którego roczne dochody nie przekroczą ilorazu kwoty zmniejszającej podatek i najniższej stawki podatku, określonych w pierwszym przedziale skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, oraz który nie osiąga innych dochodów, poza dochodami uzyskiwanymi od tego płatnika, od których zaliczki na podatek obliczane są z uwzględnieniem pomniejszenia, o którym mowa w art. 32 ust. 3, lub są opłacane na podstawie art. 44 ust. 3. Wniosek, o którym mowa w zdaniu pierwszym, podatnik składa odrębnie dla każdego roku podatkowego." Przepis ten wprost wskazuje zatem na powstały po stronie płatnika obowiązek niepobierania zaliczek w sytuacji otrzymania wniosku od podatnika. Hipotezą normy prawnej zbudowanej w pierwszym zdaniu art. 41 ust. 1c ustawy PIT jest zatem złożenie płatnikowi wniosku przez podatnika, natomiast dyspozycją - bezwzględny obowiązek niepobierania przez płatnika zaliczek na podatek dochodowy najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Dla płatnika norma zdania pierwszego art. 41 ust. 1c ustawy PIT jest jednoznaczna - otrzymanie wniosku skutkuje obowiązkiem niepobierania zaliczek.

Analizowany art. 41 ust. 1c, ani żaden inny przepis ustawy PIT, nie wprowadza żadnych innych warunków niepobierania zaliczek na podatek dochodowy przez płatnika w takiej sytuacji.

Z kolei drugie zdanie art. 41 ust. 1c ustawy PIT określające warunki uprawniające do złożenia wniosku, dotyczy już tylko i wyłącznie podatnika. To podatnik analizuje, czy jest uprawniony do złożenia wniosku. Ustawa PIT nie nakłada na płatnika obowiązku weryfikowania, czy podatnik składający wniosek spełnia te warunki. Co więcej, płatnik wręcz nie ma uprawnienia do weryfikowania spełnienia warunków przez podatnika. W wielu zresztą przypadkach taka weryfikacja przez płatnika jest po prostu niemożliwa do dokonania, płatnik nigdy nie może mieć pewności co do spełnienia wszystkich warunków przez podatnika składającego wniosek. Płatnik nie ma bowiem najczęściej wiedzy o osiąganiu przez podatnika innych dochodów z innych - niż współpraca z danym płatnikiem - aktywności zawodowych. Z kolei jeżeli chodzi o przewidywaną wysokość dochodów, to również są to okoliczności płatnikowi nieznane. Płatnik - zleceniodawca może jedynie przypuszczać pewien poziom dochodów na podstawie średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłacanego podatnikowi -zleceniobiorcy, jednakże płatnik nie zna też planów podatnika, nie wie przykładowo jak długo podatnik będzie z nim współpracował, czy nie rozwiąże wcześniej umowy, ani czy nie dojdzie do ograniczenia liczby godzin wykonywania zlecenia przez zleceniobiorcę. Te przykładowe okoliczności mają istotny wpływ na wysokość dochodu podatnika, zatem płatnik nie jest w stanie przewidzieć, czy dochody podatnika przekroczą iloraz, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy PIT, czy też nie.

Zatem nawet w przypadku, gdy aktualne w chwili złożenia wniosku wynagrodzenie miesięczne podatnika - zleceniobiorcy może sugerować, że w roku kalendarzowym jego dochody przekroczą graniczny iloraz, to płatnik ma obowiązek uwzględnienia wniosku podatnika, a tym samym niepobierania zaliczek na podatek.

Jedyne, co płatnik jest w stanie weryfikować, to wysokość dochodów już faktycznie uzyskanych, tj. wysokość wynagrodzenia wypłaconego podatnikowi przez tego płatnika od początku roku, o czym szerzej w stanowisku dotyczącym pytania 3 (Ad. 3).

Ad. 2

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że nie ponosi odpowiedzialności jako płatnik za niepobrane przez niego zaliczki na podatek dochodowy w przypadku złożenia przez Zleceniobiorcę wniosku, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy PIT mimo niespełnienia przez Zleceniobiorcę warunków.

Płatnik nie pobierając zaliczek na podatek dochodowy w związku z wnioskiem podatnika, realizuje bowiem ciążący na nim obowiązek z art. 41 ust. 1c ustawy PIT. Płatnik nie ma możliwości weryfikacji uprawnienia podatnika do złożenia ww. wniosku, dlatego nie może ponosić odpowiedzialności za niepobranie podatku w takiej sytuacji.

Ad. 3

Zdaniem płatnika dopiero w sytuacji faktycznego osiągnięcia przez podatnika uzyskiwanych od tego płatnika od początku roku dochodów w wysokości przekraczającej iloraz, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy PIT w roku, płatnik obowiązany jest od tego momentu do rozpoczęcia pobierania zaliczek na podatek dochodowy, nawet pomimo niewycofania wniosku przez podatnika. W takiej bowiem sytuacji płatnik ma pewność, że podatnik "wykorzystał" już całą tzw. kwotę wolną od podatku w danym roku.

Podsumowanie

Zatem, podsumowując, Wnioskodawca otrzymując wniosek od Zleceniobiorcy ma obowiązek go uwzględnić (tj. nie pobierać zaliczek na podatek dochodowy najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wniosku) bez weryfikowania, czy Zleceniobiorca był uprawniony do jego złożenia, tj. czy jego roczne dochody nie przekroczą ilorazu kwoty zmniejszającej podatek i najniższej stawki podatku, określonych w pierwszym przedziale skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy PIT, oraz czy nie osiąga innych dochodów, poza dochodami uzyskiwanymi od tego płatnika, od których zaliczki na podatek obliczane są z uwzględnieniem pomniejszenia, o którym mowa w art. 32 ust. 3 ustawy PIT, lub są opłacane na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy PIT.

Wnioskodawca nie ponosi odpowiedzialności jako płatnik za niepobrane przez niego zaliczki na podatek dochodowy w przypadku, gdy Zleceniobiorca złożył wniosek mimo niespełnienia warunków.

Dopiero w sytuacji gdy dochód Zleceniobiorcy otrzymany od Wnioskodawcy od początku roku przekroczy ww. limit, Wnioskodawca powinien rozpocząć pobieranie zaliczek na podatek dochodowy, nawet mimo niewycofania wniosku przez Zleceniobiorcę.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdzają następujące interpretacje indywidualne:

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 czerwca 2022 r., 0113- KDIPT2-3.4011.1202.2021.2.KS;

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 czerwca 2022 r., 0113- KDIPT2-3.4011.181.2022.1 .SJ

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na płatniku ciążą zatem trzy podstawowe obowiązki, tj.:

1)obliczenia podatku w prawidłowej wysokości,

2)pobrania podatku,

3)wpłacenia pobranego podatku do właściwego organu.

Tak określone obowiązki determinują także zakres odpowiedzialności płatnika.

W myśl art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej :

Płatnik, który nie wykonał obowiązków określonych w art. 8, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony.

Z kolei zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.):

Ustawa reguluje opodatkowanie podatkiem dochodowym dochodów osób fizycznych oraz daninę solidarnościową.

W myśl art. 13 pkt 8 ww. ustawy :

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a)osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b)właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

c)przedsiębiorstwa w spadku

‒z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Jak stanowi art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Przy czym ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105), która weszła w życie 1 stycznia 2022 r. do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dodany został art. 41 ust. 1c. W myśl tego przepisy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzony na piśmie wniosek o niepobieranie zaliczek, o których mowa w ust. 1, płatnik nie pobiera zaliczek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Prawo do złożenia wniosku przysługuje podatnikowi, którego roczne dochody nie przekroczą ilorazu kwoty zmniejszającej podatek i najniższej stawki podatku, określonych w pierwszym przedziale skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, oraz który nie osiąga innych dochodów, poza dochodami uzyskiwanymi od tego płatnika, od których zaliczki na podatek obliczane są z uwzględnieniem pomniejszenia, o którym mowa w art. 32 ust. 3, lub są opłacane na podstawie art. 44 ust. 3. Wniosek, o którym mowa w zdaniu pierwszym, podatnik składa odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Z literalnego brzmienia ww. przepisu jednoznacznie wynika, że w sytuacji gdy podatnik złoży wniosek o niepobieranie zaliczek, płatnik nie pobiera zaliczek na podatek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał taki wniosek.

Złożenie wniosku przez zleceniobiorcę jest przy tym możliwe pod warunkiem, że:

1)roczne dochody podatnika nie przekroczą ilorazu kwoty zmniejszającej podatek i najniższej stawki podatku, czyli 30 000 zł;

2)podatnik nie może osiągać dochodów z innych źródeł, od których odprowadzane są zaliczki na podatek z uwzględnieniem kwoty zmniejszającej (np. z pracy w innej firmie lub z działalności gospodarczej).

Przy czym do ww. limitu wliczają się dochody już osiągnięte, jak i te dopiero spodziewane. Zatem, podatnicy, którzy – zgodnie ze swoimi przewidywaniami lub w oparciu o rzeczywiste dane – w danym roku podatkowym:

‒zamierzają uzyskać dochody w wysokości przekraczającej 30 000 zł,

‒już uzyskalidochody w wysokości przekraczającej 30 000 zł,

‒poza dochodami od danego płatnika uzyskują inne dochody, od których zaliczka na podatek obliczana jest z uwzględnieniem kwoty wolnej (w pełnej wysokości lub 1/12)

nie mogą złożyć wniosku, o którym mowa w art. 41 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i na tej podstawie „zwolnić” płatnika z obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy od dochodów od niego uzyskiwanych.

Do obowiązków płatnika należy weryfikowanie limitu wypłacanego podatnikowi przez niego wynagrodzenia i w sytuacji, w której limit zostanie przekroczony, pobieranie zaliczki – pomimo złożonego przez podatnika wniosku.

Zatem w sytuacji, gdy Spółka jako płatnik otrzyma od Zleceniobiorcy wniosek złożony na podstawie art. 41 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych to:

1)nie pobiera zaliczek na podatek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymała wniosek, do końca roku kalendarzowego (ewentualnie do końca okresu rozliczeniowego obowiązywania umowy zlecenia w danym roku kalendarzowym), o ile dochód Zleceniobiorcy uzyskany od tej Spółki nie przekroczy 30 000 zł. Spółka nie ma przy tym obowiązku weryfikowania, czy i w jakiej wysokości dany Zleceniobiorca uzyskał dochód podatkowy od innych podmiotów;

2)nie ponosi odpowiedzialności za niepobranie podatku w przypadku, gdy Zleceniobiorca złoży wniosek o niepobieranie zaliczek mimo niespełnienia warunków, o których mowa w art. 41 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

3)jest zobowiązana do bieżącego ustalania, czy Zleceniobiorca w danym roku kalendarzowym (ewentualnie do końca okresu rozliczeniowego obowiązywania umowy zlecenia w danym roku kalendarzowym), uzyskał od Spółki dochód w wysokości przekraczającej 30 000 zł. W sytuacji, gdy dochód Zleceniobiorcy narastająco od początku roku przekroczy ww. limit, Spóła powinna pobrać zaliczkę, mimo złożonego wniosku.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).