Interpretacja indywidualna z dnia 24 listopada 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM
Temat interpretacji
Przechowywanie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów.
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowna Pani,
stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
Dnia 18 października 2023 r. wpłynął Pani wniosek z 18 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Nieprzerwanie, od 2002 roku do teraz, prowadzi Pani jednoosobowo działalność gospodarczą. Z urzędem skarbowym rozlicza się Pani, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów, na zasadach ogólnych. W tej chwili przechowuje Pani podatkowe księgi przychodów i rozchodów począwszy od roku 2017 włącznie.
W 2003 roku zakupiła Pani samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej.
Samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w 2003 roku i figuruje w niej nadal. W dalszym ciągu go Pani użytkuje.
Na podstawie art. 22i ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z powodu niedużych przychodów, corocznie, przez dłuższy czas przyjmowała Pani niską stawkę amortyzacyjną dla tego pojazdu.
Ewidencję środków trwałych, do której wpisała Pani w 2003 roku powyższy samochód osobowy, przechowuje Pani i regularnie, bez przerw, dokonuje Pani w niej corocznych odpisów amortyzacyjnych dla tego samochodu.
Pytanie
Czy Pani postępowanie dotyczące przechowywania podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów od roku 2017 (włącznie) do teraz oraz ewidencji środków trwałych dokumentujących odpisy amortyzacyjne powyższego samochodu firmowego nieprzerwanie od roku 2003 jest prawidłowe?
Pani stanowisko w sprawie
W Pani ocenie – w związku z art. 70 ust. 5 Ordynacji podatkowej dotyczącym przedawnienia zobowiązań podatkowych, przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty księgowe (KPiR, faktury, ewidencje itp.) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Z powyższego wynika, że najstarszą księgą podatkową, którą musi Pani przechowywać do końca roku 2023, jest księga z roku 2017.
Uważa więc Pani, że Pani postępowanie polegające na przechowywaniu podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów od roku 2017 włącznie do teraz oraz postępowanie polegające na przechowywaniu ewidencji środków trwałych dokumentujących odpisy amortyzacyjne powyższego samochodu firmowego nieprzerwanie od roku 2003 do teraz jest prawidłowe.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383):
Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej:
Ilekroć w ustawie jest mowa o księgach podatkowych – rozumie się przez to księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.
Zgodnie z powyższym – księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach należy przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Stosownie do art. 5 Ordynacji podatkowej:
Zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.
Na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej:
Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przedawnienie zobowiązania podatkowego oznacza, że po upływie określonego czasu – od momentu powstania zobowiązania podatkowego – zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy, po upływie terminu przedawnienia, nie może domagać się uregulowania (nie ma możliwości wyegzekwowania) należnego świadczenia.
W praktyce termin ten może ulec wydłużeniu w związku z zawieszeniem lub przerwaniem biegu terminu zawieszenia (art. 70 § 2-7 Ordynacja podatkowa).
Jak wskazałem na wstępie, przepisy ustawy – Ordynacja podatkowa nakładają na podatnika obowiązek przechowania ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. – co do zasady – pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (o ile nie został zawieszony/przerwany bieg terminu przedawnienia).
Natomiast obowiązek podatkowy z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych został określony w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.).
Jak stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Z kolei, w myśl art. 9 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy art. 23o, art. 23u, art. 24-24b, art. 24c, art. 24e, art. 30ca, art. 30da oraz art. 30f nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów.
Zgodnie z art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani od 2002 roku do teraz jednoosobowo działalność gospodarczą i prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych. W 2003 roku zakupiła Pani samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej. Samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w 2003 roku i figuruje w niej nadal. W dalszym ciągu go Pani użytkuje i dokonuje odpisów amortyzacyjnych.
Zatem jest Pani zobowiązana przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty za lata podatkowe do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (tj. roku, w którym złożone zostało zeznanie podatkowe za rok poprzedzający).
Ponadto stwierdzam, że dokumenty dotyczące środka trwałego będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych winny być przechowywane przez cały okres amortyzacji środka trwałego, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację tego środka trwałego.
Reasumując – Pani postępowanie dotyczące przechowywania podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów od roku 2017 (włącznie) do teraz oraz ewidencji środków trwałych dokumentujących odpisy amortyzacyjne opisanego samochodu firmowego nieprzerwanie od roku 2003 jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).